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檔案規章制度管理細則范文1

關鍵詞：改革；檔案管理；服務

一、我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面存在不足呢

檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。檔案管理人員對檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；由于受專業和時間限制檔案交接手續不嚴密，重視不夠，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。主要問題集中反映在以下幾個方面：

1、大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。 檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。

2、檔案管理基本上是兼管，屬于非專業人員管理。檔案交接手續不嚴密，重視不夠。

3、組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

4、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現電力檔案管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、選用準確的文件

選用準確的文件是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行檔案管理時出現重復與低效率的情況等問題。

1、優化館藏、科學保管，提高電力檔案利用效率

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行電力管理檔案后的利用效率。

2、健全檔案管理制度

健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。建章立制，有章可循，規范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉入、轉出登記簿，職工檔案材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到檔案的依據作用。積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業心、責任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入檔案，把好質量關。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認真負責、確保檔案真實完整，充分認識到職工檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，提高業務素質。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護檔案的真實性、可靠性、完整性。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上電力管理檔案又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案電力管理工作有很大的提高。

3、規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

4、健全規范化和科學化的工作程序

由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。分清輕重緩急，循序漸進 ，檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現電力管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

三、結束語

加強電力檔案管理的發展，使檔案工作有新的進展和突破，就要形成一整套新的檔案思想、檔案觀念抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，沖破原有的思路、模式，才能適應檔案事業的發展，才能符合電力檔案管理的需要。

參考文獻：

[1] 夏燕玲. 檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J]. 云南檔案, 2010,(03) .

檔案規章制度管理細則范文2

醫院檔案規范化是反映醫院發展建設的重要標志，做好醫院公文管理工作則是提高醫院文書檔案質量的重要基礎。醫院公文與檔案是同一文件不同階段的表現形式，文件在編寫、審批、培訓、督導、修訂等階段，處于不停地傳遞、承辦和執行之中，它主要發揮著現行效用，現行效用發揮的好壞，直接關系到形成檔案后利用價值的高低。因此，規范醫院公文管理是提高文書檔案質量的前提工作。

一、日常工作中公文管理中存在的問題

1.文號重復

由于文秘人員變動，工作交接不徹底，導致醫院兩份文件文號一樣，內容卻完全不同，給文件的鑒別歸檔工作帶來麻煩。

2.隨意添加文件

由于迎接上級檢查的需要，醫院應付式地添補領導小組、規章制度等相關文件，以此表示對工作的重視。它打亂了檔案的時間順序，給檔案的規范管理帶來困難。

3.文件的執行落實不夠深入

很多醫院規章制度是行政職能科室根據工作需要起草的，初稿完成后直接交由院長審批后印發至相關科室。行政職能科室未對文件進行培訓，直接由臨床醫技科室按照自己的理解執行，難免會做的不盡相同，文件的執行效果一定程度上打了折扣，形成文書檔案后的利用率也會降低。

二、提高文書檔案質量的措施

1.提高文秘人員的檔案意識 加強對醫院文秘人員相關業務知識培訓，認真學習《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機關公文處理格式》和《中華人民共和國檔案法》，不斷提高文秘人員的業務能力、業務素質和檔案意識，充分認識檔案的歷史作用。使他們在日常工作中，抱著對醫院歷史負責的態度，堅持一文一事制度，堅持只有領導簽字審批后的文件才能印發，同時做好編號、登記、繕印、用印、發文等工作，并對未完成或無法完成的工作在文件處理單上書面注明原因。切實使文秘人員將公文處理工作作為檔案工作的基礎性工作去做，嚴格按照規范公文和檔案管理的要求，認真做好公文處理工作和檔案管理工作。

2.規范公文管理環節 按照衛生部《三級綜合醫院評審標準實施細則》相關要求：醫療質量管理相關制度要有院級的制度管理規范；要對制度的制定、審核、批準、、培訓、執行、修訂等有統一流程，我們據此制定了《醫院文件管理辦法》。

《醫院文件管理辦法》打破過去由行政職能科室起草后直接交由院長審批下發，臨床醫技科室按照自己的理解執行的常規。文件規定：所有跟醫療質量與安全密切相關的規章制度、操作規程等文件，文件的形成到存檔要經歷、培訓、執行、修訂、廢止、評審、存檔七個環節。尤其是、修訂、廢止三個環節，文件必須經歷文件編寫領導小組審核、專業委員會初審、院長審核/院長辦公會議審定、院長審批等環節，以確保文件權威性、實用性和統一性。

為確保文件的執行效果，《醫院文件管理辦法》要求，文件不管是首次還是修訂后，責任科室都要在15個工作日內對文件進行相應范圍的培訓，并做好一年的督導檢查工作：前三個月，每月一次，以后每季度至少一次，所有檢查都要填寫檢查記錄表，以便不斷改進提高。每年年底要進行統一的文件評審，評審的目的是確保文件的適應性和有效性。

檔案規章制度管理細則范文3

一、主要工作內容

年月日至年月日，負責公司行政及后勤管理工作，其工作重點是進行公司規章制度的建設；年月至年月日，全面負責總經理辦公室的行政、后勤及人力資源管理工作，該階段的工作重點是人力資源工作規范性建設；年日至日，全面負責總經理辦公室的行政、后勤及人力資源管理工作，同時負責項目部的全面管理工作，該階段的工作重點是項目部規范管理的建設；年月日至今，負責公司行政及后勤管理工作。本人實際上是從事了12個月的行政、后勤管理工作，6個月的人力資源管理工作，2個月的項目部管理工作。

二、主要工作業績

(一)行政管理工作

1.完成了公司規章制度建設工作。主持制定了17套規章制度，其中親自主筆編寫11套，這些制度基本上滿足了公司目前的管理需求，從而使公司的各項管理有章可循，員工有“法”可依，為公司實現企業現代化規范管理奠定了良好的基礎。

2.公文管理工作實現了制度化、規范化。建立了各種內、外公共文書的管理流程，使公文的收、發、送、閱、審、存、借有了嚴格的管理程序，確保了公文傳送的及時性、公文執行的有效性及公文使用的安全性，從而對提高公司的工作效率起到了促進作用。

3.檔案管理工作實現了規范化。建立了公司專業的檔案室，并實行了專人管理，對公司檔案進行了分級、分類、編號登記管理，對檔案的歸檔、保管、調閱、借用實行了嚴格的審批管理，并實行了紙質版和電子版同時保存的管理方式，確保了檔案管理的安全性及延續性。

4.完成了前臺接待的標準化管理。公司現有三個前臺，均進行了統一的形象布置，并對前臺接待員的崗位進行了全面培訓，統一了公司的接待流程及工作要求，為樹立公司良好的企業形象起到了積極作用，為公司各部門的業務接待起到了模范作用。

5.會議管理基本上實現了標準化。公司對內、對外的會議，從會前準備到會中服務及會后跟蹤，都能全面完成，無論是會議接待、資料制作、會場布置都能較好地完成，保證了各項會議的成功召開。

6、印章管理工作基本規范。嚴格按照《印信管理辦法》執行印章使用審批制度，對印章的啟用、保管、使用均進行詳細的登記管理，確保了印章使用的合法性和安全性。

總之，公司的行政管理工作，在海南企業中已達到了上等水平，我們的公司也跨入了現代化規范管理的企業行列。

(二)信息管理工作

1.加強了網站的管理工作，對網站內容進行了嚴格審核，并不斷充實網站內容、更新網頁，及時上傳新信息、搜集外來信息，為企業建立了一個良好的宣傳窗口，并對網站后臺進行了分析、匯總，及時掌握網站使用動態。

2.建立了企業信息庫，完成了公司信息的統一管理，規范了公司信息的使用流程。目前已建立客戶信息、通訊信息、項目信息、新聞信息、資訊信息五個子庫，并完成了通訊信息、客戶信息及資訊信息三個子庫的信息收集，共收集信息515條。

3.加強了信息收集與信息傳遞工作，增大了公司的信息量及信息流，按照公司領導要求進行了《資訊周報》編制，并提供給公司中、高層領導學習與運用，方便了領導的工作，同時也提高了工作效率。

(三)人力資源管理工作

1.制定并實施了《人力資源管理細則》，規范了招聘、錄用、轉正、離職等人事工作流程，明確了人才選聘標準。

2.完善了人事檔案管理工作。制定了人事檔案規范內容，健全了人事檔案，規范了人事檔案管理流程。

3.企業文化建設初具規模，先后組織了項目開工典禮、周年慶典、抗震救災捐款、新年聯歡晚會等大型活動，組織了大、小六場培訓活動，并組建了籃球隊，開展了多場籃球比賽，以及印發《項目簡報》41期、參展冬交會、參展海洋漁業博覽會等多種宣傳活動，不斷地提高了企業知名度，有效地塑造了企業文化。

(四)后勤管理工作

1.資產管理工作規范化。對公司資產在進行徹底清查的基礎上，依據公司《資產管理辦法》分別按部門對資產進行了分類、編號登記，并將管理責任落實到具體的使用人或保管人，規范了資產采購、驗收、入庫、領用、回收、調撥等管理流程。

2.車輛管理工作得到了加強。對公司車輛的調度審批、調配使用、維修維保、行車安全、違章處理、費用控制、車輛保管等方面進行了嚴格管理，并嚴格執行了派車審批制度，達到了有效地使用車輛和有力地控制費用的雙重效果。

3.辦公用品管理工作規范化。實行了辦公用品月計劃制度，并結合以舊換新的節約措施，既保證了工作需要，又避免了不必要的浪費，有效地控制了辦公成本。

(五)總經理辦公室管理工作

1.以創建先進集體為目標，加強本部門的團隊建設與管理，使本部門具有較強的凝聚力和榮譽感，且具有很好的團隊精神。本部門在公司的重大活動中均取得了最好的成績。

2.本著嚴要求、勤指導的方式，以樹立模范、培養骨干為目的，加強本部門員工的教育和培養。

三、主要工作經驗

1.做人原則：做員工表率，為下屬老師，當同事朋友。

2.做事原則：原則堅定，獎罰分明；身先士卒，帶頭實干。

3.管理原則：理論上高度，實踐到深度；分工要明確，責任必到人。

四、工作中的不足

1.行政管理力度欠佳，行政監督職能不強。

2.規章制度執行不嚴，執行制度時有寬松之短、仁慈之弊。

3.考核制度還待進一步完善。

五、新年工作愿景

1.為總經理分憂解難，與員工一道艱苦創業，為實現公司的宏偉目標而奮力拼搏。

2.不斷學習、不斷創新、不斷提高，努力成為一名優秀的職業經理人。

3.務實敬業、勇擔重任，希望有機會為企業做出更大的貢獻。

六、新年工作設想

(一)行政管理工作

1.在對現行規章制度執行進行調查研究的基礎上，進一步修正和完善現行規章制度，并加大各項規章制度的執行力度；

2.新建《合同管理辦法》、《保密管理制度》、《會議管理制度》、《辦公場所管理規定》、《員工行為規范》、《工服管理規定》等規章制度，以滿足公司發展的需要；

3.建立企業危機管理機制，有效預防或應對企業經營危機；

4.建立規范的行政監督機制，加強行政管理力度。

(二)后勤管理工作

檔案規章制度管理細則范文4

關鍵詞：醫院人事檔案；管理信息化；問題；對策

中圖分類號：G2759文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）07-0235-01

一、醫院人事檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）醫院對人事檔案管理信息化管理重視不夠

醫院管理的中心環節是醫療，各方面力量的投入都可以給醫院帶來效益，然而對于人事檔案的管理一直作為醫院管理的輔工作來對待，所以這種工作并未引起重視，再加上檔案本身就含有輕易不能外泄的信息。由于上述原因，對人事檔案的宣傳力度不夠，由此而產生的經濟效益也就不充足。當前，有很多領導意識不到人事檔案給醫院管理帶來的經濟效益和人事檔案信息化對醫院管理的重要性，對人事檔案信息化的利用不夠熟練和充分，所以造成了對這種資源的開發利用程度不高，就無法顯示信息化的作用。這種信息資源停滯，導致了信息建設的緩慢發展。

（二）檔案管理軟件較落后

目前，大多數醫院關于人事檔案管理方面的設施落后，醫院的人事檔案信息都需要人工來操作，雖然有些醫院配有計算機，也有相對應的人事檔案系統，但是由于計算機的系統落后，不能對人事檔案信息進行及時更新和維護。而這些醫院所掌握的信息都是工作人員的基本信息，不能保證人事檔案的完整性和詳細性。這種信息數據的不完整，造成了信息查閱工作的不便，影響了醫院對人事檔案管理資源的利用和開發。

（三）醫院人事檔案管理信息化建設制度不完善

雖然《檔案法》已經公布實施，《全國檔案系統信息化建設實施綱要》也予以頒布，但醫院人事檔案管理信息化建設的水平遠遠達不到國家檔案局的標準。當前，國家并未針對醫院人事檔案管理信息化建設工作制定專門的指導性的政策、實施細則和相關的法律、法規，這些因素都導致了當前醫院人事檔案管理信息化僅流于形式。

二、改進醫院人事檔案管理信息化建設的措施

（一）加強領導，提高認識

醫院人事檔案的管理工作離不開領導的重視和關注。所以，要想搞好醫院人事檔案管理工作，首先要增強領導關于此方面的認識并加大宣傳力度，使他們努力做到對人事檔案管理工作的全力支持和配合。一方面，主管此工作的部門領導應該認識到這項工作的重要性，將這項工作作為重要日程納入到平時工作中去。把人事檔案這項工作當作和其他工作同樣重要來對待，做到定期檢查，及時更新，盡快使人事檔案管理步入正軌，提高人事檔案管理的責任意識。而另一方面，從事人事檔案管理的工作人員要加強對于本職工作的責任感，并不斷強化專業知識和專業技能，根據社會的發展，不斷更新觀念，提高自身對于人事檔案管理體系的認識，使這種信息化健康發展，同時還要提高自身的工作熱情。把這種管理由封閉式改成開放式管理。管理人員要主動更新和開發信息，使人事檔案工作能更好地為醫療、教學等方面做出貢獻。

（二）建立一套標準化和規范化的人事信息系統應用軟件

要想成功建立標準化和規范化的人事信息系統，首先要對基本框架加以規定，即各種資料數據庫的建立，數據錄入，快捷的網絡系統等，為了節省時間，這幾個步驟可以同時進行。對于這項工作來說，準確采集信息資源是關鍵，也是本項工作的基礎環節，并將信息采集工作制度化、規范化。信息資源的完整直接關系到整個人事檔案管理工作的生命，所以應該作為一項重要工作來抓。其次要加大投入，對整個系統進行完善，補充和改進，提高此工作的整體性。工作人員要在日常工作中不斷積累經驗，相互討論。

（三）健全檔案信息系統維護制度

人事檔案管理工作如果想發揮作用，首先要提高工作人員的素質和培養信息化、現代化意識。錄入的信息要準確和完整，并對數據庫進行定期檢查和及時更新。在此基礎上，要對數據庫的安全加以監控，要確保人事信息不外泄，軟件正常使用和網絡健康運行等。在醫院人事檔案管理工作中，對工作紀律加以明確，嚴格執行規章制度，增強工作人員的責任感和思想政治素質。針對不同的人群，設置不同的檢索權限，規定范圍和內容，這樣既保證了數據庫的安全，也方便了醫院查找信息，最終也就提高了醫院的經濟利益。

檔案規章制度管理細則范文5

1.1檔案內容繁雜

以往我國絕大多數的醫院性質屬于國有非營利機構,這些醫院所需要的醫藥成本巨大,如果通過營利來轉嫁成本,無疑增加了普通居民的負擔,但是如果全都由政府來維持,政府將承擔巨大的醫療成本費用,在這雙重矛盾下,當前的醫院管理模式為政策扶持醫院,而醫院實行企業化管理模式,這種自收自支的管理模式下,需要醫院能夠通過企業化的管理,將醫院的檔案管理突破事業單位的老模式,管理中需要方便企業核算和醫院管理,有能有效地提高醫療服務。但是,目前醫院還無法實現這一點,醫院的檔案管理還處于內容復雜狀態。

1.2檔案管理簡單,利用率低

醫院的檔案管理,處于管理簡單,利用率很低的狀態,主要原因是,醫院所形成的檔案,無法直接產生社會效益或者收益,無法像醫療、科研或者教學機構一樣,檔案無法像上述機構成為經驗、技術的積累,是影響后續研究管理或者技術發展的重要構成,因此,醫院的管理層也無法意識,投入更多的成本或人力來優化檔案管理,檔案管理的重要性不明顯,必然造成檔案利用率低下的情況。

1.3檔案專業人員素質參差不齊

專業化的管理人員,能夠對崗位和團隊帶來優化作用,而檔案管理崗位設置下,沒有專業化人員加入,往往通過安排知識水平一般,非專業人員來管理醫院檔案,檔案管理人員素質差異大,造成管理效率不高,專業化水平不足,也造成無法實現充分利用醫院檔案重要資料,來推動醫院服務水平、醫療技術發展的困難。檔案管理人員的管理水平停滯不前,思想觀念落后,管理水平低下,缺乏創新和活力等問題都是當前醫院檔案專業人員存在的主要的問題。

1.4管理體制不健全,沒有統一規范的醫院檔案管理標準

到目前為止,醫院檔案還沒有統一的管理制度和方法,沒有統一的管理網絡和管理模式。醫院檔案管理格局混亂,機構不健全,管理職能不明確,在一個單位內形成多部門管理檔案的格局。這不僅影響檔案的管理和利用,也給檔案的信息化管理造成困難。

2加強醫院檔案管理工作的對策

2.1健全檔案管理制度

首先要加強檔案管理的規章制度體系的建設,不斷的完善歸檔制度、保管制度、網絡安全制度、查閱利用制度等規范化的管理制度,另外將以上的各項規章制度及其規定與醫院崗位責任制和考核掛鉤。另外,醫院要根據檔案管理制度的相關規定,制定出一份比較詳細的,并且具有操作性很強的監督檔案管理工作標準及其實施細則。然后按照各項工作的標準及其操作細則嚴格的執行,然后進行定期的檢查,并對其執行的程度進行考核、評比,然后公布考核的結果。對于在考核過程中能夠嚴格執行各項管理標準及其細則的部門或者個人給予肯定,并給予相應的獎勵。另外,為了監督檔案管理制度得到很好的執行,還應該將檔案管理工作納入工程質量監督站的崗位目標責任制與年終考核聯系起來。

2.2加強宣傳,增強全員檔案意識

大力的加強有關醫院檔案的知識教育,使得醫院的領導及其員工均能認識到醫院檔案工作的重要性。另外,醫院的檔案人員充分的將醫院的檔案信息進行利用,積極主動的為醫院檔案建設提供建設性的意見,并對于醫院檔案工作及時的向領導匯報,使得醫院領導對于醫院檔案有更詳細的了解,有助于促進醫院的醫療、科研教學、護理等發展,另外還能對醫護水平起到推動的作用。

2.3提高檔案管理人員素質

提高醫院檔案管理人員的素質主要有以下三個方面的措施：一是通過提高醫院社會群體的檔案意識,使得醫院檔案管理人員能認識到檔案管理的社會效益及其經濟效益,然后提高檔案管理人員的自覺性。二是對檔案人員進行專業的培訓,提高檔案人員的專業素質,另外醫院還可以通過把掌握和應用檔案信息技術技能水平作為衡量檔案專業水平的一個重要指標納入各項檔案人員考核范疇。三是引進高素質的專業人才,可以通過通過選拔優秀人才、從社會上招聘高層次檔案專業人才到檔案部門工作。通過以上措施,培養出一支政治素質高、檔案業務精通的管理隊伍。

2.4提高檔案工作現代化、信息化水平建設

在醫院統一領導下,實現信息、檔案一體化管理,有利于統一規劃、統一收集整理、加工統計有關信息,統一目標體系,統籌各類信息結構。不僅便于檢索、利用,更重要的是建立醫院管理系統、病案統計管理系統、財務管理系統、檔案管理系統、人事系統、藥庫管理系統等,并實行全醫院計算機聯網,為實現信息資源共享打下良好基礎。

2.5以科學技術為手段,提高醫院檔案管理工作效率

檔案規章制度管理細則范文6

關鍵詞：痕跡化；依法治企；質效；精益化

與發達國家相比，我國的檔案收集、管理和利用都有很大的提升空間。眼下，大數據時代要求我們必須高效地進行海量數據處理。那么，在目前的形勢下，我們能否以推動痕跡化管理為切入點，帶動提高檔案管理水平，推進企業精益化管理，進而提高企業的綜合競爭能力呢？梳理多年工作實踐，嘗試分析如下：

1 定義

痕跡是指事物留下的跡印（《新華字典》）。時下，痕跡化管理的概念雖屢被提及，但尚無統一的定義。依筆者理解，痕跡化管理是指在一切管理活動中留下的實體和記錄，包括文字、圖片、影像等。借由這些痕跡可在管理事項結束后最大程度地還原、推測或佐證活動發生時的真實情況。痕跡管理不是一門單獨的管理類別或技術，而是所有管理的基礎保障措施。企業的各類管理均可歸納為流程管理，而任一流程都由一系列相互銜接的記錄、痕跡系統來支撐，以保證流程被環環相扣地執行，實現結果的可控性。換言之，痕跡是流程執行的真實體現。痕跡不等同于記錄。記錄重在對行為的表述，是對過程的確認，如文件使用記錄等。痕跡的含義則更為廣泛，除記錄外，還包括文件、合同、通知、紀要、圖片、視頻等，再現的是完整的管理過程。企業實行痕跡化管理就是要借助人為的強化手段，使所有的生產、經營管理行為都留下印跡，形成管理和痕跡的一一對應關系，供日后查證、評估管理行為的合法性和質效。痕跡化管理關注過程管理，要求做好過程任一時段的每一項記錄，其宗旨是推進日常管理行為的標準化、制度化、流程化和規范化，形成規章制度和管理痕跡相互印證、相互促進的管理機制，不斷提升管理人員的責任意識和執行力，形成“依法合規地決策、一絲不茍地執行”的工作作風，與不因人員變換影響工作開展的管理模式。

2 痕跡化管理的意義

2.1 有利于推進依法治企建設

目前，隨著法制化建設的深入和網絡的迅猛發展，國有企業已成為政府和社會關注的焦點，“依法治企”不但是政府的迫切要求，也是企業自身健康發展和企業管理者維護權益的自覺選擇。依法治企的本質要求就是嚴格落實規章制度。在自上而下建立健全了規章制度標準的情勢下，企業只需在管理流程中將規定動作按規則要求做到位并生成痕跡記錄，就可以在審計監督面前用痕跡證明其履職盡責的合法、合規性。企業只要落實了痕跡化管理，紛繁復雜的管理行為就可以沿著管理流程水到渠成地生成痕跡，實現管理的單向推進，不需再為迎接依法治企等各類檢查抽調額外的人力，做額外的工作。

2.2 利于提高企業的執行力

執行力不強是目前多數企業的短板。痕跡恰可作為執行力的評估依據。因而，實行痕跡化管理首先將強化責任意識?！翱谡f無憑，立字為據”，在痕跡化管理覆蓋下，人人如同在“攝像頭”下活動，清楚自己的一言一行都將記錄留痕，迫使人們“主觀對自己”、“客觀對企業” 負責為出發點，增強責任意識，明辨職責所在，嚴格落實各項規章制度和崗位責任制，相互支撐配合，提升企業的整體執行力。

2.3 利于提升工作質效

痕跡化管理有利于規范流程，減少工作行為的隨意性，促進由粗放型管理向精益化轉型，以“嚴、細、實”消除管理粗放和權責不清的現象；由關注結果轉向全過程管控，以細節到位和流程管控，水到渠成地實現既定目標；將管理流程顯性化，將各環節要求和落實情況具體化，在執行前將目標“化整為零”，在執行過程中逐步再“化零為整”，從而提高管理的針對性和科學性；管理者可以通過痕跡對比糾正錯誤，彌補不足，改進管理方法，不斷提高管理質量和效益。另一方面，痕跡化管理易于統計利用，可為改進管理，提升集團的集約化水平提供可靠的基礎材料。

2.4 便于監督考核

痕跡化管理要求流程中的各管理人員作為日常行為的第一責任人，在落實本崗職責時均要執行既定工作流程，在每一環節都形成規范的記錄，如工作計劃、決策過程及結果、任務分配、執行反饋等，從而形成較為齊全的管理檔案，可供查考、評估、佐證和問責。如會議記錄可真實反映與會者的發言表態和會議決定，各類業務報表、審批單據、合同等真實記錄了決策審批過程與意見。這些清晰透明的痕跡，既便于績效評估，也為上級主管單位和司法機關區分責任界限并向管理者實施問責及追究法律責任提供了佐證材料，易于進行責任追究。

3 開展痕跡化管理的措施

痕跡化管理是精益化管理的基礎，強化痕跡化管理可以提升管理的規范化、科學化水平，培養“提高效率、嚴格自律”的職業習慣。可以從以下三方面推進痕跡化管理：

3.1 強化痕跡化管理的意識

采取多種形式對全員進行相應規章制度的培訓，促使大家認識到管理留痕是對企業負責，更是對自己負責，在強化痕跡意識的同時，普及管理要求和和崗位技能，規范留痕操作，形成管理流程清晰、職責明確、要求具體的管理機制，使參與管理的人員在深刻認識 “為什么要留痕？怎樣留痕？”后，摒棄自傳習慣，形成工作安排痕跡化、目標控制痕跡化、職責履行痕跡化、 監督管理痕跡化和考核獎懲痕跡化，在管理的每一個節點、每一個環節、每一個時段都留下痕跡，并形成穩定的合力，逐步提升企業的精益化管理水平。

3.2 要完善制度建設

規章制度是管理的依據，是痕跡的源頭，也是評估管理質效及其痕跡的標尺。只有完善的規章制度才能形成全面的管理痕跡。企業的制度、標準、細則，計劃、規定、年度目標等，作為開展各項工作的源頭，應力求全面、科學、合理，進而使全部管理工作有章可循、有據可依，形成“凡事都有標準，凡事都有依據，凡事有人負責”的制度管控體系，既可指導管理工作有效地開展，又可以遵循形成規范、科學的痕跡記錄。另一方面，企業還要對管理痕跡進行定期梳理、診斷、評估，并反向推動各項規章制度優化完善，實現管理制度與痕跡地相互提升。

3.3 整合其它管理手段，強化考核，提升痕跡化管理水平

要將痕跡化管理融入各崗位標準和管理要求，如檔案管理等，整合相關崗位的標準與要求規范痕跡的載體、格式等具體規定，尤其要重視借助信息化手段，強化痕跡管理。目前，各企業的辦公、生產、財務、物資管理等均已信息化。要借此將各崗位標準要求和痕跡規定嵌入相關信息管理系統，持續優化改進，強制規范執行人的留痕行為，提高痕跡質量。

同時，要根據管理項目的性質，采用隨機考核（單項任務）與定期考核（月度、年度）相結合的方式，及時對管理及其形成的痕跡進行檢查、評估與考核，完善各類痕跡模板，形成良性機制，持續推進痕跡化管理。

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