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檔案管理技術(shù)范文1
在信息全球化的當(dāng)今社會(huì)，檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新是適應(yīng)時(shí)展的必然要求。在面對(duì)這個(gè)開放性社會(huì)時(shí)，發(fā)展市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)就必須發(fā)展檔案管理工作的創(chuàng)新。檔案管理技術(shù)創(chuàng)新有利于從根本上做好檔案管理工作，促進(jìn)各機(jī)構(gòu)做好本職工作。檔案記錄有各機(jī)構(gòu)的第一手原始資料，記錄著其發(fā)展歷史與進(jìn)程。做好檔案管理是衡量一個(gè)機(jī)構(gòu)管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是促進(jìn)各機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新有利于各部門從本質(zhì)上解決檔案管理問題的關(guān)鍵。檔案管理技術(shù)創(chuàng)新有利于管理人員觀念的轉(zhuǎn)變。我國現(xiàn)階段不重視電子檔案很大程度上是因?yàn)殡娮訖n案機(jī)制本身存在一定的問題。改革檔案管理技術(shù)，完善電子檔案歸檔、存儲(chǔ)，建立電子檔案管理機(jī)制，使相關(guān)管理人員從事實(shí)上看到電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。憑借這些，改變相關(guān)管理人員的檔案管理觀念亦不是難題。檔案管理人員觀念的革新對(duì)檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有重要意義。
二、我國檔案管理工作的現(xiàn)狀
我國檔案管理工作在信息技術(shù)的發(fā)展下，取得了一定的成績(jī)，但是與國際檔案管理水平相比，還具有一定差距。阻礙檔案管理工作發(fā)展的原因很多，其中工作思路的正確性對(duì)檔案管理工作發(fā)展的快慢有著重要的影響，另外，有的管理人員本身素質(zhì)較低且缺乏創(chuàng)新精神，這也使得檔案管理工作的有效性無法得到發(fā)揮。這些問題的解決，需要制定有效的工作方案，而工作方案的制定需要有理想的工作思路，這些是我國檔案管理部門比較缺乏的，筆者根據(jù)這些問題，對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，其存在的主要的問題有：
（一）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。我國管理工作的基礎(chǔ)條件以及設(shè)施較為落后，阻礙了檔案管理部門的發(fā)展。由于資金的缺乏，我國的檔案管理部門缺少先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，以至于很多管理工作無法有效的開展。檔案管理工作的方案缺乏合理性，管理工作的相關(guān)操作缺乏規(guī)范性，使檔案管理工作的質(zhì)量無法得到提高。
（二）檔案管理人員的素質(zhì)不高。我國很多檔案管理人員由于本身素質(zhì)不高，而且檔案管理部門也沒有對(duì)其進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，使得其缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。檔案管理工作對(duì)工作人員的素質(zhì)有一定的要求，其在工作的過程中必須要有認(rèn)真的態(tài)度，而且要有較高的服務(wù)意識(shí)，這樣才能提高檔案管理工作的價(jià)值。但是我國大部分檔案管理人員沒有認(rèn)識(shí)到管理工作的重要性，對(duì)檔案管理的理解存在誤區(qū)，這些都影響了工作的效率與質(zhì)量。
（三）檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的評(píng)價(jià)指標(biāo)。想要提高檔案管理工作的效率，必須制定出這項(xiàng)工作的評(píng)價(jià)指標(biāo)，這也是提高檔案管理人員素質(zhì)與能力的有效手段，而且可以保證這項(xiàng)工作的質(zhì)量。通過制定檔案管理工作的評(píng)價(jià)指標(biāo)，可以更好的衡量員工的業(yè)績(jī)，衡量的指標(biāo)主要指的是對(duì)于檔案工作的完成情況，包括檔案的收集數(shù)量、開發(fā)創(chuàng)新的檔案管理技術(shù)等一些綜合的檔案工作衡量指標(biāo)。
三、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的要點(diǎn)
（一）檔案管理工作機(jī)制的創(chuàng)新。通過相關(guān)調(diào)查研究得知我國傳統(tǒng)的檔案管理存在一定的缺陷，局部能力不能很好發(fā)揮出來，需要改進(jìn)、創(chuàng)新。創(chuàng)新可以從工作手段上，也可以從管理思路的創(chuàng)新以及服務(wù)類型上創(chuàng)新等。無論是那種創(chuàng)新都要遵循不呆板、不繁瑣原則，將創(chuàng)新進(jìn)行到底。例如在檔案工作管理的形式上我們就可以實(shí)行分級(jí)保管，具體做法是將價(jià)值小、保管期限短的檔案放到基層。
（二）管理思路的創(chuàng)新。管理思路的創(chuàng)新包括：第一確立檔案工作的新觀念，將檔案信息一體化；滿足檔案信息的需求量；檔案的使用周期應(yīng)該及時(shí)更新，與時(shí)俱進(jìn)，儲(chǔ)藏適合基層群眾閱讀的書籍；檔案管理向更高、更嚴(yán)的方向發(fā)展，做到準(zhǔn)確無誤；第二樹立創(chuàng)新觀念。檔案工作是一項(xiàng)不容忽視的重要事業(yè)，可以直接反映政治、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)等事業(yè)的發(fā)展，應(yīng)樹立檔案管理的價(jià)值觀念，不斷創(chuàng)新檔案管理的思路，同時(shí)讓員工清晰掌握檔案管理工作的流程和管理思路，能夠在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足。
（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代科技的有機(jī)結(jié)合。我國傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)較為落后，其中整理工作較為繁瑣，眾多的重復(fù)勞動(dòng)在無形中浪費(fèi)了社會(huì)資源。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)中的缺陷更為突出。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子檔案管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)非常明顯。在此形勢(shì)之下必須正視這一現(xiàn)實(shí)，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代科技的融合。
（四）檔案管理技術(shù)創(chuàng)新。1、電子文件歸檔方式方面。利用云計(jì)算服務(wù)以及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程歸檔。檔案員無需下載和安裝，只需要在具備WIFI或者移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)連接的環(huán)境下，根據(jù)自己的需要點(diǎn)擊相應(yīng)的應(yīng)用，就可以直接完成遠(yuǎn)程歸檔，從而真正達(dá)到“隨時(shí)隨地準(zhǔn)時(shí)歸檔”。相信在不遠(yuǎn)的將來，檔案歸檔工作將會(huì)由傳統(tǒng)歸檔方式、互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程歸檔和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程歸檔這三種歸檔方式結(jié)合來完成。2、電子檔案存儲(chǔ)模式與共享模式方面。云計(jì)算技術(shù)引入檔案管理，將改變當(dāng)前檔案管理信息系統(tǒng)架構(gòu)。具有云計(jì)算功能的檔案信息系統(tǒng)將會(huì)具有更強(qiáng)的可更新性、可維護(hù)性，更新穎的服務(wù)功能，更好的技術(shù)支持能力，帶來電子檔案存儲(chǔ)模式的創(chuàng)新，進(jìn)而改變當(dāng)前電子檔案存儲(chǔ)模式單一、共享不方便、查詢不便利、數(shù)據(jù)不安全等諸多問題。通過云計(jì)算技術(shù)為檔案館實(shí)現(xiàn)了云存儲(chǔ)空間的功能，使電子檔案數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)輕松備份與恢復(fù)功能，海量存儲(chǔ)空間將有效解決檔案館磁盤存儲(chǔ)空間不足的問題。3、實(shí)物檔案的存放管理方面。RFID電子標(biāo)簽技術(shù)是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的重要組成部分，它采用無線通信識(shí)別技術(shù)，可以對(duì)附著實(shí)體信息進(jìn)行采集、記錄與發(fā)送，具有識(shí)別距離遠(yuǎn)、非接觸性、易于使用、可感知、適合惡劣環(huán)境等特點(diǎn)。利用該項(xiàng)技術(shù)，我們可以對(duì)珍貴的實(shí)物檔案添加RFID標(biāo)簽，記錄該實(shí)物檔案的存放的地點(diǎn)、檔案號(hào)、檔案名稱、歸檔時(shí)間等相關(guān)信息。
檔案管理技術(shù)范文2
關(guān)鍵詞：檔案管理；保護(hù)技術(shù)；發(fā)展
在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，檔案信息不再以紙質(zhì)的介質(zhì)存在，而是出現(xiàn)了電子文件，這種文件在儲(chǔ)存介質(zhì)上發(fā)生了很大的變化，因此，在對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)的時(shí)候，在保護(hù)技術(shù)方面要進(jìn)行很好的發(fā)展，這樣才能更好的保證檔案能夠獲得更好地保護(hù)，同時(shí)也能更好的實(shí)現(xiàn)電子檔案保護(hù)技術(shù)的發(fā)展。
1 載體壽命的差異
紙質(zhì)檔案的耐久性在一定程度上和纖維素的性質(zhì)有很大的關(guān)系，纖維素在一定的條件下非常容易出現(xiàn)水解反應(yīng)，因此，在進(jìn)行檔案保護(hù)的時(shí)候要非常注意環(huán)境對(duì)紙質(zhì)檔案的影響，在進(jìn)行紙質(zhì)檔案保管過程中對(duì)環(huán)境進(jìn)行很好的控制能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到千年。電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤，這樣就使得磁盤和磁帶成為了主要的載體，這種物質(zhì)材料在使用的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)靜電反應(yīng)，在出現(xiàn)靜電反應(yīng)以后，會(huì)導(dǎo)致磁粉出現(xiàn)脫離的情況，在伸長(zhǎng)以后不易恢復(fù)。同時(shí)，磁粉也非常容易出現(xiàn)磨損和脫落的情況，這樣就會(huì)導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)信息無法再現(xiàn)的問題。光盤是利用激光技術(shù)來進(jìn)行信息的存取的，它是一種在激光熱效應(yīng)作用下能夠產(chǎn)生變化的材料，這種材料非常不穩(wěn)定，同時(shí)也經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一定的問題，也會(huì)出現(xiàn)氧化反應(yīng)，因此，和紙質(zhì)檔案載體相比，在壽命上比較短。
2 環(huán)境條件影響的差異
2.1 溫濕度影響的差異
溫度和濕度的變化對(duì)磁性載體、光盤和紙張都有一定的影響。對(duì)紙質(zhì)檔案來說，在溫度和濕度都過高的情況下非常容易出現(xiàn)紙張的水解一氧化反應(yīng)，這樣能夠加速紙張中不利化學(xué)成分對(duì)紙張影響的速度，同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致紙張中的字跡出現(xiàn)擴(kuò)散的情況。而電子文件在受到溫度和濕度變化發(fā)生的反應(yīng)卻是不同的。在溫度過高或者過低的情況下，電子文件的介質(zhì)會(huì)出現(xiàn)膨脹和收縮的情況，同時(shí)，光盤中的一些物質(zhì)也會(huì)受到一定的影響，出現(xiàn)變形，因此，在對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行保管的時(shí)候都有一定的溫度和濕度要求，在滿足要求以后能夠保證保管的時(shí)間得到延長(zhǎng)，同時(shí)，濕度和溫度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度也會(huì)存在著一定的偏差。
2.2 灰塵影響的差異
灰塵給紙張帶來的危害主要表現(xiàn)在機(jī)械的紙張磨損情況，這樣非常容易導(dǎo)致紙張出現(xiàn)粘結(jié)的情況，形成紙張霉菌。灰塵也會(huì)導(dǎo)致電子文件的載體出現(xiàn)一定的損壞，一般是會(huì)出現(xiàn)物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理損壞主要是指介質(zhì)受到污染或者是出現(xiàn)表面的劃痕，這樣都會(huì)導(dǎo)致信息出現(xiàn)損壞的情況。化學(xué)損壞是指在灰塵中所含有的化學(xué)成分是會(huì)導(dǎo)致磁帶、磁盤和光盤出現(xiàn)不同程度的腐蝕，同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)出現(xiàn)損失的情況。生物損壞主要是指灰塵通常是霉菌孢子的傳播者，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案的保存載體成為霉菌的繁殖基地，同時(shí)會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的情況。灰塵對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案都會(huì)產(chǎn)生一定的影響，但是在產(chǎn)生的影響方面帶來的后果卻有一定的差別，灰塵對(duì)紙質(zhì)檔案的帶來的影響能夠進(jìn)行補(bǔ)救，但是對(duì)電子文件帶來的影響卻是不能進(jìn)行補(bǔ)救的，這樣會(huì)導(dǎo)致很多的信息出現(xiàn)丟失的情況。防止灰塵對(duì)電子文件載體進(jìn)行影響非常重要，這樣能夠更好對(duì)電子文件進(jìn)行保護(hù)，因此，要采取必要的防灰塵措施，這樣才能更好的保證檔案信息的安全。
2.3 光線和有害氣體影響的差異
光線和有害氣體對(duì)紙質(zhì)檔案的危害只要是導(dǎo)致紙質(zhì)出現(xiàn)水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張的強(qiáng)度出現(xiàn)降低的情況，但是，有害氣體和光線尤其是紫外線對(duì)電子文件的破壞性非常大。有害氣體通常是具備一定的酸性和氧化性的，在一定的條件下會(huì)出現(xiàn)腐蝕和破壞磁性載體和光盤的情況，這樣會(huì)給電子文件的載體帶來毀滅性的破壞，導(dǎo)致電子文件在信息方面出現(xiàn)丟失的情況。光線的變化會(huì)導(dǎo)致電子文件載體發(fā)生光氧化反應(yīng)，導(dǎo)致出現(xiàn)文件載體強(qiáng)度下降的情況，同時(shí)，紫外線也會(huì)導(dǎo)致磁性記錄出現(xiàn)一定的問題。
3 技術(shù)壽命的差異
紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料一紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸岡素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因?yàn)殡娮游募峭ㄟ^計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計(jì)算機(jī)才能識(shí)讀。一旦技術(shù)過時(shí)，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時(shí)的表現(xiàn)有兩個(gè)方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個(gè)廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會(huì)由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過了識(shí)讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，技術(shù)過時(shí)對(duì)電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對(duì)于電子文件中數(shù)字化信息的長(zhǎng)期存取而言，技術(shù)過時(shí)比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。針對(duì)技術(shù)過時(shí)，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時(shí)性辦法，因?yàn)殡S著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費(fèi)大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)ODA/ODLF，IRDS，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行互換，這種方法不失為解決技術(shù)過時(shí)的新途徑。
4 信息保護(hù)的差異
紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的目標(biāo)是使檔案的載體――紙張“延年益壽”，因?yàn)檩d體和記錄的信息是結(jié)為一體的。保住了紙質(zhì)文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對(duì)電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時(shí)面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險(xiǎn)。此外，電子文件信息保護(hù)方面還面臨一個(gè)不可忽視的隱形殺手――電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其它程序，并把自身的拷貝嵌入而實(shí)現(xiàn)對(duì)其它程序的傳染。因此，如何保護(hù)信息不受損害是電子文件保護(hù)的重要課題。
5 結(jié)束語
現(xiàn)在，在對(duì)電子文件信息進(jìn)行保護(hù)的時(shí)候，主要是要避免其出現(xiàn)信息被篡改和盜取的情況，同時(shí)也要對(duì)其刪除的技術(shù)途徑進(jìn)行保護(hù)，可以通過防火墻技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)來對(duì)檔案信息進(jìn)行保護(hù)。同時(shí)在進(jìn)行保護(hù)的時(shí)候要避免出現(xiàn)保護(hù)技術(shù)采用不合理的情況，這樣對(duì)電子文件的保護(hù)存在著一定的滯后性。電子文件是一種新型的檔案存儲(chǔ)方式，在對(duì)其進(jìn)行保護(hù)的時(shí)候要保證其不會(huì)出現(xiàn)保護(hù)方面的問題，同時(shí)要避免出現(xiàn)信息缺失的情況。對(duì)影響保護(hù)技術(shù)的因素要進(jìn)行很好的分析，這樣能夠更好的在保護(hù)技術(shù)方面得到更好的發(fā)展，同時(shí)也能的實(shí)現(xiàn)技術(shù)的發(fā)展。電子文件保護(hù)技術(shù)要不斷進(jìn)行發(fā)展，這樣才能更好的促進(jìn)檔案管理技術(shù)水平的提高。
參考文獻(xiàn)
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檔案管理技術(shù)范文3
一、特種設(shè)備檔案管理存在的問題
（一）管理意識(shí)較為淡薄。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)特種設(shè)備檔案管理不重視，沒有意識(shí)到檔案管理在安全生產(chǎn)中的重要作用。部分技術(shù)人員檔案管理的意識(shí)較為淡薄，隨用隨取，甚至沒有專人負(fù)責(zé)保管。特種設(shè)備檔案管理的宣傳、教育和培訓(xùn)不到位，思想認(rèn)識(shí)方面不足，企業(yè)員工不知道檔案管理與特種設(shè)備安全使用的關(guān)系緊密，不清楚開展特種設(shè)備檔案管理工作的意義所在。(二)檔案管理力量不足。檔案管理人員配備不足，部分單位未設(shè)立特種設(shè)備檔案管理專（兼）職崗位，有的單位檔案管理人員退休后，沒有及時(shí)補(bǔ)充，在工作需要時(shí)臨時(shí)指定人員管理檔案；人員不固定，崗位變動(dòng)較快，做不到特種設(shè)備檔案管理專人負(fù)責(zé)的規(guī)范要求。在檔案管理專業(yè)方面，很大一部分人員不具備檔案管理專業(yè)水平，單位長(zhǎng)期不安排學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，檔案管理人員工作缺乏主動(dòng)，工作中還存在著不懂不問、不會(huì)不學(xué)現(xiàn)象。進(jìn)而導(dǎo)致單位特種設(shè)備檔案管理十分混亂，特種設(shè)備檢測(cè)到期不申請(qǐng)，原始檔案遺漏，檢測(cè)報(bào)告丟失的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生。給企業(yè)的安全生產(chǎn)造成了嚴(yán)重影響。（三）檔案歸檔不完整。由于特種設(shè)備檔案管理人員責(zé)任心較弱，檔案歸檔不及時(shí)不完整，甚至有些沒有收集或者是收集后丟失的現(xiàn)象普遍存在。有些剛上崗的管理人員業(yè)務(wù)不熟練，不知及時(shí)整理檔案，或是整理出來檔案不能統(tǒng)一歸類，一方面導(dǎo)致許多技術(shù)檔案積壓嚴(yán)重，另一方面檔案歸檔混亂，給檔案的查找?guī)砝щy。還有一些單位由于歷史檔案管理不到位，存在著檔案斷代和斷層的情況。個(gè)別檔案管理人員私自保管檔案，不愿意上交集中管理，進(jìn)而造成檔案資料丟失和毀壞。
二、管理特種設(shè)備檔案的對(duì)策
（一）加強(qiáng)培養(yǎng)員工的責(zé)任心。首先要提高員工的認(rèn)識(shí)，檔案管理屬于對(duì)人類活動(dòng)進(jìn)行記錄，從而使人們能夠正確地認(rèn)識(shí)并且把握一些客觀定律的主要依據(jù)。通過管理檔案，可以使人們更加清楚自己的過去，并且還能更好地把握現(xiàn)在，最主要的是能夠預(yù)見未來。因此，必須要認(rèn)識(shí)到檔案工作所具有的重要意義。對(duì)其始終要緊抓，不能懈怠，將檔案管理這項(xiàng)工作直接列入日程當(dāng)中。（二）加大培養(yǎng)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的力度。檔案管理工作人員屬于檔案和其使用者之間的連接紐帶。因此檔案管理工作人員素質(zhì)的高低將會(huì)對(duì)檔案管理的水平造成直接的影響，甚至有時(shí)會(huì)對(duì)單位的形象以及安全生產(chǎn)造成極大的影響。所以說，必須要進(jìn)一步提升相關(guān)管理人員的素質(zhì)，對(duì)于檔案管理采取科學(xué)的方式，并且對(duì)檔案服務(wù)及其安全生產(chǎn)方面進(jìn)行充分的利用。同時(shí)還需進(jìn)一步提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力，可以采取選送檔案管理員工去參加檔案部門所開展的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時(shí)還要對(duì)其自主學(xué)習(xí)檔案管理方面的知識(shí)給予鼓勵(lì)，并且給其充分的學(xué)習(xí)時(shí)間以及經(jīng)濟(jì)方面的補(bǔ)助，使檔案管理者實(shí)際操作的能力得到進(jìn)一步的提升。（三）做好檔案監(jiān)交工作。不管是對(duì)特種設(shè)備檔案單位管理者交接，還是具體負(fù)責(zé)檔案人員進(jìn)行交接，都必須要指派專門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)交。并且要求負(fù)責(zé)檔案監(jiān)交的人員必須要做好其自身的工作，遵循其工作原則，按照規(guī)定的程序執(zhí)行。管理檔案者在交接時(shí)，需要由檔案機(jī)構(gòu)的相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)交。而大機(jī)構(gòu)的管理者在進(jìn)行交接時(shí)，可以由分管檔案工作管理者或者是行政部門安排人員進(jìn)行監(jiān)交。并且要求交接的雙方必須要在監(jiān)交人員監(jiān)督的過程當(dāng)中去移交以及接收工作，盡量做到賬務(wù)統(tǒng)一，且手續(xù)齊全。
三、結(jié)束語
檔案管理技術(shù)范文4
關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用
1.計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理的重要性
1.1計(jì)算機(jī)技術(shù)有利于檔案管理的收集，存儲(chǔ)以及檢索和保護(hù)等各方面作用的實(shí)現(xiàn)。在檔案管理中，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)掃描或者手工錄入的方式將傳統(tǒng)的檔案管理信息轉(zhuǎn)換為能夠被計(jì)算機(jī)所識(shí)別的，并且能夠自動(dòng)處理信息的管理模式，并方便快捷的將檔案信息壓縮輸入到計(jì)算機(jī)中，刻錄成光盤實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用主要是以電子文件的圖形和圖像模式為主，因此，可以通過計(jì)算機(jī)的自動(dòng)檢測(cè)和編目功能來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理工作。總之，通過計(jì)算機(jī)的掃描和光盤存儲(chǔ)，既節(jié)省了空間，同時(shí)又容易保存，并且對(duì)于提高檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理具有非常重要的意義。
1.2計(jì)算機(jī)技術(shù)有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的系統(tǒng)化管理。在檔案管理中，傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)于數(shù)量龐大，種類繁多的檔案信息，往往很難提高對(duì)檔案信息的管理效率，而計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中則能夠通過對(duì)檔案管理信息的接受和檢索，實(shí)現(xiàn)高效率的信息管理；同時(shí)利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的相關(guān)軟件快速的實(shí)現(xiàn)接受、登記以及分類的處理等職能的實(shí)現(xiàn)。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理而言，計(jì)算機(jī)在文字處理，表格處理以及聲像等各個(gè)方面具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，因此，通過計(jì)算機(jī)建立應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化檢索，充分發(fā)揮入庫排架等作用，通過多角度的綜合分析，為科學(xué)的管理和決策服務(wù)，充分實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理。
1.3計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案管理系統(tǒng)提供充分的技術(shù)依據(jù)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到檔案管理中，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化提供了充分的技術(shù)依據(jù)。首先，分布式計(jì)算機(jī)體系的成功實(shí)現(xiàn)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的集成化管理和集成服務(wù)提供了機(jī)會(huì)和支持；其次，數(shù)字化設(shè)備的迅猛發(fā)展，為檔案管理提供了先進(jìn)的管理設(shè)施和服務(wù)；另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化以及諸如客戶關(guān)系管理和企業(yè)資源計(jì)劃管理等業(yè)務(wù)和信息管理的統(tǒng)一。
2. 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用中存在的問題
從近年來計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀分析來看，盡管很多檔案館一直致力于現(xiàn)代化的檔案管理建設(shè)，同時(shí)也非常重視計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理的作用。但是在實(shí)際的投入和使用中，由于各個(gè)方面的原因，還是存在著一些問題。
2.1充分了解計(jì)算機(jī)技術(shù)在實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理中的必備條件
計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，必須做好充足的準(zhǔn)備，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，保證計(jì)算機(jī)的原始檔案數(shù)據(jù)及信息的完整和準(zhǔn)確。它要求具備量大基本條件。第一個(gè)條件就是必須具備完整的硬件設(shè)施，它主要包括：計(jì)算機(jī)設(shè)備、計(jì)算機(jī)檔案管理軟件以及其他相關(guān)軟件等等；另一個(gè)條件就是必須具備完整的計(jì)算機(jī)管理軟件設(shè)施。計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化的檔案管理，科學(xué)的管理是基礎(chǔ)，另外做好檔案數(shù)據(jù)庫的工作，也是充分實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理不可忽視的一個(gè)方面。
2.2計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用與檔案管理中存在的問題
首先，從現(xiàn)實(shí)生活中的檔案管理分析來看，很多檔案館都把計(jì)算機(jī)當(dāng)做是一種被動(dòng)的輔助工具，大部分的工作仍然依靠的是手工管理模式。傳統(tǒng)的手工檔案模式往往是以檔案信息為核心，其工作對(duì)象不是現(xiàn)有的檔案信息，往往都是一些文件形式的紙質(zhì)材料。在具體的檔案管理中，計(jì)算機(jī)這一有利的工具并沒有得到充分的發(fā)揮，尤其是在檔案數(shù)據(jù)庫管理上面。因此，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的角色扮演仍然處在輔助的狀態(tài)，其功能并不能得到最大化的發(fā)揮。
其次，檔案管理中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)建立數(shù)據(jù)庫之后，導(dǎo)致原有的數(shù)據(jù)庫規(guī)模變小，標(biāo)準(zhǔn)化程度降低，而且在通過計(jì)算機(jī)建立數(shù)據(jù)庫的過程中，大部分都是低水平的重復(fù)建設(shè)，而且其服務(wù)范圍狹窄，嚴(yán)重影響著檔案信息數(shù)據(jù)庫的利用率和效率。
另外，在通過計(jì)算機(jī)技術(shù)建立現(xiàn)代化的檔案管理的過程中，還存在著檔案管理人員素質(zhì)有待提高的問題。一方面，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化，但是一向熟悉與傳統(tǒng)檔案管理操作的檔案管理人員卻很難在短時(shí)間內(nèi)滿足現(xiàn)代化管理的業(yè)務(wù)要求；另一方面，作為檔案管理人員，在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立現(xiàn)代化檔案管理的過程中，相關(guān)人員不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作，必須深刻的認(rèn)識(shí)計(jì)算機(jī)的重要作用，還要熟練掌握自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，這也是對(duì)新時(shí)期下的檔案管理人員提出的新的要求。
3. 完善計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用對(duì)策
針對(duì)前面提到的關(guān)于計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中存在的一些問題，要想充分實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，必須做好以下幾個(gè)方面的工作。
3.1充分重視計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。首先，檔案館以及相關(guān)的檔案管理人員必須充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)在檔案管理中的意義和價(jià)值，形成使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理的意識(shí)；其次，重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的投入和使用從財(cái)力、物力、人力以及配置等各方面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，加大計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的投入，營造現(xiàn)代化檔案管理的環(huán)境和氛圍。
3.2注重人才的培養(yǎng)，重視對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)。一方面，重視這方面的專業(yè)人才的培養(yǎng)，招聘一些在計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用方面具有專業(yè)水平的人員，提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)的使用效率；另一方面，重視對(duì)員工的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)力度，首先，通過培訓(xùn)努力轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念，塑造全新的觀念，形成新型的服務(wù)價(jià)值觀，以便更好的指導(dǎo)自身的工作；其次，重視對(duì)相關(guān)人員操作能力的培訓(xùn)，讓他們充分的掌握計(jì)算機(jī)的操作能力，能夠熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)來解決日常管理中的管理問題，并能夠熟練掌握處理日常問題的辦法。
3.3重視創(chuàng)新，提升管理。現(xiàn)代化的檔案管理更需要?jiǎng)?chuàng)新，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用也依賴于創(chuàng)新，一方面，檔案管理人員在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，不僅要具備基本的業(yè)務(wù)知識(shí)，還要具備創(chuàng)新的思維，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造性的工作，使計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中得到更有效的發(fā)揮；另一方面，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，必須制定一套有效的、規(guī)范的工作制度，采用現(xiàn)代化的、科學(xué)的標(biāo) 準(zhǔn)建立一個(gè)完整的管理系統(tǒng)，保證整個(gè)檔案管理的有序進(jìn)行，這也要求檔案管理人員必須不斷的努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技術(shù)，綜合提高自身的工作能力。
4. 結(jié)束語
將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，它是根據(jù)國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析、加工和組織以及處理，并最終轉(zhuǎn)入到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的形式和過程。計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代、網(wǎng)絡(luò)化得重要工具。加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)中的應(yīng)用，是當(dāng)前各檔案館的最主要的任務(wù)和目標(biāo)。同時(shí)，檔案管理人員也必須加快學(xué)習(xí)，加快提升自己的步伐，以及時(shí)適應(yīng)快速發(fā)展的現(xiàn)代化檔案管理。
檔案管理技術(shù)范文5
21世紀(jì)人類科技發(fā)展日新月異,但發(fā)展最快、對(duì)人類社會(huì)影響最深的是計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮著極其重要的作用。計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的歷程,不僅記錄著學(xué)校現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡,而且反映著學(xué)校發(fā)展建設(shè)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同階段產(chǎn)生著不同的作用。
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用的計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括:其一,用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫,然后按不同的要求,利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等。其二,用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)志的內(nèi)容特征和形式特征,檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件。其三,用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況,包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率、檔案調(diào)閱力歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高了工作時(shí)效。
總之,在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于學(xué)校管理之初,現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是學(xué)校加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的,是學(xué)校管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段,所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響,而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此,為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共事和交換,減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入,規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口,就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究,開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前,我省的一些學(xué)校已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件,進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。無論學(xué)校應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異,但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化。
三、電子文件階段
所謂“電子文件”,通俗地講,就是文件在形成方法、存在形式、傳遞方式以及處理手段等方面,均依靠電子技術(shù)和完善的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)來完成。
在學(xué)校各項(xiàng)管理活動(dòng)中,電子文件以其快捷的辦公進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)存儲(chǔ)、查詢和修改變得快捷又方便。因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力,保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力并且有意義得多。
其次是學(xué)校檔案的分類管理,關(guān)于文書檔案、科技檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破,取而代之以學(xué)校信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中,計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。各學(xué)校檔案管理的分類不盡相同,通過計(jì)算機(jī)管理的學(xué)校檔案,使分類更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。我省學(xué)校的快速發(fā)展使得計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于學(xué)校管理活動(dòng)的各個(gè)方面。這就要求我們的檔案管理人員不斷提高自身的素質(zhì),去適應(yīng)在電子環(huán)境中檔案保管的流程。如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程,文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說學(xué)校檔案人員如果不進(jìn)入到學(xué)校信息集成系統(tǒng)中去,則很難掌握到學(xué)校信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確,無時(shí)無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使學(xué)校檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國家有關(guān)文件制定出本學(xué)校的《電子文件管理辦法》,提請(qǐng)學(xué)校信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。學(xué)校檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺(tái),要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性,掌握電子檔案信息的收集、管理。
檔案管理技術(shù)范文6
關(guān)鍵詞：技術(shù)檔案；管理：服務(wù)；供電企業(yè)
一、電力技術(shù)檔案管理是電力企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務(wù)
檔案的定義是檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。檔案“是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。”
企業(yè)檔案全方位反映了企業(yè)活動(dòng)的方方面面，它既包括企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)內(nèi)容，也包括企業(yè)的管理、財(cái)務(wù)、人事等其它活動(dòng)的內(nèi)容，如文書檔案、技術(shù)檔案、經(jīng)濟(jì)管理檔案、專利檔案、商標(biāo)檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案等， 真實(shí)全面地記錄了企業(yè)在行政管理、技術(shù)引進(jìn)、產(chǎn)品研制、生產(chǎn)，市場(chǎng)營銷、經(jīng)營決策以及財(cái)會(huì)、人事管理等方面的活動(dòng)，是企業(yè)重要的知識(shí)資源，也就是企業(yè)知識(shí)管理的資源基礎(chǔ)之一。兩者具有共同的目標(biāo)和動(dòng)機(jī)。企業(yè)知識(shí)管理的主要目標(biāo)是管理企業(yè)的顯在知識(shí)，發(fā)掘企業(yè)的隱含知識(shí)，實(shí)現(xiàn)隱含知識(shí)向顯在知識(shí)的轉(zhuǎn)化，在企業(yè)內(nèi)實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的增值，從而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。改革開放以來，特別是進(jìn)入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)以來，由于人力資源實(shí)行了廣泛流動(dòng)，企業(yè)員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術(shù)檔案越發(fā)受到企業(yè)的高度重視，并成為企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務(wù)。
二、提高輸變電工程檔案管理水平的對(duì)策
基于輸變電工程檔案管理中普遍存在的問題，結(jié)合實(shí)際，談幾點(diǎn)粗淺體會(huì)。
㈠ 加強(qiáng)法規(guī)宣傳，提高對(duì)輸變電工程檔案重要性的認(rèn)識(shí)
做好工程檔案的管理，離不開各單位、部門的支持和協(xié)作。我們?cè)谳斪冸姽こ虣n案資料的收集過程中，注重運(yùn)用行政、經(jīng)濟(jì)等手段，多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》等法律法規(guī)，積極主動(dòng)開展工作，使廣大工作人員真正認(rèn)識(shí)到做好工程檔案的重要意義，以及各自應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)增強(qiáng)了，工程檔案管理也就自然擺上了議事日程。
㈡ 建立工作機(jī)制，夯實(shí)輸變電工程檔案管理基礎(chǔ)
1、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。堅(jiān)持工程項(xiàng)目建設(shè)與工程檔案管理兩手抓，健全管理網(wǎng)絡(luò)。項(xiàng)目建設(shè)單位要將設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各參建單位納入管理網(wǎng)絡(luò)，建立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案工作小組，以綜合檔案室為紐帶，開展工程檔案的監(jiān)督管理和具體業(yè)務(wù)工作。理順檔案管理機(jī)構(gòu)與各檔案生成單位和部門的關(guān)系，明確職責(zé)。規(guī)定兼職檔案員負(fù)責(zé)材料的收集、整理、組卷，定期移交檔案室；專職檔案員負(fù)責(zé)各部門、單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和質(zhì)量把關(guān)，負(fù)責(zé)檔案管理、資料編研、提供利用；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件材料內(nèi)容的審核。
2、完善制度建設(shè)。建立健全工程檔案收集工作制度，將歸檔制度的有關(guān)規(guī)定細(xì)化到每項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)程序中去。每項(xiàng)工作結(jié)束前都有一個(gè)收集整理和移交相關(guān)材料的程序，并將其列入工作質(zhì)量的考核，使工程檔案收集真正成為一項(xiàng)日常性工作，保證工程檔案工作有章可循，有法可依，達(dá)到規(guī)范化管理的目標(biāo)要求。同時(shí)，積極采取多項(xiàng)控制措施和手段，嚴(yán)格手續(xù)，做到接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，保證檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。
3、強(qiáng)化責(zé)任考核。建立檔案目標(biāo)管理考核機(jī)制，把檔案工作納入綜合考核的范疇。結(jié)合勞動(dòng)競(jìng)賽、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)、評(píng)先創(chuàng)優(yōu)等活動(dòng)，強(qiáng)化考核激勵(lì)，著重在領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)、人員素質(zhì)、資金落實(shí)、完善制度、收集齊全、整理質(zhì)量等環(huán)節(jié)上加大考核力度，不斷增強(qiáng)參建人員的檔案責(zé)任意識(shí)。推行檔案工作責(zé)任制管理，對(duì)不按規(guī)定執(zhí)行的基建單位，在工程竣工驗(yàn)收備案后逾期不交檔案的，及時(shí)提出口頭或書面整改意見，仍不按時(shí)移交的，依照規(guī)定給予經(jīng)濟(jì)和政治上的處罰，嚴(yán)重的實(shí)行責(zé)任追究。
4、推進(jìn)信息化建設(shè)。一方面，加快做好歷史紙質(zhì)檔案的數(shù)字化整理工作；另一方面，嚴(yán)格按照國家有關(guān)電子文件歸檔及管理規(guī)范、檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，統(tǒng)一檔案信息的存儲(chǔ)格式，確保信息技術(shù)條件下各類檔案能夠全面收集、安全保管、有效提供利用。各參建單位在將檔案條目錄入的同時(shí)，所有資料的電子文件通過掃描等其它形式一并上傳數(shù)字檔案館，從而通過網(wǎng)絡(luò)就能實(shí)現(xiàn)檔案便捷而快速的全文查閱利用，真正做到檔案內(nèi)容的現(xiàn)代化、數(shù)字化管理，為檔案的開發(fā)利用提供方便。
㈢ 強(qiáng)化過程控制，推進(jìn)輸變電工程檔案管理規(guī)范化
輸變電工程時(shí)間跨度大，要想提高其檔案管理水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，即要求檔案管理的收集、整理、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行，做到檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)全過程管理。
前期介入。堅(jiān)持從檔案材料形成的“源頭”抓起，做到前端控制。開工前，檔案主管部門要將工程檔案具體要求、竣工文件材料的收集范圍、歸檔清單等逐一向工程建設(shè)參與單位進(jìn)行技術(shù)交底。各工程參建單位要以“建一流工程、創(chuàng)一流檔案”為目標(biāo)，認(rèn)真分解檔案工作任務(wù)，將檔案管理與工程建設(shè)同時(shí)計(jì)劃、同時(shí)布置、同時(shí)檢查、同時(shí)考核。
