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檔案室設計要求范文1

[關鍵詞]檔案；檔案室；庫房管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.122

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-01

檔案保護是采用一定的設備和辦法對檔案進行科學管理，以達到維護檔案的完整與安全，在最大限度上延長檔案的壽命。庫房管理工作是檔案保護工作中最基礎、最重要的工作。機關檔案室庫房是關乎檔案利用、檔案信息化的源頭，是檔案保管的主陣地。因此，機關檔案室庫房管理工作是檔案保護工作的重要內容。現筆者就機關檔案室庫房管理工作的具體措施談談一些看法。

1 配備合格的檔案工作用房

機關單位要高度重視檔案工作用房建設，在新建單位辦公業務用房時，要統籌考慮檔案工作用房規劃、設計，按照經濟、實用、安全的原則做好檔案工作用房建設。檔案用房要做到檔案庫房、閱覽室、辦公室“三分開”，符合布局合理、便于檔案工作和檔案安全管理的要求。

在檔案室庫房建設方面，要符合有關檔案室庫房建設的國家標準。一是檔案室庫房要避免日曬，墻體要光潔、平整、不易生塵，堅固耐久，具有防水、防潮、防蟲等性能。二是檔案室庫房面積要滿足機關單位工作發展的需要，留有足夠20年自行保管運行的存儲空間。三是檔案室庫房樓層地面要滿足檔案及其裝具的承重要求。四是檔案庫房凈高不應低于2.60 m，室內比室外的地面要高出20 mm，并設置密閉排水口。五是庫房門窗既要便于通風，又要便于密閉；庫房門應具有防火、防盜功能，庫房門窗應安裝防盜網等安全防護措施。

2 健全機關檔案室庫房管理制度

科學、規范的管理制度能夠為做好機關檔案室庫房管理保駕護航。機關單位要按照“誰主管、誰負責、誰實施、誰擔責”的原則，做好檔案安全工作。分管檔案工作負責人是第一負責人，對庫房安全工作負全面責任；檔案工作人員為直接責任人，對檔案安全工作負直接責任。建立健全各項檔案安全管理制度，配備檔案安全和應急管理機制及足夠的專、兼職管理人員，形成機關檔案室庫房安全責任共同體。

3 精細化管理機關檔案室庫房

3.1 重機關檔案室庫房日常管理工作

機關單位要高度重視對檔案庫房的日常管理，嚴格把控庫房安全。做好機關檔案室庫房日常檢查工作，并做好記錄。對有條件的單位推行“雙人進庫制度”，對進出庫房時間、事由要如實登記。

3.2 建立健全人防、物防、技防檔案室庫房安全防范體系

防盜：機關檔案室庫房出入要及時關門，離開庫房要及時關好門、窗、燈，有條件的單位可以加裝視頻監控及門禁系統。

防火：機關檔案室庫房內嚴禁明火設施，配備火災報警和消防滅火系統，庫房內要選用七氟丙烷、三氟甲烷、二氧化碳等對檔案無害的氣體滅火材料或使用細水霧滅火系統。

防雷：機關檔案室庫房要安裝建筑物防雷設施，充分考慮特殊載體檔案及實物檔案的防雷措施，防止雷入侵，必要時可以設置屏蔽層。

防震：機關檔案室用房避免設置在結構剛度突變的薄弱樓層，其所在建筑的抗震設計要符合《建筑物抗震設計規范》。

防水：機關檔案室庫房內不設置消防以外的給水點，排水管道不穿越庫區，上下水立管不安裝在與庫房相鄰的內墻上。

防潮、防高溫：機關檔案室庫房應設置獨立的溫濕度環境，庫房溫度應控制在14 ℃～24 ℃，每晝夜波動幅度不大于2 ℃；相對濕度控制在45%～60%之間，每晝夜波動幅度不大于5%。庫房內配備溫濕度儀、空調、除濕機等調溫、調濕設備。

防蟲、防霉：檔案進庫前要做好消毒，檔案裝具內放置防蛀、防霉產品，有條件的單位可以配備庫房空氣凈化系統及殺蟲設備。

防鼠：機關檔案室庫房的門要安裝防鼠板，窗戶安裝紗窗，其他墻身孔洞要采取防鼠措施。

防光：機關檔案室庫房的窗戶要配備防光和防紫外線窗簾，避免陽光直射，庫房內應選用乳白色防爆燈罩，照度不超過100勒克斯。

防塵：機關檔案室庫房及檔案裝具應保持整潔、無灰塵，地面要保持清潔，庫房內嚴禁存放雜物。

防磁：聲像檔案的儲存和保護要符合《磁性載體檔案管理與保護規范》。

防污染：機關檔案室庫房要防止有害氣體和顆粒物對檔案的危害。

防腐蝕：定期對金屬檔案裝具表面涂層進行檢查，防止因檔案裝具銹蝕，從而對檔案實體及卷盒產生腐蝕。

防輻射：對檔案工作用房環境進行防輻射檢測和治理，避免對檔案實體、設備及工作人員造成影響。

防汛、防臺風：汛期和臺風期間，要做好機關檔案室庫房防汛、防臺風措施，對可能遭遇洪澇災害風險大的檔案工作用房，要提前做好檔案安全轉移工作。

防失泄密：切實做好檔案實體及管理系統安全保密工作，加強對檔案信息系統的安全保密管理，對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等安全隱患要采取有效的防范對策，按照涉及國家秘密的信息系統分級保護要求，嚴防檔案在傳輸過程中失泄密，且檔案要專門管理。

3.3 做好機關檔案室庫房組織與排架

庫房中的檔案裝具應排列有序，統一編號。排列要有利于檔案的搬運與存放，有利于通風與避光，有利于提供利用。庫房內檔案裝具布置要成行地垂直于有窗的墻面，外墻窗戶與檔案裝具間的通道相對應。檔案柜、架安裝要求為：主通道凈寬不小于1 m，兩行裝具間凈寬不小于0.8 m，裝具端部與墻的間隔不小于0.6 m。如果機關檔案室只保存一個單位內部的檔案，可以按照檔案門類結合內設機構、保管期限及檔案形成時間上架排列。但是，要注意預留不同門類檔案的保管空間，盡量避免或減少“倒柜”的現象。

主要參考文獻

檔案室設計要求范文2

1、當前，我國科學技術的發展日新月異，科研項目逐年增多，科研手段越來越先進，形成的科技檔案的數量、內容都比以前復雜，檔案的載體、形式、記錄方式也出現多樣化的趨勢。即便是小型科技檔案室，也同樣面臨這樣的問題。如果應用計算機管理科技檔案，就能改進檔案檢索和管理方式，大大提高檔案檢索效率，更好地為科研服務。因此，小型科技檔案室有必要盡快實現計算機管理。

2、小型科技檔案室實現計算機化管理后，將會使工作的流程由手工勞動變成自動化過程，提高工作效率和質量，降低檔案管理成本，大大地減輕科技檔案管理人員的工作量。采用計算機管理科技檔案,能更好、更快、更準確地為科研技術人員服務。利用計算機進行檔案管理，完全可以取代傳統管理的手工工作環節，只要檔案管理人員掌握了檔案資料的計算機管理方法，就能通過電腦輕松地查詢科研人員所需的資料，不需要用很長的時間去翻閱、查找繁瑣的檔案資料。

3、用計算機檢索檔案資料，能夠實現多種形式的檢索。科研人員可以從更多的角度來查閱資料，如檔案號、課題完成時間、項目名稱、編寫單位、工作區域等等，甚至可以利用某些關鍵詞進行模糊查詢。這就簡化了檢索過程，大大提高檔案資料的可利用性，既能提高工作效率、改善服務質量，同時又可以廣泛滿足科研人員的不同需要。

二、怎樣實現小型科技檔案室計算機管理

1、做好實現計算機管理的準備工作第一，做好科技檔案室現存檔案資料情況的調查分析。首先，要對用戶需求進行調查，了解他們對科技檔案利用方面的要求和利用方式。其次，要做好現存檔案資料的統計工作，對館藏內容進行分析、統計，包括種類、數量等，估算出數據存貯容量，盡最大可能方便利用。再次，要考慮到科技檔案室未來發展的需要，制定好建庫計劃。第二，走出本單位去取經。首先，要做好外部調研工作，了解一下是否有已建成的實用系統，是否能為我所用。對現有的條件和將需有的條件進行分析，避免走別人經過的彎路。調查的結果，可以作為編寫系統方案的依據。其次，在了解其他單位計算機管理科技檔案的情況之后，找計算機方面的專家咨詢一下，看看本單位科技檔案室實現計算機管理需要什么樣的硬件和軟件條件，根據本單位的具體情況操作。

2、做好建立科技檔案數據庫的準備工作第一，準備好計算機管理的物質基礎。選擇好合適的硬件設備和軟件是一項重要工作，關系到計算機應用的成敗。在采購計算機等設備時，應選擇具有兼容性強、當時較為先進的計算機。要選擇比較通用的機型，要求主機有較高的運算速度，內存、外存要有一定的容量。在選擇科技檔案管理系統方面，應根據本單位科技檔案的特點、估算的容量及用戶的使用要求，來選擇合適的計算機系統。可能的話，最好能引進一套現成的系統軟件，或引進后根據自己的特點加以簡單的改造。這樣，可以避免浪費時間和財力，去做別人已經完成的重復性的勞動。第二，科技檔案管理人員應參與管理軟件的設計。設計管理軟件的專家雖然對軟件的功能、編制程序的方法和技巧都輕車熟路，但畢竟對檔案管理方面的各項業務和工作流程不熟悉。這就需要科技檔案管理人員及時與軟件工程師溝通，提出適合本單位科技檔案管理的合理化建議。第三，對科技檔案管理人員要進行培訓。要實現科技檔案室計算機管理，只有先進的技術設備是遠遠不夠的。必須對檔案資料管理人員進行培訓，使科技檔案管理人員盡快熟練使用新軟件，為下一步實現科技檔案的計算機管理做好充分的準備。

檔案室設計要求范文3

【P鍵詞】設備資料；設備檔案；收集；設備資料完整性確認單

設備資料是企業在設備購買、在建、調試及維護檢修等活動中形成的，是反映工程施工中所有設備質量和性能是否能滿足設計和使用要求的各種質量文件及相關文件。設備檔案由設備廠家提供的資料和在設備安裝、調試中形成的資料兩大部分組成。設備檔案一般有設備出廠質量文件、使用和維護說明、安裝圖紙等。設備檔案是日后設備運行、維護檢修不可缺少依據性文件，在企業檔案管理中，占有極其重要的地位。同時設備檔案也是科技檔案的一塊重要組成部分，在《科學技術檔案案卷構成的一般要求》GB/T11822-2008中明確指出了設備檔案歸檔要求。

一、設備資料通常收集方法

設備的技術資料是隨設備一起裝箱。設備開箱時，公司物資部通知檔案室參加開箱驗收，向開箱的檔案人員提供圖紙資料驗收范圍。檔案人員根據合同、設備裝箱單檢查資料、圖紙的完整性，經物資部或工程部技術專工驗證后，在《設備開箱驗收單》上雙方簽名確認。檔案人員清點記錄好所接收資料的名稱、份數，將開箱資料帶回檔案室做好歸檔及資料發放工作。須注意的是設備開箱資料必須由檔案室人員統一收集和發放，并進行登記。不經過檔案室登記，任何個人和部門、參建單位都不得將設備資料私自占為己有。

二、工程基建中設備資料收集存在問題

在工程基建期，設備技術資料收集完整有一定難度。往往在一個工程完成后，設備已經投入正式運行，設備維護、檢修或異動改造時技術人員查檔卻發現設備檔案缺失。此時錢款已付清，再索要資料時就會出現廠家不予理睬、拖欠，最終不了了之。給設備安全運行帶來極大的隱患。造成設備最后歸檔資料不齊全的主要原因有以下幾種：

一是有些設備技術資料比較重要，不跟隨設備一起過來。廠家單獨郵寄。

二是設備廠家的疏忽造成設備技術資料雖然隨設備一起到，但是不完整，特別是設備電子資料經常會有遺忘。由廠家后繼進行補充完善。

三是基建期設備會比較集中批量到達，檔案人員開箱驗收常常面臨人手不夠，有時會委托物資部門或技術專工進行開箱驗收，再移交給檔案室。

四是設備調試完成后，調試單位移交不及時、不完整，甚至在調試中沒有形成紙質文件，最終這塊內容沒有移交。檔案人員不能進行專業判斷此類文件是否完整。

三、設備資料完整性解決方法

工程在施工階段，我們檔案室和物資部門就意識到以上問題的嚴重性。為此公司檔案主管領導專門組織召開會議，明確規定公司上下設備驗收必須執行《設備資料完整性確認單》。具體如下：一是公司計劃營銷部、設備物資部在驗收款支付廠家前須提前通知物資部。二是物資部提供合同號將《設備資料完整性確認單》表頭填寫完整，發送給檔案室人員。三是檔案室人員根據表頭上要求在“實收資料名稱”上將所收設備資料明細詳細列出，然后交與工程部專工。四是專工根據設備資料明細清單與實際設備一一對比，確認資料收全、準確無誤后，在《設備資料完整性確認單》上簽字確定已完成。五是計劃營銷部根據已簽字的確認單向廠家付最后尾款。六是如專工確認資料不齊全，則在確認單上注明所缺資料，將確認單退回物資部，由物資部根據確認單上所缺資料明細向設備廠家索要，并負責跟蹤資料收集工作最后完成。此時專工方可在“結論”處簽上“已完成”，并最終付款。

《設備資料完整性確認單》如下所示：

四、設備歸檔最終效果

檔案室設計要求范文4

[關鍵詞] 檔案管理；評審；作用；探討

[中圖分類號] R197.322[文獻標識碼] B[文章編號] 1674-4721（2014）04（c）-0135-04

Effect discussion of archives management review for the promotion of hospital archives management

FENG Zhen-yu LIU Wei-de

The Office,Affiliated Hospital of Weifang Medical University in Shandong Province,Weifang 261031,China

[Abstract] At present,the rapid development of cause of Chinese medical health and archives puts forward new and higher requirements for the level of hospital archives management.Because the file management level of our hospital is lagging behind,there is not enough,it has problems and shortcomings,such as the leadership do not pay enough attention,lack of effective and unified management,and the overall level is not high in staff and so on.In combination with the practice of archives management review job in the Affiliated Hospital of Weifang Medical University,this paper explores archives management review promoting the improvement of archives management level from 5 aspects of the organization and the system construction,team construction and business training,software and hardware construction in record room,basic business archives construction and archives compilation,exploitation and utilization of archives resource.

[Key words] Archives management;Review;Effect;Discussion

隨著我國新醫改方案及配套政策的陸續出臺，醫療改革日益深化，對醫院臨床及管理工作提出了新的要求和挑戰[1]。檔案管理是醫院各項工作的重要組成部分之一，是醫院建設與發展歷史最真實面貌的反映，對于提高醫院的醫療、教學、科研、預防保健和日常管理工作水平具有十分重要的作用[2]，但是由于多方面的原因，當前的醫院檔案管理水平還不能滿足醫療衛生事業快速發展的需要。檔案管理考核是檔案主管部門按照檔案管理科學化、規范化、現代化的要求，對醫院檔案管理工作進行的全面考核和評價，對于規范醫院檔案管理，提升醫院檔案管理水平具有十分重要的意義和價值。

1 當前醫院檔案管理工作中存在的問題和不足

1.1 醫院領導對檔案工作的重視程度不夠

個別醫院的領導對檔案工作認識不到位，認為檔案工作可有可無，經常是“說起來重要，用起來必要，忙起來不要”[3]。在醫院長期規劃和短期計劃中，一般只對規模效益、科學技術、人才隊伍和儀器設備等進行了較為詳細的規劃和設計，而對檔案的科學管理、設備投入和業務培訓等涉及較少或未納入規劃計劃中，從而導致檔案管理缺乏頂層設計，檔案管理制度不夠完善[4]，軟硬件設施經費投入不足，檔案管理水平明顯滯后于醫療業務發展水平。

1.2 檔案多頭管理，缺乏統一的管理機構

醫院檔案管理一般是由辦公室下設的綜合檔案室負責，但是由于整體檔案意識欠缺和部門“各自為戰”等歷史原因，綜合檔案室一般只管理文書檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等[5]，而醫療文書檔案、人事檔案、科研檔案、基建檔案等則分屬相應的職能部門管理，從而形成多部門分頭管理檔案的格局，影響了醫院檔案管理的總體效能。

1.3 檔案專業人員整體水平不高，難以適應檔案事業發展的新要求

隨著我國醫療衛生事業的快速發展，醫院檔案管理的專業化、信息化以及檔案資源的編研和開發利用都離不開一支高素質的檔案人才隊伍。我國醫院從事檔案工作的人員大部分是從醫護人員轉崗而來，其沒有經過系統地檔案管理培訓，專業知識缺乏，年齡老化，學歷偏低，人員結構不合理，甚至出現檔案人員不會整理、立卷、不懂檔案編研的現象[6]。除專職檔案管理員外，各科室的兼職檔案員常身兼數職，幾乎沒有更多的時間和精力從事檔案管理工作以及參加檔案專業知識的學習和培訓。

2 我院檔案管理考核評審工作開展情況

我院是山東省衛生廳直屬的集醫療、教學、科研、預防和保健等功能為一體的大型綜合性三級大學醫院。目前醫院現有職工1490名，有臨床科室48個，醫技科室13個，曾獲“全國衛生系統先進集體”“山東省醫院管理先進集體”“全省衛生行業文明單位、誠信建設先進單位”等榮譽稱號。1975年建院，1985年起開始了比較規范的文件收集和整理歸檔工作，1993年建立綜合檔案室，隸屬院長辦公室管理，現有專職檔案員4人，專職分管副主任1人。現存文書檔案469卷，財務檔案1644卷（冊），基建檔案214卷，招標檔案95卷，黨群類檔案56卷，人事檔案760多卷，教學檔案20卷，科研檔案13卷，設備檔案29卷，各類聲像檔案26269件。

2011年，我院按照山東省衛生廳下發的衛生檔案工作要點和檔案管理考核書的各項考核內容，堅持高起點、高標準、嚴要求，認真研究學習考核標準，加強組織領導，完善規章制度，強化軟硬件建設，通過逐項逐條對照檢查、貫徹落實和補充完善，使我院檔案管理工作更加規范化、科學化。12月，我院在山東省衛生廳組織的檔案管理考核評審中成績優秀，綜合檔案室達到省一級水平。近兩年來，以檔案達標評審為契機，我院檔案管理水平不斷提高，對醫教研等主要業務工作的開展發揮著越來越重要的作用，也得到了上級主管部門的充分認可和肯定。實踐證明，開展檔案管理考核評審不失為一種推動醫院檔案規范化和現代化建設行之有效的辦法。

3 以檔案管理考核評審促進和改善醫院檔案管理工作

3.1 醫院檔案管理的組織領導和制度建設進一步加強

醫院領導高度重視檔案管理工作，把檔案管理工作列入領導工作的議事日程[7]，納入醫院“十二五”發展規劃和年度工作計劃，納入職能科室質量考核標準，與醫院重點工作同部署、同檢查、同考核、同落實，使全院上下進一步統一了思想，保證了檔案管理各項工作落實到位。成立了檔案管理工作領導小組，由分管院領導任組長，辦公室主任任副組長，形成了分管院領導親自抓，辦公室具體抓，各職能科室、臨床醫技科室配合抓的良好格局，為做好檔案管理工作提供了有力的組織保證。檔案管理領導小組還定期召開專題會議，聽取檔案工作匯報，實地檢查指導工作，給檔案工作以必要的財力、物力和人力支持，切實解決了檔案工作中出現的困難和問題，為做好檔案管理工作打下了堅實的基礎。根據《山東省衛生檔案管理實施細則》《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》《檔案法》等法律法規要求，我院進一步理順了檔案管理體制，建立了檔案管理網絡，制訂了檔案工作管理制度、檔案收集整理歸檔制度、檔案查閱借閱利用制度、檔案庫房管理制度、檔案閱覽室管理制度、檔案保管制度和檔案保密制度等一系列檔案管理規章制度，做到制度上墻、工作上心。

3.2 醫院檔案管理的隊伍建設和業務培訓進一步增強

通過加強檔案人才隊伍建設，我院綜合檔案室現配有專職檔案員4人，院內兼職檔案員95人，建立了檔案人員崗位責任制，做到檔案工作層層有人抓，有人管，有效地保證了醫院檔案工作的順利開展。專兼職檔案人員中具有大專及以上學歷的達100%，檔案管理人員都是醫院的正式職工，同樣可以參加職稱、職務晉升，在工資、休假及福利方面享受與其他專業技術人員同等的待遇。為增強全院干部職工檔案意識和兼職檔案員的業務素質，更好地適應新時期檔案工作的需要，我院堅持“以人為本”的原則，采取多種方式，重視對專兼職檔案員隊伍的培養和培訓[8]。一是集中組織學：在堅持自學為主的基礎上，舉辦培訓班，組織兼職檔案員參加管理知識集中學習，廣泛宣傳學習有關檔案管理的政策、法規，統一思想，提高認識，更新觀念，不斷強化檔案管理意識。二是走出去學：積極選派人員參加山東省衛生廳舉辦的檔案管理專業培訓3次，有效提高了我院專、兼職檔案管理人員的業務水平；多次組織人員到山東省立醫院、千佛山醫院等檔案管理先進單位參觀學習，取長補短，進一步提高我院檔案管理工作水平。三是請進來講：采取邀請山東省衛生廳檔案管理專家來院現場指導或舉辦講座等方式，有針對性地改進我院檔案管理工作，提高了檔案人員的綜合素質。

3.3 醫院綜合檔案室的軟硬件條件進一步改善

我院根據年度檔案工作計劃和科室布局調整方案，將綜合檔案室整體搬遷到辦公樓七樓，實現了庫房、閱檔室、辦公室三分開。新建庫房符合《檔案館建筑設計規范》要求，庫房面積能夠滿足各類檔案存儲的需要。設置了獨立的人事檔案庫房，干部人事檔案工作目標管理達到省委組織部二級標準。醫院在財力、物力都比較緊張的情況下，為確保醫院檔案管理工作，院領導及時召開專題會議，加大了資金投入，引入現代化的技術和設備[9]，更換辦公設施、改善辦公條件等。檔案室新配置了新式檔案柜18組，防磁柜1個，消毒滅菌機2臺，電動鉚管打孔機1臺，溫濕度記錄儀3臺，除濕機1臺，切紙機2臺，碎紙機1臺，微機3臺，激光打印機1臺，1000 G移動硬盤1個，空調3臺，新安裝了防盜門窗，防爆燈管等硬件設施，具備了防盜、防火、防光、防蟲、防塵等條件。設置了專門的榮譽室，室內陳列了建院以來醫院獲得的各類錦旗、牌匾、獎杯、獎狀和證書等70余面（件）。醫院檔案管理工作現代化是衡量醫院管理工作是否現代化的一項重要指標，是檔案管理考核評審的重要內容之一[10]。根據山東省衛生廳加快檔案管理信息化、規范化建設步伐的要求，我院還申請安裝了澤信檔案管理軟件，為加強院內電子文件歸檔和檔案管理奠定了基礎。下一步將逐步對室存檔案進行數字化處理，逐步實現數字化檔案室和網絡化服務，同時實現院內所有科室檔案信息網絡連接，為科室和個人提供更加優質、快捷的服務。近年來，醫院為加強檔案的基礎設施建設，累計投資20多萬元，極大地改善了我院檔案室的庫房環境和辦公條件。

3.4 醫院檔案管理的基礎業務建設進一步規范化

按照檔案管理考核的要求，醫院綜合檔案室每年定期對上一年度的各類文件材料進行整理歸檔，檔案歸檔率、完整率、準確率達到100%。各類文件材料移交檔案室時，均有完備的登記交接記錄。檔案室嚴格按照國家和行業標準要求，制訂了明確的檔案分類方案，確保流水號暢通，分類準確[11]，卷內文件、材料目錄、編號規范、清晰，檔案內無金屬裝訂物殘留。建立并完善檔案全宗卷，確保案卷封面及標題簡明、準確，案卷排列規范、有序。建立了檔案管理基本情況統計臺賬和檔案利用及反饋情況統計表。檔案保存完好，無霉變、褪色、污損或蟲蛀等情況發生。

3.5 醫院檔案編研和檔案資源開發利用工作進一步強化

檔案管理的根本目的在于開發利用。近年來，隨著醫院發展速度日益加快，建設規模不斷擴大，綜合檔案室以其豐富完整的檔案資源為醫院的建設發展提供了各類重要的歷史檔案資料。年內共向科室和個人提供各類圖紙、合同、請示、批復等文件查閱達數百次。檔案人員熟悉檔案及相關業務，調卷迅速、準確，查全率、查準率達100%。能夠及時根據利用者需要，通過采取分發目錄、電話調卷、開架閱覽、網絡提供利用等多種服務形式主動提供檔案信息服務，受到了檔案利用科室和借閱人的一致好評。我院堅持把加強編研工作，提高利用效益作為進一步做好檔案管理的重中之重，及時開展編研和開發利用工作。近年來，我院將現行的規章制度、崗位職責進行了整理匯編，促進了檔案開發利用和編研工作的開展。利用檔案資料，編印醫院、科室、科研成果簡介，制作宣傳畫冊等，加大對外宣傳。在門診候診大廳，將各專家照片、特長、出診時間制作成電子屏幕，為患者提供咨詢服務，方便了患者選擇醫生[12]。另外，以辦公室的同志為主，開發利用檔案資源制作完成了精美的醫院形象宣傳片，續修了醫院院志（1985～2005年），這兩項工作分別獲得了山東省檔案局開發利用檔案信息資源優秀成果一等獎和二等獎。

總之，檔案管理在醫院的發展過程中，有著重要的作用，因此對檔案管理的進一步加強，有助于醫院的長遠發展[13]。我院以檔案管理考核評審為契機，按照集中統一管理檔案的原則，從組織領導和規章制度、隊伍建設和業務培訓、軟硬件條件建設、基礎業務建設和檔案編研及開發利用等5個方面，進一步推進了醫院檔案管理工作的制度化、規范化和科學化建設，使醫院檔案管理工作又邁上了新的臺階，真正使檔案成為醫院決策者的依據、利用者的幫手和醫院管理工作的亮點。

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檔案室設計要求范文5

【關鍵詞】檔案管理 項目 招標 一、項目概況

我院病房門診綜合建設項目于2004年開始調研，并形成可行性研究報告，2007年立項，2008年被列入省重點預備項目，2009年被列為福建省重點項目之一，并正式動工，至今仍在緊張地施工中，距竣工驗收投入使用尚有一年多的時間，工程耗時長，其檔案形成的周期也很長。同時檔案形成涉及到拆遷安置、規劃、設計、監理、施工等諸多部門，檔案的載體有紙質、照片、錄像、電子光盤等，因此如何高效地做好病房門診綜合樓的檔案管理就成了擺在我們面前的一項重要工作。

二、健全管理組織和制度

醫院自項目開始調研，就指定基建辦專職人員負責檔案的收集，并按規范要求及時向醫院綜合檔案室移交。項目立基后即成立病房門診綜合樓建設項目領導小組，領導小組下設項目辦，具體負責重點項目的建設有關工作。同時成立項目檔案管理工作領導小組，制定下發了《病房門診綜合樓建設項目檔案管理網絡及崗位職責》、《病房門診綜合樓建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》，醫院綜合檔案室對項目檔案進行統一管理，項目辦和施工、監理單位均設有專人負責建設項目檔案管理，形成了由醫院分管理領導、項目辦、綜合檔案室、各相關職能科室、相關勘測、設計、監理、施工等單位專兼職檔案管理人員組成的檔案管理網絡體系，明確各相關人員的崗位職責。對工程檔案資料實和行分級管理，由建設、勘察、設計、施工、監理單位的主管或技術負責人主持各自單位的工程資料管理的全過程工作，使檔案管理與項目建設同步進行，保證了資料的完整性。

三、加強檔案管理人員的業務能力

醫院先后派出專職檔案員和兼職檔案員參加全省重點項目檔案管理培訓班，培訓內容包涉及建設項目檔案管理法規、規章及有關標準解讀；重點建設項目檔案的收集、分類、整理原則與方法；重點建設項目檔案管理基礎知識和重點建設項目檔案驗收與移交等。相關人員參加培訓回來后，醫院組織相關部門人員和設計、監理、施工等單位專兼職檔案管理人員進行座談，交流學習心得。通過重點項目檔案管理的重要性通過培訓和座談，工程管理人員和專兼職檔案管理人員在增強檔案意識的同時也提高了檔案業務水平，為保證建設項目檔案的質量打下良好的專業基礎。

四、歸檔關口前移，確保重要檔案材料的完整

醫院在與勘察、設計、監理、施工等相關單位簽訂合同、協議時，即對建設項目檔案的收集、整理、移交以及檔案資料的質量等提出明確要求，確保建設項目檔案管理工作在建設各個階段初始就能得到足夠的重視。同時在病房門診綜合樓建設過程中，許多文字材料、合同等需通過辦公室文秘人員編輯、用印等，因此為確保檔案材料的完整、真實性，醫院辦公室指定文秘人員在這些文字材料形成時即保留一份原件，并用專柜保管。并在項目辦設兼職檔案員，負責病房門診綜合樓各類檔案材料的收集，一些重要的上級來文均要求及時送交辦公室。辦公室文秘人員每年年底對一年來收集的進行整理，并編制目錄，移交醫院綜合檔案室保管，綜合檔案檔案管理人員根據規范要求對檔案進行整理分類。為更好地做好檔案管理工作，醫院定期召集各相關單位召開的項目建設專題工作會議均邀請醫院辦公室綜合檔案室專職檔案員參加，同時專職檔案員經常現場向工程技術人員和施工人員宣傳指導檔案工作，在加強與相關單位工作人員聯系的同時，增強了他們的檔案管理管理意識，使他們有意識地做好項目工程檔案資料的收集，確保檔案資料的完整性。

檔案室設計要求范文6

一、當前高職院校檔案資料管理工作的現狀

目前高職院校的學院檔案室應該成為評估資料主要的“資源庫”，但事實上檔案室所提供的資料卻占不到整個評估資料的二十分之一。原因在于：學院的檔案管理與實際需要歸檔保存的資料存在“兩張皮”現象。一方面檔案室雖然制定實施了檔案歸檔范圍和歸檔目錄，但對各系（部）、處室實際形成的資料，尤其是新形成的不在原定歸檔范圍的資料缺乏有效的監控，檔案歸檔范圍和歸檔目錄也存在不能根據新的高職教育發展需要采取及時修訂和完善的問題。另一方面各系（部）、處室可能出于查閱、使用方便考慮，對有些應該“自覺”歸檔的資料不上交檔案室。由于缺乏科學系統的管理，時間一長，就容易丟失，或難以找尋，事后追查究竟有沒有這樣的資料，也因為沒有嚴格的登記制度而查無實據，只能憑借“記憶”作出“也許有”“可能無”的似是而非的判斷。由于沒有明確的責任人，也就沒有一個人為此而負責任，最后只有不了了之。

二、建立高職院校院系二級檔案資料管理模式

高職院校的學院檔案室是檔案管理的一級單位，各系（部）、處室為檔案管理的二級單位，各系（部）因為工作需要，在條件允許的情況下，可考慮建立系（部）檔案室。院級檔案室要根據教高『2006116號文件（《關于全面開展高職高專院校人才培養工作水平評估的通知》）和教高[2008]5號文件（教育部關于印發《高等職業院校人才培養工作水平評估方案》的通知）有關規定，對原定檔案歸檔范圍和歸檔目錄進行全面修訂和完善，在廣泛征求各系（部）、處室意見和建議基礎上，形成學院一級檔案歸檔范圍和歸檔目錄，經學院領導班子審定后正式實施。各系（部）、處室要在規定的期限內向學院檔案室如數上交檔案，學院檔案室與各系（部）、處室之間要嚴格履行檔案逐份交接手續。各系（部）、處室根據實際工作需要，在學院檔案室專業人員指導下，制定本系（部）、處室檔案歸檔范圍和歸檔目錄（一級檔案），建立相應的管理制度。各系（部）、處室二級檔案單獨編號。各系（部）、處室要將每年的二級檔案實際目錄索引上繳學院檔案室備案，學院檔案室要履行嚴格的交接手續。二級檔案以每3年或5年為一周期（各處室二級檔案以3年為周期，各系部按照學生學制為周期），各系（部）、處室二級檔案保管不超過一個周期，周期滿后3個月內整體移交學院檔案室，學院檔案室嚴格履行交接手續，并對二級檔案進行“專區”管理。各系（部）、處室要設專兼職檔案管理員，學院檔案室負責對專兼職檔案員進行業務培訓和日常工作指導。實施檔案二級管理模式，就是為了明確院級檔案室和各系（部）、處室的工作職責，細化管理，最大限度地保證檔案資料安全，切實發揮檔案資料對教學和管理工作的資政、借鑒作用。

三、加強高職院校系級教學檔案資料管理，促進各項工作穩步發展

教學檔案資料是反映和評估教學質量和教學管理水平的重要依據，對教學檔案資料的收集、整理、保存和利用是檔案資料管理工作的重要組成部分。所謂系級教學檔案資料，是指教學管理人員、教師、學生在系教學活動中直接形成的具備對日后全系教學工作有查考和利用價值的文字、圖表、聲像等載體材料，比如，上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件，培養方案、教學計劃、教學大綱、課程建設規劃、實驗室建設規劃，年度教學工作計劃與總結、教學研究計劃與總結，授課計劃、教案、試卷及其分析報告，講課課件、講課錄像、教學錄音、電教片，學生學籍情況、作業、學生成績報告單、實習（實驗）報告、畢業論文或畢業設計，教學管理制度、教學任務安排、教師培訓進修材料，教師課表等。這些檔案資料真實地記載著高校各系教學工作的內容、方法、途徑和效果等，是衡量一個系教學水平的重要標志之一，是制訂各類教學計劃、修改教學大綱、計算教學工作量、考核單位、個人教學水平的重要依據。高職院校系級教學檔案資料管理作為一個系統的工作，是高職院校教學管理的重要內容之一，對于加強系（部）教學基礎建設，深化教學改革，規范教學管理和實施素質教育以及推進教育現代化等方面起著積極的作用。

加強高職院校系級教學檔案資料管理是高職院校檔案建設的重要環節，也是促進各項工作穩步發展的有力舉措。近幾年來，高職院校各級領導、教師、學生對系級教學檔案資料管理重要性的認識有了新的提高，也采取了不少有針對性的建設措施，提高了系級教學檔案資料管理的水平，但由于受各種因素的制約，系級教學檔案資料管理存在的問題仍然不容忽視。要解決這類問題，必須充分認清以下兩個問題。

第一，充分認清現代電子教學檔案資料在促進整個教學工作中有著比傳統紙質檔案資料更多的優越性。傳統的紙質教學檔案資料較易遭受溫度、濕度、光線、蟲、鼠、水、火等自然因素造成的破壞，許多檔案沒有備份，檔案極易受到破壞，其受損后往往難以恢復原狀，因而建設和管理上需要較大的資金、設施、技術、人力支持，建設和管理成本較高。另外，由于紙質教學檔案資料的數量多，體積大，建設、管理、查詢起來也比較麻煩。電子檔案資料是隨著現代信息技術應運而生的新事物，由于它具有成本低、容積小、信息存儲量大、檢索快捷、傳輸方便、管理省事等傳統紙質檔案資料所無法比擬的優點，它一產生便受到社會各界的歡迎。教學檔案資料的開發利用逐步向電子化、網絡化方向發展，實現檔案信息資源共享和網絡查詢服務將成為一種必然的發展趨勢。目前，電腦硬盤的存儲量早已突破1024G。一臺硬盤為320G的普通電腦就可以存儲200多億文字，相當于十幾萬冊圖書的存儲量，隨著計算機技術，尤其是信息壓縮技術水平的不斷提高，電子介質的存儲密度還在以難以想象的速度繼續增加，這使得任何一個系用一臺普通電腦就可以把下屬各教研室、實驗室等單位的教學檔案資料全部存入。如果對教學視頻檔案資料要求較高，投入1000元，配置數個大容量的移動硬盤或者采用DVD光盤刻錄存儲就可解決問題。電子教學檔案資料的建檔成本和管理成本都比傳統紙質檔案資料低廉，再裝上教學檔案資料檢索和搜索軟件，查詢教學檔案資料就成為一件十分簡便和快捷的事情，其查詢效率會比傳統方法大幅提高，這就為系級教學檔案資料建設和管理開辟了廣闊的前景。因此，系級教學檔案資料建設在創建傳統紙質檔案資料的同時，一定要優先發展電子檔案資料。

第二，充分認清實現系級教學檔案資料供全系師生網絡查詢對促進教學上臺階具有十分重要的現實意義。高職院校系級教學檔案資料不同于人事、行政等檔案，其保密性要求不是很高，大部分檔案資料可以向全系人員公開（少數不宜公開的在研項目和專利技術除外），其建設和管理的主要目的有二：一是作為上級各部門檢查教學的憑證式佐證材料；二是為師生更好地“教”與“學”提供服務。第二種目的是最主要的，也是系級教學檔案資料理應經常發揮的功能。這就決定了系級教學檔案資料建設和管理必須設置和強化網上查詢功能，為全系師生服務，為全系教學上臺階服務。紙質教學檔案資料的查詢、分析需要大量的人力和物力，這使得有些工作不便進行。廣大師生在日常教學生活中希望隨時隨地獲得本系的教學檔案資料，師生如果查詢紙質檔案資料必須事先專門預約檔案資料管理員，屆時打開檔案資料室，才能進行查找，而且查找、借用過程非常繁瑣，既費時又費力。而在網絡環境下的電子檔案資料，師生可以在電腦前把許多檔案資料“拉到”自己的顯示器上來，實現跨校區，乃至跨地域、國度的檔案信息資源共享，只要有一臺上網的計算機，就可以進入系里全日服務的“檔案資料室”。另外，借閱者“借用”的電子檔案永遠都只是一個“副本”，不會引起檔案資料的損壞，而紙質檔案資料在借閱或復制過程中可能會被損壞甚至丟失。借助本系的電子教學檔案資料和查詢系統，所在系的全體人員、尤其是新參加工作的教師和剛入學的新生可以隨時獲取針對性最強，而在別的地方很難得到的教學檔案資料。這種便利而有針對性的教學檔案對搞好本系的“教”和“學”無疑是一個強勁的信息支持。目前，高職院校各系都建立了電子教學檔案資料庫，但這些檔案資料大多都存放在系檔案資料室的專用電腦中，只能供少數人查詢，遠未實現全系師生網上共享，“重藏輕用”的低效狀況亟待改變。而這種狀況一旦得以改變，就會有力地推動教學上的借鑒和交流，極大地提高教學實效。

四、結束語

隨著高職院校辦學規模的不斷擴大，對其管理模式的要求也更加細化和規范化。本文從當前的實際情況出發對高職院校院系二級檔案管理工作進行了深入的探討。若要建立起一套切實可行的管理模式和制度，還需要做大量細致的工作，還需要在實際工作中按照具體情況做出必要的調整和修訂。

【參考文獻】

［1］黃健.中職學校教職工檔案資料管理探討——以業務檔案為例[J]. 科學與財富，2011（10）.