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合同管理內(nèi)控流程范文1

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；精細(xì)化；合同管理模式；成效

根據(jù)2014年1月1日起實(shí)施的財(cái)政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》規(guī)定，內(nèi)控體系的目標(biāo)是：“合理保證單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整，有效防范舞弊和預(yù)防腐敗，提高公共服務(wù)的效率和效果。”公立醫(yī)院合同管理作為內(nèi)控體系的重要內(nèi)容，其目標(biāo)與內(nèi)控體系的整體目標(biāo)是一致的，將合同管理作為重要抓手，完善醫(yī)院內(nèi)部控制體系，驅(qū)動(dòng)管理體制變革，建立規(guī)范化管理格局，使醫(yī)院具備強(qiáng)大的生命力[1]。

一、公立醫(yī)院傳統(tǒng)合同管理存在的問(wèn)題

1.缺乏歸口管理。公立醫(yī)院各部門根據(jù)需要組織采購(gòu)和簽訂合同，沒(méi)有歸口管理部門會(huì)導(dǎo)致合同分布零散、編號(hào)不統(tǒng)一、登記不全面、無(wú)專人負(fù)責(zé)等混亂現(xiàn)象，使合同管理工作缺乏統(tǒng)一的指導(dǎo)，醫(yī)院不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，一旦出現(xiàn)糾紛容易陷入被動(dòng)。2.采購(gòu)行為不規(guī)范。公立醫(yī)院采購(gòu)方式有公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、談判采購(gòu)、詢價(jià)等，要根據(jù)采購(gòu)的種類、金額、資金屬性等因素確定。有些部門未經(jīng)嚴(yán)格的采購(gòu)程序便確認(rèn)了合作方，甚至當(dāng)合作事項(xiàng)正在進(jìn)行或已完成后才開(kāi)始著手合同事宜，嚴(yán)重違反了相關(guān)采購(gòu)規(guī)定，而且由于缺乏合同條款的約束，部門對(duì)合作事項(xiàng)的把控力度不強(qiáng)，難以全面實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)、維護(hù)醫(yī)院利益。3.財(cái)務(wù)預(yù)算、付款等功能難以實(shí)現(xiàn)。預(yù)算管理是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的重要手段，付款功能是財(cái)務(wù)執(zhí)行出納和監(jiān)督職能的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，醫(yī)院財(cái)務(wù)部門如未充分參與合同管理工作，會(huì)導(dǎo)致全面預(yù)算管理落實(shí)乏力、經(jīng)營(yíng)情況難以監(jiān)控、資金使用缺乏計(jì)劃。4.院內(nèi)審核流程長(zhǎng)。雖然多數(shù)醫(yī)院有內(nèi)部合同審核流程，但涉及的管理部門較多，從采購(gòu)到最終簽訂合同，經(jīng)辦人員需要將合同資料分別送達(dá)多個(gè)管理部門審核簽字，大量的時(shí)間消耗在審核環(huán)節(jié)。5.無(wú)制式合同。在沒(méi)有符合醫(yī)院特點(diǎn)的制式合同文本可供參考的情況下，科室在采購(gòu)和合同談判過(guò)程中容易被對(duì)方單位的思路影響，甚至直接使用對(duì)方單位的合同模板，導(dǎo)致合同條款不能有效維護(hù)醫(yī)院權(quán)益。6.缺乏法律專業(yè)支持。醫(yī)院合同種類多樣，要在國(guó)家法律法規(guī)和政府政策規(guī)定的框架下簽訂執(zhí)行，需要專業(yè)性強(qiáng)、知識(shí)面廣的法務(wù)人員對(duì)合同條款進(jìn)行全面把關(guān)、及時(shí)解決相關(guān)糾紛。

二、公立醫(yī)院精細(xì)化合同管理模式的建立

1.組織結(jié)構(gòu)。（1）三級(jí)管理、內(nèi)外聯(lián)動(dòng)。一是完善法人治理結(jié)構(gòu)，理事會(huì)負(fù)責(zé)決策醫(yī)院重大事項(xiàng)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)分管各職能管理部門，醫(yī)院管理研究室為合同的歸口管理部門。二是聘請(qǐng)知名醫(yī)療行業(yè)律師事務(wù)所高管作為理事會(huì)外部理事，參與醫(yī)院的重大管理決策。合同歸口管理部門聘請(qǐng)律師團(tuán)隊(duì)擔(dān)任常年法律顧問(wèn)，從事具體的法務(wù)工作。這樣，醫(yī)院內(nèi)部明確了職責(zé)，外部可以獲得多層次、團(tuán)隊(duì)式的法律服務(wù)，從源頭上規(guī)避了法律風(fēng)險(xiǎn)，可以及時(shí)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)并制定應(yīng)對(duì)預(yù)案，使防控和解決風(fēng)險(xiǎn)成為醫(yī)院的常規(guī)工作。（2）各部門分工明確、專崗專責(zé)。在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)總負(fù)責(zé)下，形成了醫(yī)院管理研究室為合同管理中心，紀(jì)檢、審計(jì)處和財(cái)務(wù)處為監(jiān)督機(jī)構(gòu)，其他職能管理部門負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)合同事項(xiàng)的權(quán)責(zé)架構(gòu)。醫(yī)院管理研究室設(shè)合同管理專員，對(duì)接各部門和律師；合同主管部門及會(huì)審部門設(shè)合同經(jīng)辦人或?qū)徍藢T，實(shí)行“經(jīng)辦人—主任”二級(jí)審核制。這樣，將責(zé)任落實(shí)到專部專崗，有利于各部門有效配合、相互牽制，提高相關(guān)人員工作責(zé)任心。2.制度建設(shè)。（1）醫(yī)院內(nèi)部規(guī)章制度。根據(jù)國(guó)家法律和廈門市相關(guān)規(guī)定，出臺(tái)了醫(yī)院《采購(gòu)管理辦法》《經(jīng)濟(jì)合同管理辦法》和相關(guān)解釋文件，并適時(shí)修訂。《采購(gòu)管理辦法》詳細(xì)規(guī)定了采購(gòu)流程、預(yù)算管理、采購(gòu)方式的選用、標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)程序、監(jiān)督檢查等相關(guān)事項(xiàng)；《經(jīng)濟(jì)合同管理辦法》明確規(guī)定了合同的訂立、履行、變更、補(bǔ)充、解除、法律責(zé)任等事項(xiàng)；解釋文件對(duì)采購(gòu)和合同經(jīng)辦涉及的具體名詞、程序和工作方法等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的解讀和政策提示。（2）常年法律顧問(wèn)服務(wù)協(xié)議。通過(guò)招標(biāo)的方式聘請(qǐng)常年法律顧問(wèn)，雙方簽訂《常年法律顧問(wèn)服務(wù)協(xié)議》，約定常年法律顧問(wèn)對(duì)醫(yī)院提供合同和規(guī)章審改、出具律師意見(jiàn)、參與項(xiàng)目會(huì)議和商務(wù)談判、糾紛及訴訟處理、出具律師函、員工法律培訓(xùn)等服務(wù)。3.合同審核流程。建立“對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同審批流程”，將合同發(fā)起、會(huì)審、流轉(zhuǎn)、審批、修改報(bào)批、簽訂、執(zhí)行等環(huán)節(jié)納入流程管理，尤其對(duì)風(fēng)險(xiǎn)分值最高的“合同審核”環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)把控[2]。（1）醫(yī)院管理研究室作為合同歸口管理部門，負(fù)責(zé)四個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的審核：采購(gòu)程序符合規(guī)定、會(huì)審部門按制度審核、律師按約定審改、合同主管部門按會(huì)審意見(jiàn)執(zhí)行。通過(guò)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把控，確保了審批流程滿足醫(yī)院的要求，實(shí)現(xiàn)合同管理的目標(biāo)，即提高合同質(zhì)量、把控醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)、促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展、維護(hù)國(guó)有資產(chǎn)安全和提高管理水平。（2）財(cái)務(wù)處、審計(jì)處和其他相關(guān)職能部門（如有必要）承擔(dān)了院內(nèi)會(huì)審合同的重要職責(zé)，保證了審核的專業(yè)性、合理性，使具體的合同條款符合醫(yī)院實(shí)際發(fā)展需要。（3）將合同審核與簽訂流程合并，縮短流程線路，減少合同簽訂前的不必要環(huán)節(jié)，提高了管理效率。（4）審計(jì)處、紀(jì)檢監(jiān)察辦公室全面監(jiān)督采購(gòu)、合同審核和簽訂流程，并根據(jù)需要組織專題審計(jì)，保障合同管理工作滿足合規(guī)性的要求。（5）常年法律顧問(wèn)從法務(wù)和合規(guī)角度對(duì)合同逐字逐句進(jìn)行審核，保證其專業(yè)性和獨(dú)立性，與合同管理工作的周全性、保密性要求密切結(jié)合。4.財(cái)務(wù)全面預(yù)算和資金收支管理。（1）全面預(yù)算管理是采購(gòu)和簽訂合同的“總閥”，醫(yī)院財(cái)務(wù)處通過(guò)預(yù)算的編制、審批、執(zhí)行、調(diào)整、考核、決算等工作控制經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全程，各部門獲批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目可以按醫(yī)院采購(gòu)和合同管理辦法執(zhí)行，預(yù)算外項(xiàng)目必須經(jīng)相應(yīng)審批流程批準(zhǔn)，對(duì)符合“三重一大”規(guī)定的項(xiàng)目必須經(jīng)醫(yī)院黨政聯(lián)席會(huì)集體討論決策后方可執(zhí)行，從而對(duì)各項(xiàng)目嚴(yán)格把關(guān)、監(jiān)督落實(shí)[3]。（2）資金收支管理是監(jiān)督合同履行的重要手段，醫(yī)院各部門在合同履行過(guò)程中，依照合同條款和財(cái)務(wù)審批流程，申報(bào)付款申請(qǐng)并獲得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，將合同、發(fā)票、審批報(bào)告等憑據(jù)送交財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)處按財(cái)務(wù)制度和合同條款嚴(yán)格審核其真實(shí)性和合法性后，方可辦理價(jià)款結(jié)算和賬務(wù)處理。5.制式合同庫(kù)。醫(yī)院合同雖然數(shù)量多、專業(yè)廣，但總體而言還是可以進(jìn)行區(qū)分。合同歸口管理部門請(qǐng)各專業(yè)部門提供各類型合同過(guò)去簽訂的版本，組織財(cái)務(wù)處、審計(jì)處、其他管理部門（如有必要）、法律顧問(wèn)會(huì)審，建立制式合同庫(kù)。目前已建立制式合同，涉及醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理及對(duì)外合作的各個(gè)方面。制式合同充分考慮了涉及的法律法規(guī)、雙方的權(quán)利義務(wù)、各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)、糾紛解決等內(nèi)容，主管部門與合作方可以就模板進(jìn)行協(xié)商、談判，撰寫(xiě)具體合同內(nèi)容。制式合同為經(jīng)辦人員提供了充足的談判資源、提高了采購(gòu)等工作效率，為醫(yī)院避免了大量合同風(fēng)險(xiǎn)，保障了醫(yī)院的合法權(quán)益。6.信息系統(tǒng)OA無(wú)紙化審核。充分利用信息化手段，在醫(yī)院OA系統(tǒng)中設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)電子“對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同審批流程”。各會(huì)審部門能同時(shí)在線審核，方便快捷，提高了審核速度。簽章系統(tǒng)、密鑰系統(tǒng)、防篡改系統(tǒng)的搭配使用，使合同審核過(guò)程可有效追溯，審核痕跡和附件可永久保存、無(wú)法篡改。同時(shí)，便于建立合同管理大數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)合同管理各節(jié)點(diǎn)、時(shí)點(diǎn)的行為數(shù)據(jù)進(jìn)行大量保存，使精準(zhǔn)管理行為分析成為現(xiàn)實(shí)，可輔助經(jīng)營(yíng)決策[4]。7.存檔管理。合同編號(hào)及存檔工作是醫(yī)院合同管理的重要環(huán)節(jié)，便于合同的查找、賬目核對(duì)和審查審計(jì)。首先，對(duì)所有合同實(shí)行四級(jí)編號(hào)，即“院區(qū)號(hào)—部門號(hào)—年號(hào)—合同號(hào)”，編號(hào)一經(jīng)確立不可隨意變改；合同發(fā)起部門在歸口管理部門的監(jiān)督下，對(duì)本部門發(fā)起的合同進(jìn)行編號(hào)。其次，存檔工作由各部門各司其責(zé)，發(fā)起部門負(fù)責(zé)從采購(gòu)到合同簽訂、執(zhí)行的所有文件資料的保管，并且將簽訂合同的紙質(zhì)版送往院辦、財(cái)務(wù)處存檔，廉潔協(xié)議報(bào)紀(jì)檢辦公室存檔，電子掃描版上傳至OA流程永久保存。同時(shí)，合同審核經(jīng)手部門要存儲(chǔ)經(jīng)手環(huán)節(jié)的相關(guān)資料。

三、公立醫(yī)院精細(xì)化合同管理模式的成效

1.推動(dòng)醫(yī)院內(nèi)控建設(shè)。通過(guò)明確組織、健全制度、梳理流程、嚴(yán)格財(cái)務(wù)、實(shí)施模板、使用信息系統(tǒng)和存檔管理，建立了以防范風(fēng)險(xiǎn)管控為核心，歸口部門和責(zé)任部門為主體，監(jiān)督監(jiān)管部門為引導(dǎo)，醫(yī)院內(nèi)部管理為基礎(chǔ)，法律顧問(wèn)有效服務(wù)為支撐，全業(yè)務(wù)覆蓋、全過(guò)程監(jiān)控的公立醫(yī)院合同控制實(shí)施體系，夯實(shí)了醫(yī)院對(duì)業(yè)務(wù)層面的控制，推動(dòng)了內(nèi)控體系的完善。2.保障醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展。隨著醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展，以合同管理為重要組成的醫(yī)院內(nèi)控體系和外部法務(wù)協(xié)助為醫(yī)院發(fā)展提供了強(qiáng)大的支撐。通過(guò)預(yù)防、識(shí)別、分析各種風(fēng)險(xiǎn)，制定、實(shí)施相應(yīng)的措施，做好事前防控風(fēng)險(xiǎn)和事中管理風(fēng)險(xiǎn)的工作，提高了醫(yī)院防范和管控經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的能力，保障了醫(yī)院日益活躍的對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。3.穩(wěn)健保全國(guó)有資產(chǎn)。精細(xì)化合同管理模式實(shí)施以來(lái)，在醫(yī)院合同量持續(xù)增長(zhǎng)的背景下，通過(guò)對(duì)合作方資質(zhì)、資信、履約能力、權(quán)利義務(wù)、違約條款和糾紛解決等方面進(jìn)行全面的審查和落實(shí)，保證了醫(yī)院利益、國(guó)有資產(chǎn)的安全和完整。

參考文獻(xiàn)：

[1]張瑩，李曉霓.試論如何做好醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理管理工作———以某醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同審查工作為例[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016，(10)：29-31.

[2]龍灼華.如何加強(qiáng)和落實(shí)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作[J].財(cái)經(jīng)界：學(xué)術(shù)版，2015，(15)：67-68.

合同管理內(nèi)控流程范文2

關(guān)鍵詞：中小鋼貿(mào)企業(yè)；采購(gòu)環(huán)節(jié)；內(nèi)部控制

自從2012年鋼貿(mào)危機(jī)爆發(fā)以來(lái)，伴隨鋼鐵不如白菜價(jià)的鋼鐵慢跌行情，鋼貿(mào)企業(yè)經(jīng)營(yíng)變得越來(lái)越困難。據(jù)中國(guó)物流與采購(gòu)聯(lián)合聯(lián)合會(huì)等四單位所作的《2014-2015鋼鐵貿(mào)易行業(yè)調(diào)研報(bào)告》顯示，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，上海地區(qū)近70%的鋼貿(mào)企業(yè)，全國(guó)其它地區(qū)近30%的鋼鐵貿(mào)易企業(yè)已經(jīng)退出鋼貿(mào)行業(yè)，全國(guó)鋼貿(mào)企業(yè)數(shù)量從近20萬(wàn)家縮減到近10家，有一半企業(yè)正在退出市場(chǎng)，且這種趨勢(shì)還在繼續(xù)。

眾所周知，由于中國(guó)鋼鐵領(lǐng)域巨大的交易量，中國(guó)可算是擁有鋼貿(mào)企業(yè)最多的國(guó)度之一。即便目前近一半的鋼貿(mào)企業(yè)已經(jīng)逐步退市，但由于長(zhǎng)久以來(lái)所形成的中國(guó)特色鋼材流通領(lǐng)域的運(yùn)營(yíng)方式下，依舊活躍著不少中小規(guī)模的鋼貿(mào)企業(yè)，以此適應(yīng)著中國(guó)特色的多層次性，多元性的鋼貿(mào)需求。上文述及的《2014-2015鋼鐵貿(mào)易行業(yè)調(diào)研報(bào)告》中有數(shù)據(jù)顯示，年銷售規(guī)模在10萬(wàn)噸以下的貿(mào)易企業(yè)占整根調(diào)研企業(yè)戶數(shù)的達(dá)37%，10萬(wàn)噸--100萬(wàn)噸的企業(yè)戶數(shù)占比約為47%，由此可見(jiàn)中小規(guī)模的鋼貿(mào)企業(yè)依舊有著不小的生存空間，對(duì)于這些中小鋼貿(mào)企業(yè)來(lái)說(shuō)，普遍的貿(mào)易特點(diǎn)是市場(chǎng)份額較小、銷售策略多變，基本上在貿(mào)易商之間以鋼鐵產(chǎn)品快速轉(zhuǎn)讓以贏取利潤(rùn)，在上擠下壓的空間中得以生存。因此這些中小鋼貿(mào)企業(yè)在采購(gòu)環(huán)節(jié)更是呈現(xiàn)出決策快，渠道分散，規(guī)模不大，頻率多等諸多特點(diǎn)。

面對(duì)越來(lái)越復(fù)雜的鋼貿(mào)經(jīng)營(yíng)外部環(huán)境，交易信息越來(lái)越透明，鋼貿(mào)領(lǐng)域微利甚至虧損的新常態(tài)下，諸多的中小鋼貿(mào)企業(yè)，面臨資金不足，規(guī)模有限等問(wèn)題，更要從采購(gòu)環(huán)節(jié)開(kāi)始在內(nèi)部控制方面有所作為，以此來(lái)降低采購(gòu)成本，防范采購(gòu)領(lǐng)域的各種風(fēng)險(xiǎn)。

一、中小鋼貿(mào)企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)控現(xiàn)狀

中小鋼貿(mào)企業(yè)的交易量小，周轉(zhuǎn)速度快等特點(diǎn)決定了其在采購(gòu)環(huán)節(jié)的短平快特征更加明顯，這種采購(gòu)速度快，供應(yīng)商選擇范圍廣，缺乏長(zhǎng)期供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)特色一方面雖然凸現(xiàn)了其決策上的高效性，但高效的另外一面也往往意味著重大的內(nèi)控制度存在不足。

（一）由于中小鋼貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)單一，經(jīng)營(yíng)規(guī)模小，采購(gòu)環(huán)節(jié)人員配置不可能像大型企業(yè)那般崗位設(shè)置精細(xì)化，專門化，一人多崗現(xiàn)象十分普遍。有的企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)根本無(wú)法做到不相容職位的分離，以采購(gòu)和驗(yàn)收環(huán)節(jié)來(lái)說(shuō)，原本屬于互相制約的雙崗在中小鋼貿(mào)企業(yè)內(nèi)往往一人負(fù)責(zé)到底，如此一來(lái)內(nèi)控制度的擬定和執(zhí)行形同虛設(shè)，內(nèi)控的制約作用無(wú)從談起。

（二）在中小鋼貿(mào)企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)，內(nèi)控不足的重要表現(xiàn)在于合同管理的缺失，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，合同的重要地位毋庸置疑。從外部來(lái)說(shuō)，合同是明確買賣雙方責(zé)權(quán)利的重要憑據(jù)；在企業(yè)內(nèi)部，合同管理的種種環(huán)節(jié)也是內(nèi)部控制的重點(diǎn)領(lǐng)域。但是相當(dāng)多的中小鋼貿(mào)企業(yè)在合同管理方面表現(xiàn)極為不足。就采購(gòu)合同而言，有些企業(yè)在采購(gòu)合同管理方面極為隨意，由于相對(duì)于銷售環(huán)節(jié)來(lái)說(shuō)，中小鋼貿(mào)企業(yè)由于采購(gòu)規(guī)模小，批次多，品種雜，在面臨一些大型的供應(yīng)商來(lái)說(shuō)，缺乏話語(yǔ)權(quán)，面對(duì)供應(yīng)商的強(qiáng)勢(shì)地位，只有全盤(pán)接受供應(yīng)商的固定合同條款，長(zhǎng)此以往對(duì)合同管理難免疏漏，加之法律知識(shí)的欠缺，對(duì)于合同中的種種不利條款也無(wú)法識(shí)別，合同風(fēng)險(xiǎn)不言而喻。

（三）此外，中小鋼貿(mào)企業(yè)在采購(gòu)環(huán)節(jié)還存在驗(yàn)收環(huán)節(jié)的不足。從專業(yè)角度來(lái)說(shuō)，鋼材的檢驗(yàn)是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，除了常規(guī)的重量，件數(shù)等驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)外，鋼材的規(guī)格尺寸甚至化學(xué)元素都是檢驗(yàn)的要素，但很多鋼貿(mào)企業(yè)采購(gòu)時(shí)疏于驗(yàn)收管理，往往導(dǎo)致在銷售后引起質(zhì)量糾紛，不得不花費(fèi)更多的人力物力去解決質(zhì)量問(wèn)題。

二、中小鋼貿(mào)企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)控缺失甚至失靈的原因

（一）由于鋼鐵流通行業(yè)的入門門檻較低，多數(shù)時(shí)間只要資金，采購(gòu)及銷售的渠道后就可以成立鋼貿(mào)企業(yè)進(jìn)行運(yùn)作，無(wú)需固定資產(chǎn)、無(wú)需專業(yè)技術(shù)，正是如此，導(dǎo)致行業(yè)集中度較低，鋼貿(mào)領(lǐng)域里的“夫妻店”、“兄弟店”、“父子店”家族型企業(yè)占據(jù)大半壁江山，很多企業(yè)里，丈夫管理銷售、妻子管理財(cái)務(wù)、兒子負(fù)責(zé)采購(gòu)的運(yùn)營(yíng)體系必然導(dǎo)致內(nèi)部人控制現(xiàn)象產(chǎn)生，長(zhǎng)期以往，管理弱化無(wú)可避免，在采購(gòu)領(lǐng)域更是如此，有渠道采購(gòu)到已屬不易了，談何有關(guān)采購(gòu)內(nèi)控制度的建設(shè)和落實(shí)？

（二）采購(gòu)環(huán)節(jié)作為傳統(tǒng)意義上的成本中心，其控制重點(diǎn)應(yīng)著眼于對(duì)可控成本的控制，但基于鋼鐵產(chǎn)品一日一價(jià)演繹過(guò)山車行情的現(xiàn)狀，大多數(shù)中小鋼貿(mào)企業(yè)對(duì)于采購(gòu)預(yù)算，標(biāo)準(zhǔn)成本擬定很難落實(shí)，因此對(duì)于采購(gòu)環(huán)節(jié)的績(jī)效考評(píng)也無(wú)從談起，正是因?yàn)槿绱耍少?gòu)環(huán)節(jié)績(jī)效考評(píng)的缺失也導(dǎo)致這些中小鋼貿(mào)企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制措施難以為繼。

（三）中小鋼貿(mào)企業(yè)文化的缺失。企業(yè)文化作為企業(yè)的靈魂，在共同價(jià)值觀、企業(yè)愿景、管理及服務(wù)理念下形成的企業(yè)文化有助于減少企業(yè)內(nèi)部矛盾，增強(qiáng)企業(yè)各部門間的凝聚力。但是相關(guān)數(shù)據(jù)顯示中國(guó)中小企業(yè)的平均壽命在2.9年，鋼貿(mào)領(lǐng)域更是如此，如此短期的壽命預(yù)期，建立有歸屬感、認(rèn)同感的企業(yè)文化并非易事。在許多鋼貿(mào)企業(yè)內(nèi)部，由于鋼貿(mào)采購(gòu)入門門檻的簡(jiǎn)單化，導(dǎo)致人員流動(dòng)頻繁，在此環(huán)境下，渴求建立有效的內(nèi)部控制是有著許多現(xiàn)實(shí)困難的。

三、中小鋼貿(mào)企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)控改進(jìn)的方式

雖然中小鋼貿(mào)企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制在上述原因之下存在許多不足，但在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，鋼貿(mào)企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)無(wú)法避免，特別近些年以來(lái)，許多鋼貿(mào)企業(yè)在轉(zhuǎn)型升級(jí)方面已經(jīng)開(kāi)始了不少新的做法，依靠供應(yīng)鏈管理，提高管理水平，在管理信息化方面做出了有益的嘗試，作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)的起始環(huán)節(jié)，對(duì)于采購(gòu)領(lǐng)域的內(nèi)控改進(jìn)勢(shì)在必行，對(duì)此，筆者建議中小鋼貿(mào)企業(yè)在采購(gòu)環(huán)節(jié)做好如下改進(jìn)措施：

（一）從公司治理角度入手，改善采購(gòu)領(lǐng)域內(nèi)控環(huán)境

雖然大多數(shù)中小鋼貿(mào)企業(yè)成立之初，就沒(méi)有建立完善的公司治理結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致經(jīng)營(yíng)權(quán)和所有權(quán)高度一致，一言堂現(xiàn)象在企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中較為突出。但隨著鋼貿(mào)領(lǐng)域風(fēng)險(xiǎn)環(huán)境的惡化，中小鋼貿(mào)企業(yè)必須在加強(qiáng)企業(yè)治理結(jié)構(gòu)上入手，一面要在企業(yè)組織上杜絕一言堂現(xiàn)象，二來(lái)要在機(jī)構(gòu)、人員的授權(quán)和分工環(huán)節(jié)上對(duì)采購(gòu)領(lǐng)域加以改造。做到采購(gòu)環(huán)節(jié)有計(jì)劃、有執(zhí)行、有監(jiān)督、有改進(jìn)。

（二）完善和優(yōu)化采購(gòu)流程環(huán)節(jié)

內(nèi)部控制從某種程度上說(shuō)就是一種流程控制，就采購(gòu)領(lǐng)域而言，規(guī)范的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程應(yīng)該包括請(qǐng)購(gòu)和審批、購(gòu)買、驗(yàn)收和付款三大環(huán)節(jié)，其中每個(gè)環(huán)節(jié)又分成若干小環(huán)節(jié)。對(duì)中小鋼貿(mào)企業(yè)來(lái)說(shuō)，如何根據(jù)自身特點(diǎn)選擇和構(gòu)建合適的采購(gòu)內(nèi)控制度，如何對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)上述三大環(huán)節(jié)加強(qiáng)過(guò)程管理是重中之重。以供應(yīng)商的選擇為例來(lái)說(shuō)，在鋼貿(mào)領(lǐng)域向供應(yīng)商采購(gòu)貨物，供應(yīng)商都要求款到發(fā)貨，因此選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商就顯得尤為重要，中小鋼貿(mào)企業(yè)由于訂貨規(guī)模的原因在面對(duì)大型供應(yīng)商時(shí)存在種種不利因素，但隨著鋼貿(mào)市場(chǎng)不斷下行的趨勢(shì)，整個(gè)市場(chǎng)有賣方市場(chǎng)向買方市場(chǎng)的轉(zhuǎn)變，中小鋼貿(mào)企業(yè)應(yīng)該在采購(gòu)環(huán)節(jié)建立起自己的發(fā)言權(quán)，對(duì)于一些重點(diǎn)產(chǎn)品的采購(gòu)一定要從供應(yīng)商的資質(zhì)，質(zhì)量保證、交貨期限、供貨條件、售后服務(wù)、經(jīng)營(yíng)狀況及付款方式等多方面來(lái)選擇供應(yīng)商，雖然無(wú)法采用招投標(biāo)的方式，但選擇2-3家供應(yīng)商來(lái)比較是完全可行的。同時(shí)在采購(gòu)流程優(yōu)化過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的分權(quán)管理，保證不相容職務(wù)的分離，如請(qǐng)購(gòu)和審核的分離，請(qǐng)購(gòu)和驗(yàn)貨的分離等，杜絕出現(xiàn)內(nèi)控失靈現(xiàn)象。

（三）加強(qiáng)中小鋼貿(mào)企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)合同控制

合同作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境里最常見(jiàn)的契約形式，對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理有著極為重要的意義。但是許多中小鋼貿(mào)企業(yè)里往往忽視合同管理，采購(gòu)環(huán)節(jié)里尤其如此，因此在采購(gòu)環(huán)節(jié)加強(qiáng)合同管理對(duì)于中小鋼貿(mào)企業(yè)防范合同風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展。具體來(lái)說(shuō)，中小鋼貿(mào)企業(yè)在采購(gòu)合同管理中應(yīng)該做到：（1）重視對(duì)采購(gòu)合同的分級(jí)授權(quán)管理，中小鋼貿(mào)企業(yè)應(yīng)該根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和規(guī)模建立健全合同組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理層級(jí)，確保實(shí)施合同分級(jí)管理制度；（2）強(qiáng)化采購(gòu)合同過(guò)程管理。嚴(yán)把采購(gòu)合同審查關(guān)作為合同管理的主要內(nèi)容，強(qiáng)化采購(gòu)合同談判、起草、審核、會(huì)簽、委托授權(quán)、用印、合同執(zhí)行檔案等全方位管理，努力實(shí)現(xiàn)采購(gòu)合同管理系統(tǒng)化。（3）強(qiáng)化財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)合同的監(jiān)督管理，我們知道出于成本效益考慮，許多中小鋼貿(mào)企業(yè)未必會(huì)設(shè)立專門的企業(yè)法務(wù)部門來(lái)管理合同，因此就需要在合同管理中發(fā)揮財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的監(jiān)督管理職責(zé)，采購(gòu)部門在采購(gòu)合同簽約后應(yīng)該交由財(cái)務(wù)部門備案，財(cái)務(wù)部門在向供應(yīng)商付款時(shí)應(yīng)審查采購(gòu)合同的簽約和履行情況、以及付款對(duì)象是否屬于合同簽約方，凡供應(yīng)商未按合同條款履約的，或所交付貨物驗(yàn)收未通過(guò)的業(yè)務(wù)，以及付款對(duì)象非合同簽約方的業(yè)務(wù)，財(cái)會(huì)部門有權(quán)拒絕付款。對(duì)于有鋼貿(mào)出口業(yè)務(wù)的企業(yè)而言，采購(gòu)合同更是出口退稅必備單據(jù)，因此中小鋼貿(mào)企業(yè)必須充分發(fā)揮財(cái)務(wù)崗位對(duì)采購(gòu)合同的監(jiān)管職責(zé)，提高合同管理水平。

（四）提升中小鋼貿(mào)企業(yè)人員內(nèi)控素質(zhì)

雖然很多中小鋼貿(mào)企業(yè)呈家族化管理態(tài)勢(shì)，但在新常態(tài)下，家族化的管理已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需要，再加上鋼貿(mào)企業(yè)入門門檻低，人員流動(dòng)頻繁，相應(yīng)許多員工的文化水平參差不齊，而企業(yè)內(nèi)部控制對(duì)于員工隊(duì)伍的素質(zhì)有著較高的要求，因此中小鋼貿(mào)企業(yè)必須在人才選用及培養(yǎng)上雙管齊下，提高采購(gòu)部門員工的法律、專業(yè)、財(cái)務(wù)、談判、驗(yàn)貨等基本素養(yǎng)，使得采購(gòu)部門人員對(duì)于內(nèi)控職責(zé)的領(lǐng)會(huì)更加深刻，適應(yīng)新常態(tài)下企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理手段，唯有如此方能將有關(guān)采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)控手段落到實(shí)處，發(fā)揮其應(yīng)有作用。

綜上所述，雖然在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下鋼鐵行業(yè)產(chǎn)能嚴(yán)重過(guò)剩大背景下，中小鋼貿(mào)企業(yè)遭遇到很嚴(yán)重的經(jīng)營(yíng)困難，但隨著許多鋼貿(mào)企業(yè)的洗牌后，生存下來(lái)的鋼貿(mào)企業(yè)如果能在提升管理水平、開(kāi)拓新市場(chǎng)上多下功夫，發(fā)展前景仍舊樂(lè)觀。但從當(dāng)下開(kāi)始，有必要從采購(gòu)開(kāi)始加強(qiáng)內(nèi)部控制管理水平，從采購(gòu)中提升效益，讓企業(yè)經(jīng)營(yíng)的第一步走的更加堅(jiān)實(shí)和穩(wěn)重。

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合同管理內(nèi)控流程范文3

關(guān)鍵詞：內(nèi)控規(guī)范 合同管理 風(fēng)險(xiǎn)防控

現(xiàn)今社會(huì)，大小企業(yè)隨處可見(jiàn)，但其中有多少個(gè)企業(yè)是合理管理健康發(fā)展的，我們不得而知。身處法制社會(huì)，企業(yè)就應(yīng)該利用法律手段來(lái)保護(hù)自身的合法權(quán)利，介于大部分企業(yè)的法律意識(shí)、管理意識(shí)薄弱，在合同的制定管理，內(nèi)控方面仍存在很多問(wèn)題。為此合理應(yīng)用內(nèi)控理論，加強(qiáng)企業(yè)對(duì)合同的管理監(jiān)督是非常必要的。

1.監(jiān)督管理合同時(shí)的問(wèn)題

其一，管理合同的單位一般權(quán)責(zé)分配不明確，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)一般會(huì)互相推卸責(zé)任，單位之間一般都沒(méi)有溝通，掌握合同的整體情況非常困難;其二，合同的格式與要求的不符，有的合同是書(shū)面方式，有的合同卻是簡(jiǎn)單的傳真件，在合同中，要素的表達(dá)不清楚，不分重點(diǎn)，某些重點(diǎn)條款有時(shí)還可能被簡(jiǎn)化;其三，許多企業(yè)只在合同簽訂前表現(xiàn)的很好，合同簽訂后態(tài)度就有所改變，有的甚至拿合同當(dāng)作一張白紙，不履行合同上的相關(guān)規(guī)定;其四，合同簽訂后，大多數(shù)企業(yè)都會(huì)放任其自由發(fā)展，不會(huì)再跟蹤雙方履行合同的情況，當(dāng)然也不會(huì)發(fā)現(xiàn)合同履行時(shí)的不足而加以改正了。

2.風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)

2.1企業(yè)監(jiān)督管理合同時(shí)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)

2.1.1在沒(méi)有保障的情況下（并未簽訂合同時(shí)），合同雙方在沒(méi)有法律保障的合同上簽約，未經(jīng)過(guò)清楚的調(diào)查就簽訂合同，合同的對(duì)方可能不符合合同的要求，合同上的內(nèi)容并不詳細(xì)，重要規(guī)定被疏漏，甚至有欺詐可能，都有可能使企業(yè)受到侵害，將要承擔(dān)重大損失。

2.1.2合同簽訂之后，并未按照規(guī)定履行職責(zé)，或監(jiān)督管理不合理，都可能使企業(yè)面臨巨大的困難。

2.1.3合同簽訂后，雙方遇到糾紛時(shí)，處理不當(dāng)，既浪費(fèi)企業(yè)方的精力，又可能損害企業(yè)的形象、信譽(yù)和利益。

2.2管理合同時(shí)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)

2.2.1在準(zhǔn)備簽訂合同的過(guò)程中，包括合同內(nèi)容的預(yù)定，雙方情況的調(diào)查，雙方的邀約、談判，共同起草合同內(nèi)容等程序中都存在風(fēng)險(xiǎn)。

2.2.2雙方簽署合同時(shí)，包括征求律師的意見(jiàn)，在相關(guān)部門審核，之后會(huì)簽，最后雙方簽署紙質(zhì)合同的過(guò)程中。

2.2.3簽訂合同后雙方在履行合同時(shí)，包括對(duì)雙方是否履行合同的監(jiān)督、跟蹤，可能出現(xiàn)的變化，或者終止合同，甚至引起糾紛的過(guò)程中。在雙方簽訂合同后，應(yīng)注意之后的追蹤監(jiān)督管理，防止雙方態(tài)度向不利于合同進(jìn)行的方向發(fā)展，及時(shí)的總結(jié)雙方履行合同的情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，有利于雙方順利的履行合同。

2.2.4合同履行后的總結(jié)階段，在合同順利履行后，應(yīng)做好對(duì)此次履行合同的評(píng)價(jià)，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，記錄檔案等程序;再建立有關(guān)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)順利履行合同的一方進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，懲罰未履行合同的一方。以上做法都有利于今后合同的更全面管理監(jiān)督。

2.3用內(nèi)控理論管理合同時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)

2.3.1內(nèi)部控制理論的局限性

在審計(jì)環(huán)境的影響下，大多數(shù)企業(yè)所理解的內(nèi)控的主要內(nèi)容都是財(cái)務(wù)管理和內(nèi)部審計(jì)，對(duì)于內(nèi)部的合同管理和法律風(fēng)險(xiǎn)控制沒(méi)有足夠的重視，以至于在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中總會(huì)遇到這樣那樣的合同問(wèn)題。

2.3.2內(nèi)部控制理論流程上的局限性

大部分企業(yè)只是注意到了合同流程中所需花費(fèi)的成本，以為這樣不僅沒(méi)什么作用，還為企業(yè)增加了預(yù)算，殊不知合同監(jiān)督管理不當(dāng)所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)有多大。

2.3.3企業(yè)內(nèi)部法人制度不規(guī)范

大部分企業(yè)都只是空有法人名頭，卻沒(méi)有達(dá)到其應(yīng)有的作用，權(quán)衡利弊。合同監(jiān)督管理制度只是空殼，實(shí)施過(guò)程中困難多。有的企業(yè)甚至用空制度來(lái)違規(guī)犯法。

3.風(fēng)險(xiǎn)防控

3.1企業(yè)內(nèi)控理論

企業(yè)內(nèi)控理論一直在發(fā)展的過(guò)程中完善著，發(fā)展的過(guò)程大致是由內(nèi)部牽制到內(nèi)控制度到內(nèi)控結(jié)構(gòu)再到內(nèi)控整體框架這幾個(gè)大的階段。上世紀(jì)內(nèi)控的主要精力都集中在了審計(jì)和制度設(shè)計(jì)兩方面。

3.2內(nèi)控五要素

3.2.1環(huán)境要素。每個(gè)企業(yè)的結(jié)構(gòu)其實(shí)都大致相同，無(wú)非是企業(yè)中的人和人做的活動(dòng)，其中人是主導(dǎo)因素，是組成企業(yè)結(jié)構(gòu)的重要因素。所以提高企業(yè)人對(duì)內(nèi)控理論的認(rèn)識(shí)，有利于內(nèi)控理論在企業(yè)中的更好實(shí)施，也有助于企業(yè)人之間的團(tuán)結(jié)和企業(yè)的健康發(fā)展。

3.2.2風(fēng)險(xiǎn)要素。企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中一定潛在著各種風(fēng)險(xiǎn)，所以企業(yè)一定要有可以辨認(rèn)、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)制，對(duì)企業(yè)存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行隨時(shí)的跟蹤、評(píng)估和控制。

3.2.3信息、溝通要素。隨著合同管理時(shí)環(huán)境的變化，應(yīng)及時(shí)對(duì)應(yīng)當(dāng)時(shí)的信息進(jìn)行整理和溝通，以便于合同管理隨時(shí)適應(yīng)環(huán)境，這不僅對(duì)合同的管理起著至關(guān)重要的作用，也可以使企業(yè)內(nèi)控理論越來(lái)越完善。

3.2.4內(nèi)部監(jiān)督要素。在適當(dāng)?shù)男б婧统杀驹瓌t下，企業(yè)內(nèi)部要對(duì)合同的管理實(shí)行適當(dāng)?shù)谋O(jiān)控，并考核，對(duì)于違規(guī)現(xiàn)象要加以改正。

3.3合同管理時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)防控

3.3.1準(zhǔn)備階段。合同的簽約主體必須是合格的，這是合同有效成立的條件之一。如果主體不合格，那結(jié)果就是合同被撤銷或是宣布無(wú)效。

3.3.2談判階段。談判時(shí)合同簽訂的雙方一定是在公平、自愿、平等的條件下，互相協(xié)商合同中的內(nèi)容，并明確各自的權(quán)利和義務(wù)。

3.3.3起草階段。合同的形式有很多種，其中最常見(jiàn)的就是口頭形式和書(shū)面形式，是表示合同雙方意思的載體，合同的形式必須符合法律和相關(guān)規(guī)定的要求。

3.3.4訂立階段。合同訂立前要經(jīng)過(guò)有關(guān)部門的會(huì)審。這是合同簽訂的重要環(huán)節(jié)，在此過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)有合同中的條款可能違反法律，合同內(nèi)容可能模糊不清，雙方權(quán)利責(zé)任可能不明確，合同內(nèi)容可能未根據(jù)審查結(jié)果改正等。

3.3.5生效階段。合同在被授權(quán)人或法人簽署，加蓋雙方企業(yè)公章后立即生效。在此階段可能出現(xiàn)簽署人越權(quán)簽署合同，委托簽署的制度不完善，合同的印章管理不當(dāng)，合同內(nèi)容被隨意篡改等風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)對(duì)這些可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)當(dāng)完善合同管理的一系列制度，采取適當(dāng)措施，保證已簽訂合同的內(nèi)容不被篡改。

3.3.6履行階段。簽訂合同后，合同雙方應(yīng)履行合同中的權(quán)力和義務(wù)。這階段中可能出現(xiàn)雙方未履行合同內(nèi)容的風(fēng)險(xiǎn)。

3.3.7變更、解除階段。簽訂合同后，雙方因意見(jiàn)不統(tǒng)一無(wú)法繼續(xù)，而要變更合同，出現(xiàn)變更合同時(shí)手續(xù)不規(guī)范等風(fēng)險(xiǎn)。

3.3.8爭(zhēng)議階段。簽訂合同后因一方或雙方未履行合同時(shí)產(chǎn)生的爭(zhēng)議，此時(shí)面臨合同被終止的風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)盡量使雙方和解，和平的解決問(wèn)題，避免訴訟。如和解不成，則交由法院仲裁。

3.3.9終止階段。因一些法律原因或其他方面的原因等雙方終止合同。雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系也相應(yīng)終止，但售后服務(wù)和質(zhì)保金將會(huì)繼續(xù)履行。

3.3.10后評(píng)價(jià)階段。履行合同的最后階段，此階段中要對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，通過(guò)評(píng)估和總結(jié)發(fā)現(xiàn)過(guò)程中的不足和經(jīng)驗(yàn)，不足的要加以改正，好的經(jīng)驗(yàn)要加以學(xué)習(xí)。最后還要將合同妥善保管。

4.結(jié)語(yǔ)

合同是企業(yè)管理中權(quán)利義務(wù)的重要保障和依據(jù)，具有法律效應(yīng)。在利用內(nèi)控規(guī)范管理合同和防控風(fēng)險(xiǎn)的過(guò)程中，要做到對(duì)制度的完善，防止一些單位。只有這樣，才能提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，使企業(yè)不斷地健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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合同管理內(nèi)控流程范文4

關(guān)鍵詞：建筑施工企業(yè)、合同管理、信息化、必要性、要點(diǎn)分析、優(yōu)勢(shì)

中圖分類號(hào)：F715.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）04-00-01

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，中國(guó)逐步邁進(jìn)了全面信息化管理的時(shí)代，信息化技術(shù)應(yīng)用廣泛，信息化管理已經(jīng)成為一個(gè)現(xiàn)代化企業(yè)管理的重要工具。為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，增強(qiáng)建筑施工企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，國(guó)有大中型企業(yè)逐步由粗放型管理向精細(xì)化管理方向轉(zhuǎn)變，在這個(gè)過(guò)程中，對(duì)企業(yè)的信息化建設(shè)提出了更高的要求。

一、合同管理信息化的必要性

1.合同管理是建筑施工企業(yè)管理的核心，承發(fā)包雙方通過(guò)施工建造過(guò)程來(lái)完成合同中約定的工作內(nèi)容、質(zhì)量目標(biāo)、工期目標(biāo)、安全文明施工目標(biāo)和合同金額，并通過(guò)合同條件來(lái)約束和保障雙方的權(quán)利、義務(wù)，所以實(shí)現(xiàn)有效、可控的合同管理是每個(gè)建筑施工企業(yè)都要思考和解決的重點(diǎn)和難點(diǎn)，采用何種方法來(lái)解決也就至關(guān)重要。

2.合同管理具備周期長(zhǎng)、標(biāo)準(zhǔn)高、邏輯嚴(yán)密、內(nèi)容廣泛的特點(diǎn)。而將合同管理過(guò)程劃分階段、劃分時(shí)段，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)對(duì)其不同階段、時(shí)段的信息進(jìn)行跟蹤、記錄、研究，保證了建筑施工企業(yè)對(duì)合同管理全過(guò)程的掌控。

3.合同的網(wǎng)上管理，極大地縮短了信息的傳遞時(shí)間，提高了信息傳遞的效率。節(jié)約了合同的管理成本，也節(jié)約了企業(yè)上下級(jí)單位業(yè)務(wù)人員異地往來(lái)簽字、蓋章的時(shí)間和精力，節(jié)省了人工成本，也減少了辦公設(shè)備的消耗和紙張的浪費(fèi)。

4.以往合同管理人員要花費(fèi)很多時(shí)間制作、收集和整理合同，而合同在網(wǎng)上傳遞、評(píng)審后，管理人員騰出了大塊時(shí)間，將精力投放到合同條件的研究、變更索賠地分析等專業(yè)工作中，進(jìn)一步提高了管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。

5.實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的網(wǎng)上采集，便于數(shù)據(jù)收集、整理和不同數(shù)據(jù)間的對(duì)比、分析，更容易發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，也方便了其他業(yè)務(wù)部門查詢和使用數(shù)據(jù)，減小因數(shù)據(jù)傳遞時(shí)間長(zhǎng)、傳遞環(huán)節(jié)多而易產(chǎn)生錯(cuò)誤的概率。

6.合同在網(wǎng)上評(píng)審，加強(qiáng)了各業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系，改變了以往只是造價(jià)人員關(guān)注合同條件的局面，加強(qiáng)了資金、技術(shù)、質(zhì)量、工程、材料、安全等部門對(duì)合同條件的關(guān)注，有利于合同管理的全面性、完整性。評(píng)審過(guò)程在網(wǎng)上公開(kāi)，增強(qiáng)了合同評(píng)審的透明度，加強(qiáng)了過(guò)程監(jiān)管，有利于反腐倡廉、樹(shù)立良好的管理氛圍。

二、合同管理信息化的要點(diǎn)分析

合同管理的信息化的建立，需要確定管理目標(biāo)、管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程，功能需求分析，制訂解決方案，建立合同信息化管理系統(tǒng)，組織管理人員培訓(xùn)，系統(tǒng)試運(yùn)行，跟蹤、完善系統(tǒng)，正式運(yùn)行系統(tǒng)、系統(tǒng)信息維護(hù)九個(gè)步驟。為了合同管理信息化的成功實(shí)現(xiàn)，要特別關(guān)注以下四個(gè)方面。

1.制定與信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化合同管理階段；其次是制定合同管理環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)和要求，包括合同信息的錄入、上傳，合同的網(wǎng)上評(píng)審，合同執(zhí)行過(guò)程中記錄的留存，不同合同文件的分類、歸檔等；為了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。

2.建立統(tǒng)一的合同管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是合同信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。要求合同執(zhí)行的各級(jí)單位應(yīng)充分利用統(tǒng)一的合同管理辦法，實(shí)現(xiàn)合同的集中管理。特別要注意標(biāo)準(zhǔn)錄入合同基本信息、規(guī)范上傳合同文件、避免合同評(píng)審的形式化、及時(shí)留存合同執(zhí)行過(guò)程中的記錄等。如果沒(méi)有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，合同信息資源平臺(tái)就無(wú)法建立；如果各級(jí)單位合同管理部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各自為政，像一盤(pán)散沙，那么企業(yè)的合同信息化系統(tǒng)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)了。

3.通過(guò)良好的技術(shù)保障，建立穩(wěn)定、易操作的管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)軟件功能。技術(shù)人員會(huì)根據(jù)管理目標(biāo)、管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行功能需求分析，分析不同功能間的邏輯關(guān)系，確定前置事務(wù)、后置事務(wù)，明確需要輸入的信息和應(yīng)該輸出的信息；對(duì)比較復(fù)雜的環(huán)節(jié)再分解，優(yōu)化處理。因?yàn)榱鞒虉D具備邏輯性強(qiáng)、條理清晰的特點(diǎn)，所以采用流程圖實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能是非常好的方法。合同管理的流程圖可分為總流程、事務(wù)流程和環(huán)節(jié)流程。總流程是將合同全壽命周期劃分為幾個(gè)階段，明確不同階段間的相互聯(lián)系和制約關(guān)系；事務(wù)流程反映不同合同管理階段中各項(xiàng)事務(wù)間的邏輯關(guān)系;環(huán)節(jié)流程則明確了某一項(xiàng)事務(wù)中環(huán)節(jié)活動(dòng)間的流轉(zhuǎn)過(guò)程和先后時(shí)間順序。好的流程圖可以直觀地描述整個(gè)活動(dòng)中的全部信息流，使閱讀者很容易掌握。

4.建立優(yōu)秀的合同管理隊(duì)伍。優(yōu)秀人才的作用在企業(yè)中越來(lái)越重要了，同樣合同管理信息化的實(shí)施的關(guān)鍵也離不開(kāi)優(yōu)秀管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。首先要提高合同管理人員的信息化意識(shí)。由于信息化文件的錄入、上傳、評(píng)審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求合同管理人員不僅要熟悉管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，還要掌握計(jì)算機(jī)的操作和合同信息化管理系統(tǒng)的使用，以確保合同管理各階段記錄、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。合同管理人員要端正工作態(tài)度，立足本職崗位，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。要重視提高合同管理人員的工作技能，企業(yè)要積極創(chuàng)造學(xué)習(xí)氛圍，定期舉行合同管理信息化的培訓(xùn)，分階段、有側(cè)重地提高合同管理人員的工作技能。

三、合同管理信息化的優(yōu)勢(shì)所在

合同管理信息化的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：

1.實(shí)現(xiàn)了合同信息的網(wǎng)上錄入。信息一次錄入后，就可以在整個(gè)信息網(wǎng)路內(nèi)循環(huán)、多次使用，實(shí)現(xiàn)了信息的共享。同時(shí)保證企業(yè)中的市場(chǎng)營(yíng)銷、人事、行政、財(cái)務(wù)、造價(jià)、技術(shù)質(zhì)量、工程安全部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)一，各級(jí)管理人員在相同數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上分析、決策，避免因信息不對(duì)稱而造成的損失。

2.實(shí)現(xiàn)了合同網(wǎng)上評(píng)審。參與合同評(píng)審的上下級(jí)單位的業(yè)務(wù)部門結(jié)合自己對(duì)合同條款的理解提出修改意見(jiàn)和建議，并根據(jù)自身的審批權(quán)限獨(dú)立評(píng)審，評(píng)審過(guò)程并沒(méi)有受到外界的干擾。評(píng)審過(guò)程透明，評(píng)審結(jié)果受到監(jiān)督，保證了評(píng)審工作的公平、公正。評(píng)審采用分級(jí)授權(quán)，下級(jí)單位評(píng)審后再由上級(jí)單位評(píng)審，評(píng)審時(shí)間長(zhǎng)短有嚴(yán)格的限制，從制度和流程上提高了評(píng)審工作的積極性，有效節(jié)約了評(píng)審時(shí)間，提高了工作效率。

3.由于合同管理的周期長(zhǎng)，合同履行的過(guò)程中，在合同外部自然和社會(huì)條件的影響下，合同實(shí)施的條件不斷變化，合同內(nèi)控條件也要隨之調(diào)整，以保證合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過(guò)合同信息的網(wǎng)上跟蹤，針對(duì)付款、變更索賠、現(xiàn)場(chǎng)簽證真實(shí)過(guò)程的記錄、描述和分析，實(shí)現(xiàn)合同的全壽命周期管理，即保證了信息的完整性，也提高了各部門對(duì)合同管理過(guò)程的了解，便于集中各個(gè)部門的意見(jiàn)，確保合同管理在項(xiàng)目部及上級(jí)單位的控制下良性發(fā)展。

4.項(xiàng)目合同管理過(guò)程中，任何一個(gè)技術(shù)、質(zhì)量、安全或進(jìn)度的風(fēng)險(xiǎn)都可能會(huì)導(dǎo)致施工成本費(fèi)用的增加。合同管理要求合同的風(fēng)險(xiǎn)始終在可控的范圍之內(nèi)，成本的支出也在受控狀態(tài)。為了減少施工過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，首先應(yīng)制定風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案，識(shí)別不同施工過(guò)程可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)源，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和狀態(tài)定義，提出處理風(fēng)險(xiǎn)的提示，并落實(shí)到人；通過(guò)合同風(fēng)險(xiǎn)的信息化管理，便于各級(jí)單位、不同部門預(yù)先掌握本業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，制定出風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案。若出現(xiàn)了突發(fā)事件，也便于各級(jí)單位掌握真實(shí)情況、分析產(chǎn)生原因、結(jié)合預(yù)案，快速、及時(shí)地處理，避免事態(tài)的擴(kuò)大。

四、結(jié)束語(yǔ)

為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理的信息化不僅要擁有先進(jìn)的信息化技術(shù)，也要具備與之配套的內(nèi)控管理制度。合同管理的信息化實(shí)現(xiàn)了企業(yè)合同管理水平的提升，使得企業(yè)向精細(xì)化管理大步邁進(jìn)，企業(yè)良性發(fā)展的同時(shí)也減少了資源消耗，為節(jié)約型社會(huì)貢獻(xiàn)了一份力量。

參考文獻(xiàn)：

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合同管理內(nèi)控流程范文5

關(guān)鍵詞：服務(wù)管理 企業(yè)內(nèi)控 決策能力等

強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制的措施，需要針對(duì)業(yè)務(wù)和管理流程中暴露出來(lái)的問(wèn)題，高速公路服務(wù)區(qū)要重新梳理了內(nèi)部控制制度，把內(nèi)控制度嵌入到業(yè)務(wù)流程的具體業(yè)務(wù)活動(dòng)中，融合到各項(xiàng)管理規(guī)章制度中。

一、高速公路服務(wù)區(qū)企業(yè)內(nèi)控管理中存在的主要問(wèn)題

目前，高速公路服務(wù)區(qū)在內(nèi)控，強(qiáng)化公司印章的保管、使用審批及監(jiān)督檢查存在漏洞。合同章的保管、使用由部門掌控，公司下設(shè)多個(gè)貿(mào)易業(yè)務(wù)部門，貿(mào)易分公司作為中間管理層，對(duì)貿(mào)易部門的管理未形成有效制約機(jī)制。部門負(fù)責(zé)人又是業(yè)務(wù)員身份，不相容職務(wù)的重疊也給其舞弊提供了方便。

公司缺乏專業(yè)人才，在市場(chǎng)行情分析機(jī)制、市場(chǎng)大幅波動(dòng)決策機(jī)制等方面缺乏完善的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，信息掌握、風(fēng)險(xiǎn)分析和評(píng)估能力、決策能力不強(qiáng)，制約和退出機(jī)制不健全。

企業(yè)內(nèi)控管理應(yīng)按照“試點(diǎn)先行、分批推進(jìn)”的原則，開(kāi)展內(nèi)控建設(shè)，提煉形成專業(yè)內(nèi)控流程標(biāo)準(zhǔn)公司未對(duì)甲公司的實(shí)際控制人、組織機(jī)構(gòu)、資信情況、資產(chǎn)實(shí)力狀況進(jìn)行全面充分的了解，導(dǎo)致?lián)p失后追償?shù)目赡苄暂^小。

二、高速公路服務(wù)區(qū)企業(yè)內(nèi)控管理的治理結(jié)構(gòu)

結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)班子每位成員的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)所長(zhǎng)，管理層成員之間進(jìn)行明確分工。管理層每位成員必須重視內(nèi)部控制并且對(duì)其所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域具有較高的識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)和把控風(fēng)險(xiǎn)的能力，專業(yè)的人干專業(yè)的事。重大問(wèn)題決策、重要干部任免、重大項(xiàng)目投資、大額資金使用等“三重一大”事項(xiàng)實(shí)行集體決策。重大決策實(shí)行可追溯的個(gè)人責(zé)任制度，無(wú)論是個(gè)人決策還是集體決策，均實(shí)行誰(shuí)審批誰(shuí)負(fù)責(zé)，完善決策失誤糾正和責(zé)任追究機(jī)制。

內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)調(diào)整，縮短管理層次。提高公司全員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，形成企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)文化。經(jīng)營(yíng)管理層形成安全―效益―規(guī)模的經(jīng)營(yíng)理念，強(qiáng)調(diào)在風(fēng)險(xiǎn)可轉(zhuǎn)移、可化解和可承受的前提下，進(jìn)一步追求效益，然后爭(zhēng)取擴(kuò)大規(guī)模，穩(wěn)健的經(jīng)營(yíng)理念和決策環(huán)境成為公司風(fēng)險(xiǎn)文化的基石。加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)傳授，具體業(yè)務(wù)流程中，從業(yè)務(wù)的談判、簽約到執(zhí)行的過(guò)程中，每個(gè)環(huán)節(jié)所涉及到的相關(guān)人員識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)能力較強(qiáng)，態(tài)度上主動(dòng)愿意接受公司內(nèi)控的制約，防范風(fēng)險(xiǎn)的執(zhí)行力較好。

人力資源方面，完善相關(guān)專業(yè)人才的引進(jìn)和調(diào)查考察制度，引進(jìn)人才時(shí)，公司更加注意人員引進(jìn)環(huán)境的任職調(diào)查，更加注重德才兼?zhèn)洌幼⒅貑T工良好職業(yè)道德素質(zhì)和職業(yè)操守的培訓(xùn)。

聘請(qǐng)常年法律顧問(wèn)參與公司重大經(jīng)營(yíng)決策，為企業(yè)營(yíng)造安全的法律環(huán)境。上述措施解決了公司內(nèi)控主體的問(wèn)題，保障以各層管理者為主，所有員工均構(gòu)成內(nèi)部控制主體；高層管理層履行例外、非程序性的控制活動(dòng)，中、低層執(zhí)行常規(guī)性、程序性的內(nèi)控。

三、高速公路服務(wù)區(qū)企業(yè)內(nèi)控管理的主要做法

（一）設(shè)置目標(biāo)

根據(jù)公司可容忍風(fēng)險(xiǎn)度，確定貿(mào)易部門流動(dòng)資金占用上限為2000萬(wàn)元人民幣，授信額度是資金定額按1：1配套，如出現(xiàn)特殊行情等情況另行申請(qǐng)，將風(fēng)險(xiǎn)鎖定在限額內(nèi)。

（二）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

執(zhí)行合同之前以傳簽、會(huì)簽和專題會(huì)的形式對(duì)意向項(xiàng)目進(jìn)行合同評(píng)審，對(duì)新業(yè)務(wù)、新模式、新客戶、新產(chǎn)品等以專題會(huì)形式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。

（三）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

評(píng)審過(guò)程中，貿(mào)易部要對(duì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、貿(mào)易模式、客商資信情況、經(jīng)濟(jì)效益可行性等方面作綜合的闡釋和判斷，其中經(jīng)辦人員要對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)研和了解，進(jìn)行貿(mào)易品種分析和業(yè)務(wù)市場(chǎng)判斷等；法律室關(guān)注其合同條款的合法性、規(guī)范性和適用性，財(cái)務(wù)部則關(guān)注其商務(wù)條款及經(jīng)濟(jì)效益預(yù)測(cè)等，綜合相關(guān)部門評(píng)估意見(jiàn)后交由相應(yīng)級(jí)別的決策者決定執(zhí)行與否。

（四）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)

采取措施轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)至第三方，采取措施規(guī)避和化解風(fēng)險(xiǎn)，再衡量項(xiàng)目還需承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)量，結(jié)合公司可容忍風(fēng)險(xiǎn)度進(jìn)行決策。

（五）控制活動(dòng)

貿(mào)易業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，及時(shí)、動(dòng)態(tài)的掌握業(yè)務(wù)情況，對(duì)評(píng)估的風(fēng)險(xiǎn)采取手段應(yīng)對(duì)，隨時(shí)根據(jù)不同情況做出反應(yīng)。高速公路服務(wù)區(qū)堅(jiān)持穩(wěn)健原則，并在日常業(yè)務(wù)中進(jìn)行總量控制，同時(shí)注意加速持貨周轉(zhuǎn)速度，縮短存貨期。

四、高速公路服務(wù)區(qū)企業(yè)財(cái)務(wù)方面的具體措施

（1）建立輔助臺(tái)帳，記錄開(kāi)證授信額度，并與財(cái)務(wù)帳內(nèi)的資金占用總額累計(jì)，控制在4000萬(wàn)元以內(nèi)，動(dòng)態(tài)進(jìn)行跟蹤并預(yù)警。

（2）對(duì)每一筆出貨單均要核實(shí)回款情況，嚴(yán)格執(zhí)行款項(xiàng)未收回之前不簽字不放貨的剛性原則。

（3）考核辦法中增加對(duì)潛虧存貨的減值準(zhǔn)備提取，杜絕業(yè)務(wù)部門操縱部門業(yè)績(jī)和賭市場(chǎng)的“賭博”做法，保證存貨的良性、均衡周轉(zhuǎn)。

五、高速公路服務(wù)區(qū)企業(yè)內(nèi)控管理應(yīng)采取的措施

（1）完善印章和資質(zhì)證書(shū)管理制度，加強(qiáng)內(nèi)部檢查和監(jiān)督力度。

（2）嚴(yán)格執(zhí)行合同管理制度，完善合同審核會(huì)簽管理制度，確保公司所有合同的100%審核率；建立合同集中歸口管理制度；定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查的常態(tài)機(jī)制，加強(qiáng)合同考核管理及指導(dǎo)。

（3）加強(qiáng)公司內(nèi)部審計(jì)對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行的檢查和監(jiān)督作用。

高速公路服務(wù)區(qū)所反映的只是不完善的內(nèi)部控制所引起的問(wèn)題之一，我們應(yīng)認(rèn)真思考如何應(yīng)對(duì)目前企業(yè)所存在的各項(xiàng)問(wèn)題，切實(shí)依據(jù)企業(yè)自身發(fā)展情況，從內(nèi)部控制的各個(gè)要素入手，全面建立起適合自己企業(yè)的內(nèi)部控制系統(tǒng)，以達(dá)到防范風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

合同管理內(nèi)控流程范文6

關(guān)鍵詞 中小企業(yè) 財(cái)務(wù)視角 合同管理 內(nèi)部控制 措施

一、引言

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在某種意義上是法制經(jīng)濟(jì)，或契約經(jīng)濟(jì)。企業(yè)重要的經(jīng)濟(jì)往來(lái)基本上是通過(guò)合同形式建立并實(shí)現(xiàn)的。經(jīng)營(yíng)成敗和合同管理之間有著密不可分的關(guān)系。當(dāng)前，一些施工企業(yè)頻繁地通過(guò)招標(biāo)投標(biāo)，參與市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)，與此同時(shí)，市場(chǎng)的缺陷以及合同管理意識(shí)的淡薄，使企業(yè)常常不可避免地遭受法律風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的影響。常見(jiàn)的諸如，合同主體資格預(yù)審缺乏、訂立合同內(nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)單粗糙、條款有失公允、賠償?shù)忍幚砑m紛約定不明、超越資質(zhì)等級(jí)簽約、借用他人資質(zhì)獲取承包資格、肢解中標(biāo)合同非法轉(zhuǎn)包或分包無(wú)資質(zhì)的施工隊(duì)等，導(dǎo)致施工項(xiàng)目難以控制進(jìn)度，無(wú)法保證工程質(zhì)量，從而使企業(yè)合法權(quán)益受到侵害，信譽(yù)形象受損，索賠之路漫長(zhǎng)艱辛，甚至訴訟失敗損失慘重。這些由于合同管理不當(dāng)最終引發(fā)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)給管理者敲響了警鐘。“工欲善其事，必先利其器”，如何以財(cái)務(wù)視角探析合同管理中內(nèi)部控制各關(guān)鍵環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，前瞻性地規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)或通過(guò)內(nèi)部控制將風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受范圍，如何在認(rèn)清當(dāng)前企業(yè)合同管理過(guò)程中存在的問(wèn)題下，方向性地提出管理措施，推進(jìn)單位合同管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、法制化，保證提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和發(fā)展持續(xù)力，是當(dāng)下企業(yè)財(cái)務(wù)管理者必須思考的一個(gè)重要課題。

二、當(dāng)前中小企業(yè)在合同管理中存在的問(wèn)題

（一）財(cái)務(wù)人員對(duì)合同管理參與度不高，內(nèi)控基礎(chǔ)薄弱

一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的出現(xiàn)，企業(yè)財(cái)務(wù)人員從前期合同談判，到合同簽訂、合同履行，以及最后合同結(jié)算的整個(gè)合同管理過(guò)程中，基本上很少參與，也無(wú)積極主動(dòng)參與的意識(shí)。財(cái)務(wù)人員只負(fù)責(zé)報(bào)銷、核算、統(tǒng)計(jì)方面的工作，導(dǎo)致內(nèi)部控制基礎(chǔ)薄弱。

（二）缺乏一整套制度及合同保障體系，存在許多控制盲點(diǎn)

部分企業(yè)缺乏完善的合同管理制度體系建設(shè)，更談不上利用信息系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)化合同管理控制，合同管理的內(nèi)容及流程不明確，缺乏必要的審查和評(píng)估步驟，對(duì)合同管理沒(méi)有有效監(jiān)督與控制，使得從談判訂立到履行、考核和糾紛處理整個(gè)合同管理工作無(wú)章可循。

（三）缺乏合同管理人才，整體素質(zhì)水平偏低

企業(yè)缺乏專業(yè)的合同管理人才，或管理人員知識(shí)面不寬，思想責(zé)任意識(shí)不足，對(duì)合同管理工作不夠的重視。企業(yè)中尤其欠缺兼具經(jīng)濟(jì)管理知識(shí)與法律知識(shí)且實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人才，導(dǎo)致現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)展實(shí)施合同管理工作的難度較大。

三、從財(cái)務(wù)視角探析合同管理的內(nèi)部控制關(guān)鍵環(huán)節(jié)

合同管理是企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理，合同訂立、履行、糾紛處理是合同管理中的主要流程，具體涉及締約談判環(huán)節(jié)、文本擬定環(huán)節(jié)、合同審核環(huán)節(jié)、合同簽署環(huán)節(jié)、合同履行環(huán)節(jié)、合同結(jié)算環(huán)節(jié)六個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。

第一，締約談判環(huán)節(jié)。應(yīng)識(shí)別合同對(duì)方的主體資格某些要素是否不具備、信用狀況及履約能力是否不足、對(duì)合同條款重大問(wèn)題的識(shí)別力不足，以及涉及合同內(nèi)容的專業(yè)知識(shí)是否能夠支撐的簽約風(fēng)險(xiǎn)。

第二，文本擬定環(huán)節(jié)。應(yīng)識(shí)別內(nèi)容是否已違反國(guó)家規(guī)定，合同條款是否存在重大疏漏、重大誤解或顯失公平或遭受欺詐，示范文本合同應(yīng)識(shí)別權(quán)利與義務(wù)與實(shí)際情況是否產(chǎn)生沖突矛盾的風(fēng)險(xiǎn)。

第三，合同審核環(huán)節(jié)。應(yīng)識(shí)別出是否未恰當(dāng)修正審核后的合同，承辦部門是否未按審核意見(jiàn)完善修改的風(fēng)險(xiǎn)。

第四，合同簽署環(huán)節(jié)。應(yīng)識(shí)別人是否超越權(quán)限，合同專用章是否使用及保管失當(dāng)，合同是否存在篡改的風(fēng)險(xiǎn)。

第五，合同履行環(huán)節(jié)。應(yīng)識(shí)別雙方是否能全面有效履行義務(wù)，是否未及時(shí)補(bǔ)充約定不明確的重要內(nèi)容，是否對(duì)履行不當(dāng)未及時(shí)采取有效措施止損，是否未恰當(dāng)處理合同糾紛的風(fēng)險(xiǎn)。

第六，合同結(jié)算環(huán)節(jié)。應(yīng)識(shí)別財(cái)務(wù)是否違反合同約定期限、金額、方式付款，是否不及時(shí)催收到期合同金額，是否未按合同正確辦理結(jié)算業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)。

四、企業(yè)加強(qiáng)合同管理內(nèi)部控制的措施

（一）財(cái)務(wù)部門實(shí)施合同全過(guò)程內(nèi)部控制

財(cái)務(wù)是企業(yè)管理的核心，是整個(gè)合同管理系統(tǒng)中的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做好合同管理要充分發(fā)揮關(guān)鍵環(huán)節(jié)的作用，通過(guò)合同訂立前的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)、風(fēng)險(xiǎn)辨析、執(zhí)行中的資金支付控制、合同收尾階段的驗(yàn)收和履約監(jiān)督等，保證合同管理程序的良好運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程的財(cái)務(wù)管控。財(cái)務(wù)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的界定要有超前意識(shí)，應(yīng)及時(shí)收集和分析與風(fēng)險(xiǎn)有關(guān)的各種信息，并預(yù)測(cè)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，提出監(jiān)控預(yù)警。此外，對(duì)合同生效后可能涉及的稅收政策、收入情況、成本費(fèi)用情況、資金使用情況以及合同執(zhí)行情況密切關(guān)注，對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，須經(jīng)財(cái)務(wù)主管審核并簽署意見(jiàn)，再由財(cái)務(wù)部蓋具合同專用章，交由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一存檔。

（二）完善企業(yè)合同管理制度，充分利用信息化合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全面有效管控

企業(yè)應(yīng)完善合同管理制度，使管理工作有章可循。其主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。充分利用信息化合同管理系統(tǒng)，以“合同”為中心，以“合同文本”“合同審批”“合同執(zhí)行”“收付款管理”“預(yù)警提醒”“統(tǒng)計(jì)分析”為核心應(yīng)用，通過(guò)各流程來(lái)建立起一個(gè)統(tǒng)一共享的合同信息管理平臺(tái)，供所有合同相關(guān)不同角色的人員使用。把一些對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)效益影響大的合同，挑出來(lái)作為合同的重點(diǎn)管理對(duì)象。從合同的項(xiàng)目論證、對(duì)方當(dāng)事資信調(diào)查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過(guò)程，都由財(cái)務(wù)部門及法律顧問(wèn)參與，嚴(yán)格管理和控制，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，通過(guò)建立合同管理制度，做到管理職責(zé)明確，流程清晰規(guī)范，實(shí)現(xiàn)全面有效管控。

（三）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，普及全員法律知識(shí)，提高合同管理水平

人是提高管理水平的第一要素，提高合同管理人員的整體素質(zhì)是合同管理的首要任務(wù)，也是當(dāng)前企業(yè)的迫切需要。由于企業(yè)項(xiàng)目施工合同涉及知識(shí)面廣、內(nèi)容多，因此需要法律意識(shí)強(qiáng)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富、綜合能力強(qiáng)、專業(yè)技術(shù)知識(shí)水平高的管理人才。企業(yè)可采用外聘、定向培養(yǎng)、內(nèi)訓(xùn)等方式，從人才市場(chǎng)引入合同管理人才，或定向培養(yǎng)合同管理專業(yè)人才。還可以由中高層領(lǐng)導(dǎo)帶頭組織學(xué)習(xí)《合同法》等一系列法律相關(guān)知識(shí)，掌握合同簽約技巧，強(qiáng)化法制觀念，增強(qiáng)合同參與人員的責(zé)任感和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高全員合同管理水平。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，企業(yè)建立合同管理責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)控制措施變得尤為重要。財(cái)務(wù)的內(nèi)控管理職能要想得到有效發(fā)揮，必須讓財(cái)務(wù)人員積極參與到合同管理中來(lái)，做好風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別分析，更好地履行內(nèi)部監(jiān)督控制職能，從而及時(shí)有效地防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，真正為企業(yè)經(jīng)濟(jì)健康持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

（作者單位為江西省核工業(yè)地質(zhì)局二六三大隊(duì)）

參考文獻(xiàn)