1內容管理

隨著高校擴招以及校企合作的擴大，傳統的人工檔案管理突顯出太多的弊端。使用計算機、網絡、服務器等現代信息技術對學籍內容進行管理，不僅能夠將學生的各項檔案信息轉化成數據，建立起資源檔案庫，還能方便校方統計和調用。學籍檔案內容管理是一個內涵豐富的概念，其內容包括多種形式，對于學籍檔案而言，主要包括元數據與數據的關系。內容管理的具體實施是在管理目標的要求下，進行內容建模、元數據提取、設定元數據信息、設定管理內容之間的關系。以學生體檢表為例，其元數據主要包括學生姓名、學號、入學時間、專業、班級，數據主要有體檢項目、體檢結果等。另外，復雜的元數據可能具有層次結構，可以通過多個相互關聯的表實現。由此可見，通過資源服務器進行內容的存儲，并通過應用服務器向外提供服務。通過學籍檔案管理系統還可以實現在線學籍管理系統的有機整合。具體做法是通過在現有的在線學籍管理系統中添加動態學籍檔案生成模塊（可以采用圖片、文檔等多種形式，其中PDF格式是目前比較常用的選擇），然后利用從關系數據庫中提取的元數據直接生成電子檔案和元數據信息，再經由內容管理系統的應用程序編程接口，在元數據服務器和資源服務器中進行存儲。這一系統的整合大大節約了人力、物力，提高了自動化處理效率。

2載體管理

我國高校學籍檔案一般包括紙質材料、電子文檔及其他各類特殊載體材料，按照規定應保持各類材料質地優良、無破損、聲像清晰和干凈整潔。在現實中，往往由于入學教育的缺失、學籍管理手段的落后以及學籍管理決策功能不足等原因，導致高校學籍檔案管理中存在不少問題，如輕視學籍管理、隨意更改學籍信息等，在一定程度上影響了學生管理和學校的教學秩序。傳統的紙質檔案目前仍在大規模應用，如錄取表、學籍卡、成績表、畢業生審批登記表等，這些檔案資料在經多次查閱、復印后會出現不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計算機技術的發展而產生的新質文件，通過編碼和解碼進行數字形式的信息呈現，其生成、存儲、讀取的載體是計算機和各種硬盤、光盤、磁盤，并能通過網絡進行異地傳輸，具有高度共享性，不受時間和地點的限制。只要保存技術到位，不易產生損毀，并能無限復制。可見，雖然紙質檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發展方向。在制作電子檔案管理時應當注意以下問題：（1）將紙質檔案文件轉換成電子文件時，必須與紙質等文件之間建立起準確、可靠的標識關系；（2）采取嚴格的加密認證等措施，切實保證電子文件不被非正常使用和改動；（3）做好備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留；（4）收集用文字處理技術形成的電子文件時應注明文件存儲格式和屬性；（5）收集圖形、視頻電子文件時，應注意其壓縮算法和相關軟件。此外，還要注意電子檔案保存的有效性：（1）每年對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記；（2）按時進行抽樣機讀檢驗；（3）進行設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；（4）每隔四年，對磁性載體上的電子檔案進行一次轉存。

3使用管理

在信息化社會中，信息服務越來越普遍，傳統的檔案服務方式應不斷改革和發展。高校檔案管理人員應將過去那種檔案查詢的服務模式轉變為檔案信息的開發利用模式。學籍檔案的應用者可以按照系統用戶分為學籍檔案申請者和學籍檔案使用者，其中申請者主要是指學生本人，使用者指的是接受申請的單位。通過現代信息使用管理技術，可以分別進行使用，既方便申請者查閱和申請調取某些檔案信息，也能方便校方進行查閱、統計和管理。檔案管理者的工作重心應轉移到引導用戶檢索上來。首先，將檔案信息設置索引編號，進行重新歸檔。其次，對用戶進行檢索培訓和引導。值得一提的是，目前二維碼的應用是非常廣泛的，在學籍管理系統中也可以進行開發利用，雖然在高校系統中二維碼還屬于一個新領域，但相信不久的將來將會有廣泛應用。例如畢業生的身份識別模塊，它是特別針對需要獲取學籍檔案的畢業生而設計的。由于學號是一一對應的，是學生的唯一標識，因此管理系統可以將學號作為索引檢索學籍檔案數據庫，學生所輸入的提示信息如果與數據庫中的信息完全一致，則能生成一個屬于該學生的唯一二維碼，這個二維碼保存了該畢業生的所有個人信息，還能連接到該生的入學名冊、成績單、畢業證、學位證等的驗證界面上。要進一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對二維碼的認可度，還要加強檔案門戶網站的建設。基于目前的學籍檔案管理系統，以學生申請網上下載成績單為例，學生調取成績單的程序如下：（1）學生本人登陸學校網站，通過驗證個人信息（用戶名和密碼），進入學籍檔案管理系統，填寫下載成績單的申請表；（2）驗證通過后，網絡服務器向元數據庫服務器申請訪問令牌（包括檔案地址和時間有效期等信息）；（3）元數據服務器將訪問令牌傳遞給網絡服務器；（4）網絡服務器按照申請者填寫的信息將內容訪問令牌分發給檔案使用者；（5）檔案使用者向資源服務器索取成績單；（6）資源服務器將成績單返回給檔案使用者。同樣道理，校方管理者如需調取檔案信息也按照類似步驟進行，既方便又科學，尤其是現在新的教學模式和課外實踐課程的增多給學籍管理帶來了很大難度，利用現代信息技術進行管理則能化難為簡。

4結語

一、分化發生在學科知識體系內部

社會學科中的大部分學科的知識體系都包括兩個部分:“形而上”、“形而下”。“形而上”指的是那些比較抽象的、原理性比較高的知識內容，而“形而下”是指那些應用性比較強、實驗方面的內容。這兩種分布在兩級的知識內容通過一定的邏輯聯系在一起，并且成為一個完整學科缺一不可的重要組成部分。圖書情報與檔案管理學科的分化還體現在學科知識體系內部，就是指在“形而上”和“形而下”兩方面的擴展。作為管理學科中的典型的應用型學科，圖書情報與檔案管理學科的知識體系更加偏重于對于應用價值比較高的知識內容的講授，也就是更加偏重于對于“形而下”內容的講授，這在一定程度上也就造成了“形而下”強而“形而上”弱的特點。隨著社會的不斷發展，圖書情報與檔案管理學科也發生了一定的變化，使學科從更加偏重于對于操作性的原理的總結概括，轉變為對于經濟發展密切相關的經濟信息內容的概括總結，一方面改變了圖書情報與檔案管理學科傳統的“形而下”強而“形而上”弱的特點，在一定程度上促進了圖書情報與檔案管理學科的分化，在“形而下”方面更加注重接地氣，深入了解，不斷做精做細;另一方面在“形而上”方面不斷深挖，在理論進一步成熟的基礎上進一步深入探討，不斷地出新與實際需要相聯系的理論學說，為解決實際問題提供理論依據。圖書情報與檔案管理學科的“形而下”與“形而上”的兩級化發展，并沒有阻礙該學科的發展，相反的在一定程度上促進了該學科整體水平的發展，使該學科的實際社會影響增強，以前對于該學科的一些批判性的言論已經不見了，換來的是社會對圖書情報與檔案管理學科的全面認識和發自內心的認可，以及與之相關學科的蓬勃發展。

二、圖書情報與檔案管理學科的整合

自從二十世紀五十年代起，我國的圖書情報與檔案管理就已經進入到整合為主流形態的發展階段。圖書情報與檔案管理學科的整合方式主要有兩種:通過一級學科內部的三個二級學科集成融合，以及跨學科外部交叉綜合兩種方式出現。［2］

(一)一級學科內部的集成融合是實現該學科內部整合的有效手段之一

學科集成指的是把N個分支學科綜合在一起，使這些分支學科之間產生聯系，最終形成一個有機學科整體，而學科的融合是指將N個學科綜合在一起，使他們之間相互影響、相互融合，從而發生反應，產生一個全新的學科。圖書情報與檔案管理學科也是檔案學、圖書館學、情報學三個學科在經歷融合以后形成的一個全新的學科。不管是圖書館學還是檔案學、情報學，都原本是文獻科學的組成部分，但是隨著學科發展，他們逐漸獨立出來，成為三個獨立學科。但是這三個有著共同的理論基礎、邏輯關系的獨立學科并沒有實現有機的整合，重新形成一個新的學科，實現一加一大于二的理想效果。直到1997年，國務院在頒布的文件中打破了原先這三個學科并不屬于一個學科群的慣例，并將其整合為一個一級學科，這也使得圖書館學、情報學、檔案學三個學科有了可以整合在一起的基礎。自此以后，圖書情報與檔案管理學科得以出現，并不斷發展，為社會的經濟發展提供了重要的理論指導。

(二)除了通過集成融合的方式實現圖書情報與檔案管理學科的整合，還可以借助交叉綜

1工作的內容與要求

1.1由傳統的分散式管理向集中統一管理轉變

過去行政文書、人事和科研等檔案分別由醫院辦公室、人事部門和科研部門負責收集與管理，現在檔案由各部門收集后，交醫院中心檔案室統一集中管理。

1.2逐漸由紙質文件管理轉向電子文檔管理

當前，電子文檔的保存成為醫院檔案管理工作的一項重要內容。伴隨多媒體技術的發展，聲像等多媒體檔案也逐步增多。比如，隨著攝像成本的下降，醫院宣傳、營銷對影像制品需要的增多，而如何存貯并有效使用這些資料，對醫院檔案管理人員提出了新的要求。

1.3醫院檔案信息利用要求增強

隨著醫院對各類檔案信息的利用不斷增加，很多醫院組建了各類檔案的一體化信息中心，原先是用戶到檔案部門查找所需信息，現在則要求檔案信息部門能圍繞醫院的核心工作及時主動提供信息，從而為醫院運營提供支持，這就要求檔案管理人員與時俱進，能及時學習并更新知識和技能。

一、完善檔案管理基礎設施的建立，加強硬件配置

近年來，中等專業院校的重要性越發顯著，其綜合辦學條件有所改善，硬件設施也越來越健全，但是由于檔案管理意識不強，導致檔案管理的基礎設施一直沒有較大的改進，檔案管理的基礎設施越來越無法與學校綜合建設形成很好的配合。檔案管理硬件設施的不完善造成了極大的人力物力的浪費，增加了檔案管理的難度，導致檔案的在收集和傳遞的過程中嚴重失真，甚至對教學工作也帶來很大的沖擊。因此我們在進行學校綜合基礎設施的改進過程中，也應該把加強檔案管理的基礎設施建立提上日程，為檔案管理營造良好的環境，讓檔案管理人員的才能以及專業素養得到更好的發揮。當然要適應現代技術的日新月異，新時期的中等專業院校在進行檔案管理時，還應該建立合理的檔案自動化管理系統，充分將科技運用于檔案管理當中，通過選擇合理的技術路線來推動自動化。

檔案的信息自動化系統建設，是提高檔案管理的物質基礎和減小檔案失真可能性的重要手段，更是與現代化的專業檔案管理人員的教育接軌的重要途徑。當然檔案信息自動化系統建設也不是一蹴而就的，其中必然會遇到諸多的矛盾與問題，我們應當將積極進取、開拓創新的思想運用于學校的檔案管理中，著眼于提高系統的整體水平，有重點的抓好數據庫建設，慎重選定適合本學校的技術路線，實事求是一步步改進管理體制。

二、提高檔案管理人員的專業素質

隨著當代科技的日新月異，許多學校已經開出了檔案管理學、圖書館管理學等學科來培養專業的高素質的檔案管理人員。隨即檔案管理也對其工作人員提出了新的更高的要求。

首先，檔案人員要有一定的文化水平和駕馭文字的能力，檔案大部分是文字類型的信息，要做好檔案管理的工作，檔案管理人員要能用文字與各部門交流，才能收集到全面正確的檔案信息；要能理解自己所搜集的檔案，才能夠完成對檔案管理在檔案收集之后的后續工作，例如整理、分類、編目等等。

其次，要熱愛學習，對檔案管理工作充滿熱情，無論在何種行業，從事什么工作，光是有完成任務的心都是不夠的，要不斷地學習新的知識，要熱愛你的工作才能夠好的完成一項工作，這在檔案管理工作中尤為重要，否則很容易因為整天枯燥地面對檔案而產生應付的心理，加之現代科技發展迅猛，不斷學習才能適應工作甚至事半功倍，否則容易被工作所淘汰。

一、傳統紙質檔案管理特點

傳統紙質檔案管理技術。對于傳統紙質檔案的管理方式和手段等，受限與當時的技術，主要是手工的方式進行檔案的整理和利用等各種工作，對于紙質檔案的保存和保護等工作都是用傳統的物理和化學技術進行，在紙質檔案管理工作的后期，雖然采用了一些計算機等進行輔助的管理，但是由于當時的計算機和互聯網還都不發達，因此當時的計算機輔助對檔案的管理功能都比較單一，對于檔案管理技術的研究等也都是以紙制的檔案管理為主，圍繞紙質實體檔案的整理和保管等進行研究，由于我國的歷史悠久，對于傳統的實體檔案管理也有很長的歷史，因此很多研究都是基礎我國傳統歷史中對檔案管理經驗和改進，值得注意的是，由于歷史學家研究歷史和編寫一些歷史文獻的需要，對歷史檔案進行了簡單的分類和整理方法進行了研究，可以說我國對檔案管理進行專門研究從20世紀20年代左右就開始了，只是當時的對檔案管理的研究比較粗淺，而且對前人檔案管理經驗總結性較強，到了20世紀40年代左右，我國出現了一些檔案管理學的著作，這些注重也標志著我國檔案管理學的開始，但是這一時期的檔案管理研究也有一些局限性，主要表現在研究都是關于檔案管理的方法，而對檔案的分類管理和一些管理的深層理論等涉及較少，在新中國成立以后，檔案管理學才開始真正成為一個獨立的科學，隨后檔案管理的理論等都得到了快速的發展，檔案管理的研究更加符合實際檔案管理工作，但是這一時期檔案管理的案件也局限在檔案的分類、排架和保存等。

二、數字化信息檔案管理的特點

從20世紀80年代開始，我國的系統論、信息論和控制論等理論開始發展，同時，計算機、互聯網和數據庫等基礎設施也快速發展，這些都給檔案管理工作提供了理論和實際的基礎，通過這些理論和技術的使用，檔案管理進行了革命性的發展，檔案中的內容開始脫離紙質的載體，檔案中的信息更加概念化，直接對檔案信息進行管理和利用。

1.數字化信息檔案管理的內容。在這一階段中，對檔案的管理已經不在是紙質檔案的管理，對檔案中信息的利用也不局限于檔案中內容的需要，更多的是對深層檔案信息的查詢等利用，這一階段對檔案管理的內容也從傳統紙質檔案管理時的六個環節變成八個環節，多出了檔案的檢索和編研兩個環節，到了20世紀末，對數字化的檔案管理已經有了簡單的整理、深入檢索、優化利用等概念，在2000年的12月，我國檔案局頒布了《歸檔文件整理規則》，對我國的檔案管理工作提供了法律上的規范，其中規定了文書檔案實行了卷改件原則，各方面的因素都導致傳統紙質檔案的管理在全部檔案管理中的比例越來越小，而在檔案管理工作中對檔案中內容的開放和利用越來越受到重視，對檔案的編研工作開始向服務社會方向轉變。

2.數字化信息方案管理的技術。在這一時期，隨著計算機和互聯網的普及應用，檔案的管理工作也開始有傳統的手工管理向計數機管理轉變，信息技術在這一時期的檔案管理工作中得到了全面的應用，通過互聯網檔案管理系統，數字化的檔案都是以電子文件的形式存在，而傳統的一些紙質檔案，也可以通過一些掃描等技術手段，轉變成數字化的檔案，這樣數字化的檔案可以實現檔案的微縮保存，通過計算機和互聯網的檔案管理系統，對檔案信息的檢索也更加簡單，通過互聯網的應用，對檔案信息的管理和利用也可以突破地域和時間的限制，而且不同地域之間的檔案信息可以通過互聯網實現共享，對檔案的檢索和利用的效率得到了大幅的提高，在2002年的11月，我國頒布了《全國檔案信息化建設實施剛要》，對我國檔案信息化的建設和目標提出了政策上的引導。

三、檔案管理的知識化

【摘要】

“文書與檔案管理”是鐘山職業技術學院文秘專業和人力資源管理專業開設的一門專業基礎課程。長期以來，這門課程留給教師和學生的印象往往是枯燥乏味的。面對注冊入學招生時代下的學生，運用原有的教學方法已經很難提高學生的積極性，因此這門課程的改革勢在必行。本文從“文書與檔案管理”課程的內容、教學現狀以及教學改革的策略等方面來論述。

【關鍵詞】

高職文秘 文書與檔案管理 課程改革

“文書與檔案管理”是文秘和人力資源管理專業開設的一門專業基礎課程，3學分，48課時。由于課程內容缺乏生動性，“枯燥乏味”便成為其專有名詞。通過幾年的教學實踐，筆者一直致力于本門課程的改革探索，現就此談談自己的思考。

一、“文書與檔案管理”課程的內容

“文書與檔案管理”是建立在文書學、檔案學、管理學等基礎之上的一門應用學科，也是文秘和人力資源專業的重要課程之一。通過這門課程的學習，使學生掌握文書學和檔案管理學的基本知識、方法和技能，逐步掌握文書處理和檔案管理中各個環節的操作過程，從而為今后的實際工作奠定良好的基礎。本門課程為48學時，其中理論講授36學時，實踐為12學時。主要的課程內容包括：文書的概念；文種的概念；公務文書的種類、體式、稿本和行文制度；公務文書的處理程序、立卷歸檔；檔案的收集、整理、鑒定、檢索、保管、統計、提供利用、編研等方面的實體管理以及對檔案內容的開發利用等等。

摘要：

學籍檔案對學生來講極為重要，是學生在本階段學習的重要記錄憑證也是其進行下一階段學習或者工作的重要保障，因此做好中學學籍檔案管理工作就顯得具有較強的現實意義。筆者在本文中首先研究了中學學籍檔案管理中存在的問題，然后提出對學籍檔案管理進行優化的措施，同時還研究了在利用檔案過程中應該注意的相關問問題，以期更好的管理中學學籍檔案。

關鍵詞：

中學；學籍檔案；問題；解決措施

進入新新世紀后，國家對教育教學愈加重視，同時作為學生重要的學習記錄，學籍檔案管理工作異常中重要。學生在中學期間的活動情況主要由學籍檔案進行記錄，是學生升學、工作等重要的依據，科學的管理學籍檔案，是每一位檔案管理人員的首要任務。對學生來講，學籍檔案極為重要，一旦在管理中出現問題，會嚴重影響學生今后的學習和工作。基于學籍檔案管理的重要性，對中學檔案管理中存在的問題進行研究并提出有針對性的解決措施就顯得具有較強的現實意義，筆者在本文中對此進行探討和研究。以期進一步促進中學學籍檔案管理工作。

一、學籍檔案管理中存在的問題

1、學校管理者的重視力度不足

摘要：學籍管理是高校教育運作環節中不可缺少的組成部分，是對高校學生的入學情況以及在校狀況與畢業狀況的記錄形式；對學校的招生工作、平常對學生的管理工作、學生獎罰工作以及留學升級、就業工作等均具有不可或缺的重大意義。因而伴隨著各種技能的不斷發展，高校學籍檔案管理在現代化網絡教務環境中的弊端也逐步顯現，特別是對這種中外協同辦學的新式辦學方案造成很大的困難。在此環境中，從中國高校學籍檔案管理的狀況與的問題著手，對中國高校管理學籍網絡化軟件的運用狀況與其高校檔案學籍管理的有效手段實行研究以及探析。

關鍵詞：網絡教務；高校；學籍檔案管理

檔案管理工作本身具備必然的復雜性以及繁瑣性，因此需要耗損大量財力、物力以及人力。除此之外，檔案管理工作對檔案管理機制以及管理檔案體系均具有極高的需求，反之又使管理檔案體系以及管理檔案工作產生了問題，帶來一系列麻煩，因而管理檔案的工作成效大幅度的降低。而管理檔案也是高校日常工作中極其重要的一部分，學生的檔案學籍管理是高校管理檔案工作的重中之重。學生檔案學籍管理不但與學生的入學、在校以及畢業全進程記錄完善準確緊密相關，還關系到學校是否能夠使用有關的信息展開更好的檔案管理工作。然而，現階段中國高校學生檔案學籍管理的現狀讓人堪憂，而且對高校檔案學籍的網絡化變革也變得十分迫切。

一、現階段高校檔案學籍管理的狀況

當下中國高校學生檔案學籍管理已然產生了重大的改變，其最顯著的特征體現在學生檔案學籍管理內容的變革以及檔案學籍管理形式的變革上。在傳統階段，學生檔案學籍管理內容基本上是學生的考試成績以及平常學習或生活中的獎罰情況這兩部分。因而由于網絡化以及信息化的到來而改變了這兩種性能的原始記錄以及運行狀態，我國學生檔案學籍管理內容也逐步豐富起來。總的來講，高校學生檔案學籍管理的內容基本上記錄了學生在學校全部重要的事情，不僅包括獎罰狀況、成績狀況等一些重要事情，而且已然達到了對學生從入學到畢業的全進程管理。在檔案學籍管理的形式上，我國高校檔案學籍管理也由單一紙質的管理檔案向紙質和網絡化相結合的管理形式轉變。這種管理形式不但能夠促使對學生檔案學籍的記錄、保存以及查詢工作成效的提高，還能在最大程度上促進高校學生檔案學籍管理上的進步和轉變，并從整體上給高校檔案學籍管理工作帶來切合實際的好處。從細節上來講，我國高校學生檔案學籍管理還存在很多問題，而這種問題不但將給我國高校檔案學籍管理網絡化的改變引來很大的妨礙，而且還會對高校未來的發展產生一定的危害。我國近期也就此推出了一些政策，而這些政策必將給檔案學籍管理工作提出新的需求，也為新階段檔案管理工作帶來新的機遇。

二、目前高校檔案學籍管理中所存留的問題

目前雖然我國高校普遍引進與運用了數字化以及信息化管理檔案的體系，但相比西方的高校而言，中國的高校檔案學籍管理的網絡化程度仍舊偏低。而且在中國一些高校中，檔案學籍的數字化管理只實現了把紙質信息檔案記錄在信息體系中的功能，而這種基本的性能并未能把檔案學籍網絡化管理體系的作用發揮到極致。致使高校檔案學籍管理網絡化管理程度偏低的因素表現在兩個方面。第一，大部分高校在使用數字化檔案學籍管理體系的進程中，不但使用了網絡化的管理體系，而且引用管理觀念，促使所引入的學籍檔案管理體系未能很好的在高校環境中運用。第二，高校在引入網絡化檔案學籍管理體系時容易忽略本身實際管理狀況，也就是說大多數高校的網絡化管理學籍體系并未與平常檔案學籍管理工作相結合。目前，中國高校網絡化檔案學籍管理體系具體表現在兩個方面，首先是和開發系統公司合作，引入已有的檔案學籍管理體系。其次是運用校內已有的資源對學籍檔案管理網絡化體系實行自主研發。對引入的檔案學籍管理體系來講，出于系統并非私人訂制，因此極有可能產生對有些管理工作在系統中所不能實現的具體問題，還會產生系統中要記錄的內容在學校學籍檔案管理工作中不存在的情況。除此之外，由于學校學籍管理信息的體系是先進的，因此，當管理體系需要更改亦或產生問題需要處理時，處理問題的時間由學校和網絡公司一起商量，導致若學校聯系不上公司，那么這些問題將沒法獲得處理。但是對學校自主研發的檔案學籍管理體系來講，有些學校在研發程序的進程中只關注引進有關軟件設置，而忽視對軟件管理的升級以及修護，容易導致檔案學籍管理體系在現實使用的進程中由于數據過大等因素出現系統崩潰。綜上所述，這些問題都是高校檔案學籍管理中網絡化進程偏低的主要原因。