第一篇:技校檔案管理工作信息化建設(shè)

【摘要】當(dāng)前社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，尤其是信息技術(shù)的快速發(fā)展，對當(dāng)前技校檔案管理工作提出了新的要求，促使將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到技校檔案管理中，以提高技校檔案管理工作的效率和信息化水平。基于此，本文對技校檔案管理工作信息化建設(shè)進行探討。

【關(guān)鍵詞】技校；檔案管理；信息化建設(shè)；探討

檔案管理作為學(xué)校日常管理中重要的組成部分，對學(xué)校管理和發(fā)展具有十分重要的作用。加強技校檔案管理工作可以反映和維護學(xué)校發(fā)展的真實歷史面貌，并服務(wù)于實際教學(xué)，進而推動學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展。近幾年，隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，將其應(yīng)用到檔案管理工作中，極大提高了技校檔案管理工作的效率和工作質(zhì)量，推動技校檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。

一、技校檔案管理工作信息化建設(shè)優(yōu)勢分析

（一）提高技校檔案管理工作的效率。在傳統(tǒng)的技校檔案管理中，主要依賴于人工開展檔案管理工作，在工作過程中容易受到人為因素的影響，影響檔案管理工作效率和質(zhì)量。但是將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到技校檔案管理當(dāng)中，可以促使檔案管理工作更加方便、快捷，檔案管理工作人員的工作效率也會得到很大幅度的提升。與此同時，借助于檔案管理系統(tǒng)，技校管理者、老師、學(xué)生可以根據(jù)各自的權(quán)限登錄到系統(tǒng)中，對自己想要了解的檔案資料進行查詢和瀏覽，在年終歸檔時，只需要移交一份分類組卷清單，并且通過網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案管理數(shù)據(jù)庫中即可，不僅避免傳統(tǒng)的整理、歸檔流程，也提高了檔案管理工作效率。（二）有利于各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計和共享，提高歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。技校在長期發(fā)展中，累積了很多的數(shù)據(jù)資料，同時由于技校校內(nèi)管理對象較多，人員流動性也比較強，需要對諸如學(xué)生入學(xué)、學(xué)生畢業(yè)、老師退休等數(shù)據(jù)進行及時、準(zhǔn)確的記錄、歸檔，運用傳統(tǒng)的手工方式，不僅無法及時進行，還會影響到最終歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。但是通過檔案信息化管理，直接通過計算機就可以及時、準(zhǔn)確地進行統(tǒng)計，并且真實反映當(dāng)時的實際情況。（三）儲存大量數(shù)據(jù)，提高檔案信息安全性。依托技校檔案管理信息系統(tǒng)，可以容納海量技校檔案數(shù)據(jù)，并且實現(xiàn)技校檔案管理高效化，保障檔案信息安全。與傳統(tǒng)人工檔案信息管理相比較，信息化檔案管理主要是將檔案以電子檔案的形式儲存到檔案管理系統(tǒng)中，不僅使得檔案查詢、調(diào)取簡便化，還極大地降低了檔案管理的人工成本。

二、技校檔案管理工作信息化建設(shè)途徑

一、高校檔案與校園文化

（一）高校檔案與校園文化的含義

校園文化是學(xué)校在一定的社會歷史環(huán)境和社會文化背景的影響下，在其自身發(fā)展的過程中形成的，既能體現(xiàn)學(xué)校歷史傳統(tǒng)，又是當(dāng)代學(xué)校全體或部分師生認(rèn)可的、極具特色的思想意識形式。每個學(xué)校都具有各自特色的校園文化，它是學(xué)校辦學(xué)宗旨、教育思想、校風(fēng)校紀(jì)、校容校貌等文化底蘊的體現(xiàn)。校園文化通常表現(xiàn)為物質(zhì)文化、制度文化、精神文化和行為文化幾種形式。它們的關(guān)系是：物質(zhì)文化是表象，是校園文化的基礎(chǔ)；精神文化是靈魂，是校園文化的核心；制度文化是規(guī)范，是校園文化的保證，行為文化是活動，是校園文化的表征，它們一起影響并制約著整個高校的發(fā)展。

（二）高校檔案與校園文化的關(guān)系

高校檔案與校園文化既有區(qū)別又有聯(lián)系，既有共性又有差異。

1．高校檔案與校園文化的共性

從本質(zhì)看，高校檔案與校園文化同屬社會文化范疇，兩者教育方針、教育對象是一致的，都是依托于校園這個大舞臺，以育人為本職，以傳承大學(xué)精神為己任，以開發(fā)學(xué)生心智，培養(yǎng)高素質(zhì)人才宗旨，二者相輔相成、互相交融、互相促進。具體地說，高校檔案中蘊含的豐富的文化信息資源可以為校園文化建設(shè)提供生動、豐富的素材，抓好高校檔案工作可促進校園文化的發(fā)展與完善；而精彩紛呈的校園文化活動又可以為高校檔案提供豐富多彩的文化資源，豐富高校檔案的內(nèi)涵。

一、檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)是信息時代的必然要求

隨著信息時代的到來，管理信息和有效利用信息的技術(shù)已經(jīng)成為衡量社會發(fā)達程度和科學(xué)技術(shù)水平的標(biāo)志。而目前檔案管理卻仍存在著一定的問題，主要表現(xiàn)在：一是檔案管理的觀念落后。在信息時代，對信息的占有成為成功與否的關(guān)鍵。傳統(tǒng)的重藏輕用、封閉狹隘的發(fā)展觀念已不適應(yīng)信息時代的需要，沒有發(fā)揮檔案信息的重要作用。二是檔案管理的技術(shù)滯后。盡管我國基本擁有了從事檔案自動化工作的技術(shù)隊伍及大批的檔案管理實用系統(tǒng)。但是，從總體來看，尤其是在NII（信息高速公路）計劃的大環(huán)境下，我國目前的檔案管理在檔案查詢、檔案對接等等方面還存在著技術(shù)落后問題。三是專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)不高。目前，我國從事檔案管理的專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)還有待提高，應(yīng)有一批既懂檔案管理知識又懂計算機程序的人才從事檔案管理。上述問題成為制約檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵。檔案部門作為社會信息資源服務(wù)系統(tǒng)的重要組成部分，在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中也將發(fā)揮越來越重要的作用。檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)是大勢所趨、是信息時代社會發(fā)展的必然要求。

二、信息時代檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

在信息時代，檔案部門領(lǐng)導(dǎo)一方面要更新各自的知識領(lǐng)域，樹立服務(wù)的觀念及對外開放檔案管理觀念。根據(jù)人們對知識、信息的需求，加大信息的收集、存儲、加工傳輸諸環(huán)節(jié)的工作力度，積極主動為社會和經(jīng)濟建設(shè)提供真實可靠的服務(wù)，逐步使檔案工作從傳統(tǒng)的館藏模式向檔案信息中心模式過渡。另一方面要加快管理思想現(xiàn)代化。在信息時代，檔案工作作為一門科學(xué)，要掌握檔案的規(guī)律，樹立現(xiàn)代化意識，以科學(xué)的精神辦事，才能使檔案工作向現(xiàn)代化管理方向發(fā)展。

（二）加大檔案管理硬件投入

在信息時代，無紙化辦公已經(jīng)成了一種必然趨勢。而實現(xiàn)無紙化辦公，最基本的條件就是硬件設(shè)施現(xiàn)代化。對于檔案管理工作來說，電子計算機、縮微復(fù)制設(shè)備以及先進的庫房設(shè)備，是實現(xiàn)硬件設(shè)施現(xiàn)代化的基本條件。目前，國內(nèi)大中城市的檔案部門基本上擁有了這樣的現(xiàn)代化設(shè)施，但是，要實現(xiàn)真正意義上的網(wǎng)絡(luò)管理，僅僅在幾個城市、幾個地區(qū)擁有這樣的硬件設(shè)施是不夠的，必須在全國的檔案管理部門實現(xiàn)一種設(shè)施的同步完善，檔案管理工作才能達到真正的網(wǎng)絡(luò)互動。

1.人事檔案對高校發(fā)展建設(shè)的服務(wù)作用

人事檔案是人事管理實踐活動的產(chǎn)物，是一個人成長經(jīng)歷的記載，有原始材料和歷史證件組成，它記錄了一個人的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程。它服務(wù)于本單位的組織人事工作，服務(wù)于當(dāng)事人。高校人事檔案作為教職工的重要履歷資料，既是學(xué)校各級部門考察提拔干部的重要憑證，在人事制度和分配制度改革中有著舉足輕重的作用，又是改革發(fā)展的重要信息資源。

1.1人事檔案是組織人事工作的重要依據(jù)

新時期的高校人事制度要求組織及領(lǐng)導(dǎo)能夠“知人善任”，這就要求組織在選拔人才的時候能夠善于了解人、使用人和培育人，做到選賢舉能。因此，在選拔人才的時候要全面了解其歷史經(jīng)歷，以能夠是學(xué)校的人事制度更加科學(xué)地制定。而人事檔案中記載著一個人的政治思想、道德水平、政策水平、組織活動能力、學(xué)歷知識水平、業(yè)務(wù)技術(shù)專長、家庭社會關(guān)系和身體健康狀況等。查閱一個人的人事檔案就能夠?qū)Ρ徊殚喺哂幸粋€較為全面的認(rèn)識。上級組織只有將一個人的現(xiàn)實表現(xiàn)與歷史情況有機地結(jié)合在一起，才能全面的了解他，以能夠在日后的任用中揚長避短，調(diào)動教職工的積極性，為學(xué)校的發(fā)展貢獻自己的聰明才智并不斷完善學(xué)校的人事制度。

1.2人事檔案是維護個人權(quán)益和福利的法律信證

檔案在當(dāng)今社會中的作用越來越重要，在學(xué)校中也是一樣，教職工如果沒有檔案，很多手續(xù)就無法辦理。隨著學(xué)校保障制度的建立與完善，在養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、生育保險、工傷保險、失業(yè)保險及退休后保險金的發(fā)放問題上，個人檔案所記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、受保時間等都是最主要的依據(jù)，沒有人事檔案，社會保障與本人福利將受到影響。同時，在教職工的職稱評定時，也需要檔案作為信證，而職稱的評定直接與教職工的收入掛鉤。公平合理的分配制度能夠激發(fā)教職工的工作熱情，使他們更加積極地投身到學(xué)校的建設(shè)中去，為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

2.文書檔案對高校發(fā)展建設(shè)的服務(wù)作用

1企業(yè)檔案管理和企業(yè)文化建設(shè)的內(nèi)容與關(guān)系

1.1檔案是企業(yè)文化建設(shè)的基礎(chǔ)和依據(jù)，并服務(wù)于企業(yè)文化建設(shè)。

檔案記錄著企業(yè)的成長，是企業(yè)發(fā)展的歷史長卷，記述和反映了企業(yè)文化建設(shè)的歷史，包含著企業(yè)發(fā)展過程中做形成的價值觀念、經(jīng)營哲學(xué)和拼搏奮進的精神取向，而這些都是企業(yè)的文化建設(shè)的前提和依據(jù)。企業(yè)檔案的有效管理為企業(yè)文化建設(shè)提供了大量的歷史文獻和各種有效資料和素材，可為新時期企業(yè)文化建設(shè)提供借鑒和依據(jù)，同時營造了濃厚的文化氛圍并樹立了了企業(yè)良好的形象。而企業(yè)文化也是以檔案為依托，企業(yè)文化以檔案形式為表現(xiàn)，檔案多年的文化沉淀形成了企業(yè)文化，可以說，企業(yè)文化的建設(shè)離開企業(yè)檔案管理是無法完成的，二者相輔相成，相互促進。

1.2企業(yè)文化的發(fā)展也影響著企業(yè)檔案收集整理和鑒定工作。

企業(yè)文化作為整個企業(yè)的精神和靈魂所在，體現(xiàn)了企業(yè)的個性特征和獨特魅力，是企業(yè)管理活動的重要組成部分，指導(dǎo)著企業(yè)發(fā)展的方向。企業(yè)檔案是企業(yè)文化的組成部分，其存在價值在于滿足企業(yè)的發(fā)展需要。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)文化也會隨之不斷地完善，企業(yè)文化所體現(xiàn)出的價值取向的改變和發(fā)展也影響著檔案管理工作，也就是說企業(yè)文化若發(fā)生變化，企業(yè)員工受到企業(yè)文化的影響，在收集和整理企業(yè)檔案過程中，對企業(yè)檔案在收集管理和主觀鑒定，也會隨之發(fā)生相應(yīng)變化。

1.3二者對企業(yè)的發(fā)展有著相同之處。

企業(yè)檔案管理和企業(yè)的文化建設(shè)都共同服務(wù)于企業(yè)管理工作，是企業(yè)管理工作的組成部分，他們共同致力于引導(dǎo)企業(yè)員工形成積極的價值取向，共同影響著企業(yè)的決策方向，對企業(yè)的發(fā)展有著推動作用。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的特點

(一)信息化程度高。

在高校檔案管理信息化建設(shè)過程中，要將高校檔案資源數(shù)字化，必然會涉及到許多信息技術(shù)方面的相關(guān)內(nèi)容。比如建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫的時候，對數(shù)據(jù)庫要定期進行維護與更新，就要有相當(dāng)程度地計算機軟件方面的知識。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的開展，特別是隨著計算機管理檔案軟件的開發(fā)、利用、升級、以計算機應(yīng)用技術(shù)為主體的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在各層次檔案管理系統(tǒng)廣泛地應(yīng)用。

(二)檔案管理人才專業(yè)水平較高。

對于高校檔案管理信息化建設(shè)的推進，在工作中這些信息技術(shù)以及軟件都是有人在實際操作。這就要求我們的工作人員必須對信息技術(shù)有一定的了解，并擁有較強的實際操作能力。在高校檔案管理信息化建設(shè)過程中，人員隊伍呈現(xiàn)出專業(yè)素養(yǎng)較高的現(xiàn)象。

(三)館藏資源傾向于社會化。

檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)就是將館藏資源面向社會，將檔案信息資源服務(wù)社會化，以實現(xiàn)檔案信息資源資源共享。因此，以后將會有多的檔案信息不僅面向全校師生，還將逐步面向全社會。

一、高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

（一）檔案信息的數(shù)字化

檔案信息的數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫[1]。檔案信息數(shù)字化的原則：規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則。

（二）檔案網(wǎng)站建設(shè)

檔案網(wǎng)站是檔案機構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立的站點，它一般是以主頁方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，是檔案部門聯(lián)系社會的重要窗口。檔案網(wǎng)站的功能有：服務(wù)功能、宣傳功能、交流功能。檔案網(wǎng)站的主要內(nèi)容：檔案工作信息、檔案機構(gòu)信息、檔案資源信息、檔案利用服務(wù)信息。

（三）數(shù)字檔案館建設(shè)

數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，它強調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利。數(shù)字檔案館的主要特點：A存在方式上的特點，是一種無形的信息組織與利用環(huán)境；B運行方式上的特點，存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化；C功能定位上的特點，以存取為中心。[2]

第一篇

一、什么是檔案的電子信息化

現(xiàn)如今是一個對于信息的溝通要求非常高的時期，可以通過計算機等先進的辦公儀器對于電子文檔進行迅速的傳播和處理；能夠分享電子文件，而且再也不用受到距離長短和時間多少的制約；而且計算的有著儲存數(shù)量非常大的特點，所以說，可以憑借這些計算機手段把一個紙質(zhì)檔案管理局十幾年、幾十年或者是更長時間的館內(nèi)儲藏文件都儲存在電腦里面，所有的對象在隨意的地區(qū)、隨意的時間都可以對于這些儲存的檔案進行查詢和閱讀。能夠?qū)﹄娮游臋n進行儲存，這些傳播媒介都有著保存時間比較長、便捷傳播、存儲、讀取，而且外面的環(huán)境對于這些電子文檔的制約都比較小，而且特別安全、穩(wěn)定。

二、檔案管理信息化在我國當(dāng)前的狀態(tài)

沒有對電子檔案樹立比較強的意識。在有些管理人士來看現(xiàn)如今的電子存檔比起來以往的普通紙質(zhì)存檔，沒有實在的感覺，這些人覺得只要是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還完好，它們的檔案管理就不會出現(xiàn)差錯，這就讓管理人士對于信息技能的使用缺少主動性。另外，因為電子檔案在管理的過程中比較復(fù)雜，在不是很長的時間內(nèi)不能有好的效果呈現(xiàn)，而且還要有一定的專業(yè)知識來支撐，這就讓檔案管理人士對于電子檔案的管理失去了信心，當(dāng)然也就不主動承擔(dān)電子檔案的管理工作了，從而沒有對電子檔案樹立比較強的意識。

檔案管理的準(zhǔn)確化、流程化不夠有待增強。基本工作的規(guī)范化、準(zhǔn)確化是檔案管理信息化的基本條件。因為有些以前留下的問題，檔案館工作有些不是很好的的基礎(chǔ)，它們的檔案紙質(zhì)質(zhì)量也非常的不好，特別是對檔案目錄的細(xì)化不是很高，讓系統(tǒng)軟件轉(zhuǎn)移的可能性非常低，這對于檔案管理也有著一定的限制。

沒有從互聯(lián)網(wǎng)信息技能特征和進步上思考檔案管理的技能準(zhǔn)則、組織工作流程標(biāo)準(zhǔn)，光盤是基本上所有檔案的資料，現(xiàn)如今的目錄準(zhǔn)則、檔案規(guī)劃、分類方式和有關(guān)規(guī)定對于它們的推動已經(jīng)非常不適合。檔案管理計算機軟件的信息管理技能不是特別強。現(xiàn)如今的檔案管理中，信息原來的承載量的通用性不夠。在檔案機構(gòu)中因為他們使用的計算機沒有統(tǒng)一的型號，規(guī)模也是各種各樣的，它們的檔案軟件一把都是為自己開通的，這就讓這些計算機軟件之間不兼容。所以說，這就是一點很大的缺陷。因為不能實現(xiàn)共同使用，在存檔之后的讀取只能在一臺計算機上進行，這就導(dǎo)致了工作效率的大大減慢。