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目前，隨著社會信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已開始慢慢滲透到了高校檔案部門的管理中，使得電子檔案成為高校檔案管理中的重要組成部分。由于電子檔案存在著載體的特殊性，給高校的檔案管理方法和技術(shù)提出了更高的要求。因此，如何加強(qiáng)電子文件的歸檔工作及其應(yīng)用，是擺在高校檔案管理部門面前的一項重要工作。   一、高校電子檔案的涵義   所謂高校電子檔案，是指學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理等活動中形成多種類型的，具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙、電子聲像等等。   二、電子檔案和紙質(zhì)檔案的區(qū)別   （一）鑒定方法的不同   對這兩種檔案的鑒定是對其保存價值的判斷和預(yù)測，所不同的是判斷過程要對文件的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行充分分析，并要進(jìn)行必要的技術(shù)分析。   一般，電子檔案的鑒定須在文件形成前就開始，且其完整性、可讀性和可行性要在鑒定工作中全面體現(xiàn)，鑒定方法分為內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定。而紙質(zhì)檔案的鑒定分為資格審查（歸檔前的鑒定）、確定生存期和價值復(fù)審（文件或檔案形成后的鑒定）三個階段。   （二）庫房管理方法的不同   電子檔案以軟盤、磁帶、光盤等為存儲介質(zhì)，占用空間很小，受外部溫度、濕度及微生物環(huán)境影響小，但對防灰塵、防磁性、防紫外線和有害氣體、防機(jī)械震動、防高度磁場和電場的設(shè)施要求高，且還須嚴(yán)格防范計算機(jī)病毒，須定期對電子檔案載體進(jìn)行檢測和拷貝，以保證電子檔案信息的可靠性。而紙質(zhì)檔案是以紙張、磁帶或膠卷為存儲介質(zhì)，占用空間大，對外部溫度、濕度及微生物環(huán)境要求較高，要求溫度在14-20度左右，相對濕度在50%-60%左右，還要防水、防火、防潮和防霉等。   （三）編目與檢索方法不同   電子檔案中的軟盤、磁帶和光盤等均要按庫房排列順序編號，并增加盤帶目錄，須標(biāo)明貯存的內(nèi)容和年代跨度，且可通過計算機(jī)實(shí)現(xiàn)全文自動檢索。而紙質(zhì)檔案是按年代和分類號對案卷進(jìn)行卷內(nèi)文件目錄謄寫，再寫案卷目錄，然后形成全引目錄，且是以手工查閱為檢索手段。   （四）利用方法的不同   電子檔案可通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為利用者實(shí)時提供服務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)可直接滿足利用者對電子文件信息的使用需求，同時還可根據(jù)其要求進(jìn)行分類、統(tǒng)計、匯總、打印和復(fù)制等功能。而紙質(zhì)檔案主要是以紙張作為介質(zhì)，其是通過閱覽服務(wù)、外界服務(wù)、展覽與陳列服務(wù)等方式，為利用者提供檔案原件、檔案副本或是復(fù)印件等。   （五）技術(shù)壽命的不同   電子檔案是通過計算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，依賴于計算機(jī)來識讀，一旦技術(shù)過時，或者是網(wǎng)絡(luò)設(shè)備無法找到相匹配的設(shè)備，就會導(dǎo)致電子文件信息無法讀取。而紙質(zhì)檔案是以紙張為主，一旦形成就將紙張、字跡材料、字跡三者永久結(jié)合了，其壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。   （六）信息保護(hù)的不同   電子檔案中，信息與載體是可分離的，其易受電腦病毒的侵害，因此一般是采用防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等方法來實(shí)現(xiàn)信息保護(hù)。且對于長期保存的電子檔案，應(yīng)每兩年抽檢一次，抽檢率不低于10%；磁性載體上的歸檔文件，每4年要復(fù)制轉(zhuǎn)存一次；在保管上，至少每5年轉(zhuǎn)存或遷移一次，原載體同時保留時間不少于2年。而紙質(zhì)檔案是以紙張為介質(zhì)，只要保住紙質(zhì)文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。   三、電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)越性   （一）高效、快捷的歸檔速度   使用電子檔案，運(yùn)用相應(yīng)的信息化技術(shù)，可減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔的繁瑣程序，同時可進(jìn)行歸檔的相關(guān)工作，如文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等，大大提高了檔案的歸檔速度，并在一定程度上減少了檔案管理人員的勞動強(qiáng)度。   （二）方便快捷的實(shí)現(xiàn)資源共享   使用電子檔案，利用信息化手段，可很好地實(shí)現(xiàn)檔案的體系管理，實(shí)現(xiàn)充分的資源共享，使索引、查找等更加快速便捷。同時，由于采用了信息、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)燃夹g(shù)，使得電子檔案能根據(jù)不同要求實(shí)現(xiàn)分類、搜索、排序、過濾等操作，更加有利于檔案的管理和調(diào)度，極大發(fā)揮了占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)。   （三）存儲更為穩(wěn)定   與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案可采用DVD光碟、閃存U盤、硬盤、存儲卡等載體進(jìn)行存儲，其受外部溫度、濕度及微生物環(huán)境影響小，且儲存時間長和信息存儲量大大超過了其他介質(zhì)，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。   四、加強(qiáng)電子檔案管理在高校檔案管理中應(yīng)用的相關(guān)對策   （一）加強(qiáng)電子檔案存儲設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的安全性   由于電子檔案存在著一定的安全風(fēng)險性，因此在加強(qiáng)其應(yīng)用時，應(yīng)加強(qiáng)電子檔案存儲設(shè)備的安全，即定時進(jìn)行軟硬件更新升級，定期對設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行管理維護(hù)，設(shè)立檔案網(wǎng)絡(luò)安全員，定期對存檔文件更新備份存儲等，同時還可通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防、防寫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)和訪問權(quán)限控制技術(shù)等來加強(qiáng)設(shè)備的安全性，以確保電子檔案在存儲、運(yùn)輸、運(yùn)用操作的過程中的安全、保密性和可讀性。另外，電子檔案在使用時，須進(jìn)行嚴(yán)格要求，規(guī)定在利用的過程中只能查閱，不能修改或下載，以預(yù)防電子文件被其他用戶非法訪問和隨意刪改、篡改，從而確保其安全。   （二）完善各項規(guī)章制度，規(guī)范操作流程#p#分頁標(biāo)題#e#   首先，應(yīng)加強(qiáng)人員的職業(yè)道德意識和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的有關(guān)檔案管理的理論知識和職業(yè)操守，能懂得檔案管理的規(guī)范、要求，且應(yīng)具備熟練的電子檔案應(yīng)用操作技能（包括傳輸技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理技術(shù)等），能熟練的使用計算機(jī)接收和管理電子檔案，以推動高校電子檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。其次，在實(shí)行具體的電子檔案管理的過程中，應(yīng)制定科學(xué)完善、符合實(shí)際需要的規(guī)章制度，如歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、數(shù)字檔案備份制度、網(wǎng)上利用者身份確認(rèn)制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，以確保電子檔案信息化建設(shè)安全有序的開展。第三，當(dāng)檔案管理人員在管理電子檔案時，應(yīng)制定一個規(guī)范的管理制度和操作標(biāo)準(zhǔn)，盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲的格式、處理軟件，規(guī)范電子檔案的收集、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)，以防止文檔在格式轉(zhuǎn)換或者由于軟件兼容性問題被損壞，以杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞，同時確保文件制作和編制檢索工作等檔案管理工作步驟同步。   （三）優(yōu)化服務(wù)方式，拓寬服務(wù)功能   一是高校檔案管理工作人員應(yīng)盡可能地挖掘豐富的館藏資源，并對其進(jìn)行加工、處理，然后通過多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)、人工智能技術(shù)、光盤技術(shù)等技術(shù)，快速便捷地為需求者提供個性化服務(wù)，使電子資源能通過網(wǎng)絡(luò)等介質(zhì)實(shí)現(xiàn)最大程度地資源共享。二是可將電子文件的信息用ZIP保存，或是采用VCD、DVD或光盤來存儲，以便于電子檔案的內(nèi)部公開利用。三是可開放高校檔案館（室）內(nèi)展覽廳，實(shí)行上機(jī)具體操作，檔案管理工作人員實(shí)時為需求者提供服務(wù)，以真正實(shí)現(xiàn)“以人為本”的服務(wù)方式。四是創(chuàng)造條件開展在線服務(wù)，為電子檔案需求者提供咨詢和資訊服務(wù)。如可通過匯編專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓電子檔案需求者與檔案管理人員能通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)快速通信、信息交流，從而能第一時間為需求者提供所需的有關(guān)電子檔案的信息。   五、結(jié)束語   總之，目前電子檔案已成為高校檔案管理中的重要組成部分，因此，為了加強(qiáng)其在檔案管理中的應(yīng)用，我們應(yīng)加強(qiáng)電子檔案存儲設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的安全性、完善各項規(guī)章制度和規(guī)范操作流程、優(yōu)化服務(wù)方式等。只有這樣，才能快速地推動高校檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，使高校的檔案管理更健全、更高效，以期其在高校的教學(xué)管理中發(fā)揮應(yīng)用的作用，從而促進(jìn)高校教育能創(chuàng)造出更多的無形價值。