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摘要：伴隨市場經(jīng)濟的繁榮發(fā)展與信息技術(shù)水平的提高，基層文書檔案管理模式逐步趨向智能化。為此，切實強化文書檔案管理員職業(yè)素養(yǎng)至關(guān)重要。文章簡要論述了基層文書檔案管理工作的基本內(nèi)容與實際意義，同時分析了其中存在的各類問題，并提出了切實可行的改進策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;智能化;職業(yè)素養(yǎng);改進策略

文書檔案管理工作的執(zhí)行效果能夠如實反饋各基層行政管理水平與黨務(wù)公開情況。文書檔案管理工作是指，采用文字或圖表等形式生成各類公共管理活動的完整檔案，進而為需求者提供準(zhǔn)確的參考資料。在新形勢背景下，基層檔案管理人員應(yīng)當(dāng)秉承與時俱進的基本原則，積極創(chuàng)新文書檔案管理模式，提升公共事務(wù)管理水平。

一、開展基層文書檔案管理工作的實際意義

積極落實基層檔案管理工作，能夠為企業(yè)的發(fā)展提供必要的協(xié)助與支持。為此，在實際檔案管理過程中，基層文書檔案管理人員要樹立正確的價值觀念，深化對檔案管理工作的職責(zé)認(rèn)知。

（一）完整且準(zhǔn)確的紀(jì)實憑證

開展基層文書檔案管理工作，能夠為相關(guān)工作人員提供完整且準(zhǔn)確的紀(jì)實憑證。當(dāng)需求者急需調(diào)取某一特定時間段的歷史記錄時，檔案管理工作的重要性進一步得到凸顯，同時，其與企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展也存在緊密的內(nèi)在聯(lián)系。

（二）具有突出的參考價值

文書檔案能夠為各企業(yè)組織開展多元化經(jīng)營管理活動提供必要的參考。文書檔案具有引導(dǎo)和規(guī)范企業(yè)實踐工作的作用。相關(guān)工作人員可以根據(jù)文書檔案提供的參考信息，適當(dāng)調(diào)整社會實踐工作形式，進而促進企業(yè)的良好發(fā)展。

二、開展基層文書檔案管理工作的基礎(chǔ)條件

按照管理層次架構(gòu)分化，基層文書檔案管理工作主要包括本級組織與上級組織兩部分。而這兩種檔案管理模式，都是基層文書檔案管理工作的重要組成內(nèi)容。為此，將文書檔案管理責(zé)任落實到各崗位及個人勢在必行。開展文書檔案管理需要一定的基礎(chǔ)條件，如公文的屬性、文書檔案的記錄格式與處理程度等。基層文書檔案管理主要服務(wù)于預(yù)先完成的文件資料，在實際管理過程中，需要促進檔案管理與文書管理的有機整合，進而提高整個基層檔案管理效率。

三、基層文書檔案管理工作存在的各類問題

縱觀國內(nèi)基層文書檔案管理工作開展情況可知，其中仍存在諸多亟待解決的問題，如文秘與檔案管理工作銜接不暢、各基層部門缺乏協(xié)調(diào)配合、檔案管理人員專業(yè)水平不足、職業(yè)道德素養(yǎng)較差等，這些問題的存在，極大地降低了基層文書檔案管理工作效率，導(dǎo)致整體工程執(zhí)行效果不達標(biāo)。

（一）文秘與檔案管理工作銜接存在偏差

文書與檔案工作既存在著緊密聯(lián)系，又互有分工，既協(xié)調(diào)配合，又不互相干預(yù)。在實際工作過程中，文書與檔案形成了一個分體式的內(nèi)部管理體系，而這也構(gòu)成了行之有效的管理制度。然而，該體制的運行在某種程度上拉大了文書與檔案工作的距離。部分文秘人員對檔案管理工作一知半解，而基層檔案管理人員缺乏對文秘工作的正確解讀，這導(dǎo)致二者在工作認(rèn)知層面存在差異，執(zhí)行效果不夠理想。再者，文秘與檔案管理工作出現(xiàn)銜接主體的偏差，也使得公文格式與處理程序存在諸多錯誤，如用紙不規(guī)范、裝訂不合理、版面不完善、附件不完整等。

（二）各部門缺乏協(xié)調(diào)配合

各部門的文檔工作配合不默契，整體工程執(zhí)行效果難以達到理想水平。企業(yè)的歸檔工作需要整合收集各部門的相關(guān)文件資料，而各部門為了一己之便，往往不樂于將需要歸檔的文件交由檔案員統(tǒng)一保管，這使得檔案集中管理工作因缺乏部門間的協(xié)調(diào)配合而陷入混亂。部分責(zé)任心較強的檔案管理員在多次催繳無果后，只能暫時放棄，而間隔時間越長，出現(xiàn)重要文件丟失的概率也就越高，追究相關(guān)責(zé)任人的難度較大，該類問題極大地制約了整體檔案管理工作的運轉(zhuǎn)。

四、檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)落實不到位

部分企業(yè)的檔案管理人員并未經(jīng)受專業(yè)技能培訓(xùn)，對檔案分類與立卷等基本工作一知半解，綜合素質(zhì)不符合新時期檔案管理工作的基本要求。盡管部分檔案管理人員獲取了職業(yè)資格證書，但并未定期參加專業(yè)技能培訓(xùn)與職業(yè)素質(zhì)教育，導(dǎo)致整體檔案管理水平無法達到令人滿意的水平。隨著計算機系統(tǒng)的優(yōu)化普及與現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，文書檔案管理逐步向著智能化方向轉(zhuǎn)變，然而，各基層檔案管理人員對尖端技術(shù)的接受能力與適應(yīng)能力不足，使得整體工作執(zhí)行效果不夠理想。由此可見，加大對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)與職業(yè)素質(zhì)教育的投入具有實際意義。

五、提升基層文書檔案管理工作水平的可行性策略

結(jié)合上文提出的基層文書檔案管理中存在的各類問題，應(yīng)當(dāng)采取如下幾點解決措施。

（一）執(zhí)行一體化文檔管理模式

文件資料是檔案的前身，文件資料的完整性與準(zhǔn)確性，直接決定了檔案的質(zhì)量等級。高水平的檔案管理是建立在文書檔案部門規(guī)范處理文件基礎(chǔ)上的。為此，基層文書管理人員要樹立正確的價值觀念，強化檔案意識，采取切實可行的措施，積極做好文書材料的立卷歸檔工作。在處理文件資料的過程中，要兼顧檔案工作，執(zhí)行文書與檔案一體化工作模式，而這也對文書檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求。例如，紙張規(guī)格要統(tǒng)一，文體格式要標(biāo)準(zhǔn)化，嚴(yán)禁使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、譽印、批閱文件材料等等。此外，應(yīng)及時且準(zhǔn)確的處理相關(guān)文件；第一時間登記收發(fā)文件，一旦發(fā)現(xiàn)文件缺失，要查缺補漏。尤其是賬外資料，如針對領(lǐng)導(dǎo)會議報告、外帶會議等材料，必須保證文件資料的完整性。再者，強化“文書部門立卷”工作。公文立卷歸檔既是文秘工作的末尾工序，又是檔案管理工作的初始工序，具有承上啟下的作用。總而言之，只有切實強化文書人員的檔案管理意識，才能保證材料采集的完整性與準(zhǔn)確性，為立卷歸檔工作奠定堅實基礎(chǔ)。

（二）促進各部門的協(xié)調(diào)配合

在文書檔案中，各基層部門所生成的檔案往往具有極高的利用價值。為此，檔案管理部門需積極維護各內(nèi)部架構(gòu)的關(guān)系，不斷提升綜合管理水平。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)盡可能的做到“三勤”。首先，嘴勤。工作人員應(yīng)積極與各基層部門員工進行深度溝通，了解近期工作動態(tài)，掌控新項目的執(zhí)行情況；其次，腳勤。要求公司領(lǐng)導(dǎo)定期深入基層部門，掌握第一手工作咨詢；最后，腦勤。結(jié)合本單位的實際情況，制定切實可行的資料采集流程，提高整體工作效率。在實際工作環(huán)節(jié)，必須側(cè)重于企業(yè)的各階段發(fā)展概況，提供有價值的信息資料，從而發(fā)揮出檔案部門的實際價值。

（三）構(gòu)建完善的文書檔案管理制度體系

對于公共檔案服務(wù)中心來說，能否構(gòu)建一整套文書檔案管理制度體系，直接決定了各項工作能否高效運轉(zhuǎn)。具體來說，應(yīng)當(dāng)結(jié)合文書檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀，積極吸取其它企事業(yè)單位的檔案管理實踐經(jīng)驗，不斷優(yōu)化文書檔案管理制度體系，確保其滿足實際發(fā)展需求。此外。為落實文書檔案管理制度，還應(yīng)當(dāng)建立完善的審核體系，并采取定期與不定期相結(jié)合的方式，審核企業(yè)的專項制度執(zhí)行情況，保證文書檔案管理工作能夠嚴(yán)格遵照相關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行。

（四）優(yōu)化文書檔案數(shù)字化建設(shè)水平

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的卓越發(fā)展與互聯(lián)網(wǎng)的普及，數(shù)字化建設(shè)已成為各行業(yè)的主流發(fā)展趨勢。由于文書檔案工作存在一定的特殊性，為此，其數(shù)字化建設(shè)較為復(fù)雜，涉及到多個專業(yè)領(lǐng)域。為此，各企業(yè)應(yīng)當(dāng)秉承與時俱進的基本原則，積極引入檔案管理數(shù)字化技術(shù)，并將其應(yīng)用到文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)，在提高綜合管理效率的基礎(chǔ)上，最大限度地控制人力資源成本。具體來說，企業(yè)需促進數(shù)字化檔案管理模式建設(shè)與長期發(fā)展戰(zhàn)略的有機整合，構(gòu)建完善的內(nèi)部管理體制，采取切實可行的監(jiān)管措施。同時，企業(yè)各內(nèi)部組織應(yīng)積極申報資源審批，不斷提升檔案數(shù)字化建設(shè)水平，優(yōu)化人力資源配置，保障物資儲備。再者，企業(yè)還需在經(jīng)營發(fā)展進程中，及時歸檔處理各類紙質(zhì)檔案，以防檔案丟失，及時錄入管理系統(tǒng)。

（五）強化基層文書檔案管理隊伍建設(shè)

當(dāng)下，隨著科技水平的提高與領(lǐng)域創(chuàng)新，基層檔案管理工作逐步趨向智能化、集成化。即便如此，各基層檔案管理人員也不能完全依賴于信息化管理體統(tǒng)，在必要的情況下，可采取人工干預(yù)的方式。這就需要基層檔案管理人員積極參與專項技能培訓(xùn)，不斷完善檔案管理水平，強化基層隊伍建設(shè)。在招募管理人員時，企業(yè)需優(yōu)先選擇專業(yè)知識儲備充足、實踐經(jīng)驗豐富且職業(yè)素養(yǎng)過硬的人員。針對檔案管理人員的選擇，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重用年輕且技術(shù)過硬的員工，切實解決檔案管理人員工作和生活中遇到的困難，讓其全身心的投入工作，促進檔案管理工作的有序運轉(zhuǎn)。同時，還需建立健全檔案管理人員管控機制，推動基層檔案管理工作的正常開展。不僅如此，還要加強對檔案管理人員的教育工作，突出管理工作重點，深化管理人員的責(zé)任意識，且擴充其理論知識儲備，強化其職業(yè)道德素養(yǎng)。

六、積極創(chuàng)新基層文書檔案管理模式

絕大多數(shù)基層檔案管理人員都從事著枯燥乏味的工作，久而久之，管理人員缺乏工作積極性，整體工作效率下降。為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極創(chuàng)新檔案管理工作模式，為管理人員提供優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境，調(diào)動其主觀能動性，讓員工能夠全身心的投入到工作之中，進而提高工作效率。此外，檔案管理人員還要順應(yīng)市場經(jīng)濟的發(fā)展趨勢，調(diào)整基層檔案管理工作模式，積極探索與創(chuàng)新。文件檔案作為經(jīng)濟發(fā)展的基礎(chǔ)信息資源，有助于推動社會文明的進步。為此，檔案管理人員必須格外重視檔案管理工作，進而為構(gòu)建和諧社會奠定堅實的基礎(chǔ)。

七、結(jié)語

綜上所述我們可以獲知，基層文書檔案管理工作是檔案管理人員的重點工作內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)引起企業(yè)的高度重視。在實際工作環(huán)節(jié)，企業(yè)管理人員需綜合分析檔案管理工作存在的各類問題，然后采取有針對性、有策略性的解決措施，確保檔案管理工作的有序運轉(zhuǎn)。與此同時，提升企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)技能水平，強化其職業(yè)道德素養(yǎng)，以此加強檔案管理工作的有效性，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展貢獻力量。

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作者:王桂娥 單位:青海省海東市平安區(qū)檔案局