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摘要：

檔案管理對于企事業單位的發展有著重要的意義，目前我國檔案管理的工作問題主要表現在：工作發展遇到瓶頸，管理人員素質不高以及觀念落后。為了實現新形勢檔案管理工作的規范化，要建立制度化的檔案管理工作，更新檔案管理設備，創新檔案管理工作并且科學的規范檔案信息。

關鍵詞：

新形勢；檔案管理工作；規范化

檔案管理對于任何一個行業而言都有著重要的作用，對各行各業的發展都有巨大的影響。近年來，隨著我國經濟的不斷發展，信息化進程加快，我國經濟發展方式和經濟體系也相應的不斷改革。在這種新形勢下，檔案管理工作的規范化顯得更加重要。

1檔案管理工作的現狀和問題

1.1檔案管理工作發展遇到瓶頸

一方面，目前我國大部分的企事業單位檔案管理工作存在著案卷質量差、檢索工具不完整、沒有計算機索引目錄等問題，檔案管理工作不能夠達到國家要求的操作規范準則。同時因為我國檔案管理標準化工作起步較晚，配置暫時還無法完全達標，使得檔案管理工作的推行較為遲緩，管理工作的進度緩慢，也無法達到規范統一，是當前我國檔案管理工作發展遇到的最大瓶頸。另一方面，我國檔案管理工作模式陳舊，缺乏必要的現代化設備的配合。檔案管理工作需要軟件和硬件的相互配合，硬件是工作的基礎，而我國企事業單位普遍硬件設備落后，設施不齊全，檔案管理跟不上時代的變化，沒有計算機索引目錄和檢索工作，制約了檔案管理工作的發展。

1.2檔案管理人員素質有待提升

檔案管理人員的素質不高，檔案管理缺乏專業的管理人才，是目前檔案管理工作出現問題的根本原因。在我國，大部分的企事業單位的檔案管理人員都是沒有經過專業知識和技能的考核就直接錄取選用的。這些人員的專業知識水平和技能水平并沒有達到專業的水準，有些檔案管理人員大學所修甚至不是檔案管理相關專業，在進入公司工作之前也沒有經過專業的業務鍛煉和技能培訓。有些企事業單位的檔案管理人員資歷較老，但是由于單位內部沒有適時引進先進的科技管理設備，或者引入了設備卻沒有進行操作技術的培訓，導致檔案工作者普遍存在專業知識缺乏和技能落后的現象，極大的阻礙了檔案管理工作的規范化進程。

1.3檔案管理觀念需轉變

一些企事業單位工作人員對于檔案管理的認識過于片面，缺乏整體意識，認為檔案管理知識簡單的文件管理與保存，與單位的其他建設并無任何相關。缺乏整體意識，將檔案管理業務局限在單一的形式中。并且由于檔案管理人員對于檔案管理工作缺乏正確的認識，導致許多的檔案工作不到位，浪費了大量寶貴的資源，僅僅參與的不健全的檔案資料等根本無法向社會提供完整的服務，影響檔案管理職能的發揮。

2規范檔案管理工作的有效措施

2.1建立制度化的檔案管理工作

建立制度化的檔案管理工作時實現檔案管理工作規范化的基礎。“沒有規矩，不能成方圓”，只有實現檔案管理工作的制度化，才能夠對企業和工作人員進行有效的約束，促進檔案管理工作的規范化。雖然目前我國已經出臺了一系列的法律法規，保障了檔案管理工作的基礎，在檔案管理的手機、整理和管理上也提供了有力的保障，但是隨著經濟社會的不斷進步。以及信息化技術的不斷發展，要求各企事業單位必須要多加借鑒國內外成功案例，吸取其中的經驗和教訓，并結合自身企業的實際情況，制定出合理、有效的檔案管理規章制度。規章制度的內容要詳細具體，并且要有可行性，能夠切實發揮出規范檔案管理工作的作用。

2.2更新檔案管理設備

新形勢下的檔案管理要求要與時俱進，跟上時代步伐，采用更加先進的檔案管理設備。現代化的檔案管理設備對于傳統的人工管理檔案有著效率高、時效快、保存檔案完整性高等特點。雖然現代化設備對于管著人員技術上會有一定的挑戰，但是從其他角度上看，其更能促進檔案管理人員加強對業務管理技能的提升，提高管理人員的服務意識，監督管理人員的日常工作，同時能夠充分利用信息技術的有利條件，更好的為社會服務。更新檔案管理設備包括更新檔案管理的軟件和硬件設備，實現檔案管理電子化。電子化管理的檔案管理工作要注意制定嚴密的電子文件安全管理制度，確保信息的完整性和真實性。

2.3創新檔案管理工作

隨著現代科技的不斷發展，信息技術被不斷應用于各行各業的發展中，這一方面是對檔案管理工作的挑戰，另一方面也是推進檔案管理工作進行發展創新的動力和基礎。首先，檔案管理人員要在以前的工作經驗和基礎上，分析總結工作的特點和瓶頸，針對總結出的問題，思考相關對策。以提高管理員的業務技能和專業知識水平為基礎，加大對管理員們的專業培訓。創新管理工作人員對現代技術的掌握和現代管理的方式方法，用機器管理取代傳統的手工管理，提高檔案保存完整率和檔案的利用率，發揮檔案管理正確的職能。在進行檔案管理機械化、現代化創新時也要注意對網絡信息化的管理，要加強日常的檢查和鑒定工作，確保檔案的完整性和安全性。

2.4科學的規范檔案信息

科學的規范檔案信息首先要做到確保電子文件的原始性和真實性，這是檔案管理規范化的靈魂。在電子化的檔案管理中，電子信息隨時都有被更改和丟失的可能，要求管理人員要加強相關的電子維護工作。其次，檔案信息的完好保存應該實現紙質檔案與電子檔案的互補，在將文件信息轉換為電子信息之后，對于原稿件也要保存完整，防止出現意外電子信息篡改或者紙質稿件丟失的情況。最后，要實現檔案信息的數字化管理。檔案數字化可以有效的克服地域、時間和空間限制，擴大檔案管理的服務范圍，提高管理的服務效率。

3結語

綜上，檔案管理與企業和社會的發展息息相關，新形勢下我國檔案管理工作存在著一系列問題，需要管理人員響應時代號召，采取相應措施規范檔案管理工作。

作者：鄧華云 單位：湖南省委黨校湖南行政學院

參考文獻：

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