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一是檔案管理人員的知識水平不夠全面。由于很多單位開展會計電算化時間不長，沒有意識到電子會計檔案管理的重要性，沒有采取措施加大會計檔案保管人員的業務培訓，很多單位負責會計檔案管理的人員沒有電子檔案管理的經驗和業務素質，缺少電子檔案管理和計算機應用等方面知識。
二是會計檔案管理安全隱患突出。雖然計算機系統技術先進，功能強大，但也存在著不少缺陷：由于電子會計數據被記錄在磁盤、光盤等磁性介質上，計算機系統存儲電子會計數據容易不留痕跡被非法修改，而且磁盤、光盤容易損壞，如果不及時備份，一有突發事件可能損失極大；網絡系統容易受到計算機病毒的危害，計算機中的會計系統軟件易被破壞，電子會計信息易被非法增刪改、竊取或泄露，不僅很難發現，而且破壞性極大。
二、要建立健全會計檔案管理制度
要保證會計資料準確、可靠，必須首先建立嚴格的會計內控制度并嚴格執行，嚴格的會計內控制度能保證電子會計檔案材料全面及時歸檔、運行安全可靠。如建立會計歸檔登記簿、借閱登記簿等防止檔案丟失、泄密和毀損。建立嚴格的電子檔案管理認證制度，引進電子檔案加密技術可有效保證電子會計數據的安全性，防止外人非法進入電子會計檔案系統，認證技術包括指紋認證、口令認證、全息認證等。建立授權操作制度，可設立系統管理員、操作員、主管等崗位，專人專職避免越權操作，不同崗位的職責和權限不同，相互牽制和監督。
三、要加強會計數據安全風險防范
計算機取代傳統會計核算后，電子會計數據主要存儲于光盤、磁盤等磁性介質，一旦發生盜竊、火災、水災等突發事件，就可能導致全部數據丟失和毀損。因此，要高度重視加強會計檔案管理工作，一方面，要加強會計數據的日常安全，養成及時備份電子會計數據的習慣，注明備份時間和操作員的編號，備份文件最好用質地優良的光盤刻錄確保數據安全。年終要將本年度所有會計檔案整理歸類，標明內容目錄、日期、備份人姓名等內容。另一方面，要做好會計檔案保管工作。會計檔案室應滿足防塵、防蟲、防磁、防火、防潮、防變形、防磨損、防強震等要求，有條件的單位應安裝監控和報警防盜設備，一旦有火災發生，可及時報警。
四、提高會計檔案保管人員的業務素質
由于會計信息化條件下，保管電子會計檔案需要保管人員有更高的素質，因為保管人員要定期對電子會計檔案進行檢測，及時做好數據維護工作。保管人員應掌握檔案學、會計學和計算機應用等方面的基本知識和技能，定期對電子會計數據庫進行優化和備份，及時對已經存檔備份的會計檔案數據進行檢查和核對，以便及時解決發現的問題。同時，還要定期進行病毒查殺和人工檢查，防止財務系統專用計算機感染病毒。因此，要采取措施提高電子會計檔案保管人員的素質，比如加大對現有的會計檔案保管人員培訓力度、選拔招聘符合條件的保管人員等等。
五、總結
總之，電子會計檔案有很多優點，但也有不足的一面。做好電子會計檔案管理的基礎工作，才能充分發揮電子會計檔案的強大功能，才能確保電子會計檔案的安全與完整，更好的推進我國會計信息化工作。
作者：魏琦 單位：廊坊市電子信息工程學校