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摘要：人工智能技術的發展開啟了一個新時代，也將推動檔案管理模式革命性變化。本文主要在分析人工智能對檔案工作的影響的基礎之上，提出人工智能技術應用于檔案工作的具體路徑。

關鍵詞：人工智能；檔案管理；應用

人工智能技術起源于西方，英文縮寫為AI，其概念的提出最早見于1956年，其實質是研究如何使計算機像人類一樣，甚至超過人類所做的智能工作。從時間上看，人工智能概念提出已經有半個多世紀，而人工智能技術在信息、數據方面的處理能力早已經讓人類大開眼界，且已經被人們廣泛認知。但是，當前仍然處于弱人工智能時代，所以人工智能在許多領域還沒有被開發和利用。自新中國成立以來，國家對檔案工作非常重視。檔案工作發展到上個世紀80年代時，已經開始利用電子技術來輔助檔案管理。發展到現在，檔案管理電子化已經比較成熟，但距離檔案管理現代化還有相當的距離。檔案管理現代化很重要的標志就是將人工智能技術應用于檔案管理中，這一技術的應用將使檔案工作更加便捷、高效、智能，必將會促成檔案管理質的飛躍。在這個過程中，將會對檔案管理崗位提出新要求，檔案管理人員則需要轉變角色，以適應新的檔案管理模式。

1人工智能技術對檔案工作的影響

1.1提升檔案工作的效率和用戶的滿意度。人工智能技術對檔案的電子化、數字化等方面都有較高的應用價值。科學技術的發展提升了管理的水平，自動化辦公、無紙化辦公等模式都已經實現，這些技術的應用極大地提升了管理工作的效率，也改變了傳統的檔案管理模式。比如受辦公自動化的影響，直接形成了許多電子文件，而這些電子文件被錄入檔案管理系統后，在查閱時可以實現智能檢索。從當前檔案管理情況看，簡單的信息檢索已經難以適應未來用戶個性化的需求，所以針對用戶采用同一類服務方式是不利于提升服務效果的。用戶不同，對檔案需求的內容是有很大差別的，尤其是對那些利用檔案比較頻繁、對檔案有較強的認知能力的群體，他們并不希望所獲得的信息只是對原始信息的簡單整合，而希望獲取的是將原始檔案信息進行整合、加工及編研之后的檔案。隨著人工智能技術越來越成熟，其不僅能夠查找相關的信息，還能夠對信息進行分析和推理，最終得出相應的結論，為廣大用戶提供更好的服務。[1]1.2提升檔案資源管理成效。互聯網技術自誕生以來，推動了各行各業發展，但如何將互聯網技術應用到檔案資源的管理過程中，這一領域還有很大的上升空間。隨著人工智能技術在信息資源管理中的應用逐漸增多，不僅實現了對資源的精細收集，還做到了對資源分類管理，這都得益于管理方式辨識及機器學習等一些核心技術的應用，由此也提升了資源管理成效。從檔案資源整理角度看，人工智能技術能夠根據預先所設定的形式來自動實現對各類文件資料的分類整理，還可以整理檔案數據庫的文件資料。除此之外，人工智能技術也擁有識別圖像、視頻及音頻等類型的技術。人工智能多項核心技術的組合，使檔案信息錄入、檢索的功能更加強大，這不是其他工作模式可以相比的。在實現人工智能核心技術組合以后，就能夠根據之前所設定的指令來完成對應的工作，這個過程還可以篩選出錯誤、不符合要求的信息和資料，從而確保檢索的正確性，也能夠有效縮短檢索時間。[2]1.3促成檔案管理工作人員角色發生變化。傳統的檔案管理模式下，檔案工作人員所扮演的更多是“守衛者”的角色。但是，隨著管理自動化、辦公自動化的推進，對檔案管理工作崗位也帶來了沖擊。物理學家霍金曾經在英國的《衛報》上說過：“自動化的盛行已經讓大量的傳統制造業工廠的工人失業，而人工智能技術的興起會讓更多的人失業，甚至會波及到中產階級，最后留給人類的很可能只是護理、監管之類的工作。”不僅如此，我國的學術界也普遍認為：進入人工智能時代，那些傳統的依靠記憶、重復就能夠完成的技能是最沒有價值的，而且在不久的將來一定會讓機器所替代。人工智能技術對我國各行各業的影響也是顯而易見的，比如說近幾年興起的萬科物業管理機器人、工廠的無人全自動流水線作業等等，都表明人工智能技術對很多行業產生了沖擊。[3]傳統的檔案管理多依賴于人工完成，而管理過程中主要是對檔案資料的收集和檔案的開發利用，并服務于社會和大眾。在資料整理的過程中，整理紙質文件需要經過從組件到排架共十個步驟，整理電子文件則需要經過組件到存儲共十個步驟。從這里可以看出，無論是整理紙質還是電子文件，這些步驟都是程式化的，而且有很多是重復步驟。在引進人工智能技術以后，這些看似繁瑣、耗時的工作卻可以輕松地被機器人所完成，那從事這些工作的人力都可以被機器所取代。傳統管理模式下，檔案查閱、檢索也是很重要的服務工作，但在人工智能技術的沖擊下，這些都可以通過機器直接辦理，而且簡化了很多步驟，提升了工作效率，導致傳統的人工模式也會被取代。在人工智能技術引領下的新的未來生態環境中，檔案管理行業的崗位分布會呈現出“啞鈴式”結構。[4]在筆者看來，檔案工作人員的工作會從傳統的業務操作層面轉向系統管理和對管理運作的監督層面。檔案管理的具體業務操作都會變為系統的自動化操作。比如說檔案資料的鑒定、整理、分類等，都會實現半自動化或者自動化的管理，這就大大提升了檔案管理的效率。也就是說，未來的檔案管理模式下，整個管理系統將會是一個多功能系統，是一個可以完成一部分具體業務的新角色。[5]得益于這個檔案管理系統，傳統的資料整理人員、存放檔案的庫房管理人員都將節約大量的時間，人工的檔案管理核心工作則主要轉向了對量化和系統化嵌入的研究、管理制度改進、系統的維護和優化等方面。

2人工智能技術應用于檔案工作的具體路徑

2.1檔案資源整理應用。當前的檔案管理模式下，為了更好地保護傳統的紙質檔案、實物檔案、口述檔案等，在收集到原始檔案之后，都會對這些檔案資源實行數字化加工，以確保其可以永久保存。有很多檔案部門建立了檔案數據庫，將館藏檔案都錄入到了數據庫中，人們使用時只需要檢索就可以了。但是，當前已經是大數據時代，大數據時代下顯著的特點就是海量信息資源，所以檔案資源的數量也隨之增加。面對海量的檔案資源，要實現順利收集，則需要依靠人工智能技術，比如說利用智能Agent來實現，從而可以快速收集到各類信息和資料。所收集到的信息資源數量大，格式也有差異，整體是雜亂無序的，普通的分類整理難度非常大。要準確找到檔案的相關信息，則需要對信息進行預處理，這要求檔案工作人員具有非常專業的技能。要確保收集到的資源準確分類，則需要利用人工智能的分類技術，從而將看似雜亂無章的數據資源按照一定的標準進行分類。對檔案管理人員來說，要實現將檔案智能分類的人工智能技術有多種多樣，但核心技術則主要包含自然語言處理和機器學習。2.2檔案資源搜索應用。人工智能技術的發展使得其應用范疇被進一步拓展。面對海量的信息，傳統的檔案管理模式已經疲于應付，提升檔案資源的檢索效率，則必須加大技術投入，促使傳統檢索模式進一步優化，從而實現檔案信息檢索的高效和智能化。在檢索檔案資源過程中，主要是利用自然語言處理等一些核心智能技術，但影響檢索效率的因素有很多，除了技術方面的因素之外，檔案工作人員對系統的維護和工作的觀念也會影響檢索的效果。正因為如此，引進人工智能技術則顯得意義重大。但在實際操作過程中，因為信息量非常之大，而且影響檔案管理成效的因素有很多，所以還是給用戶體驗帶來了影響。要確保用戶能夠在較短的時間內獲得想要的資料，則需要引入人工智能技術中的搜索技術，比如說神經網絡技術等，從而更好地滿足用戶的信息需求。2.3檔案管理過程中專家系統的應用。人工智能專家系統指的是解決專門問題的計算機程序。將專家系統引入到檔案管理中，則需要建立具備自動標引功能的專家系統。首先需要建立一個能夠滿足應用要求的知識庫，通過編程應用這樣一種固定的形式存儲到計算機中，從而建立起檔案數據庫。現在很多檔案部門已經建立起了數據庫，但這些數據庫只是基礎的，所存儲的更多是信息和事實，不屬于專家系統數據庫。真正的專家系統數據庫除了包含信息和事實之外，還包含專家的思考、假設和經驗等，以便對輸入數據的信息進行推理和分析，并最終作出決斷，從而發揮出專家的作用。建立人工智能專家系統的工作人員被稱為知識工程師，所以建立專家系統的人員屬于復合型人才，需要對計算機知識足夠熟悉，也需要掌握檔案管理的相關知識。因此，從事檔案工作的人員如果是建立人工智能專家系統數據庫知識工程師就能夠解決很多問題。但當前檔案管理工作中還缺乏這樣的人才，很多管理人員只是停留于傳統模式下的管理。因此，檔案部門應該著力于引進和培養具備較高知識層次的檔案工作人員，能夠在建立專家系統知識庫以后獨立自主地對檔案的密級、自動標引等內容作出相應的判定，也能夠采用智能技術檢索和搜集檔案資源。在人工智能技術快速發展的今天，專家系統應用于檔案管理是大勢所趨，所以應該提前做好準備。

參考文獻：

[1]郭小磊.淺談人工智能技術在檔案管理中的應用和加強應用的必要性[J].才智,2009(19):36.

[2]黃麗清.淺析人工智能技術在數字檔案信息資源分類與檢索中的應用和發展[J].中國管理信息化,2019(14):164.

[3]沈牡丹,范智新.人工智能時代檔案工作如何尋求新發展[J].蘭臺世界,2018(5):78.

[4]薛四新.云計算環境下電子文件管理的實現機理[M].上海:上海世界圖書出版公司,2013:204-205.

[5]薛四新,袁繼軍,楊艷.新技術環境下檔案從業人員技能探析[J].檔案學通訊,2018(6):54-55.

作者:丁晶晶 單位:河南省白龜山水庫管理局