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一、基層食藥監(jiān)部門人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.基層食藥監(jiān)部門人事檔案管理專業(yè)人員少經(jīng)驗(yàn)不足

由于藥監(jiān)部門存在成立時(shí)間短，檔案管理專業(yè)人員少，工作任務(wù)重的現(xiàn)狀。基層單位普遍沒(méi)有配備專門的人事檔案管理部門或?qū)Ｂ殭n案員，基本上都是由人教部門的人兼職管理，由于專業(yè)不對(duì)口專業(yè)培訓(xùn)時(shí)間又短，因此缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)和操作技能，再加上檔案管理手段的滯后，大多數(shù)采取的是原始手工操作方法，信息化技術(shù)應(yīng)用程度不高，容易造成檔案材料歸檔不及時(shí)、資料收集不完整等問(wèn)題。從而影響了人事檔案管理的實(shí)質(zhì)效果和應(yīng)有水平。

2.人事檔案的內(nèi)容分類材料歸類管理問(wèn)題有待提升

首先，由于人事檔案本身的特殊性具有材料來(lái)源廣泛、名目繁多、內(nèi)容各異、形式多樣等的特點(diǎn)，從而容易出現(xiàn)檔案材料分散、無(wú)序等問(wèn)題，給人事檔案的內(nèi)容分類及材料歸類管理造成一定影響。其次，目前基層單位的人事檔案管理主要還是掌握干部的履歷、學(xué)歷、考核鑒定、黨團(tuán)材料等，但對(duì)工作績(jī)效、獎(jiǎng)勵(lì)、有較大影響的思想?yún)R報(bào)及總結(jié)、個(gè)人檢查材料以及圖片、聲像資料等電子檔案缺乏有效收集整理，或者是分散收集缺乏整合歸納。

3.人事檔案管理電子信息化程度較低

目前基層食藥監(jiān)部門的檔案電子化管理形式單一內(nèi)容簡(jiǎn)單。人事檔案管理人員大部分仍習(xí)慣于手工操作，面對(duì)手頭上現(xiàn)有的一些管理資源系統(tǒng)軟件也只是將個(gè)人基本情況、檔案目錄等材料進(jìn)行簡(jiǎn)單錄入。對(duì)干部在工作生活中形成的原件如評(píng)定專業(yè)技術(shù)職稱的論文、報(bào)告、科研成果、著作等內(nèi)容都不予以收錄。使得在人事檔案的跨單位利用中實(shí)用性不強(qiáng)，仍然必須提供紙質(zhì)檔案材料，無(wú)紙化閱讀檔案基本沒(méi)有實(shí)施。這樣就大大影響了實(shí)際工作效率。再加上基層部門在檔案管理上的經(jīng)費(fèi)支出不足也導(dǎo)致人事檔案管理電子信息化程度較低等問(wèn)題。

4.人事檔案沒(méi)有得到充分開(kāi)發(fā)利用

基層食藥監(jiān)部門干部人事檔案管理工作普遍存在重管理、輕利用的現(xiàn)象。干部人事檔案是組織上知人善任、選賢舉能的依據(jù)之一，為基層食藥監(jiān)部門選拔和使用人才提供真實(shí)可靠的材料。低效利用致使人事檔案不能在為各級(jí)組織人事部門了解人選拔人和使用人的工作中充分的發(fā)揮作用。基層檔案管理人員大部分將時(shí)間精力用于檔案的接收、收集、審核、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷等整理以及防火、防蛀、防霉變等倉(cāng)庫(kù)保管工作上，卻忽略了檔案的開(kāi)發(fā)利用。因?yàn)槿狈?duì)人事檔案材料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地分析研究，沒(méi)有很好的建立完善的人事記錄及人才技能庫(kù)，無(wú)法充分掌握區(qū)域范圍內(nèi)的人才信息，因此難以為人事檔案的開(kāi)發(fā)利用提供專業(yè)支持。同時(shí)一直以來(lái)人事檔案具有規(guī)范性強(qiáng)保密性高的特點(diǎn)，使得此項(xiàng)管理工作長(zhǎng)期處于封閉和半封閉狀態(tài)外界很少并很難了解，也是影響人事檔案低效利用的因素之一。

二、加強(qiáng)基層食藥監(jiān)人事檔案管理創(chuàng)新的措施

1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)基層食藥監(jiān)人事檔案系統(tǒng)化制度化管理

部門領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，高度重視檔案工作，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理是單位內(nèi)部管理水平高低、運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常的重要標(biāo)志之一。人事檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，涵蓋人事部門及其他非人事部門。要求單位各部門都要重視和參與到人事檔案管理工作中來(lái)，保證人事檔案管理工作與食藥監(jiān)部門的行政執(zhí)法、日常監(jiān)管等各項(xiàng)工作保持同步。一是可以通過(guò)召開(kāi)專題會(huì)議、舉辦人事檔案法規(guī)知識(shí)測(cè)試等形式多樣的活動(dòng)，讓全體干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》、《檔案管理?xiàng)l例》等相關(guān)檔案知識(shí)，使每位檔案管理工作人員都充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，人事檔案是一種特殊的、寶貴的信息資源。二是加大對(duì)基層食藥監(jiān)人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，充分給予人員、制度以及經(jīng)費(fèi)的保證，不斷改善人事檔案管理?xiàng)l件和設(shè)施。三是建立健全人事檔案制度化管理。制定并完善基層食藥監(jiān)局人事檔案管理制度，比如人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度、收集歸檔及人事檔案轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出等一系列工作細(xì)則，做到明確職責(zé)規(guī)范操作，使檔案工作朝著程序化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，確保人事檔案管理工作長(zhǎng)效運(yùn)行。

2.實(shí)行繼續(xù)教育培訓(xùn)，提高基層食藥監(jiān)人事檔案管理人員的專業(yè)技能

為保證人事檔案工作能適用新形勢(shì)下食藥監(jiān)的改革發(fā)展要求，提高現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)與服務(wù)水平就成了當(dāng)務(wù)之急。實(shí)行繼續(xù)教育培訓(xùn)是逐步提高基層食藥監(jiān)人事檔案管理人員的專業(yè)技能的主要途徑。首先加強(qiáng)與當(dāng)?shù)貦n案局的溝通聯(lián)系，定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)。邀請(qǐng)專業(yè)學(xué)者開(kāi)展專題講座，聘請(qǐng)技術(shù)能力強(qiáng)的檔案管理工作者對(duì)基層人事檔案管理人員進(jìn)行手把手操作培訓(xùn)。其次在條件允許的情況下，還可以通過(guò)與開(kāi)設(shè)了檔案管理專業(yè)相關(guān)的教育機(jī)構(gòu)，尤其是那些在檔案管理專業(yè)領(lǐng)域比較突出的大學(xué)建立合作關(guān)系，靈活運(yùn)用整體培訓(xùn)、個(gè)人培訓(xùn)和輪崗培訓(xùn)將結(jié)合的形式，定期安排基層單位的人事檔案管理人員參觀學(xué)習(xí)，接受系統(tǒng)、正規(guī)的檔案管理繼續(xù)教育培訓(xùn)。在系統(tǒng)內(nèi)部，定期舉行業(yè)務(wù)知識(shí)比拼形成一種以提高自身綜合素質(zhì)為榮的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，充分發(fā)揮管理人員的主觀能動(dòng)性。其次還要鼓勵(lì)基層檔案管理工作人員去考取檔案系列專業(yè)技術(shù)資格，帶動(dòng)檔案管理隊(duì)伍的整體水平的提高。

3.改善基層食藥監(jiān)人事檔案管理的硬件設(shè)施

在人事檔案工作的規(guī)范化管理中，基礎(chǔ)硬件設(shè)施是必不可少的重要一環(huán)。因此基層部門領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)加強(qiáng)重視，加大資金投入不斷改善檔案管理的硬件設(shè)施，為人事檔案管理工作營(yíng)造一個(gè)良好的環(huán)境。在安排人事檔案管理辦公場(chǎng)所時(shí)，需要仔細(xì)考慮檔案用房的各項(xiàng)要求，做到庫(kù)房、閱檔室、辦公室“三分開(kāi)”。建立穩(wěn)固的防火、防潮專用檔案庫(kù)房。購(gòu)置鐵質(zhì)的檔案柜或新型的專用檔案密集架，以便節(jié)約和合理利用空間。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置必要的空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度器等設(shè)備。除此之外，為了適應(yīng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的需要，配備檔案專用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備也是十分必要的。庫(kù)房?jī)?nèi)的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)定期檢查。

4.進(jìn)一步規(guī)范基層食藥監(jiān)人事檔案業(yè)務(wù)工作，構(gòu)建人事檔案信息化管理模式

從實(shí)際管理工作的需要和人事檔案管理規(guī)范化的要求出發(fā)，制定科學(xué)的人事檔案分類方案和歸檔范圍，要求基層檔案工作者在實(shí)際工作中嚴(yán)格遵守人事檔案分類的規(guī)定準(zhǔn)確掌握歸類的方法，堅(jiān)持性質(zhì)判斷、內(nèi)容判斷及同一標(biāo)準(zhǔn)的原則進(jìn)行管理。逐步規(guī)范基層食藥監(jiān)人事檔案業(yè)務(wù)工作。首先要規(guī)范基層食藥監(jiān)部門的文件材料收集工作。一是要抓好人事檔案文件材料的形成工作，進(jìn)一步推行人事檔案材料標(biāo)準(zhǔn)化要求。通過(guò)召開(kāi)專題會(huì)議制度印發(fā)通知要求各科室嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案形成程序及質(zhì)量要求，做到事實(shí)準(zhǔn)確、材料完整、手續(xù)完備。如個(gè)人制作材料時(shí)選用質(zhì)量好的紙張書寫印刷，禁止使用不耐光、不耐熱、不耐久的書寫文具，并保證材料格式尺寸大小及書寫規(guī)范。二是抓好文件材料的歸檔工作。嚴(yán)格歸檔范圍和保管期限表，明確各科室兼職檔案員負(fù)責(zé)本科室材料的收集工作，并及時(shí)移交到檔案室保管。三是抓好聲像檔案材料的規(guī)范整理工作。除了對(duì)已歸檔的各種人事檔案的加強(qiáng)整理外還應(yīng)逐步增加對(duì)相關(guān)聲像、實(shí)物等門類的檔案材料的整理。四是充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建基層食藥監(jiān)人事檔案信息化管理模式。從實(shí)際出發(fā)，深入開(kāi)發(fā)基層食藥監(jiān)人事檔案信息資源，盡快建立基層食藥監(jiān)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。將人事檔案信息利用掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，將文字、圖片等檔案材料轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)資料，實(shí)施基層食藥監(jiān)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理和維護(hù)，提高人事檔案管理工作的效率，減少因手工調(diào)閱造成檔案材料的磨損，延長(zhǎng)檔案使用壽命。通過(guò)現(xiàn)代化手段全面建立人力資源信息的收集、優(yōu)化、反饋和監(jiān)控系統(tǒng)。

5.提高基層藥監(jiān)人事檔案利用價(jià)值和利用率

提高人事檔案利用率對(duì)食藥監(jiān)工作的創(chuàng)新和發(fā)展有重要意義。一是調(diào)整豐富更新人事檔案內(nèi)容，提高利用價(jià)值。根據(jù)基層藥監(jiān)部門干部職工崗位設(shè)置的多元化以及新的機(jī)構(gòu)改革后人員崗位的變化，不斷豐富人事檔案信息內(nèi)容，注意收集反映人員綜合能力、專業(yè)特長(zhǎng)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力水平、科研成果等方面的記載材料和數(shù)據(jù)。對(duì)各類人才實(shí)行針對(duì)性的檔案內(nèi)容收集和管理，形成科學(xué)的藥監(jiān)人事檔案管理體系，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，提高基層藥監(jiān)人事檔案的全面性和實(shí)用性。二是轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。改變基層檔案管理人員“保管員”的身份，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性成為檔案開(kāi)發(fā)利用的直接參與者，讓管理人員利用自己的專業(yè)優(yōu)勢(shì)對(duì)人事檔案材料進(jìn)行解讀，為干部人事決策工作當(dāng)好參謀，進(jìn)一步做好干部人事檔案方面的咨詢工作。三是增強(qiáng)溝通信息渠道，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源有效共享。

三、總結(jié)

傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，它必須以一種社會(huì)化、開(kāi)放式的管理形式存在并對(duì)舊有模式進(jìn)行補(bǔ)充。在傳統(tǒng)模式中，人事檔案比較封閉和內(nèi)向，但是對(duì)于人事檔案的保密、保護(hù)、方便內(nèi)部使用具有優(yōu)勢(shì)。缺點(diǎn)是過(guò)于封閉、利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度大。因此，如何在新形式下既保證服務(wù)面、利用率又防止泄密、丟失等問(wèn)題的發(fā)生，如何充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢(shì)使現(xiàn)代檔案管理更加充實(shí)與完善，便一直以來(lái)是人事檔案開(kāi)發(fā)利用的重點(diǎn)和難點(diǎn)。面對(duì)這項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜而重要的基礎(chǔ)性工作我們需要不斷創(chuàng)新工作思路不斷提高工作質(zhì)量。

作者：廖虹 單位：福建省龍巖市藥品檢驗(yàn)所