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檔案數字化管理方案范文1
對于房產檔案的數字化管理，主要是借助現代化設備，實現對原始紙質檔案資源管理方式的改變，借助掃描、拍攝等技術，將其進行壓縮和轉化處理，形成圖文、錄像等文件格式，達到分級存儲和管理的目的，發揮服務器的保存功能。與此同時，構建管理程序，以方便后期對檔案資源的檢索、查詢和使用，這是新時期房產檔案管理的發展趨勢和方向。借助數字化的檔案管理模式，有效滿足整個社會對信息資源的需求。因此，在新的歷史時期，要抓住機遇，推動檔案管理工作的創新，立足信息技術，推動房產檔案管理工作的有序開展。
一、房產檔案數字化管理模式的特征
（一）房產檔案服務更具多樣化。對于房產檔案的網絡化服務，需要借助信息技術，實現紙質檔案向數字化信息的轉化。在房產檔案中，涉及較多的合同、協議以及文件等，在數字化管理模式下，可以將其有效轉化為圖片文件、聲音文件等形式，實現對資料的科學管理，切實提升房產檔案管理水平。另外，在資料得到完善之后，將其納入數據庫，為信息的查閱和使用提供更大的便利，簡化查詢流程，加快信息查詢速度。在多樣化服務的支持下，能夠為房產用戶提供更加全面、及時和方便的服務，提升房產信息管理部門的服務水平。（二）房產檔案管理網絡化特征突出。在傳統的房產檔案管理工作中，主要依賴的是人工，能夠滿足房產用戶相關業務的辦理需要，可以提供基本信息的查詢服務。但是，很難實現信息的及時收集，無法實現高效的應用，對檔案信息深入開發應用產生阻礙。目前，網絡化管理模式在房產檔案管理中得到廣泛應用，便于實現方案信息的高效整理，檢索效果增強，滿足歸檔和查詢的需要，極大地提升了房產檔案管理工作的效率和質量，同時，用戶也能夠獲得更加便捷的服務。（三）房產檔案保密性更強。對于房產檔案而言，很多信息需要實現高度的保密性，但是，在傳統的檔案管理模式中，保密性不高。借助數字化管理方式，能夠實現數字化房產檔案內容與管理主體、載體的一一對應，切實增強人員對檔案信息保護的意識。在數字化的檔案管理中，同時在計算機技術以及數據庫的支持下，能夠實現檔案實體與服務之間的有效分離，保障原始憑證能夠更加準確地錄入信息資料庫，為信息的保密性提供保障。
二、如何推動房產檔案管理的數字化水平的提升
（一）重視房產信息庫的構建。將數字管理模式引入房產檔案管理，需要重視檔案資源和相關文件保存形式的轉變，應用較多的是圖片文件方式。因此，要重視高品質的信息庫，實現房產信息全面、準確地錄入，為信息檢索和應用提供便利。在進行數據檢索的時候，結合文件信息，輸入相應內容，切實提升房產檔案信息查詢的速度。應用數字化管理模式，借助對數據庫的查詢，實現對房產檔案資源的有效整合。（二）切實提升房產管理中對數字化觀念的認識。任何事物的發展都需要思想意識上認同，而后提升行動力，因此，在房產檔案管理中，鑒于數字化管理模式在提升檔案利用率方面的突出作用以及在滿足社會需求方面的表現，要強化對數字化管理理念的認識。針對房產檔案管理中出現的資料不真實、不完善和不完整的問題，借助數字化管理，能夠實現對不良問題的解決和完善，推動房產管理工作的不斷完善。另外，在數字化模式中，重視在局域網和數據庫中進行相關房產信息的登記。要提升對房產檔案管理的認識，切實提升房產檔案數字化管理能力，實現整個管理工作的高效化。在數字化管理模式的應用下，房產檔案資源更具真實性與完整性，切實提升房產數據的質量，以更好地發揮對房產管理的支撐作用。（三）重視建立科學的房產檔案數字化管理體系。為了更好地推動數字化管理模式在房產檔案管理中的應用，要有步驟、分階段地開展工作。首先，結合各地房產檔案實際，構建數字化系統。要充分考慮各種因素，如人員分配、數字化技術水平等。其次，加快構建數字化管理模式。鑒于房產檔案規模的龐大，同時，增長速度較快，因此，要加快數字化管理模式建設速度，以更好地滿足社會的實際需求，擴大存儲空間，有效解決檔案管理空間不足的問題，提高利用率，實現對房產檔案資源的科學管理。（四）提升房產檔案數字化管理的規范性。對于電子檔案文件的管理，國家和行業都具有相應的標準和規范，因此，要提升房產檔案管理的規范化水平，立足國家統一的規范，制定合理的房產管理數字化標準，切實提升房產檔案管理水平和服務水平。另外，明確房產檔案中數據信息的權限，使得用戶能夠進行相關信息的有效查詢，加快遠程服務建設。
三、結束語
綜上，在信息高速發展的背景下，房產檔案管理需要與時俱進，適應時展的新要求，將數字化管理模式引入管理領域，切實提升整體管理水平。為此，要明確數字化房產檔案管理模式的特征，制定合理的策略，推動房產信息管理的科學性與合理化，提升管理使用效率，強化檔案安全管理，以更好地滿足社會的需要。
【參考文獻】
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檔案數字化管理方案范文2
1 房產檔案管理基本介紹
房產檔案管理包括房屋面積、產權屬人、交易紀錄、司法部查封、權屬登記、離婚產權分析、拆遷補償、房屋結構、租賃抵押擔保、產權處理以及房屋繼承等。所謂產權檔案數字化，指的是通過多媒體技術、網絡技術、信息數據庫技術、掃描技術以及存儲技術有機結合，利用數字化形式將檔案信息有效存儲，在建立數據庫的過程中，實現資源共享。以便更好的實現原件管理和數據管理[1]。
1.1 主要特征
首先，管理內容數字化和網絡化。在網絡信息化時代中，實施檔案數字化和網絡化管理，能夠將打破傳統紙質管理方式的局限性，借助先進計算機技術和高端設備將檔案信息載體分離式存儲，這不僅能夠節省信息存儲時間，而且還能提高信息利用價值以及工作效率。其次，管理服務全面化和社會化。計算機設備既能實現文本存儲，還能實現圖像存儲，借助網絡平臺能夠實現信息全面、準確搜集，有利于構建全方面的檔案服務模式，此外，在檔案信息資源共享的影響下，用戶能夠有針對性的進行信息搜集、應用，以便提升工作質量和速度，從中能夠體現服務社會化特點。
1.2 主要方式
房產檔案主要有三種管理方式，第一種是原件管理，即利用信息技術保管好檔案原件；第二種是掃描件管理，即借助掃描儀等先進設備實施具體的掃描工作，以便資料查詢和實際應用，雖然該設備工作速度較慢，但是掃描效果良好，然而相機設備兼具快速和優質兩種效果；第三種是數據分析，即對房產檔案數據詳細、合理分析，借此方式實現信息保存。
1.3 基本原則
首先，真實性原則。房產檔案從原始信息過渡到數字化信息，務必要保證信息的一致性和真實性，對于存在出入的信息要及時糾正，提高信息的可靠性和真實性。然后，安全性原則。確保房產檔案信息安全，即保證權利人合法權益的基本表現，一旦信息安全性降低，那么信息資源完整性極易遭到破壞。最后，便捷性原則。應用數字化技術于房產檔案管理，能夠實現檔案信息及時查閱、便捷查閱，能夠打破以往檔案信息所受地域限制及時間限制。
2 房產檔案管理數字化中出現的問題和解決措施
2.1 問題
首先，房產檔案資料缺乏完整性，影響相關政策、法規的健全性，具體表現為實際房屋和資料記載存在結構、面積等方面的不同。其次，服?漳諶蕕ヒ唬?用戶接收的服務僅限于檔案證明以及檔案信息咨詢等潛在層面，對于深層次的利用分析和網上服務研究，還存在一定的工作難度。最后，計算機設備被片面應用于房產檔案人工管理，然而房產檔案尚未實現信息數字化處理，這在一定程度上影響信息查詢全面性[2]。
2.2 措施
2.2.1健全房產檔案數字化體系
只有健全房產檔案的數字化體系，才能確保房產檔案實現信息規范化，在此基礎上發揮信息價值，提高房產檔案的利用率。如果房產檔案未能標準化實施數字信息管理，那么房產檔案需要經歷較長時間實現管理工作質量優化，促進管理工作有序發展。
2.2.2完善房產檔案數字化系統
雖然網絡數字化時代提高了信息技術的應用率，但是目前大多數房產檔案仍利用紙質化形式，僅在特定條件下才會通過人工應用計算機設備，檔案只是實現了輸入形式的數字化，未能實現全面數字化，這不僅會降低工作效率，還會降低信息的真實性和實用性。完善房產檔案數字化系統，即原文件借助掃描儀的形式實現信息數字化，以此減少信息檢索時間、提高信息準確率。
2.2.3大力培養檔案專業化人才
提升房產檔案人員的綜合素質和專業能力，有利于促進房產檔案管理工作穩健進行。為此，聘請專家對工作人員進行系統性培訓，在培訓的過程中，傳播豐富的專業知識、提高工作人員對數字化技術的掌握能力和運用能力，促使工作人員在創新型思想的引導下，規范房產檔案的工作行為，積極配合房產檔案管理。
2.2.4構建檔案信息輸送平臺
構建檔案信息輸送平臺，有利于檔案信息數據庫提高利用價值，有利于促進檔案信息及時、高效、準確傳遞，同時，還能實現檔案信息的便捷化傳輸，加快信息的傳播速度和傳播范圍，充分發揮數據庫的價值和利用率。此外，還能增加客戶對房產檔案管理工作的認可度和滿意度[3]。
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關鍵詞：事業單位；檔案管理；數字化管理
中圖分類號：D630．1;G270．7文獻標識碼：A文章編號：1006－0049－(2016)01－0235－02
事業單位檔案是對事業單位組織建構、發展以及人員調動、財務狀況等進行的信息保存。在事業單位改革的新時期，檔案管理擔負著為事業單位的進步一發展提供第一手資料和建議的責任，發展事業單位檔案管理工作值得我們進行思考和探索。
一、事業單位檔案管理的新發展
(一)檔案形式的變化
事業單位的檔案傳統形式是紙質，一份員工個人檔案就占用較大的空間并且難以查找，隨著信息技術的不斷進步，目前檔案的形式發生了根本改變，普通的員工檔案和財務會計檔案可以通過數字信息的形式存入電腦磁盤中，占用空間小，通過文件名查找就可以迅速找到;重要的會議檔案則可以通過視頻和音頻進行記錄，客觀性更強。
(二)檔案管理模式的變化
事業單位檔案形式的變化使檔案本身的價值提升，檔案不再是對事業單位發展歷史的記錄，而是可以當做資料進行分析，為事業單位的未來發展提供相關的建議，因此，檔案管理模式也隨之發生變化。目前事業單位檔案管理多采用數字化的管理模式，這不僅提高了檔案管理的效率，也提高了檔案本身的利用率。
二、事業單位檔案數字化管理方法
(一)進行檔案管理系統的建立
數字化的檔案管理即通過計算機和網絡進行檔案管理，包括原有的檔案資料的數字化轉化、新的檔案收集和整理、檔案分類保存、調取以及分析應用等。這一系列的數字化的管理是項綜合活動，涉及多方面的內容，所以事業單位需要建立有效的數字化管理系統，有效結合事業單位自身的實際情況，并要涉及設備選型、總體設計、檔案整理、系統管理、軟件開發、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等。檔案管理系統的建立是數字化檔案管理的最基本方法，即在單位內部建立一個特殊域名的網站，時期成為一個聯網性質的檔案存儲庫，使所有檔案數據都成為這個存儲庫中的一部分，以便統一管理。
(二)合理規劃檔案管理工作的責任分配
紙質檔案的數字化轉化過程比較復雜，同時由于事業單位各項事務的進行和發展，檔案資料內容越來越多、分類也越來越詳細。傳統的由檔案管理工作人員收取檔案信息并保存管理的工作環節，會給工作人員造成巨大的負擔，因此，應合理規劃檔案管理工作的責任分配，不要求檔案管理工作人員能夠獨立勝任所有的管理工作，而是要求在數字化檔案管理的過程中，任何一個環節都有優秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務、解決工作問題。以檔案管理中的資料收集為例，事業單位應將其劃分為一至二人的專項工作，使工作人員能夠勝任檔案資料類型的編輯、分類任務，并且能夠協助其他部門和員工們，使上交的檔案格式規范、整齊。
(三)對檔案管理工作進行標準化建制
事業單位檔案管理數字化工作并非是檔案管理部門獨立的工作，除了對企業現存的檔案進行數字化掃描、建立各種檔案表格并將會計財務檔案、員工個人檔案和單位發展規劃檔案等進行分門別類的電子信息輸入和歸檔之外;還需要根據事業實際需要，對各類檔案的提交格式、提交時間等進行規定，以便檔案工作人員能夠順利將檔案歸檔。因此，應對檔案管理工作進行標準化建制，即根據檔案資料的來源、類型以及存檔位置等，設置相關的檔案資料范本，將范本下發到單位各部門，要求各部門按照檔案資料范本進行檔案的自主提交;另外，對檔案資料的調取和應用也應該設計標準化的程序，例如，對員工檔案設置統一格式的賬號和登陸密碼，方便資料的調取。
(四)積極推進檔案安全管理
數字檔案管理除了檔案資料的存儲形式不同于傳統的檔案管理，在檔案安全管理上也有很多特殊性，積極推進檔案的安全管理，是做好數字檔案管理所必須的。建議事業單位在進行數字庫建設時選擇合適的設備生廠商和供應商，要注意檔案數據庫的建設無論是在結構還是硬件的組成上都要嚴格依據設計的標準要求，從而為日后功能的升級打下基礎性條件;同時要根據檔案的重要程度不同選擇多種形式的保護級別，進而讓使用者獲得最佳的處理效果。此外，硬件要支持熱插撥，有效保障系統功效，提高系統數據的安全性。
三、進行數字化檔案管理的關鍵
事業單位檔案管理的數字化進程能夠使檔案工作本身得到迅速的發展，檔案數字化管理并不是一朝一夕能夠完成的，要進一步推進該項工作，還需要把握住兩個關鍵。第一，以檔案管理工作人員職業能力提升為基礎，事業單位應開班業務學習班、業務比拼競賽等，通過這種方式使檔案工作人員的職業能力不斷提升，以滿足事業單位檔案管理工作的需要;第二，應重視數字化檔案管理的硬件設施添置，根據檔案數字化發展的進程以及計算機技術的革新，不斷更新檔案管理部門的硬件設施，使其為下一步工作的開展提供助力。
四、結語
綜上所述，事業單位的檔案管理工作要順應時代的潮流，就需要以數字化檔案管理模式的建設為主要發展方向，根據檔案管理的特殊性以及數字化建設需求，進行管理系統建立、責任分配、工作標準化建制等各項工作，以確保數字化檔案管理工作行之有效。
參考文獻
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檔案數字化管理方案范文4
【關鍵詞】房地產檔案；數字化檔案；網絡技術；管理
前言
利用計算機對房地產檔案信息進行管理，具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等優點。這些優點能夠極大地提高房地產檔案管理效率，也是房產管理科學化、標準化、規范化的一個重要條件。
1 房產檔案管理的時代特征
古代老百姓就有房產、地契，其管理模式是一家一戶保存加蓋官印的文書，很少交易。隨著時代的進步和發展，房產管理出現了一些新的時代特征。
1.1 房產檔案日常管理的網絡化。原始的房產檔案管理工作并不復雜，但全部依靠手工完成，僅能滿足日常查檔服務的要求，還不能做到隨時收集入庫，也不能進行深層次的日臻完善。利用網絡技術，可以使檔案一經產生就能馬上在網上綜合利用，省卻了傳統意義上那種收集、整理、移交、歸檔中不必要的時間浪費，確保了信息價值最充分的利用，也可利用計算機進行日常的統計、檢索等工作。通過網絡將產權管理、產籍(檔案)管理、圖籍管理幾部分有機結合起來，所有業務環節都在計算機網絡里完成，有利于快捷方便地完成產籍登記、修改、統計、編目、查詢、打印等程序，顯著提高檔案管理工作的效率。
1.2 房產檔案管理內容的數字化。網絡化管理不會改變房產檔案的內容和性質，其變化主要表現在載體形式、服務方式方面。傳統的房產檔案管理對象以紙質為主，使得其內容和載體密不可分，而網絡化管理體制就是將檔案實體與日常服務分離，檔案實體被作為原始的憑證入庫保存，日常服務主要利用存儲于計算機中的集圖、文、聲、像于一體的多媒體信息，這就需要計算機網絡設備、系統管理軟件、數據庫等多方面的支持。
1.3 房產檔案服務利用的社會化。網絡化管理改變了傳統管理模式下各類信息資源各立門戶、分而治之的狀態，形成一個包含各類信息在內的信息系統，實現“信息資源共享”，具有典型的社會化特征。以往利用者必須來到檔案室才能使用而現在只需利用計算機就可實現查詢、下載，既省了利用者的時間，又提高了利用效率。
1.4 房產檔案服務的多元化。房產檔案網絡化服務就是將檔案信息及其相關資料數字化、圖像化，人們可以通過互聯網經過相應的身份確認查看信息，而現今我們大部分房產網站仍然停留在展示性階段，還不能從真正意義上發揮其應有的作用。房產檔案的服務也不單純是某一項的服務，而應該是所有信息的全部批露，是一種全方位、多元化的服務模式。房產檔案網站作為一種紐帶和橋梁，是實現這一多元化服務的有效手段。我們應充分利用這一點，為利用者提供一個交流平臺。一方面我們可將房產檔案中的建筑面積、房屋座落以及平面圖等無條件公布在網上，對于有條件利用資料的各級用戶可根據自身的用戶級別查詢相關的房產檔案。另一方面，利用者可將自身的相關問題留在網頁上，房產檔案管理人員可以及時了解適用者的需求，解答問題，搞好服務，方便群眾，形成了管理者與適用者的雙方互動。
因此，實現房產檔案現代化服務是一項迫在眉睫的任務，也是一項長期的、系統的工程，需要在工作實踐當中不斷完善、不斷提高。
2 房產檔案數字化管理應遵循的原則及發展階段
數字化是房產檔案管理發展的方向，只有使房產檔案管理與社會發展同步，才能不斷提高經濟效益和社會效益。其數字化管理應遵循以下原則：
2.1 全程管理原則。建立一個完整的管理體系，對數字化房產檔案從產生到永久保存或銷毀的整個運行周期進行全程管理，使檔案從收集、整理、歸檔、利用各個階段統籌兼顧，搞好銜接，以實現整個系統資源的最大共享和最大效益。
2.2 真實完整原則。數字化檔案的內容、結構在經過建立、利用后保持不變，與原始狀態一樣，并要求記錄房產權屬登記活動的檔案內容要件齊全，內容、結構及背景信息沒有缺損。
2.3 使用方便原則。指檔案經過存儲、傳輸、壓縮、加密等處理后仍然能夠以可識讀、可理解的方式輸出，并保持真實性。用戶要能在任何時間、任何地點通過計算機方便地使用檔案信息，獲取及時、準確、系統的信息，并且可以多人同時查閱同一份電子檔案。
2.4 安全性原則。安全是數字化檔案建設不可忽視的重要方面。必須采取一系列的措施保證檔案保密和安全，使系統無論是硬件還是軟件都具有免受自然災害和人為破壞的能力，防止房產檔案的散失、泄密等。
根據目前房產檔案數字化建設程度、計算機發展水平和從業人員素質。應分為檔案業務自動化管理、館藏檔案的數字化和數字房產檔案館的網絡化建設3個階段。
第一階段，主要任務是充分利用現代化信息技術改進檔案管理的流程，實現各個業務環節的自動化管理，并逐步完善網絡，建立檔案館內部局域網和與主管單位辦公自動化網連接的內部網。目前，經濟發達地區和一些大城市已完成這一階段的任務，正在向更高層次努力。
第二階段，主要任務是將傳統紙質文檔和圖紙通過掃描、圖像優化、壓縮歸檔等數字化技術加工成電子化的信息數據，存儲在大容量專用存儲硬盤中，并提供網上高速存取服務，同時要開展檔案借閱利用，崗位培訓等活動，實現檔案認可書行為的電子化和網絡化。
第三階段，主要任務是建立覆蓋各市、縣在內的個人住房信息系統，實現省轄市一個獨立的信息系統平臺、一個數據庫運行模式和在全國范圍內信息的互聯互通，成為真正意義上的數字房產檔案館。
3 房產檔案數字化管理的基本內容及要求
3.1 制定房產檔案館數字化建設發展規劃，并分階段有步驟地實施。數字化建設過程必須充分考慮到各地房產檔案管理部門歷史上形成的數量龐大的存量檔案，以及每年數量急增的新增檔案。分別規劃設計合理的建檔流程。對存量檔案，可以考慮將利用率高、當前有效的權屬登記資料先行建檔，以保證數字化檔案庫能在較短的時間內產生利用價值；新增檔案的數字化過程最關鍵的是不能影響日常正常的登記發證工作，建檔工作可安排在發證后，實物歸檔前進行。
3.2 建立統一的房產權屬檔案數字化標準。國家檔案局就電子文件檔案制定了標準，為全國性電子文件管理提供了普通規范。房產檔案的特性決定了其管理的獨特性，如果沒有統一的標準和規范，必將使其使用效果大打折扣。因此，當務之急就是盡快建立一套適合于房產管理的數字化檔案標準，規范和指導各地的房產檔案現代化管理工作，最終建立起一個標準化的房產檔案數字化利用平臺。
3.3 規范數字化檔案開放范圍和使用權限。對于一般性的查詢、檢索，無論傳統服務還是遠程服務均可無償義務提供，但網上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應為有償服務。同時，應設立相應的訪問權限，可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網上查詢、利用，而只可對內部人員開放的檔案。只能通過上內部局域網查詢利用。
3.4 加快培養一批既懂房產業務，又精通數字化檔案管理的人才。數字化檔案管理是一項跨學科、實踐性較強的工作，這種復合型人才是當前房產檔案管理中迫切需要的。而目前相當一部分管理人員專業知識薄弱，文化程度偏低，視野狹窄，很難適應這一要求，因此，應采取有效措施，加快培養這種高素質復合型人才。
檔案數字化管理方案范文5
關鍵詞：行政事業單位；檔案；數字化管理
1前言
檔案，就是指個人或者是組織在工作、生活等方面中應用文字、音像等方式呈現的歷史記錄，其具有豐富的信息資源。然而在新時期下，行政事業單位的檔案管理存在著查找資料慢、檔案管理分散、檔案管理人員意識差等問題，需要行政事業單位跟隨信息時代的發展腳步，構建數字化的檔案管理。
2行政事業單位實行檔案數字化管理的必要性
行政事業單位就是指國家機關以國有資本舉辦的，從事教育、文化等活動的社會組織，絕大多數行政事業單位以公益性為目的[1]。而行政事業單位在檔案管理上一般分為人事檔案、基建檔案等管理方式，這些檔案的管理方法成為了事業單位人員管理所采用的重要方式。檔案管理需達到快捷、方便查找信息的作用，才能利于使用者的管理。但是這種傳統的檔案管理方式在新時期的發展下，暴露了許多的不足之處，比如說以往的檔案管理方式效率低、保密性差、檔案查找難度大等，但是現如今推廣的數字化的檔案管理方式，大大改善了以往的檔案管理弊端。通過計算機檢索使得檔案查找更加便捷，而檔案數字化的管理功能也促進了行政事業單位的發展。首先，在新時期下科學技術迅猛的發展，傳統的檔案管理方式已經不適用于行政事業單位的檔案管理工作，傳統的檔案管理成本較高，而新時期下數字化的檔案管理方式更有自身發展的優勢[2]。與以往的檔案管理方式相比，不僅減少了管理人員的數量，降低了檔案管理的費用，從而提高了行政事業單位檔案管理的工作效率。另外，行政事業單位的人員流動性大，需要及時的掌握職員的入職、調動、退休等情況，需要建立有效的檔案，方便信息的查找，而數字化的檔案管理方式既實現了檔案信息的保密性處理，又加快了辦公效率。其次，傳統的檔案管理方式，通常采用的是紙質的檔案保存方式，由于檔案數量多，這樣的檔案管理方式存在的弊端是檔案文件容易受到破損、檔案查找不方便等，而新時期下數字化的檔案管理方式排除了外界環境的干擾，應用無紙化的檔案管理方法，有利于檔案的保存，更提高了檔案的利用率。
3行政事業單位實行檔案數字化管理應具備的條件
行政事業單位應用數字化管理需要具備一定的條件，包括網絡技術和檔案人員應用數字化管理的技術水平[3]。從硬件設施來看，隨著我國互聯網技術的發展，需要行政事業單位緊跟時代的腳步，加快自身的發展。現如今許多的行政事業單位都應用了計算機進行無紙化辦公，在單位內部建設局域網，這也是數字化檔案管理需要具備的網絡硬件基礎條件。而對于數字化的檔案管理除了需要硬件設施的保障，也需要發展相關的軟件，所以需要開發檔案管理的專用軟件，實現數字化檔案管理的基本服務功能，包括檔案的收集、檔案的檢索、編目等，從而加強數字化的檔案管理的技術水平。除此之外，數字化的檔案管理還需要構建相應的檔案管理人員隊伍，新時期下的行政事業單位應注重行政工作的辦公效率，需要借助網絡技術進行無紙化的辦公，這對于行政事業的人員來講，是對其專業技術水平的挑戰。而數字化的檔案管理方式也需要檔案管理人員除了具備檔案管理學的專業知識外，還要具有一定的計算機技術操作能力[4]。而且行政事業單位也應該加強檔案管理人員的能力培訓，使得其掌握計算機的相關技術，學會在工作中應用網絡技術，掌握數字化檔案管理的工作要求，提供其檔案管理的工作能力。
4新時期行政事業單位檔案的數字化管理方法
4.1制定數字化的檔案管理機制根據數字化檔案管理方式的特點來看，從行政事業單位的發展角度來看，針對于數字化的檔案管理方式，在掌握其管理技術下，需要構建與檔案管理方式相匹配的檔案管理機制[5]。需要行政事業單位構建內部的檔案工作條例、檔案管理的安全機制、檔案管理的操作機制等，通過構建科學合理的檔案管理機制，使得檔案管理人員根據檔案管理的相關機制，來約束自身的工作行為，也是提高檔案管理人員工作意識、自身工作責任感的有效方式。
4.2樹立新時期的檔案管理意識行政事業單位的檔案管理人員，需要在新時期的發展要求下，樹立數字化的檔案管理意識。需要檔案管理人員在互聯網技術的發展下，不斷的更新自身的專業知識，轉變以往的檔案管理思想。在檔案管理工作中，檔案管理人員掌握扎實的檔案管理的專業技能，進行數字化檔案管理的技術學習，在工作中應用數字化的檔案管理模式，提供工作效率。
4.3提供檔案信息的安全性在行政事業單位，檔案管理的關鍵在于對檔案信息的保密性上。做好檔案信息的保密性管理，也是檔案管理人員的基本工作要求，而在數字化的檔案管理模式下也需要達到這點要求。檔案管理人員在平時應用網絡技術的工作中，在網絡技術存在網絡安全的隱患下，要格外注意對其進行防范。檔案管理人員應不定期的對網絡系統進行病毒查殺、系統清理等，對于檔案應進行備份處理，安裝防火墻等軟件裝置，防治電腦病毒的入侵[6]。作為一名合格的檔案管理人員，做好檔案的保密工作是必備的專業能力，面對網絡系統死機、信息泄露、病毒入侵等不可控制的因素，應做到提前預防，加強對于重要數據的訪問設置，對于檔案信息進行多種方式的保存，防治檔案信息的泄露，加強檔案信息的安全性，提供檔案管理人員的檔案管理能力。
5結論
在社會發展的新時期下，行政事業單位應跟隨時展的腳步，通過互聯網技術的應用，來構建數字化的檔案管理，改革以往紙質檔案管理的方式，開發檔案管理的新模式，拓展檔案管理的功能，提供檔案管理的利用效率，促進行政事業單位檔案管理的發展。
作者:曹曉梅 單位:內蒙古阿拉善盟額濟納旗
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檔案數字化管理方案范文6
文獻標識碼：A
文章編號：1006-0278（2015）03-181-01
隨著信息時代的到來，網絡與計算機技術飛速發展與更新，數字化成為了檔案管理工作未來發展的必然趨勢。實現檔案管理數字化將促進檔案管理效率與水平的有效提高。
一、檔案管理數字化的可行性分析
（一）技術條件
檔案管理數字化在實現的過程中具有較強的技術性特點，其中包含了計算機技術、信息技術、多媒體技術、網絡技術、安全技術等多種類型的新型技術。因此，技術的不斷發展與完善是檔案管理數字化的重要基礎條件，這些技術的發展、普及及研發力度在一定程度上決定著檔案管理數字化的進程。
（二）網絡基礎建設條件
實現檔案管理數字化的目標主要包括兩個方而，一方而是通過網絡對檔案資料進行應用，對檔案原件進行更好的保護；另一方而通過網絡實現檔案利用率的提高。網絡基礎設施是檔案管理數字化的前提條件，主要的內容包括局域網建設、網站建設等。網絡基礎設施的建設情況決定了檔案管理數字化是否能夠實現，具有非常重要的基礎作用。
（三）資金與人才條件
實現檔案管理數字化是一項非常龐大的工程，在實現的過程中需要投入大量的資金，檔案部門應該對自身的經濟實力進行評估，依據自身實際情況實現數字化的發展。同時，檔案管理數字化中包含了很多新的知識、技術等，對高素質的專業人才有著更大的需求，人才是檔案管理數字化實現的關鍵。
二、檔案管理數字化的實現措施
檔案管理數字化是一項龐大的系統工程，在發展的過程中必須制定可行的實施方案。實施方案中包括現狀分析、實施目標、實施要素與保障系統四個方而的內容。
（一）檔案管理的現狀分析
檔案部門在實現檔案管理數字化之前，應該對檔案管理的現狀進行調查與分析，從而全而掌握檔案部門的現狀與問題。
1.管理制度的調查與分析
實現檔案管理數字化需要建立數字化建設組織保證，建立數字化建設科學管理體系與規則制度，建立數字化建設規范，建立相關人員職責明細等，檔案部門應該對這些情況進行明確與了解。
2.硬件方而的調查與分析
檔案管理數字化的實現需要建立在一定的物質基礎上，主要包括數字化工作硬件條件與硬件設施，例如計算機等附屬設施配置、網絡設施建設等。
3.技術方而的調查與分析
檔案管理數字化的實現需要一定的技術保證，數字化工作具有較強的技術性特點，需要計算機技術、網絡技術、信息技術等多種高新科技的支持。檔案部門應該對白身的實際情況進行調查與了解，依據自身的技術力量制定數字化實施方案。
4人才方而的調查與分析
檔案管理數字化實際上是一項大文化工程，在對其進行建設的過程中一方而需要高素質的管理人才，另一方而需要計算機等專業技術人才、法律人才等。檔案部門要對當前的檔案管理水平進行評估，全而的了解自身的數字化建設能力。
（二）檔案管理數字化的實施目標
通過對檔案管理數字化可行性的分析，具備了實現檔案管理數字化建設的檔案部門應該成立數字化建設領導小組，對數字化的實施目標進行制定，提出建設的長遠目標與階段性目標。在實施目標制定的過程中，要將檔案管理的現狀與未來的發展趨勢作為依據，既要與實際情況相結合，又要高屋建瓴，與未來的發展趨勢相協調。
（三）檔案管理數字化的實施要素
在檔案管理數字化的實施目標確定之后，要依據實施目標實現實時要素的確定。在整個的數字化實施方案中，實施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數字化建設中的重點發展項目與領域，例如檔案目標數字化建設項目、數字化檔案信息局域網與廣域網服務項目等。不同的實施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據實際情況選擇適合的評估方法，例如指標體系方法、概述性描述方法等。
（四）檔案管理數字化建設的保障系統
檔案管理數字化建設的保障系統指的是數字化實施過程中的管理體制、運行體制與投入保障體制三個方而。保障系統為檔案管理數值化的實施提供了組織機構、規章制度、物質基礎、技術支持等方而的保障。檔案管理數字化建設保障系統的建立為數字化方案的實施提供了有利的保障。
