前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的基層工作人員檔案管理意識的培養，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。

資料管理是基層工作人員的一項基礎性工作，是部門日常工作有序開展的基本保證，重要性不言而喻。然而，當前基層部門在日常資料管理方面普遍存在著這樣那樣的問題。為了提高基層工作人員的檔案管理意識，使其在日常工作中運用檔案管理方法整理文檔材料，筆者特撰寫此文，希望對大家有所幫助。

一、基層部門日常資料管理常見問題

基層部門在日常資料管理中存在兩大問題：一是沒有保存資料的習慣。有些部門能夠按上級要求上報各種材料，但往往沒有將材料備份后留存本部門，當需要材料作為工作參考時，要么去上級部門查詢，使工作陷入被動狀態；要么束手無策，有的甚至憑記憶重新編造材料。二是資料管理雜亂無章。一些基層部門雖然有保存資料的意識，但是對于需要保存的材料沒有按照問題、類型、時間順序分類整理，而是隨意放置在文件盒中，當需要查閱某個材料時，面對雜亂無序的材料，只能“翻箱倒柜”，既浪費時間，又增加了不必要的工作量。

二、基層工作人員提高資料管理意識的重要性

基層部門日常資料管理中存在的問題，與工作人員缺乏資料管理意識、資料管理方法不當不無關系，它對日常工作會造成兩方面的影響。一是影響部門的工作質量和效率，對單位和部門接受各項評估檢查尤為不利。我們知道，檔案有憑證和參考兩大作用，日常工作中形成的文書材料雖然還不是檔案，但是這些資料實際上也發揮著憑證和參考作用，對部門工作的正常有序開展至關重要。工作中形成的各類文件、各種數據信息、各項工作記錄等資料，如果沒有得到妥善保管，一旦有類似的工作需要參考時就會無據可查，給正常開展工作造成不便。以筆者曾工作過的醫療行業為例，周期性的等級醫院復評是對醫院管理、醫療質量安全等全面、動態的評估，對資料的原始性、真實性和完整性的要求非常高。如果沒有完整的原始材料，醫院就難以順利通過復評。二是從源頭上直接影響單位歸檔工作的質量。基層部門在每年的歸檔工作中，通常按照檔案室劃定的歸檔范圍和歸檔要求，將應當歸檔的材料收集齊全，做到應歸盡歸。由于基層部門工作人員普遍沒有接受過檔案管理方面的培訓，缺乏檔案管理意識和檔案整理常識，導致基層部門材料歸檔工作質量普遍不高。一般來說，工作責任心強的部門大多能按照檔案室的要求完成歸檔工作，甚至會與檔案室溝通，主動將自認為有價值的材料歸檔；而歸檔工作經驗欠缺且工作責任心較差的部門，則中規中矩、按部就班開展歸檔工作。由于各部門工作具有一定的專業性，檔案室的工作人員并不清楚哪些材料是必須歸檔的，如果基層工作人員檔案管理意識不強、工作責任心不強，僅僅按照檔案室通知的歸檔范圍整理歸檔材料，就容易造成有價值材料的缺失；如果在日常工作中對材料保管不當而造成丟失，就難以保證做到應歸盡歸。因此，從提高部門工作質量和效率，提升本單位檔案歸檔工作質量等方面來看，提高基層工作人員的資料管理意識既必要又迫切。

三、基層部門做好歸檔工作的幾點思考

第一，基層工作人員要樹立“以我為主”的檔案管理理念。立卷歸檔原則是“以我為主”，對于本部門日常工作中形成的各類資料，要有意識地及時主動做好收集與整理，以便今后工作有據可查。應當說，“以我為主”這一原則在基層行政部門中能不能執行到位，是能否做好部門日常資料管理的關鍵。第二，基層工作人員要及時對日常工作中形成的材料作分類管理。在檔案管理中，常見的分類方法有問題分類法和時間分類法兩種，對于材料相對較少的基層部門來說，先按問題分類，再按年度分開更為方便實用。以醫院某部門為例，可以按照問題將日常形成的材料分裝在不同的盒子中，即按照黨務類、行政類、教學類、人事類、工會類等檔案管理“一級類目”分類，再按照檔案管理“二級類目”做更加精細的劃分。比如在行政類材料中，又可按照部門形成的文件和收到的材料分類，將不同類型的材料裝入不同的文件盒中。按照年度分類法整理材料，一方面容易查找到相關材料，另一方面可為來年資料歸檔工作的開展提供便利。此外，對于部門常常用到的、不受年度限制的各種材料，應復印后裝入文件盒中，并在盒脊上標明“常用材料”字樣。第三，做好同一材料的電子版與紙質版的“互通”工作。一是同一份材料紙質版所在文件盒位置與電子版所在電腦文件夾位置要一一對應。以醫院辦公室行政類文書材料為例，具體如下圖：二是同一份材料可以用電子版文件名作標識的辦法實現與紙質版材料的位置對應。在檔案管理中，專業的GD2000檔案管理軟件可以幫助檔案人員快速地找到檔案的準確位置，而基層行政部門往往沒有配備這樣的管理軟件。在整理日常文書材料時，我們可以借鑒GD2000軟件的管理方式，在電子版材料的文件名上作標識。比如：《××部門關于開展“七一”主題黨日活動的通知》已存放在紙質版的黨群類的第三個文件盒中，那么，該通知的電子文檔名就可以標注為“××部門關于開展“七一”主題黨日活動的通知（黨群類第三盒）”，由于電腦搜索功能強大，所以只要輸入目標材料的關鍵詞，就可以將查找縮小到很小的范圍，然后按照電腦提示找到紙質材料，這樣查找起來就會非常方便。

四、小結

加強基層工作人員檔案管理意識的培養，不僅能進一步提高工作效率，使日常工作有據可查、有據可依，還能從源頭上確保本單位歸檔材料的質量。因此，我們認為，這是一項事半功倍、不容忽視的工作，應當引起各基層部門的高度重視。

作者:方芳 單位:廣西科技大學