前言：尋找寫作靈感？中文期刊網用心挑選的檔案管理系統在醫院管理的應用，希望能為您的閱讀和創作帶來靈感，歡迎大家閱讀并分享。
[摘要]隨著我國醫療衛生行業改革的不斷深入，各級醫院的管理意識也隨之增強。國務院在“十三五”期間明確提出“加快推進醫療衛生信息化”的要求，然而，當前各大醫院普遍存在檔案管理不規范的問題，這在一定程度上限制了醫院管理效率的提升。該文首先分析了醫院管理中構建檔案管理系統的必要性，隨后闡述了檔案管理系統的設計及應用，歸納總結構建醫院檔案管理系統的意義，最后提出加強檔案管理的幾點建議，旨在提高醫院檔案信息化管理水平。
[關鍵詞]醫院管理；檔案管理系統；RFID技術
在醫院的發展中，檔案管理是醫院管理工作的重要環節，創建檔案管理系統對提高醫療質量和工作效率具有積極作用，而且其能提高醫院服務品質，利于提高醫院市場競爭力[1-2]。根據我國各種規模的醫院來看，管理工作的有序開展，與醫院正常運行有著直接聯系，而檔案管理占據著重要地位，與醫院各部門的工作人員都有著緊密聯系。因此，醫院管理工作必須重視檔案管理這個內容，加強管理人員素質提升，科學運用現代化管理技術和方法，并提升檔案管理工作水平，才能更好地推動醫院管理工作創新。與此同時，在國家加大醫療體制改革力的的情況下，醫院應充分認識到檔案管理在醫院管理工作中的應用價值，真正發揮檔案資料的作用，為醫院各種科研工作提供參考依據，才能促進醫院整體管理水平提升。基于此背景下，該文著重介紹了檔案管理系統的設計與應用，充分體現出信息技術的重要作用，如ERP信息管理系統的運用，以及檔案管理工作的創新性，旨在提高醫院整體管理水平，現綜述如下。
1醫院管理中構建檔案管理系統的必要性
檔案管理系統是提高醫院整體管理效率的重要手段，其是實現醫院信息化建設的基礎，同時也是連接人事、行政等管理部門的樞紐，更是醫務人員掌握醫療動態信息的平臺[3-4]。比如，醫生在為病患診治時，可以通過檔案管理系統平臺掌握患者原來的就醫情況、之前治療所用的藥物，不僅能提高臨床診治的直觀性、清晰性，同時也能提高診斷結果的準確性。檔案管理系統不僅減輕了醫護人員的工作負擔，而且也為患者利益提供了保障。構建檔案管理系統能夠節省傳統紙質檔案的保存空間，及時對檔案信息進行分類、整理，便于醫護人員查閱檔案資料，明顯提高了檔案的使用率[5]。總而言之，檔案管理系統對推進醫院管理工作發展具有積極作用，是構建現代化醫院檔案管理系統的必要基石。
2醫院檔案管理中存在的問題
2.1醫院不重視檔案管理工作
長期以來，醫院在運作過程中都是將醫療任務作為運作基準，并不注重對檔案的管理，也缺乏檔案管理意識。并且，在大部分醫生的工作中，都存在重業務輕檔案的思想，醫生們認為檔案管理缺乏技術性，只具備查閱功能，實際價值不大。所以，醫院檔案管理效率低下，沒有制定完善的考核機制，檔案的價值得不到充分的利用。
2.2檔案管理人員業務能力差
醫院在對職工進行培訓中，一般比較偏向于提升醫療技術人員的工作技能，而很少對檔案管理人員進行培訓，使得其思想觀念沒有轉變過來，業務能力無法滿足現代醫院檔案管理工作的要求。有許多醫院的檔案管理人員專業不對口，甚至是由行政人員擔任的，只對其進行簡單的培訓就上崗工作。由于檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識，導致醫院檔案管理工作不夠規范，容易出現錯誤。比如，在收集檔案后，沒有對檔案內容進行嚴格的審查，導致其中的錯誤信息不能及時被發現，而有的檔案信息不完整就直接存檔。在信息有變化或更新時，檔案管理人員沒有及時對相應的檔案進行更新，使得檔案內容比較陳舊，參考價值不大。
2.3檔案管理信息化水平低
一是醫院在檔案管理硬件設施上的資金投入不足，管理工具比較落后，阻礙著醫院檔案管理工作的發展。二是軟件方面的投入和開發不足，使得檔案管理效率低下，信息化水平不夠。在大數據背景下，人工檔案管理方式已經無法滿足現代社會的發展要求。醫院要積極采用信息化技術，實現檔案管理的數字化，才能夠提高檔案管理效率，促進檔案資源的開發和利用，發揮檔案信息的有效價值，促進醫院的快速發展。與此同時，醫院還應通過信息化管理平臺，提高檔案信息的共享性，才能將各個醫院的資源進行整合用于醫療科研中。
3檔案管理系統的設計與應用
3.1設計檔案管理系統的基本原則
3.1.1先進性
設計檔案管理系統必須要充分考慮醫院檔案管理特點，保證檔案數據的完整性、一致性，設計的系統必須要功能齊全，各個模塊功能設計必須要具有先進性。
3.1.2實用性
系統應該嚴格按照醫院檔案管理特點及應用需求設計，保證界面清晰，操作簡單，實用性好，確保構建的檔案管理系統能全面滿足醫院管理需求。
3.1.3擴展性
系統開發需在全面分析醫院各項工作的基礎上進行，各項工作都設置數據接口，保證醫院各部門信息能實現共享。因此，檔案管理系統必須具備良好的可擴展性。
3.2檔案管理系統的結構設計及應用
RFID技術屬于一種通信技術，該技術無需在特定目標、識別系統間構建機械接觸或光學接觸，僅借助無線電訊號就能識別特定目標并完成數據讀寫[6]。在構建醫院檔案管理系統時可以應用此技術，其能有效解決原有檔案管理系統中存在的問題，顯著提高信息傳遞效率，而且該技術可在檔案管理系統中設置電子標簽，避免出現患者信息、資產信息等被破壞的情況，可行性較高。利用RFID技術構建的檔案管理系統包括6個子系統，各系統分屬任務不同，承擔的工作也存在較大區別。其中子系統具體為：①系統管理相關模塊系統：該子系統的主要功能是控制整個系統線上信息，為了全面滿足線上控制的需求，研發人員需要在該子系統中設立個人業務平臺，同時對管理模塊進行授權，為工作人員控制系統提供便利。②資產設備的信息管理系統：研發人員首先在醫院各項資產上粘貼標簽，隨后在標簽上設定與檔案管理系統想匹配的編碼，系統借助掃描儀掃描標簽就可采集資產信息。獲取資產信息后，還應該統一進行分配管理、報廢管理、置換管理等，使資產設備實現現代化管理。③人力資源管理信息系統：借助該子系統，可全面掌握醫院所有從業人員的基本信息及工作信息，有效提高了人力資源管理的便捷性，大幅度減輕了人力資源管理負擔。④患者救治檔案管理系統：該子系統記錄患者入院就醫的基本信息，其具體內容有床位、生命體征、臨床用藥等，院方利用這個子系統可為患者創建獨立的衛生檔案，為患者日后就醫提供可靠依據。⑤身份驗證、準入系統：通過設置RFID身份驗證及準入規則限定工作人員的權限，避免非工作人員登入檔案管理系統，增強檔案信息的安全性。⑥防盜門禁系統：檔案管理系統內集成的RFID系統可自動化監控所有門窗，安全性較高。
4構建檔案管理系統的意義
4.1實現全面信息化管理
醫院內每位工作人員都有一個院內ID號，每個人的ID號都是唯一的，由人事科編制，ID號是建立全院統一的檔案管理系統的基礎。檔案管理系統的對象為醫院所有從業人員，具體有正式員工、返聘人員、派遣制員工等，創建的檔案管理系統其范圍覆蓋人事、醫務、科教、質管等相關部門，不同職能部門根據權限進行分工維護，這保證了檔案信息更新的及時性、準確性。
4.2實現系統多元化整合
醫院根據實際業務需求，搭建合適的子系統，并對所有子系統進行整合銜接，有效提高了信息管理水平。在綜合系統基礎上，創建下屬分系統及信息數據庫，這在一定程度上擴大了檔案信息的服務范圍，使多個部門實現檔案信息資源即時共享。
4.3提高檔案信息利用的靈活性
檔案系統的數據結構與程序是相對獨立的，研發人員可隨意調整數據結構，而程序卻不能隨意改動。相關職能部門需要根據自身需求，對數據進行科學調整，這樣不僅滿足了程序的不同需求，同時也避免發生重復開發的情況，為醫院節省了成本。4.4增強檔案信息的安全性檔案信息化管理雖然給業務工作提供了便利，但是電子數據存在安全隱患，數據安全性一直是醫院管理的核心問題。其中數據安全不僅包含了數據本身的安全，同時還包含了數據防護的安全。創建檔案管理系統時，建立的數據訪問授權機制及應用的數據加密技術，有效保證了敏感數據傳輸的安全性，規避了被外界竊取或篡改的風險。
5加強檔案管理力度的幾點建議
首先，樹立正確的觀念。醫院各級領導必須要深刻認識到檔案管理系統的重要性，將檔案建設納入到醫院基礎建設中，使院內所有從業人員都意識到檔案管理系統對推動醫院整體管理工作發展的作用。其次，配置先進的設備。醫院在構建檔案管理系統的同時，還應該配置高質量的硬件設施，確保計算機等相關配置能符合檔案管理系統的操作。再次，加強人員培訓。檔案管理人員的專業素養會對檔案管理效率產生直接影響，尤其是構建檔案管理系統后，醫院應該進行專業培訓，提高從業人員計算機、軟件操作能力，確保將檔案管理系統的作用充分發揮出來。
6小結
在醫院管理中應用檔案管理系統，不僅能實現檔案信息獲取的便捷性、及時性，而且醫院各部門能實現檔案信息資源共享，提高了檔案的利用效益。因此，各級醫院應該響應“十三五”號召，積極構建現代化醫院檔案管理系統，切實提高醫院管理水平。
[參考文獻]
[1]王思思.個人健康電子檔案管理系統的設計與實現[D].哈爾濱：哈爾濱工業大學,2014.
[2]張朝艷.建立醫院檔案管理系統的必要性[J].中國科技信息,2011,23(13):115.
[3]鄭巍.淺議電子檔案管理系統的現代化[J].黑龍江史志,2013,29(13):107.
[4]馬啟華,王新寧.檔案管理系統在醫院管理中的應用[J].世界最新醫學信息文摘：連續型電子期刊,2014,13(29):373.
[5]劉景.醫院管理系統建設中的醫學檔案管理[J].企業改革與管理,2015,23(18):199.
[6]王亞軍.醫德醫風電子檔案管理系統設計[J].解放軍醫院管理雜志,2016,23(4):325-327.
作者:李娟 單位:湖北中醫藥大學附屬襄陽市中醫醫院
