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檔案管理機制范文1

一、我國企業人事檔案管理存在的突出問題

（一）企業人事檔案管理方法落后

盡管從總體上看，我國各類企業都十分重視人事檔案管理工作，但仍然存在著管理方法落后的問題。有的企業對人事檔案管理過于簡單，只是對企業員工的姓名、性別、年齡等信息進行簡單的記錄，而對企業員工德、能、勤、績等方面的記錄較少，無法真實反映企業員工的個人成長經歷和歷史業績。還有一些企業對人事檔案管理盡管雖然記錄比較詳細，但具有較強的格式化，還缺乏分類管理的意識，這種傳統的管理方法不利于形成健全和完善的員工檔案管理體系，無法為企業檔案開發利用奠定良好的信息基礎。

（二）企業人事檔案管理質量較低

盡管我國企業人事檔案管理日益步入規范化，但很多企業檔案管理質量較低，企業員工的檔案缺乏真實性。有的企業人事檔案管理存在著員工信息前后不符的問題，導致企業人事檔案無法更加真實、有效的反映員工的個人信息，不利于企業人事檔案的應用。還有一些企業對于“流動性”較大的員工，根本不建立人事檔案，存在著嚴重的“棄檔”現象。而企業人事檔案的保存更是企業人事檔案管理中的薄弱環節，歸檔立卷工作不及時，查找企業員工檔案十分費時費力，增加了企業人事檔案的管理成本。

（三）企業人事檔案管理模式單一

從我國企業特別是中小企業人事檔案管理情況來看，很多都采取手工管理的方式，信息化管理體系不健全，很多企業還沒有使用檔案管理軟件，計算機、照相機、掃描儀、移動硬盤等現代化檔案管理設備十分匱乏，導致企業人事檔案管理只能靠人工的方式。還有一些企業人事檔案缺乏“開放性”，對人事檔案實行“封閉化”管理，除了企業管理層和檔案管理人員，其他部門以及廣大員工根本無法接觸到人事檔案，導致企業人事檔案的開發利用嚴重不足。

二、我國企業人事檔案管理問題的原因分析

（一）觀念制約

我國企業人事檔案存在上述問題的原因盡管多種多樣，但最為根本的原因是企業對人事檔案管理缺乏重視，還沒有將企業人事檔案管理上升到“人才強企”的戰略高度，因而企業領導層和管理層對人事檔案管理工作不夠重視，在人力、物力、財力的投入方面較少，檔案管理工作更多的是采取“兼職”的辦法被列為捎帶手去做的事情，不利于企業人事管理工作科學發展。這也直接導致很多企業沒有健全和完善人事管理制度，人事管理具有較大的隨意性，監督考核工作也不健全，因而導致企業人事管理工作不夠規范、方法陳舊、模式單一，制約了企業人事檔案管理工作更好的開展。

（三）人員制約

人是生產力中最活躍的因素，企業人事檔案管理的好壞，很大程度是由企業人事檔案管理人員的綜合素質所決定。一方面，由于企業對人事檔案管理工作不夠重視，這就直接導致企業人事檔案管理人員配備不到位，即使配備了專（兼）職人事檔案管理人員，也由于缺乏激勵和約束機制，導致企業人事檔案管理人員工作態度不夠積極，無法將更多的精力用于企業人事檔案管理，更多的是在應付差事。另一方面，由于企業具有特殊性，因而對人事檔案管理人員也提出了特殊要求，人事檔案管理人員既要具備檔案管理知識和管理能力，同時還必須對企業生產、經營等活動更加了解，但我國很多企業人事檔案管理人員不注重加強學習和管理創新，導致很多重要的人事資料無法歸檔，影響了企業人事檔案管理的科學化。

三、完善我國企業人事檔案管理機制的思路

（一）創新企業人事檔案管理理念

理念具有先導性作用。完善我國企業人事檔案管理機制，首先必須在理念創新上狠下功夫。企業領導層和管理層要從推動“人才強國”和“人才強企”戰略的角度，高度重視企業人事檔案管理工作，既要加大企業人事檔案管理工作的人力、物力、財力的投入，為企業人事檔案管理奠定堅持基礎；又要加強對企業人事檔案的組織領導，經常關注和過問企業人事檔案管理工作，幫助解決企業人事檔案管理過程中遇到的問題和矛盾，為企業人事檔案管理工作營造良好環境。

（二）完善企業人事檔案管理制度

制度具有長期性、穩定性、規范性的重要作用，制度是帶有根本性、長期性、穩定性和規范性功能的行為規范。完善企業人事檔案管理機制，必須進一步健全和完善企業人事檔案管理制度。一方面，企業要著眼于新形勢、新任務對企業人事檔案提出的新要求，積極推動企業人事檔案管理制度創新，對于已經過時和落后的制度要進行修改和完善，比如對于企業人事檔案的搜集必須將“取之有據、棄之有理”作為重要原則，確保人事檔案管理更加規范。另一方面，應進一步強化企業人事檔案管理制度的執行力，確保人事檔案的搜集、歸檔、利用等更加規范。

（三）優化企業人事檔案管理模式

健全和安全的企業人事檔案管理模式，對于完善企業人事檔案管理機制至關重要。要建立企業人事檔案協調機制，將企業人事檔案納入到企業各部門的工作內容之中，只要是涉及到人事方面的資料，都應交由人事檔案管理人員進行統籌；要建立企業人事檔案管理內容，對于企業員工的個人資料、基礎材料、業績材料、科技成果材料以及不良表現等材料進行歸檔，通過細化管理完善人事檔案內容；要加強企業人事檔案“信息化”建設，購置信息化建設的硬件設備和軟件程序，優化信息資源，強化開發利用。

（四）打造企業人事檔案管理隊伍

企業人事檔案管理工作具有較強的政策性、保密性和專業性，因而必須由專業人員從事。企業要著力于加強企業人事檔案管理工作，引進和培養一批既具有檔案管理能力、又具有企業管理能力、更具有較強職業素質的復合型人才，特別是要加強對人事檔案管理人員的教育和培訓，著力提升他們的大局意識、責任意識和職業道德，真正通過人事檔案管理人員素質的提升推動企業人事檔案管理工作取得新成效。

檔案管理機制范文2

（一）檔案管理工作方法單一

檔案管理工作在工作方法上堅持使用傳統的管理方法，在檔案的分類和歸屬問題上，檔案管理人員的業務能力有所欠缺。在檔案管理工作中有一個普遍的錯誤觀點，認為檔案管理工作工作枯燥，缺乏創造性和吸引力。這是由以在檔案管理的方法上，檔案管理人員缺乏創新的意識，對于現代化的操作手段沒有及時的進行吸收和學習，這就造成了工作上的積極性減弱，檔案管理工作的方式相對就無法實現豐富。檔案管理工作應該在意識和行動上實現統一，以積極有效的工作方法的創新帶動檔案管理人員的業務創新實踐，充分的體現檔案管理工作的現代價值，為干部檔案管理工作帶來新的面貌。

（二）檔案管理工作人員缺乏

專業素質檔案管理工作人員對于檔案管理工作的認知不明確，在工作的態度上給大眾一種悠閑的感覺。檔案管理工作人員的工作壓力不明顯，沒有認識到社會對于檔案信息資源的急需程度。在檔案管理和檔案的查找過程中，檔案管理人員沒有熟練的業務能力，甚至于造成檔案的丟失。檔案管理工作責任重大，關系到人力資源的管理工作，檔案管理人員應該不斷的提升業務能力，注重提升專業素養，將檔案管理工作作為人力資源保障的重要基礎，實現對檔案管理工作的專業化發展，以業務能力和熟練的操作技能實現對檔案管理工作的促進。

（三）檔案管理工作基礎薄弱

檔案管理工作的基礎比較薄弱，其中有很多有效的資源無法得到充分的開發，對于檔案管理工作應該建立一定的管理機制，以提升檔案管理人員的業務素質。通過一定的制度規范和機制的創設，提升檔案管理工作的社會責任感，明確檔案管理工作的工作內容，積極的開發檔案基礎工作的有效資源。提升檔案管理工作的基礎性，為檔案管理工作人員的業務能力的發展創設良好的環境，積極的促進檔案管理工作現實發展。

二、干部人事檔案管理人員激勵機制構建

（一）加強檔案管理人員職業技能培訓

增強職業吸引力檔案管理工作應該注重對檔案管理人員的職業技能進行有效的培訓，通過對先進的檔案管理技術培訓，提升對檔案資源的整合能力。在意識上明確檔案管理人員工作認知，了解檔案管理工作的重要性，提升行業的吸引力。重視啟發式的激勵機制，通過績效考核和獎勵機制，對檔案管理工作人員的主動性和積極性有所調動。鼓勵檔案管理人員積極的進行創新，提升業務能力，實現檔案管理的現代性發展。

（二）調整薪酬分配制度

提升福利待遇檔案管理人員的工作熱情不高，最為主要的原因就是單位的激勵機制不健全，通過有效的獎勵機制的創設，讓檔案管理工作人員的業務能力和工資待遇相掛鉤，在福利待遇上、假期安排上都給予表現突出的員工進行積極的獎勵。通過薪酬制度的調整實現對檔案管理工作的積極性的提升，在保障檔案管理人員基本的薪資待遇的基礎上，加大獎勵制度，讓檔案管理人員提升工作的熱情，以認真主動的態度去投入到工作中去。通過獎勵和晉升制度，促進檔案管理人員積極的進取，主動的學習，加強信息交流培訓力度，自覺的提升自身的業務能力和職業素養。

（三）注重文化交流

實現人文關懷檔案管理工作接觸的工作內容比較單一，因此應該注重對檔案管理人員的人文關懷，促進員工之間的工作交流。通過增加人文關懷等方面內容，提升檔案管理人員的職業歸屬感。構建“以人為本”的干部人事檔案管理人員激勵機制，實現獎懲分明的管理制度，保障每一位員工的基本權益。在日常的工作中，積極的深入到檔案管理工作的基層工作中，了解檔案管理工作人員的業務需求和情感訴求，幫助員工解決工作上的困難。

三、結論

檔案管理機制范文3

一、知識服務的概念

知識管理是一項具有創新性的管理方法，其是社會不斷發展的產物，在應用的過程中，需要先在組織內部建立有效的管理機制，可以挖掘員工潛力，通過對員工的培訓，可以使其掌握新的知識，從而提高工作的效率。知識服務是知識管理的重要內容，其強調對知識的創新，可以提高企業的競爭力，可以培養出更多具有創新意識的高素質人才。在信息大爆炸的時代背景下，員工必須做好知識的補給，要不斷的學習新知識，還要提高創造力。知識服務可以實現人與信息的結合，可以對傳統的管理理念進行創新，有助于提高企業管理的水平。知識服務需要建立相關服務體系，要實現信息的共享，還要做好知識的宣傳工作，使員工積累更多知識，企業可以建立知識庫，將信息資料集中在一起。在知識管理的模式下，要提供信息增值服務，要圍繞知識管理提高服務的水平。

二、知識服務在檔案管理中的實現

知識服務對檔案管理水平的提升有著促進作用，在當前信息時代下，檔案館的管理者需要做好培訓工作，還提高服務管理水平，還要提高檔案文件的利用價值，管理人員需要做好文件價值的鑒定工作，還要加強對檔案的整理與分類，做好檢索設置工作，這樣才能節約檔案查找的時間。在很多現代化的檔案館中，都采用的是后管理模式，這對電子文件的管理有著極大的適用性，可以發揮出檔案機構的職能。加強知識服務，可以提高社會的檔案意識，可以保證檔案收集的全面性，還可以增加檔案利用的價值。強化人們的知識服務意識，可以促進檔案事業更好的發展，下面筆者對知識服務在檔案管理中的實現進行簡單的介紹。

1、檔案知識服務理念的確立

知識服務首先是一種理念，一種認識和組織服務的觀念。與傳統信息服務相比較，知識服務的目標不再是基于文獻物理獲取和傳遞的服務，而是以信息知識的搜尋、組織、分析、重組的知識和能力為基礎，根據用戶的問題和環境融入用戶解決問題的過程中，并能提供能夠有效支持的信息增值服務。因此，檔案管理與服務的目標應以此為主，而不僅僅是基于館藏占有、勞務服務等來體現檔案管理的價值。這樣一種理念的確立，會使檔案工作者重新審視自己的立身之本。

2、檔案信息服務機制的創新

檔案在信息化和市場經濟的大環境下，必然以滿足社會需求為宗旨。社會對檔案顯性知識和隱性知識的雙重需求，使得檔案信息服務的機制應在新環境下有新的發展，其中，檔案信息咨詢機構、文件中心和檔案事務所等商業化服務機構的產生與發展即是應運而生的產物，它豐富了檔案信息服務機制的內容，更好地發揮了檔案信息與知識的作用，這是檔案管理機制與體制在市場經濟環境下的改革與創新。特別是檔案咨詢業的發展，已經由一般信息的處理過渡到利用可以辨別信息并做出取舍的能力來幫助社會組織以及個人的層次，這是檔案信息服務更深層次的變革。

3、檔案知識服務模式的新發展

首先，檔案知識服務將是基于專業化和個人化的服務，而不是“批發性”的服務，它需要檔案工作人員針對具體用戶的具體需要和過程提供服務，這種服務要求縱向上全程跟蹤。其次，應注重網絡環境下的信息服務方式的轉變，網絡服務的特點體現在內容上實行增值服務，包括編制檔案網絡資源導引工具，能為用戶提供專業分類導引和對傳統的檔案信息服務產品增加新的附加值，即“從提供相關信息到提供答案”的重要轉變，這需要檔案人員具備利用“信息解決方案”來滿足用戶需求的能力。它要求我們不僅掌握有關的信息技術，更要研究用戶的信息需求，學習應用信息解決問題的方法，針對查詢問題的具體要求和特點來解決實際問題。這正是知識服務的要求，是檔案信息服務新的發展方向。

4、融入新的事業合作圈

知識管理的重要特點就是在協作系統中求得管理增值與創新，因為知識只有在整合、流動與應用中才可能增值，它需要打破更多的門戶和專業壁壘，需要前所未有的協作精神，才能共享彼此的知識，這一點在電子文件管理中尤為突出。因此，檔案工作此時將不再是檔案部門獨家經營和檔案人員獨善其身的行為了，而必須融入新的合作圈：

①檔案部門將離不開信息技術專家的指導和幫助。檔案管理系統的開發、維護、使用甚至增值都離不開信息技術人員，只有將檔案人員的功能需求和技術人員的開發有機結合起來，才能達到系統的良性運轉；

②檔案部門將更需要與法律專家、安全專家的合作，事實上電子文件管理過程中的一些諸如知識產權問題、證據問題以及隱私權問題等等都遠非檔案部門一家所能擔當；

③與網絡信息服務商（ISP）的合作，將是檔案信息知識服務的又一生長點。目前我國ISP有100多家，大部分從事的是接入服務和提供檢索功能，多數站點沒有自己的較大型的數據庫，更不能提供深層次的信息服務，因而發展后勁不足；

④檔案部門與其它信息源的合作與融合。在網絡時代，利用者關心的將是如何迅速準確的獲取信息，而不是信息的來源，信息共享是根本趨勢，也是知識共享的基礎和前提。可以預料，不僅檔案館室之間需要信息資源的協調共享，而且檔案館、圖書館和其他信息資源中心為避免信息資源管理中的重復和浪費，也會連為一體，組成一種基于通信網絡之上的國家信息系統。

檔案管理機制范文4

檔案管理創新，顧名思義就是根據市場和社會需求變化而隨之變化，改變管理模式、優化人員結構、引進現代化技術、豐富檔案相關知識，最大程度地滿足廣大用戶對檔案需求，最大限度地獲取經濟利益和社會利益的變化過程。這不僅是檔案管理創新的動態過程，也是現代化社會信息資源創新的過程，檔案管理工作的創新，就是社會信息化覆蓋檔案領域的過程。

在新形勢下，檔案管理創新具有重要意義。首先，檔案管理創新順應時展潮流。隨著現代化社會不斷發展，檔案工作愈加受到有關部門重視，成為新時期發展工作主要構成部分之一，與各項工作共同構成共存關系網。隨著形勢的發展，傳統檔案管理模式已不符合時展需要，創新檔案管理工作成為新形勢下我國發展工作不可或缺的一部分。其次，檔案資源建設離不開檔案管理創新。在日新月異的時代變化下，館藏稀少、資源短缺已成為我國檔案工作發展瓶頸，因此，構建多層次、多樣化檔案資源結構、豐富館藏任務迫在眉睫。而通過創新檔案管理，可以從源頭上改善我國檔案資源建設現狀，從而更好地為我國發展工作發揮更大作用。

二、新形勢下檔案管理工作存在的問題

近年來，檔案管理工作創新被提上日程。然而，與社會信息化發展速度相比，我國檔案管理水平還遠遠跟不上其發展步伐，目前檔案管理工作主要存在以下問題：

1.檔案管理理念保守，缺乏大局意識

檔案管理理念保守、陳舊，是制約當今檔案管理工作發展的要素。在高等院校，相關部分領導對檔案管理工作缺乏遠見，檔案管理工作一直處于教學改革低谷；而在企業，制度改革往往是其工作重中之重，相關領導非常重視，而檔案管理工作改革往往是被棄之一旁。這就為檔案管理工作發展增加了難度，其科學化和規范化得不到有效保證。而這種現象的產生，最重要的影響因素就是對檔案管理工作大局意識的缺乏。相關檔案部門領導只注重眼前經濟利益，看不到檔案工作長遠的研究價值，放慢檔案管理工作創新、變革步伐，從而導致了“重藏輕用”現象普遍出現，檔案本身價值和利用價值得不到很好地體現，檔案管理工作發展受阻。

2.檔案硬件環境設施尚未齊全，管理體制不完善

從我國目前的檔案管理工作發展現狀分析，檔案硬件環境設施尚未齊全。有些高校或者企業甚至沒有專門的檔案室，各部門檔案室規格不一，“六防”設備不完善或者不具備，檔案霉變、蟲蛀等現象普遍存在。與此同時，在查閱、檢索程序方面，傳統手工檢索所占比重很大，雖然各部門都拓寬檢索工具開發渠道，在編制檢索方面又導致了“求多不取精”現象產生，檢索程序嚴重影響檔案服務進度，制約檔案信息化建設發展進程。

3.檔案管理人員素質與檔案工作要求不適應

檔案管理工作要創新，掌握檔案專業技能的復合型人才必不可少。但從目前我國檔案工作發展現狀來看，檔案管理專業人才匱乏，這就直接導致了現代化先進技術無法在檔案管理中發揮應有作用。現代化社會的發展，對人才培養提出更高要求：檔案管理人員不僅要熟悉、掌握檔案專業知識，而且要跨領域學習其他行業知識，學會將兩者融會貫通。與此同時，隨著現代化先進技術引進，檔案服務途徑的數字化和網絡化普及程度越來越高，電子形式和紙質版形式兩者共存，這就要求檔案管理人員必須要熟悉現代化技術操作，能夠快速、便捷查詢用戶所需的檔案信息，從而提高檔案利用率。

4.以人工服務為主，管理方式單一

從檔案現狀來看，目前檔案部門的檔案管理對象主要是聲像檔案、紙質檔案和電子檔案，其主要管理方式還是以手工操作為主，檔案整理、查閱、檢索、歸檔等還是以人工服務為主，浪費了大量人力物力，也無法滿足用戶隨時隨地對檔案信息的強烈需求。這不僅嚴重阻礙了檔案管理工作創新發展，而且與現代化社會發展潮流相違背，必然被社會所淘汰。

三、新形勢下檔案管理工作機制創新對策

改變我國檔案管理工作現狀，提高檔案利用效率，從而進一步實現檔案管理的科學化、實用化和規范化，任重而道遠。因此，新形勢下檔案管理工作創新可以借鑒以下對策：

1. 創新檔案管理理念，樹立全局意識

科學的檔案管理理念主要包括以下方面：第一，樹立全局意識，順應時展潮流，根據社會需求，充分利用檔案資源，最大限度地發揮檔案本身價值和作用。第二，解放思想。加強檔案信息交流與溝通，不僅可以實現資源共享，改變封閉型的文化氛圍，還可以擴大檔案管理工作影響力。第三，在企業檔案工作方面，要正確對待企業既競爭又合作的雙重關系。在企業內部采取自我營銷機制，積極宣傳和強化檔案管理工作要求，對外則主動借鑒對方現代化、科學管理機制，加強企業間互動，實現良性競爭。

2.創新管理模式，建立健全檔案管理體制

要創新檔案管理制度，檔案管理制度規范化是其必要前提。根據檔案法提出的“依法治檔”的要求，最大程度地拓展檔案管理的輻射面和覆蓋面，健全和創新檔案管理制度，借鑒現代化、科學的管理體制，號召廣大檔案人員共同參與到檔案管理制度創新當中。規范、科學化的檔案管理體制要囊括以下三方面：一是以精干、高效原則優化檔案管理機構人員配置，讓檔案人員各司其職，各盡其能；二是加大培養高素質檔案管理人員力度，加大資金投入，為檔案人員提供一個優良培訓基地，強化其專業知識技能和現代化意識；三是完善檔案管理流程，明確責、權、利三者關系，以統一管理與分級管理相結合為原則設置組織機構，改變檔案部門全部為檔案資料現狀，轉變為集檔案資料、社會信息、情報于一身的復合型檔案管理組織。以科學、系統的檔案管理制度應對新形勢下我國發展工作的制度需求，從而更好地實現檔案管理工作科學化和規范化，促進檔案事業發展。

3.創新檔案隊伍培養模式，提高檔案人員專業水平

促進檔案管理工作現代化發展，必須要以培養現代化高素質人才為支撐。因此，我國檔案管理工作機制創新，必須要建設一支綜合素質高、專業知識水平高、專業技能過硬的檔案管理專業隊伍。高素質的檔案管理人才必須要熟悉和掌握電子計算機和數字通信等先進技術，具備檔案專業知識技能。因此，檔案部門領導要重視高素質檔案管理人才培養，加大資金投入力度，建立健全高素質人才培訓基地，多形式、多渠道對相關人員定期進行技能培訓，強化檔案管理人員的科學管理理念，提升檔案管理人員工作能力。另外，要積極爭取從國外引進先進的現代化技術設備和科學的檔案管理制度，借鑒外國現代文化，加快我國檔案工作者掌握現代科學技術步伐。

4.創新服務手段，提高檔案利用率

新形勢下，檔案管理工作創新服務手段，首先要順應數字化和網絡化發展，借助網絡技術手段設置一個專門的檔案館網頁，拓展檔案部門的局域網，與其他部門的網站相聯系，最大限度地收集和共享網絡信息資源，實現檔案自動化查閱和檢索，進而建設電子數據管理中心，實現數字化管理。檔案形式由紙質檔案轉變為以電子形式為主，不僅擴寬了檔案服務覆蓋面，而且節約人力、物力。此外，利用網絡特性，開放在線服務平臺，更快速、便捷地滿足用戶的需求，解決用戶難題，不僅擴大了檔案服務涵蓋面，而且擴大了檔案管理工作影響力。在信息化社會背景下，廣大用戶更注重檔案服務時效性，創新檔案服務手段，既符合時展潮流，也符合檔案管理工作創新要求。

檔案管理機制范文5

[關鍵詞]檔案管理；基本素質；措施；

中圖分類號：R511 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）04-0327-01

引言

檔案管理工作作為一項政治性、管理性、服務性的工作，要求檔案工作人員必須具有較一般行業要高的職業道德，首先在政治上要堅持黨的基本路線和基本方針，保守檔案機密，而且要依靠職業道德規范的內聚力形成制約力量依法治檔，依照《檔案法》對檔案管理的體制、制度保護和利用等方面的具體要求去做。

1.檔案管理者應具備的基本素質

1.1 堅定的政治素質：檔案管理者必須有明確的政治信念和政治方向，要熱愛祖國，熱愛社會主義，堅持四項基本原則，立場堅定，旗幟鮮明，有強烈的事業心和責任感。

1.2 優良的思想品質：要干一行愛一行，能全身心地投入到本職工作中，能忠于職守，嚴守秘密，無私無畏地維護黨和國家的歷史真實面貌。

1.3 扎實的工作作風。工作中要做到積極主動，熱情周到，把能為利用者解決問題、排擾解難，看成是工作中的最大樂趣。

1.4 廣博的科學知識。作為一個稱職的檔案人員，既要學習本專業知識，又要學習有關的科學文化知識，有較為廣泛的知識涉獵和較高的文化水平。

1.5 過硬的技術本領。面對知識經濟的挑戰，檔案人員必須很好地學習掌握檔案業務知識，不斷提高業務能力和技術水平，成為業務精通的行家里手。

1.6 良好的心理素質。良好的心理素質必須具備“四心”，即安心、熱心、耐心、信心。“安心”就是安心檔案工作，干一行，愛一行，專一行。“熱心”就是滿腔熱忱，誠心誠意地為他人服務，為社會服務。“耐心”就是擺正位置，耐住寂寞。“信心”就是樹立在檔案這塊天地里干一番事業的信心和決心。

2.檔案管理措施探討

2.1 建立健全檔案管理機制。通過修改和完善檔案日常工作規章制度，統一檔案工作標準，加強檔案管理。加強領導管理，設立專門領導小組。科學合理、簡明實用地健全檔案管理制度。制度主要約束服務對象和執行者。堅持制度執行的嚴肅性，建立獎懲機制。確保檔案管理工作向法制化、制度化、規范化方向推進。聘請檔案管理專家指導監督檔案管理工作。實行檔案年度評比制度，每年組織一次檔案管理工作集中檢查。

2.2 遵守章程，規范操作。檔案管理員要熟悉檔案管理的基本知識，按照管理章程操作。對原有檔案進行重新規范整理，實現標準化管理。檔案工作的操作過程中要堅持集中收集、分類整理、歸檔完備、科學鑒定、安全保管、查找方便的基本原則。在收集整理檔案資料的過程中及時追加新的資料，準確全面的完善檔案。檔案工作年初要有計劃，年末要有總結。對檔案進行編目和檢索，可以為檔案的查找提供方便，解決了很多供需矛盾。為更好地保護檔案安全流通可以在檔案管理中建立借閱檔案登記簿，檔案轉入、轉出登記簿等。健全特種設備安全管理檔案。加強檔案的信息開發和統計工作，為領導決策和資料查找提供方便。

2.3 檔案管理交接規范化。一是檔案交接要納入議事日程，是檔案管理中的重要環節，應按程序辦理。二是檔案管理員在離崗或離職時要充分做好檔案移交準備工作。檔案管理員對所保管的檔案全面清理，催還借出的檔案，整理好借據。分類歸檔零散材料，對交接工作進行日程總結。三是認真做好檔案交接監督管理工作，對交接工作負責。四是加強檔案交接中的思想教育工作，教育交接雙方提高認識，明確責任。

2.4 檔案管理程序規范化。一是加強領導干部的檔案管理意識，配備高素質的專業管理人員。提高檔案管理人員的業務素質是加強檔案管理工作的根本。思想道德水平高，專業知識過硬，信息操作能力強的檔案管理人員更能適應現代化的檔案管理要求。二是資金投入充分，配置硬件設備，保證檔案庫、檔案室日常保管工作所需。引進計算機管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統。三是分門別類對檔案集中統一管理，保護檔案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用。四是建立檔案部門工作目標考核和檔案管理業務工作考核相結合的考核制度，這樣在總體考核檔案管理工作成效的同時又能檢驗檔案管理員的業務水平。五是尋找外援，加強檔案的業務指導工作。可以采用會議指導和現場操作指導的方式讓檔案專家指導工作，這樣更容易對存在的問題進行分析研究，更好地找到解決的辦法，保證檔案管理工作更有成效。

2.5 加強檔案信息化建設，提高檔案管理質量。微機應用，網絡管理，是知識經濟時代的檔案管理標志，檔案作為豐富的信息資源要加快微機管理與利用，檔案的微機管理具有以下優勢。

（1）減輕檔案管理工作人員的勞動強度，提高工作時效。檔案管理工作實現微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改變為平時隨時整理文件歸檔。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，而且可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，提高了歸檔管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的和檢索利用的方便。

（2）微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。微機網絡管理，文檔按“件”整理微機歸檔，文件插入就十分方便了，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就完成了。

（3）微機管理保持了文件的歷史原貌。微機網絡管理按“件”隨機存檔后，整理工作就不存在@方面的問題了。只須把諸如報表、圖紙等文件折疊成統一尺寸歸檔即可。

（4）利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高。微機的應用，網絡的開通，為擺脫以往的經驗式的管理模式，完成檔案管理由案卷級向文件級管理的轉變，將手工立卷變為微機自動管理，就成為可能。只有這樣，才會極大地提高檔案管理與利用的質量、精度和效率，實現檔案管理服務水平質的飛躍。

（5）微機管理更有利于文檔的保密。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文檔保密的要求。

（6）微機管理有利于提高檔案管理工作的質量。檔案工作的根本目的在于利用。檔案管理進行微機管理后，檔案人員可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高檔案管理工作的質量和利用的效率，使檔案管理在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。

新形勢對檔案管理工作人員提出了更高的要求，要從傳統的管理理念向現代管理理念轉變，并在管理實踐中應用，使檔案管理工作跟上時代步伐，適應檔案管理現代化的需要，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。

3.結語

總之，檔案事業是需要時間磨礪的金子，期望見到光芒沒有捷徑可走。古人說得好：“九層之臺，起于壘土，千里之行，始于足下，”要堅持不懈地做好那些看似容易、平凡、瑣碎的收、管、用。因為良好的職業道德是由無數具體的平凡的瑣碎的工作積累發展起來的，檔案事業乃至社會發展不需要急于求成、急攻近利的浮躁，而需要踏踏實實、苦干實干、自甘寂寞。要做到無私奉獻還應當具備過硬的業務知識和業務技能，尤其提倡干一行、愛一行、鉆一行。

參考文獻

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[2] 尹寶君，范宏.如何規范檔案信息化管理[J].科技創新導報，2011，（20）.

檔案管理機制范文6

【關鍵詞】知識服務；檔案管理模式；創新

在時代的沖擊下，我國的各項事業建設得到了全面地發展，同時為了迎合新時代進一步發展的需求，國內的事業單位也在積極謀求各項工作上的完善。在以往的事業單位中，由于工作進展速度并不快，所產生的信息記錄并不多，因而嚴重忽略了檔案管理的重要意義和作用。現如今，隨著社會建設步伐地加快，各項事業工程建設得以全面有效地開展，而且其規模和數量也與日俱增。在這樣的形勢下，許多事業單位開始嘗試對檔案管理模式進行創新和完善，以求實現更高效率的檔案管理。而在這個時期，知識服務這一概念被完全地提了出來，并取得了相當好的運用效益。它主要是指以檔案管理為基礎，對管理模式進行思考和創新的機制，主要通過對知識管理的編碼化，實現創新型的科學管理。知識服務有別于其他檔案管理模式的主要原因在于，它能夠對檔案管理的保管工作進行完善，服務于檔案的主體用戶。在對基于知識服務下的檔案管理模式進行運用時，各個事業單位應當根據自身的獨特功能和體系，選擇最為合適的檔案管理模式。以知識服務為基礎的檔案管理模式，首先是被社會上的企業所提出來的，由于企業的客戶相對較多，他們需要對客戶進行一對多的檔案信息記錄，而對這些檔案的管理模式，一直較為落后，為企業整體的經濟鏈帶來的效益十分小。并且，對于一些較大的企業而言。他們在對待客戶檔案管理上采取地是分散管理的方式，給企業的檔案集中使用造成了相當大的阻礙。為此，企業開始進行了檔案管理模式上地創新和完善，進而形成了以知識服務為基礎的檔案管理模式。它給企業帶來的效益主要體現在管理理念與技術的結合，并進一步完善了檔案管理制度，使得企業的戰略目標及客戶管理更加科學有序，大大提高了企業的經濟效益。

一、基于知識服務的檔案管理模式的本質與意義分析

現如今的我國，已然逐步走向了知識經濟，在企業的每一條生產鏈上，包括最初的生產加工，到最終階段的銷售，都充斥著相關的知識人員，而且在企業的發展當中，生產人員所具備的工作經驗越來越多，對于企業效益地提高有著最為實質的作用。檔案管理在企業的知識生產中，屬于一個十分重要的服務性內容，而檔案則是企業知識生產的一部分內容。與政府的檔案管理模式不同，企業無論在管理性質還是在管理意義上，都是為了提高自身的整體效益，進而創造更高的經濟水平。政府的檔案管理，則是為了更好地提供服務。但是，在知識經濟的時代中，兩者卻有著一定的聯系。首先，兩者都是為了改進自身的工作效率，使得檔案管理工作更加協調而完善。其次，兩者都需要以知識服務為基礎，對管理模式進行各方面內容上的改進，包括制度、管理方法、管理人員的素質。最后，兩者雖然工作性質不同，但都在不同的層次上推動著我國的經濟建設步伐。

（一）內涵

在新時期的檔案管理當中，事業單位首先需要依照知識服務的具體內容，建立健全相關的管理制度，并以計算機信息技術為基礎，使得檔案管理系統朝著編碼化的方向發展，進而形成科學的檔案管理流程，切實滿足檔案的主體用戶需求。基于知識服務的檔案管理模式，其內涵是以服務為核心，在單位的服務鏈上，加強單位與用戶之間的聯系，并根據對用戶檔案的有效管理，為他們形成更加有效的服務。因而，為了保持這種檔案管理模式的活力，事業單位需要經常地對檔案管理制度和系統進行創新和優化，以緊隨用戶的變化，產生更加切實的服務效益。基于知識服務下的檔案管理模式，無論在內容上，還是操作方法上，都與傳統的檔案管理模式有著很大的區別，它所進行的檔案管理，需要面對事業單位內全部的檔案信息數據，包括了各個項目所產生的文字記錄、圖像、資料以及其他信息，因而基于知識服務下的檔案管理，又是一個對知識信息的整合過程。并且，基于知識服務下的檔案管理，需要切實考慮到對這些信息數據整合以后帶來的經濟效益，以服務為基本的出發點，形成與用戶交流溝通的系統。事業單位通過對它的創新和完善，能夠確保自身的工作效益得到全面地優化。而傳統的檔案管理則缺乏一定的目的性，主要是為了對檔案進行管理而管理，所能產生的效益并不高。

（二）意義

基于知識服務的檔案管理模式的提出和應用，對國內各項事業單位來說，都是一個創新而有效的發展過程。事業單位對它的利用過程，都是以計算機信息技術的運用為基礎，對單位內全部的信息數據進行編碼加工，并根據單位與用戶之間的利益需求，建立起完善的管理體系。這種檔案管理模式的特點十分明顯，能夠將傳統的信息檔案積累工作完全地轉向為用戶提供完善的知識服務，其是在傳統的檔案服務上所進行的拓展和完善，并且也在一定程度上健全了檔案管理的服務職能。但是，它也存在一定的缺點，即需要大量的人力資源，并且在操作過程中，也會對事業單位內的其他資源的，形成較大的消耗量。因而，基于知識服務下的檔案管理模式，能夠為事業單位形成用戶檔案信息的管理系統，并通過這一系統加強與用戶之間的聯系，進而使得服務體系更加完善和合理，同時也能夠為單位的項目管理和決策提供方向依據。

二、基于知識服務下的檔案管理模式構建

（一）事I單位需要對檔案管理模式進行整體上的規劃和布局

在信息化時代，我國的事業單位，對基于知識服務的檔案管理模式的構建，需要從管理基礎和管理目標兩方面共同著手。在管理基礎的布局上，事業單位首先需要對現有的管理體制進行優化和完善，一個良好的檔案管理過程，必然離不開管理體制的科學有效。為此，事業單位可以對本單位的檔案管理部門進行組織結構上的優化，對其進行分層，將檔案管理的部分內容分別形成不同的工作板塊，進而使得整個檔案管理體系能夠科學高效地運行。其次，事業單位需要以知識服務為檔案管理工作的基本出發點，設立明確而有效的管理制度。由于基于知識服務的檔案管理機制，與傳統的檔案管理方法有著最為本質的區別，它的工作內容更多，且服務體系更為廣泛。因此，事業單位需要對檔案管理部門內的各個工作板塊，制定針對性的管理制度，確保每一個工作內容，都有一定的工作人員負責。最后，由于檔案管理模式的管理目標和方向發生了改變，因而事業單位也需要對管理流程進行創新，以促使其跟上事業單位整體工作的發展和變化。檔案管理的流程，需要包括檔案信息搜集、檔案整理、檔案分析以及檔案的檢索，在知識服務的基礎下，事業單位還需要為檔案的檢索設置相應的搜索引擎，以提高檔案的檢索效率。在對檔案管理的基礎進行有效地構建以后，事業單位就需要明確自身的管理目標，并以該目標為導向，進一步優化管理模式。對于管理目標的設置，事業單位要根據部門內工作人員的實際狀況，以及單位當前的事業開展需求，制定最為切實且能夠達到的管理目標，否則會嚴重降低工作效益。

（二）對檔案管理原則進行構建

1、管理目標原則。檔案管理的最基本功能在于提高事業單位的工作效率，為它的決策及管理形成依據。因而在企業構建檔案數據庫的時候，需要以自身的工作效率優化為目標。雖然檔案管理的工作內容，并不能為事業單位的工作產生直接的效益，但是，它可以從側面為事業單位制定具有一定價值的目標，并在達到這一目標的過程中，幫助單位事業工作得到迅速地完成。在基于知識服務下的檔案管理模式中，檔案管理的目標要隨著外界的變化而不斷進行優化和改進，只有這樣才能保障檔案管理目標長期具有較高的適用性，促使事業單位的工作進程更加合理有效。總之，事業單位的檔案管理部門，應當在時代的發展中，將先進科學的目標管理意識最為切實地貫穿到檔案管理的流程中，以充分調動部門工作人員的工作積極性，提高檔案管理的整體效率。

2、協調系統原則。基于知識服務下的檔案管理過程，本身是通過計算機信息技術實現對事業單位數據信息的管理過程。為了提高檔案管理的有效性，管理部門應當對管理制度、體制、組織結構進行合理地協調，確保它們的工作處于科學有序的狀態，進而形成明確的知識管理系統。為此，管理部門應當堅持協調系統的原則。首先，事業單位的檔案管理，應當與當前工作的方向和內容結合起來，為了更好地完成當前的工作任務，事業單位必須重視檔案管理系統協調的重要性，并將檔案管理工作與事業單位的整體工作流程完全地結合起來，進而使得檔案管理內容能夠符合其他部門的工作需求和進展，凸顯出更好的經濟效益與價值。其次，檔案管理部門應當重視管理制度的規范作用，與部門內部的組織結構相協調，兩者相互促進，使得檔案工作的工作體系趨于完善。最后，在協調系統的原則中，事業單位應當考慮監督體系的完善。雖然事業單位往往設有監督部門，但其的權利范圍過于分散，而且監督的重心也不在檔案管理上。為此，在檔案管理部門設置全新的組織結構時，應當形成一定的監督體系，并賦予這一體系監督檔案管理流程的權利，進而使得檔案的封存和數據搜集管理得到有效地監督，變得更加完善。同時，很多檔案管理部門的工作人員，在進行工作的時候，經常會由于自己的馬虎大意，而搞混一部分檔案，容易導致檔案的缺失。在這樣的狀況下，通過設置合理的監督體系，檔案管理部門能夠及時地發現這一問題，并進行迅速地更正，提高了檔案管理服務的高效性。

3、優化資源配置原則。基于知識服務下的檔案管理模式，主要通過計算機信息技術的運用而開展，因此，它需要事業單位對檔案管理部門配置一定的物力和人力資源，而且在知識服務的引導下，檔案管理工作已然得到很大程度上地拓展，僅僅保持原先的人力是不夠的，還需要增加一定的管理人員，以實現高效率的檔案管理工作流程。同時，事業單位還需要對現有的數據檔案資源進行分類和整合。之所以要進行分類，主要是由于新時期的事業單位工作項目和事務，所形成的信息記錄是相當繁瑣地，管理檢索起來十分地不易，要想實現以知識服務為導向的工作性能，檔案管理部門必須對這些檔案資源進行分類，以分別為不同的工作和決策提供有效的信息依據。而對檔案資源的整合，主要是由于事業單位的整體戰略規劃，需要實現對全部檔案資源的有效管理。而在傳統的檔案管理體系中，這些檔案資源的管理是十分分散的，存在相當多的問題。為此，必然需要進行合理地整合。在具體的整合過程中，事業單位的檔案管理部門應當對檔案資源從生成對歸檔的整個流程進行整合，同時也需要其他部門給予一定的支持和配合，進而形成檔案資源的科學轉化流程，提高事業單位的整體工作效率。

三、基于知識服務下的檔案管理模式創新方法

隨著時代的變遷，我國的事業單位紛紛加大了對檔案管理模式的創新，并且也采用了一系列的科學方法。基于知識服務下的檔案管理模式創新，主要是以知識服務為核心，所展開的檔案管理方法創新。為了提高檔案管理的效率，管理部門應當在知識服務理念的指導下，采取針對性的管理辦法，以優化檔案管理，提高部門的工作效率，并為檔案信息的用戶提供更加優質的服務。

（一）改變傳統的檔案管理理念

傳統的檔案管理工作，僅僅是為了管理檔案而進行管理，并沒有完善的工作方向和目標，而且缺乏一定的實效性。隨著以知識服務為基礎的檔案管理模式的建立，事業單位應當改變傳統的檔案管理理念，并將知識服務作為整體檔案管理工作的導向，以對事業單位的檔案管理體制和內容進行創新和完善。同時，基于知識服務下的檔案管理模式，應當充分尊重檔案信息用戶的主體性，以為他們的服務為宗旨，積極進行各方面內容的完善。因此，為了滿足用戶的不同需求，管理部門應當對這些檔案內容，以知識服務為選擇，進行科學的整理總結，進而使得檔案管理具有較高的靈活度，能夠適應外界的變化，為客戶生成更好的信息服務。此外，新時期的事業單位檔案管理，其工作的有效性會對事業單位的主體工作形成直接的影響，因而事業單位應當加大對其的重視度，合理完善其的工作內容，加強其與其他部門之間的聯系。

（二）對檔案管理工作進行業務和制度上的創新

新時期的檔案工作，所面對的檔案信息數據是相當多地，而傳統的檔案管理業務和制度，都已經不再適合這一工作的需要。為此，事業單位應當對n案管理工作進行業務和制度上的創新，具體的措施可以分為以下幾方面的內容進行：首先，適當拓展信息數據的搜集范圍。在傳統的檔案管理工作當中，管理部門所要搜集的內容并不多，主要為當前工作的各項數據。而在新時期的檔案管理工作中，需要將事業單位相聯系的信息、非正式文件資源、事業單位的工作規劃以及客戶信息，進行完善地搜集，因而它的搜集范圍是相當廣泛的。其次，檔案管理部門應當對檔案的分類方法設置創新的方案。基于知識服務下的檔案管理模式，需要對檔案管理的不同板塊工作內容進行分類，分類依據主要為信息數據的類型和使用主體。這種全新的檔案分類方法，相比以往的檔案管理分類工作，更加科學高效，能夠改善傳統檔案分類不合理的狀況。最后，事業單位應當對檔案的管理分析制度進行創新。在搜集完一份數據信息以后，并不能直接將其進行存檔，而應當優先審核其的價值，因而需要運用到一定的鑒定制度。而傳統的檔案鑒定制度過于籠統，所能產生的適用性十分低。在對其進行創新的過程中，需要設定明確的價值標準，以確保檔案的價值得到正確地評定。

（三）以知識服務為核心，引進先進的技術人員及設備

基于知識服務下的檔案管理模式開展，需要以一定的計算機設備為基礎，而且需要檔案管理人員具有相當高的專業素質。因此，事業單位要以知識服務為核心，引進一些以計算機為主的先進檔案管理，同時，為了較好地運用這些設備，事業單位需要對檔案管理工作人員進行適當地培訓，如果培訓的效率并不高，事業單位也可以考慮從外部引進一些先進的技術人員，以確保新時期檔案管理工作的有效性。同時，事業單位也可以科學地利用這些設備和技術人員，廣泛地搜集數據信息資料，積極做好數據信息的導入工作，并在數據信息形成切實的檔案資料后，合理鑒定檔案資料的價值，進而直接有效地提高檔案管理工作效率。

結束語

總而言之，基于知識服務下的檔案管理模式，為新時期檔案管理工作的改革和創新提供了全新的思路，事業單位應當加大對其地關注，以知識服務為基礎，積極采取針對性的方案和措施，進而最為有效地改善檔案管理工作，提升整體的工作效率。

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