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摘要：

本文主要通過對erp系統建設項目檔案管理在大型企業中的一般性和特殊性分析，有針對性的制定相應檔案管理對策，保障項目檔案管理目標實現。

關鍵詞：

檔案管理 ERP 一般性 特殊性

一、ERP項目檔案管理的一般性分析

一般而言，ERP項目的實施主要分為初次調研階段、系統培訓、制定藍圖、確定編碼規則、主數據收集、流程測試、期初數據導入、上線支持八個階段，一般性的檔案管理，就是將這八個方面產生的資料進行收集、整理、歸檔。這樣的檔案管理不能深層次的體現ERP項目的檔案精髓。

二、ERP項目檔案管理的特殊性分析

文檔隨著ERP的實施而逐漸完善，同時也反映了整個ERP實施過程。文檔管理是項目管理的核心。雖然ERP項目具有大多數信息化項目檔案管理的一般性，但同時也具有很多它的特殊性，這也給ERP項目的檔案管理提出更高的要求。這些特殊性主要體現在：(1)需要比一般項目開展更多更細致的前期研究工作和配套準備工作，這些工作將形成比其它類項目更多的檔案資料，并具有較高的檔案價值。如果忽視對這部分資料的歸檔，將失去較多的檔案件。(2)ERP項目開工前要舉行正式的項目開工大會，要求參加人員的層級高、規模大，會議準備的文獻要求程度高，這些綱領性文件資料，是很寶貴的檔案源，需要及時預歸檔案處理。(3)與其它大部分的信息化項目不同，ERP項目建設中需要設計成套的藍圖資料，這些都是后期技術開發、人員培訓、系統應用管理的主要依據，是極為重要的檔案源，必須高度重視其歸檔管理。(4)ERP系統內部的整體業務架構、模塊創建、塊間邏輯關系、系統實現方式等極為復雜，在業務模型向技術實現轉化、系統成型過程中的各類測試和改進優化等，都將產生很多相應的特殊資料（如多版本），也是重要的檔案源需要加強管理。(5)ERP系統上線前的數據整理和主數據界定等都是難度大、涉及部門和單位多的事項，還涉及采集標準問題、數據規劃問題、數據多元審核問題等等，產生的檔案資料完整性、準確性比其它系統要求高且復雜，需要高度重視其資料的歸檔管理。(6)ERP系統的應用管理環境寬廣和層級多，各項業務都的本質都是與人、財、物等企業核心管理要素打交道，控管要求在所有系統中層級最高，標準最嚴格。系統的技術功能需要與企業的內控體系密切融合，增加了系統實現的難度和增加了許多特殊的檔案資料，需要納入歸檔范圍。(7)ERP系統上線的準備工作復雜且工作量巨大，其中人員培訓工作，涉及崗位構成復雜、數量大、培訓材料與手冊構成多樣、培訓教件多樣、考核標準多樣等特殊性，產生大量相關資料，有長期的檔案價值，需要完整的歸檔處理。(8)ERP系統上線、雙軌向單軌切換的多層級申請與審批資料的歸檔。(9)ERP系統上線后的雙軌運行評估資料、單軌切換有關資料歸檔，ERP系統上線后成功運行的標志物歸檔。(10)ERP系統上線應用的運行與維護期產生的相關資料的歸檔。(11)ERP系統全部安全管理的資料歸檔。(12)其它有特殊性的具有檔案價值的資料歸檔。

三、ERP項目中解決檔案的一般性與特殊性管理的主要對策

(1)提前學習研究和掌握項目運行規律，結合項目的一般性和特殊性，制定ERP項目檔案管理細則并認真執行。(2)ERP項目中的特殊性所涉及的業務性和技術性都很突出，檔案源點的廟宇和檔案物的跟蹤管理，需要項目領導者在人員匹配、檔案管理指導和監督管理方面多下功夫。(3)ERP項目產生的檔案資料，要隨項目進程伴隨性預歸和相應檔案化處理，不能全部留在項目尾期收歸。在正式歸檔前的階段，要確保檔案物的齊全。(4)ERP項目的檔案管理的首要條件，要確保項目檔案管理人員的穩定性和專業化能力培養。項目的檔案工作主管領導為項目檔案管理創建必要的工作條件。(5)對于項目檔案管理遇到的新情況新問題，項目領導應及時組織解決。

四、結束語

總之，ERP項目檔案管理的一般性和特殊性研究應該在項目管理實踐中試用和總結完善，形成有推廣應用價值的管理體系，提升項目檔案質量。

作者：呂微 單位：吉林油田公司信息中心

參考文獻

[1]周室屏.企業資源計劃實施與應用[M].兵器工業出版社,2001.

[2]周玉清,劉伯瑩,楊寶剛,王新玲.ERP原理與應用[M].機械工業出版社,2002.