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一、高校檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)
(一)信息化程度高。
在高校檔案管理信息化建設(shè)過程中，要將高校檔案資源數(shù)字化，必然會(huì)涉及到許多信息技術(shù)方面的相關(guān)內(nèi)容。比如建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫的時(shí)候，對數(shù)據(jù)庫要定期進(jìn)行維護(hù)與更新，就要有相當(dāng)程度地計(jì)算機(jī)軟件方面的知識(shí)。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的開展，特別是隨著計(jì)算機(jī)管理檔案軟件的開發(fā)、利用、升級、以計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)為主體的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在各層次檔案管理系統(tǒng)廣泛地應(yīng)用。
(二)檔案管理人才專業(yè)水平較高。
對于高校檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，在工作中這些信息技術(shù)以及軟件都是有人在實(shí)際操作。這就要求我們的工作人員必須對信息技術(shù)有一定的了解，并擁有較強(qiáng)的實(shí)際操作能力。在高校檔案管理信息化建設(shè)過程中，人員隊(duì)伍呈現(xiàn)出專業(yè)素養(yǎng)較高的現(xiàn)象。
(三)館藏資源傾向于社會(huì)化。
檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)就是將館藏資源面向社會(huì)，將檔案信息資源服務(wù)社會(huì)化，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源資源共享。因此，以后將會(huì)有多的檔案信息不僅面向全校師生，還將逐步面向全社會(huì)。
二、高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
(一)高校檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置薄弱
如今，相當(dāng)一部分高校因?yàn)樨?cái)政投入不足，導(dǎo)致檔案管理工作無法正常有序的開展，已不能滿足新時(shí)期檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。主要體現(xiàn)在部分高校缺乏相應(yīng)的信息設(shè)備，仍然存在使用人工管理檔案的現(xiàn)象。高校檔案室如果沒有信息化建設(shè)所需的硬件、軟件設(shè)備，沒有形成完整的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，高校檔案管理信息化建設(shè)將無從談起。
(二)未完善檔案管理信息化系統(tǒng)
隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展，檔案信息化更是快速發(fā)展，對檔案管理信息化系統(tǒng)的要求也越來越高。以前的一些相關(guān)規(guī)定，已不能滿足檔案信息化的要求。要滿足檔案信息化發(fā)展的需要，就有必要制定多方面的規(guī)定，不斷完善檔案管理信息化系統(tǒng)。
(三)館藏檔案信息數(shù)字化程度不足
作為檔案信息化的基礎(chǔ)工作，館藏檔案信息數(shù)字化從理論上來講，不是一件困難的工作。但由于實(shí)際操作過程中，必須投入大量的人力、物力以及財(cái)力，這就成為了館藏檔案信息數(shù)字化程度不足的重要原因。
(四)檔案管理缺乏專業(yè)型人才
一些高校由于現(xiàn)有工作人員的專業(yè)化素質(zhì)較低，對檔案管理信息化建設(shè)帶來了諸多問題。現(xiàn)今，有很多的高校根本沒有一支專業(yè)素質(zhì)過硬、工作效率較高、戰(zhàn)斗力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。具體表現(xiàn)在：小部分檔案管理人員，并不是此項(xiàng)工作所需專業(yè)畢業(yè)，加上沒有經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)的訓(xùn)練，缺乏專業(yè)知識(shí)，在實(shí)際過程中，計(jì)算機(jī)操作能力差；還有部分檔案管理人員雖然專業(yè)符合此項(xiàng)工作，但實(shí)際所掌握的水平卻參差不齊。
三、高校檔案管理信息化建設(shè)的措施
(一)高校加大財(cái)政投入，增強(qiáng)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
加大財(cái)政投入可以為高校檔案管理信息化建設(shè)提供充足的物質(zhì)保證。檔案信息化建設(shè)，需要投入大量的人力、物力、財(cái)力，這就需要高校加大對檔案管理工作加大財(cái)政投入。學(xué)校檔案信息化建設(shè)需要從硬件與軟件兩個(gè)方面投入大量的基礎(chǔ)設(shè)施，才能保證信息化建設(shè)的順利開展。比如要配備相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、存儲(chǔ)器、數(shù)碼攝像機(jī)、圖文影像掃描設(shè)備等硬件建設(shè)和規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)軟件設(shè)施。高校應(yīng)該多渠道、多方式獲得財(cái)政支持，合理計(jì)劃安排關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)方面的資金使用，精心建設(shè)，為高校的廣大師生提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，更為社會(huì)提高高質(zhì)的信息服務(wù)。
(二)完善檔案管理信息化系統(tǒng)
將完善檔案管理信息化系統(tǒng)作為檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)工程。只有完善了檔案管理信息化系統(tǒng)，才能對檔案信息的收集、整理、歸檔、利用提供科學(xué)與技術(shù)性的幫助與支持。而電子文件形成后，就需要集中保管，并建立一個(gè)實(shí)用性強(qiáng)、大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲(chǔ)、交換格式標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)、校際網(wǎng)、校園網(wǎng)之間檔案信息存儲(chǔ)、交換的順利進(jìn)行，這就是高校檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容。
(三)建立檔案網(wǎng)站，開展館藏檔案數(shù)字化工作
館藏檔案數(shù)字化對檔案信息化建設(shè)起著不容忽視的重用，是信息化條件下有效利用館藏紙質(zhì)檔案信息的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化程度，直接影響著檔案信息資源的可利用性和共享性的高低。館藏檔案數(shù)字化是一項(xiàng)十分浩大的工程，工作量大，技術(shù)要求高。要加大人力、物力、財(cái)力保障，采用先進(jìn)信息技術(shù)和辦公手段，對館藏的紙制檔案、磁帶檔案、照片檔案等檔案進(jìn)行數(shù)字化，形成電子檔案數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)各類數(shù)據(jù)庫建設(shè)。通過檔案網(wǎng)站建設(shè)，館藏檔案的數(shù)字化工作，提高檔案的利用率并實(shí)現(xiàn)檔案館信息化建設(shè)的目標(biāo)。
(四)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高從業(yè)人員素質(zhì)
檔案管理工作實(shí)際操作主體是檔案管理人員。一個(gè)完善的信息化設(shè)備需要專業(yè)的從業(yè)人員來實(shí)踐操作。也就是說，檔案管理人員的素質(zhì)水平對檔案管理信息化建設(shè)的落實(shí)以及成效有著直接關(guān)系。因此，高校檔案管理信息化建設(shè)需要一大批具有高素質(zhì)的人才，為適應(yīng)信息化的需要，檔案管理部門要培養(yǎng)不但對信息技術(shù)有所了解，還要對檔案業(yè)務(wù)精通的綜合型人才。可以采取多種方式加強(qiáng)對在職檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高他們的理論知識(shí)水平，提高他們的實(shí)際操作能力。引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，并對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)。通過培養(yǎng)人才優(yōu)化檔案隊(duì)伍整體結(jié)構(gòu)。
四、結(jié)語
總之，積極推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代高校提高檔案管理水平必然選擇。只有通過不斷的財(cái)政投入，以及提高從業(yè)人員的素質(zhì)，才能進(jìn)一步提高信息化基礎(chǔ)建設(shè)水平。隨著社會(huì)的進(jìn)步，將有更多的研究者對高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行多層次、多角度的分析，會(huì)對如何推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程提出更好的舉措。
