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【摘要】介紹了醫(yī)院后勤采購管理體系中的組織定位、組織架構(gòu)、制度與流程三個主要內(nèi)容，對當前醫(yī)院后勤采購管理中存在的采購效率低、質(zhì)量差、價格高三個主要問題進行了分析，指出采購人員能力不足和采購制度流程繁雜是造成上述三個問題的根本原因，并給出了提高采購人員能力以及制訂采購制度流程的步驟等具體的解決對策與建議，最后對醫(yī)院后勤采購管理的發(fā)展趨勢做出了展望。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院后勤;采購管理;采購制度;采購流程

1醫(yī)院后勤采購的管理體系

醫(yī)院后勤采購涉及的品類除了藥品、醫(yī)療設(shè)備及醫(yī)用耗材以外，幾乎涵蓋貨物、服務(wù)、工程的全部內(nèi)容，如通用物資、機電設(shè)備、計算機硬件等貨物類，基建、修繕、裝修等工程類，物業(yè)管理、機電設(shè)備維保、法律、審計、宣傳等服務(wù)類，甚至還包括物業(yè)出租、物資轉(zhuǎn)讓出售等工作。采購品類繁多，采購金額高、項目多，因此需要建立一個規(guī)范的、高效的后勤采購管理體系。后勤采購管理體系主要包括后勤采購部門在醫(yī)院組織架構(gòu)中的定位、采購部門內(nèi)部組織架構(gòu)及人員職責、采購制度與流程三個方面的內(nèi)容。

1.1后勤采購部門在醫(yī)院組織架構(gòu)中的定位

一般醫(yī)院的采購組織類型分為分散型和集中型兩種，分散型是指醫(yī)院采購職能分散在藥科、醫(yī)療設(shè)備科、后勤管理科等各個職能部門內(nèi)，各職能部門都有采購部門，分散型是目前大部分醫(yī)院采用的類型;集中型是指醫(yī)院采購職能集中在一個部門里(稱為采購中心或招標辦)，負責全院的采購或招標工作，目前只有少部分醫(yī)院采用。醫(yī)院采購組織在醫(yī)院整個組織架構(gòu)中采用何種類型，是由醫(yī)院高層管理者根據(jù)醫(yī)院規(guī)模、人員結(jié)構(gòu)等實際情況以及發(fā)展戰(zhàn)略確定的，各有優(yōu)缺點(見表1)，并無嚴格的固定形式。針對采用分散型采購組織存在的缺點，建議首先應加強采購專業(yè)人才隊伍的建設(shè);其次注重制度與流程建設(shè)，通過規(guī)范化的管理，降低廉政風險;再次是集中采購類別，減少供應商數(shù)量，以達到降低成本的目的。針對采用集中型采購組織存在的缺點，建議嚴格明確與采購工作相關(guān)的各部門職責及工作時限，提高采購人員跨部門溝通協(xié)調(diào)能力，以縮短采購時間，提高效率。

1.2采購部門的內(nèi)部組織架構(gòu)

一般醫(yī)院后勤采購部門是后勤管理科的一個下屬部門，稱為采購組或采購辦公室，通常采購部門內(nèi)部又分采購和物資管理兩個小組。采購小組主要負責市場尋源、供應商選擇、合同簽訂、供應商考核等供應商管理工作以及日常訂單發(fā)送、跟催等日常采購工作;物資管理小組主要負責到貨驗收、倉儲、物流配送、單據(jù)核對、記賬、付款等工作，除此之外還包括固定資產(chǎn)管理工作。醫(yī)院采購組織的基本架構(gòu)如圖1所示。

1.3采購制度與流程

制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則;流程是指為了實現(xiàn)任務(wù)而做的工作順序及工作之間的傳遞和轉(zhuǎn)移關(guān)系;通俗來講，制度就是確定該不該做，流程就是確定該如何做。制度與流程設(shè)計需根據(jù)組織自身架構(gòu)特點和人員配置來制定，是一個循序漸進、不斷修訂完善的過程。一般醫(yī)院都有總的采購制度，后勤采購制度與流程是總制度下的具體實施細則，其設(shè)計的重點應放在兩個關(guān)鍵風險點上，一是買不買的決策權(quán)，二是買誰的決策權(quán)。一般大型項目(我院設(shè)定為3萬元以上)的決策應重點關(guān)注廉政風險，決策權(quán)應采用集體決策的方式。小型項目可采用簡易的三家詢價方式，由采購部門和使用部門共同決策選擇供應商及價格。

2醫(yī)院后勤采購管理的問題分析及對策

2.1存在的主要問題及其原因分析

衡量采購工作的好壞主要看效率、質(zhì)量和成本三項指標。現(xiàn)階段，醫(yī)院后勤采購主要存在采購效率低、產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量差、價格高三個問題。筆者采用根本原因分析法(RootCauseAnalysis，RCA，即根因分析)對三個問題進行了分析，結(jié)果顯示三個問題的根因是采購員能力不足及采購制度流程繁雜不清兩個(見表2)。

2.2解決問題的對策

針對上述根因，筆者就如何提高采購人員能力，以及制定較為完善的、適合院情的后勤采購制度與流程，給出如下建議。2.2.1提高采購人員能力，建立一支高素質(zhì)的采購人員隊伍。首先，選好人。著名的日本企業(yè)家稻盛和夫給出的人才方程式=思維方式×熱情×能力，其中思維方式(即人品)與工作熱情最重要［14］。選擇具有勤奮、好學、積極向上、不自私、誠信等具有良好品德的人是建立采購隊伍的第一步。其次，重視人才培養(yǎng)。從事采購的人員需要具備多項技能，尤其是采購部門的負責人以及采購員這兩個關(guān)鍵崗位。采購員不但要具備采購的專業(yè)知識，還需具備采購對象的基本技術(shù)知識、跨部門溝通協(xié)調(diào)能力及領(lǐng)導力等多項技能;采購部門的負責人還需具備管理學方面的知識。提高采購人員能力的最重要的一點是采購專業(yè)知識的學習，采購人員可通過自學、參加專業(yè)培訓、學會會議交流等多種學習形式提高技能(見表3)。第三，留住人才。一個專業(yè)的采購人員需要經(jīng)過多年的培養(yǎng)，穩(wěn)定的采購人員隊伍是做好采購工作的基礎(chǔ)。要留住人才，一方面靠提高薪資待遇，建議比其他同級崗位高20%以上的薪資;另一方面需建立專業(yè)技術(shù)職稱晉升通道，建議采購人員的專業(yè)技術(shù)職稱可走工程或經(jīng)濟類職稱系列。目前，醫(yī)院由于紀檢監(jiān)察、審計的能力不足，需要靠輪崗方式防范廉政風險，筆者認為這是一無奈之舉，建議加強紀檢監(jiān)察審計部門人員的能力，用制度流程管人代替輪崗制度;如必須輪崗，建議在不同品類的采購崗位之間輪崗，時間間隔應在3年以上。2.2.2制訂完善的、適合院情的采購制度與流程。后勤采購制度與流程的設(shè)計需根據(jù)后勤采購組織的組織架構(gòu)和人員配置來制定，并需要在實踐工作中不斷修訂與完善。這里介紹一下制定制度與流程的具體步驟:(1)成立一個跨部門起草小組。成員包括分管院領(lǐng)導、使用部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門、后勤采購部門、紀檢監(jiān)察審計部門。(2)由后勤采購部門牽頭擬定初稿。具體的制度與流程范例可參考吳龔等的《醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)政府采購規(guī)范化操作與審計實務(wù)》，但需要制定者根據(jù)醫(yī)院的實際情況修改，保證既符合采購工作規(guī)范，又具有可操作性。有些醫(yī)院是由財務(wù)部門或?qū)徲嫴块T制定采購制度及流程，筆者認為這樣不妥，因為財務(wù)部門或?qū)徲嫴块T一般未在采購一線工作過，其通常是參照一般的采購規(guī)范來制定采購制度與流程，與實際工作偏離較大，經(jīng)常會造成無法執(zhí)行的情況。(3)初稿審議。由起草小組共同審議修改。(4)終稿確定。初稿經(jīng)醫(yī)院批準后，確定為終稿。(5)運行中的修訂與完善。隨著外部政策的調(diào)整以及醫(yī)院實際情況的變化，采購制度與流程在實際執(zhí)行過程中也會存在一些不斷變化的問題，因此需要不定期的修訂與完善。

3醫(yī)院后勤采購管理未來發(fā)展的趨勢

醫(yī)院后勤采購管理受到醫(yī)療體制大環(huán)境、醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略以及醫(yī)院整體采購策略變化的影響，但總體上來講，根據(jù)國內(nèi)外其他行業(yè)采購管理發(fā)展的經(jīng)驗，可以預計未來醫(yī)院后勤采購管理的以下幾點趨勢。

3.1組織架構(gòu)的發(fā)展

隨著醫(yī)院對采購工作的重視，醫(yī)院的采購組織將由原來的分散型逐步向集中型發(fā)展，后勤采購也將走集中化的道路。集中型的采購組織職責應不僅包括單純的招標或采購，還應包含整個供應鏈的管理［15］，優(yōu)秀的供應鏈管理，將成為醫(yī)院除醫(yī)療技術(shù)之外的核心競爭力之一。

3.2工作流程信息化

醫(yī)院的后勤采購管理離不開信息化的支持，無論是OA辦公系統(tǒng)，還是物資管理系統(tǒng)(ERP)、電子商務(wù)系統(tǒng)，都應該覆蓋申請審批、供應商選擇、合同簽訂、訂單管理、到貨驗收、付款結(jié)賬、供應商考核等整個供應鏈全過程，從而提高精益化管理效率及水平，以達到高效、低成本的最終目標。

3.3人員專業(yè)化

由于我國采購專業(yè)起步較晚，目前國內(nèi)只有一兩所高校(如北京物資大學)有專門的采購專業(yè)，大部分從事采購的人員都是從其他行業(yè)轉(zhuǎn)行過來的，人才素質(zhì)方面與國際上還有較大的差距。隨著各行各業(yè)對采購工作的重視，將有越來越多的高校開設(shè)采購專業(yè)。醫(yī)院采購工作需要大量的專業(yè)人員，高素質(zhì)的人才隊伍是做好一切工作的根本，采購人員必將走上專業(yè)化的道路。隨著我國醫(yī)藥體制改革工作的不斷深入，建立一個以公益性為主、人人享有基本醫(yī)療保障的醫(yī)藥體系將是未來發(fā)展的大方向［16］。而公立醫(yī)院管理體制的改革是醫(yī)改的重中之重，現(xiàn)階段醫(yī)院的粗放式管理必將被精益化管理所代替，精益化管理將成為未來各類醫(yī)院的核心競爭力之一。作為醫(yī)院重要成本管控的后勤采購工作也應順應形勢，逐步向精益化管理方向發(fā)展，為醫(yī)院和患者提供最大價值的保障服務(wù)。

作者:羅燕偉 梁粵珩 單位:佛山市中醫(yī)院