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摘要：會計檔案作為高校檔案管理的重要方面，對高校建設和未來發展有重要的影響。因此，在推進高校會計檔案電子化進程中，一方面，要結合高校檔案信息化建設的實際需要，對高校會計檔案電子化管理現狀進行全面了解，對檔案管理存在的深層次問題進行深入發掘；另一方面，要以問題為導向，推進高校會計檔案電子化進程，構建和完善高校會計檔案電子化管理制度體系，完善高校會計檔案電子化安全機制，進一步提升高校會計檔案管理水平。

關鍵詞：高校會計檔案；電子化管理；主要問題；優化策略

0前言

高校在運行和管理過程中會產生大量的會計信息，很多重要的會計信息則成為會計檔案，高校會計檔案是高校經濟業務事項的具體體現、是會計核算之后形成的具有保存價值的各類會計材料，除紙質的會計材料外，還有通過電子計算機生成的各類電子會計檔案。新時代背景下對高校會計檔案電子化管理提出更高的要求，但當前高校會計檔案電子化管理還存在諸多問題，因此有必要結合高校會計檔案特點提出具體優化策略。

1高校會計檔案電子化管理現狀

網絡信息時代背景下，為進一步提升高校會計檔案管理效率，既要在技術層面對高校會計檔案電子化管理進行升級，同時也要完善相應的制度機制，對相關人員進行培訓，做好人才保障工作。從當前看，由于技術引進相對較少，工作人員對會計檔案電子化管理運用的還不夠熟練，在一定程度上影響高校會計檔案電子化管理工作的開展[1]。

1.1會計檔案電子化程度不高。高校在教學、科研、管理活動過程中會產生大量具有保存價值的會計電子檔案，這些會計電子檔案將成為高校建設以及未來發展決策制訂的重要依據。但當前部分高校對于會計檔案電子化管理重視程度不夠。很多領導潛意識認為紙質的會計檔案更加牢靠。在傳統意識影響下，財務人員也對推進會計檔案電子化工作重視程度不夠，對相關理論和技能學習熱情不高，不愿意將紙質會計檔案轉化成為電子會計檔案；同時由于基礎設施、軟硬件設備投入不足，也難以對電子會計檔案信息進行有效整合和系統開發，這也導致部分高校會計檔案電子化程度不高，影響高校會計信息化進程。高校會計檔案管理主要由檔案管理部門和財務部門共同參與，但當前部分高校并沒有結合會計檔案電子化的實際需要，制訂相應的檔案管理制度，也沒有對會計檔案電子化管理相關責任進行劃分，導致職能部門和具體工作人員對會計檔案電子化的具體責任了解不清，也在一定程度上影響了高校會計檔案電子化進程。

1.2會計檔案電子化實施難度大。隨著高校功能越來越多樣化，高校會計工作也呈現多樣化特征。相應的對會計檔案電子化也提出更高要求，財務工作內容也越來越細致。雖然高校財務部門會對財務制度進行明確要求，并制訂會計軟件和明確的記賬格式，由于很多部門缺乏專業的會計人員，在會計業務實施過程中難以做到統一規范。而當前財政、稅務部門加大對學校會計工作的監督力度，不同部門又對會計檔案檢查的側重點有所不同。例如，審計部門在審核過程中更加側重會計紙質檔案，相應的高校為了應對審計部門審核，更側重于紙質會計檔案管理。加之，高校在會計檔案信息化建設方面還存在一定的局限性，難以實現所有的紙質會計檔案與電子會計檔案建立起一一對應的聯系。這就使得會計檔案電子化難以發揮其應有作用；此外，會計檔案電子化需要專門的人才管理，同時在硬件設施和軟件系統上也要求較高，需要學校投入一定的人力和資金。但很多高校領導安于現狀，對會計檔案電子化支持力度不足，增加了會計檔案電子化實施難度。

1.3會計檔案電子化安全機制不完善。高校會計檔案電子化對信息安全要求較高。雖然部分高校在推進會計檔案電子化進程中為財務部門提供了專門的機房，并對物理環境進行了改造。但由于會計檔案電子化需在一定的系統和軟件上運行。一旦系統發生崩潰或被黑客攻擊，就很容易造成會計電子信息的泄露和丟失。而這些會計電子信息對高校發展乃至人才培養和科研工作都會產生重要影響，甚至造成不可估量的損失；同時高校在會計檔案管理過程中需要檔案管理人員具備較高的安全意識，但很多高校會計檔案電子化建設剛剛起步，并沒有建立相對完善的會計電子檔案安全保障系統，導致會計檔案信息在傳遞過程中很容易出現安全隱患；此外，當前高校對會計檔案電子化安全制度建設重視程度不夠，雖然為財務部門和檔案部門配備了專門的軟、硬件設施，但相應的制度機制并沒有及時更新，仍然沿用傳統的紙質管理模式和管理手段，這也在一定程度上增加了會計檔案電子化安全風險。

2高校會計檔案電子化管理的優化策略

隨著高校電子會計檔案作用越來越明顯，很多高校都將其作為信息化建設的重要內容。因此有必要對高校會計檔案電子化管理的具體路徑進行優化，一方面，需要高校領導給予會計檔案電子化管理足夠的支持；另一方面，高校檔案管理部門也應該配合財務部門做好會計檔案電子化相關工作，完善相應的制度，建立健全相應的安全機制，確保會計檔案電子化信息能得到合理保存、合理利用。

2.1推進會計檔案電子化進程。為加速推進高校會計檔案電子化進程，有必要對高校財務人員和檔案管理人員進行系統的培訓，了解推進會計檔案電子化進程的價值和作用，要求財務管理人員和檔案管理人員樹立電子化理念，掌握必要的大數據、云計算等技術，在實踐工作中加快對傳統的紙質會計檔案電子化轉換。通過建立符合高校會計工作實際需要的會計檔案電子數據庫，更好地實現會計檔案信息的后續開發和利用；同時高校要與第三方企業合作，建立完善的會計檔案管理系統，并選派專人對管理系統進行管理和維護，遇到問題要及時地上報解決，進一步提升高校會計檔案管理效率。高校主要領導要順應時展潮流，明確高校會計檔案電子化建設目標，并給予一定的政策和資金支持；同時要加快推進高校會計檔案信息共享進程，在確保會計檔案信息安全基礎上，按照相關制度要求，在允許的范圍內對會計檔案信息進行交流互動，不同部門和院系的管理人員在獲得一定的權限后可對會計檔案信息進行查閱和利用，打破“信息孤島”，進一步提升會計檔案信息的利用效率；同時要加強與兄弟院校之間的交流和互動，借鑒其先進的經驗和管理模式，更好地推進本校會計檔案電子化管理工作，更好地為高校發展服務[2]。

2.2加強會計檔案電子化管理制度建設。高校會計檔案電子化管理離不開制度保障，高校應該結合會計檔案電子化管理的實際需要，完善相應的管理制度，進一步明確高校會計檔案歸檔、保管、交流、使用、銷毀各個環節的制度細則，確保高校會計檔案電子化管理各項工作開展有制度可遵循。首先，要加速推進高校會計檔案格式標準化建設，高校會計檔案電子化管理需要標準化的電子文件作為依據，同時標準化的會計檔案也有利于提升檔案管理工作效率，便于檔案查詢。高校檔案部門應與財務部門溝通交流制訂既符合財務工作要求，又符合檔案管理要求的標準化電子文檔，并對產生會計檔案的各部門工作人員進行培訓，要求各部門在產生會計電子文檔時一定要執行相關標準；其次，要制訂和完善會計檔案電子化管理制度。傳統的會計檔案管理制度已經很難適應會計檔案電子化需求，因此高校應從會計檔案電子化發展的長遠角度出發，對會計檔案電子化管理制度進行細化，既要借鑒傳統會計檔案管理的優勢和經驗，同時也要結合會計檔案信息化建設的新問題、新情況，對管理制度進行優化，進而更好地指導會計檔案電子化相關工作開展；最后，要加強會計人員的教育和培訓，高校會計檔案多來源于高校財務部門，因此會計人員的能力和素質將直接影響高校會計檔案的質量，在具體人才培養過程中要制訂嚴格完善的教育培訓制度，財務部門要加大對教育培訓制度的落實力度，一方面，要結合高校會計檔案電子化建設的實際需要，對會計人員的知識結構進行更新，確保會計人員具備專業的檔案管理知識和計算機知識，能熟練地運用各種數據和軟件對會計信息進行處理，并生成符合檔案管理要求的文件；另一方面，要加強會計人員的職業道德教育，進一步提升會計人員的責任感、使命感。確保檔案部門保存的會計檔案的真實性和原始性。

2.3完善會計檔案電子化安全機制。會計檔案信息需要安全環境和安全機制作為保障。為了提升高校會計檔案電子化管理水平，一方面，要加強檔案部門與財務部門的協作。會計檔案電子化安全問題涉及財務和檔案兩個部門，因此要想確保會計檔案信息的安全性就需財務部門與檔案部門工作人員做好銜接和協調，既要保證會計檔案信息的原始性和真實性，也要在傳遞過程中保障會計電子檔案的真實性、完整性和安全性，同時財務部門和檔案管理部門要嚴格執行相關制度要求，進一步提升工作人員的服務意識、服務能力；另一方面。要加強紙質檔案與電子檔案的協調并存。當前在推進高校會計檔案電子化進程中，還難以保證所有的會計檔案都以電子文件的形式進行保存和利用。當前很多高校的紙質會計檔案仍然是高校檔案部門進行檔案管理的重要方面，對于高校檔案管理部門而言，不能因為高校會計檔案電子化是未來發展趨勢，就降低對紙質檔案的管理要求，也不能在工作中馬虎大意造成紙質檔案信息泄露，應在充分了解紙質檔案和電子檔案的各自優勢的基礎上給予二者足夠的重視；最后，要對電子檔案進行合理保存和利用，高校檔案部門在接收會計電子檔案后也應按照相關的制度要求對會計電子檔案進行保存，既要注重物理環境的改造，也要定期地對會計電子檔案進行檢查和核對，確保利用會計電子檔案時能夠及時地找到并加以利用。為了防止因為人為操作失誤或自然災害對會計電子檔案造成的損失，有必要對重點會計電子檔案進行備份，確保會計電子檔案信息的安全性[3]。

3小結

總之，新時代背景下對高校會計檔案管理工作提出了更高要求，特別是隨著檔案信息化建設的穩步推進，高校應將會計檔案電子管理工作作為高校管理工作的重要組成部分，高校主要領導要在不同場合、不同地點對高校會計檔案電子化管理的重要意義進行宣傳，并要求包括財務部門在內的其它部門，配合檔案管理部門對會計電子檔案進行收集、整理以及后續的開發和利用，進一步提升高校會計檔案電子化管理水平，更好地為高校發展服務。

參考文獻

[1]張曉凌.新政府會計制度下高校財務管理的優化策略———評《高校財務管理創新研究》[J].科技管理研究，2020，（20）：271-271.

[2]周曉峰.數字化時代高校檔案管理的創新與優化模式分析[J].福建茶葉，2020（4）：326-326.

[3]祝紅霞.政府會計制度下高校會計核算模式再造的思考[J].財務與會計，2020（9）：76-77.

作者:樊英 單位:成都大學研究館