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檔案局工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)范文1

關(guān)鍵詞： 建筑設(shè)計(jì)公司檔案文件 管理方式

中圖分類號(hào)：S611文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

一、建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理的基本特點(diǎn)

1.1 歸檔內(nèi)容繁雜，文檔數(shù)量多

眾所周知一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目完整的設(shè)計(jì)檔案包括了六個(gè)階段的檔案資料，分別為前期設(shè)計(jì)階段、總規(guī)設(shè)計(jì)階段、方案設(shè)計(jì)階段、擴(kuò)初設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段、施工配合階段。前期、總規(guī)、方案、擴(kuò)初、施工圖階段需要?dú)w檔的文件資料分為項(xiàng)目管理文件、設(shè)計(jì)依據(jù)性文件、來(lái)往函件、設(shè)計(jì)文件四大類；其中設(shè)計(jì)依據(jù)性文件就很多，包含建設(shè)單位上級(jí)機(jī)關(guān)的任務(wù)批準(zhǔn)文件、設(shè)計(jì)任務(wù)書或招標(biāo)書、規(guī)劃部門批準(zhǔn)的用地范圍及紅線圖、規(guī)劃設(shè)計(jì)要求通知單、建設(shè)單位上級(jí)機(jī)關(guān)的方案批準(zhǔn)文件、建設(shè)單位對(duì)方案的修改意見、初步設(shè)計(jì)審批意見書、上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門批準(zhǔn)的初設(shè)文件、消防、環(huán)保、交通、衛(wèi)生、供電、環(huán)衛(wèi)、水、煤氣、電話、人防等部門的有關(guān)文件、地質(zhì)勘察報(bào)告等；外加各階段設(shè)計(jì)文件電子版及已蓋章底圖等等。施工配合階段也不容忽視，也有很多文件資料需要?dú)w檔，比如技術(shù)核定單、建筑工程消防驗(yàn)收證書、試樁、地基驗(yàn)槽記錄、沉降觀測(cè)和建（構(gòu)）工程測(cè)量復(fù)核等測(cè)試記錄等等。總之，文檔種類多，歸檔庫(kù)藏?cái)?shù)量大，為建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理工作增加了新難度。

1.2 時(shí)間跨度較長(zhǎng)，材料變更快

建筑設(shè)計(jì)公司檔案形成于工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)技術(shù)活動(dòng)之中，一方面反映了建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)水平，是建筑工業(yè)的重要史料；另一方面許多項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間跨度大，基本是跨年度甚至幾個(gè)年度，設(shè)計(jì)歸檔材料隨年度變化不斷變更增多。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，項(xiàng)目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時(shí)間精力花費(fèi)較大，效率低下。特別是一些設(shè)計(jì)項(xiàng)目面臨政府政策調(diào)整、源環(huán)境變化、資方后續(xù)資金不足等多種因素造成項(xiàng)目負(fù)成果或中途停建，作為設(shè)計(jì)方有必要進(jìn)行文檔保存，一些項(xiàng)目在設(shè)計(jì)過(guò)程中甚至還會(huì)出現(xiàn)產(chǎn)能的擴(kuò)大或縮減的調(diào)整，需要同步對(duì)設(shè)計(jì)做出相應(yīng)調(diào)整，相應(yīng)增加了檔案整理歸檔等工作的人力財(cái)力成本。

1.3 用戶范圍廣泛，應(yīng)用程度高

設(shè)計(jì)檔案是設(shè)計(jì)科技活動(dòng)的記錄，承載著設(shè)計(jì)專業(yè)科學(xué)技術(shù)知識(shí)，體現(xiàn)了現(xiàn)實(shí)的長(zhǎng)期使用功能和價(jià)值，在生產(chǎn)生活中應(yīng)用極為普遍。設(shè)計(jì)檔案的適用性原則也使得設(shè)計(jì)成果存在共享可能，也就是無(wú)論在設(shè)計(jì)階段還是施工、竣工階段，設(shè)計(jì)成果必須及時(shí)提供給投資方或業(yè)主、施工方參考應(yīng)用。在實(shí)踐中，還存在項(xiàng)目建設(shè)完工之后的后續(xù)設(shè)計(jì)施工，比如一些民用建筑項(xiàng)目需要接受建設(shè)方、業(yè)主和城建、規(guī)劃、環(huán)保、綠化等政府部門的層層驗(yàn)收，一些商業(yè)地產(chǎn)、住宅項(xiàng)目還需要為個(gè)體業(yè)主的裝修、維修等提供咨詢服務(wù)。

二、 建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理方式的基本趨勢(shì)

2.1 檔案內(nèi)容由多元化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)檔案主要以工程圖紙和技術(shù)文件管理為主，內(nèi)容多數(shù)量大，存儲(chǔ)與維護(hù)較難。信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為檔案管理提供了極為便捷的途徑。通過(guò)利用電子文件、電子圖片、技術(shù)報(bào)告、聲像等多種電子信息檔案，把內(nèi)容龐大的紙質(zhì)形態(tài)的檔案資料實(shí)施電子分類與歸并，并形成數(shù)字信息儲(chǔ)存、查詢、修正等各種手段的信息媒體與服務(wù)介質(zhì)，使得建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作模式中慢慢解放出來(lái)，極大地促進(jìn)了檔案管理工作的革新。

2.2 管理手段由手工向計(jì)算機(jī)操作轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動(dòng)強(qiáng)度大，工作效率低。在信息化條件下，通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)編排，開展檔案信息化建設(shè)工作，開發(fā)圖檔管理應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了工程圖紙、設(shè)計(jì)文件等網(wǎng)上自動(dòng)歸檔；完善了圖檔網(wǎng)絡(luò)整理、編目、分類、編號(hào)等功能；增強(qiáng)了實(shí)現(xiàn)建筑設(shè)計(jì)公司內(nèi)部局域網(wǎng)在線檢索、瀏覽、申請(qǐng)、審批和下載借閱利用電子文件等功能。

2.3 管理方式由紙質(zhì)實(shí)體向信息媒介為主轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設(shè)計(jì)藍(lán)圖、硫酸底圖實(shí)體為主。信息技術(shù)的普及使得建筑設(shè)計(jì)公司檔案工作在積極主動(dòng)做好檔案利用服務(wù)工作的同時(shí)，能夠集中精力放在做好工程參考、質(zhì)量追蹤、各類資質(zhì)申報(bào)、職稱評(píng)聘、質(zhì)量抽查、財(cái)務(wù)審計(jì)等大量的專題信息查詢工作上，這為拓展檔案功能的多元化發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、 建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1大力推進(jìn)觀念創(chuàng)新

一是要主動(dòng)提高認(rèn)識(shí)。充分認(rèn)識(shí)企業(yè)信息化給檔案工作的傳統(tǒng)理論、方法、手段帶來(lái)的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，進(jìn)一步深化檔案信息化建設(shè)的重要意義，樹立將檔案信息化納入建筑設(shè)計(jì)公司企業(yè)信息化整體規(guī)劃中的觀念。二是要注重順應(yīng)趨勢(shì)。準(zhǔn)確把握形勢(shì)變化對(duì)檔案工作帶來(lái)的新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)，從思想和行動(dòng)上適應(yīng)當(dāng)前文件形成電子化、文件管理動(dòng)態(tài)化、圖紙歸檔網(wǎng)絡(luò)化、圖紙儲(chǔ)存數(shù)字化的新趨勢(shì)，進(jìn)一步加快推進(jìn)檔案數(shù)字化、文檔一體化、信息標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理，利用信息平臺(tái)，建立與企業(yè)信息化相適應(yīng)的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規(guī)章制度，重點(diǎn)要建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，強(qiáng)化電子圖紙形成、流轉(zhuǎn)、接收、監(jiān)控、歸檔、鑒定以及安全責(zé)任機(jī)制；加強(qiáng)對(duì)原有紙質(zhì)檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實(shí)性。

3.2大力推進(jìn)管理創(chuàng)新

認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案局檔案信息化建設(shè)規(guī)范和“十一五”期間全省信息化建設(shè)的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持以企業(yè)信息化建設(shè)為載體，著力推動(dòng)管理機(jī)制和手段創(chuàng)新。一是加強(qiáng)圖檔資料等的編研應(yīng)用，緊密結(jié)合建筑設(shè)計(jì)公司的工作實(shí)際，探索圖書、情報(bào)、檔案一體化的管理模式，有效服務(wù)于建筑設(shè)計(jì)公司工作需求。二是創(chuàng)新管理內(nèi)容，一方面強(qiáng)化原始檔案材料保管；另一方面要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，積極收集國(guó)內(nèi)外核心專業(yè)期刊新出現(xiàn)的同類建筑設(shè)計(jì)公司的設(shè)計(jì)成果報(bào)道、專業(yè)研究進(jìn)展情況等相關(guān)信息，特別是與本司業(yè)務(wù)有直接相關(guān)的新穎設(shè)計(jì)科學(xué)技術(shù)知識(shí)和成果為我司使用。三是加強(qiáng)特色檔案信息開發(fā)，根據(jù)建筑設(shè)計(jì)公司歷年形成的優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果，重點(diǎn)圍繞技術(shù)先進(jìn)、效益顯著、適用性強(qiáng)的設(shè)計(jì)項(xiàng)目，做好編研、推介工作。

3.3大力推進(jìn)監(jiān)管創(chuàng)新

高度重視設(shè)計(jì)成果信息的長(zhǎng)久保存，積極采取措施防范檔案風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)行檔案?jìng)浞葜浦贫龋㈦娮游募蛿?shù)字檔案登記備份中心，對(duì)建筑設(shè)計(jì)公司參與的重大建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)資料、電子圖紙、電子文件實(shí)行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，制定實(shí)施細(xì)則和配套舉措，強(qiáng)化工作落實(shí)。探索多元存儲(chǔ)手段應(yīng)用，綜合運(yùn)用三維設(shè)計(jì)成果、元數(shù)據(jù)管理等不同類型的檔案登記工具，按照規(guī)定格式存儲(chǔ)到一次光盤或磁帶等脫機(jī)載體，保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、完整性和可讀性。

3.4大力推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新

按照“存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的發(fā)展方向，加快推動(dòng)檔案工作方式和手段由傳統(tǒng)向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統(tǒng)，即在其他計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級(jí)和功能的擴(kuò)展中，檔案信息系統(tǒng)要同步組織實(shí)施。二是要加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，重點(diǎn)突出建筑設(shè)計(jì)公司歷年積累的紙質(zhì)載體優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果、典型項(xiàng)目的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，全力以赴創(chuàng)建名牌信息資源，為有關(guān)用戶提供特色服務(wù)，體現(xiàn)檔案室?guī)觳靥厣c價(jià)值，這是建筑設(shè)計(jì)公司在合作競(jìng)爭(zhēng)并存的信息時(shí)代更好地生存與發(fā)展的重要保障。三是充分應(yīng)用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)功能。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息資源本身的特點(diǎn)和屬性，運(yùn)用合適的工具和方法，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開發(fā)自動(dòng)分類，形成主題指南，使之有利于其存儲(chǔ)、傳播、檢索和利用。

3.5大力推進(jìn)服務(wù)創(chuàng)新

創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，拓展服務(wù)領(lǐng)域，把主動(dòng)服務(wù)、規(guī)范服務(wù)、滿意服務(wù)貫穿到檔案工作全過(guò)程。一是建立專業(yè)化信息服務(wù)模式。按照管理職能和設(shè)計(jì)專業(yè)領(lǐng)域組織檔案信息資源服務(wù)，保障對(duì)用戶需求和用戶環(huán)境的把握，不斷提高信息服務(wù)對(duì)用戶需求和用戶任務(wù)的支持水平。二是樹立個(gè)性化服務(wù)觀念。根據(jù)檔案用戶研究課題的特殊需要，以及檔案信息用戶的個(gè)性、使用習(xí)慣等，通過(guò)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，增強(qiáng)檢索工具的功能和性能，提供多種檢索途徑，整合不同檔案資源集成檢索系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向用戶提供個(gè)性化的信息服務(wù)同時(shí)開辟設(shè)計(jì)檔案寄存服務(wù)、個(gè)體業(yè)主檔案維權(quán)服務(wù)、建設(shè)項(xiàng)目跟蹤服務(wù)等項(xiàng)目。

四、結(jié)束語(yǔ)

以上是本人在工作中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，僅供參考。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱秀宇.淺析創(chuàng)新思考對(duì)現(xiàn)代檔案管理的重要意義[J].黑龍江科技信息，2009（20）：197.