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摘要:現(xiàn)在我國(guó)教育事業(yè)的持續(xù)發(fā)展之下，學(xué)籍檔案能夠幫助學(xué)校搜集人才培養(yǎng)資料，記錄學(xué)生學(xué)習(xí)過(guò)程的重要性逐漸得到凸顯，學(xué)校以及社會(huì)各界人士均開(kāi)始加大了對(duì)學(xué)籍檔案管理的重視力度。而隨著我國(guó)信息化建設(shè)進(jìn)程的不斷推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為其不可逆的發(fā)展趨勢(shì)。而如何實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)也成為人們關(guān)注的一大焦點(diǎn)問(wèn)題，在此背景之下，本文將通過(guò)簡(jiǎn)要論述學(xué)籍檔案管理及其信息化建設(shè)的重要作用，結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，嘗試對(duì)學(xué)籍檔案管理如何實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)提出幾點(diǎn)建設(shè)性意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞:學(xué)籍檔案管理;信息化建設(shè)

一、引言

作為肩負(fù)對(duì)學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)和生活信息進(jìn)行完整、真實(shí)記錄重任的學(xué)籍檔案，將貫穿學(xué)生的整個(gè)學(xué)習(xí)生涯，對(duì)學(xué)生在各個(gè)階段的學(xué)習(xí)與發(fā)展具有至關(guān)重要的意義，也是學(xué)生接受正統(tǒng)教育并獲得學(xué)校與社會(huì)認(rèn)可的重要證明。無(wú)論對(duì)于學(xué)生還是學(xué)校而言，學(xué)籍檔案均是一項(xiàng)極為重要的資產(chǎn)，而建設(shè)信息化的學(xué)籍檔案不僅能夠有效實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的妥善保管和合理利用，同時(shí)對(duì)于推動(dòng)學(xué)校和學(xué)生的發(fā)展進(jìn)步也發(fā)揮著關(guān)鍵作用。

二、學(xué)籍檔案管理及其信息化建設(shè)的重要性

1.方便查閱整理學(xué)籍檔案

學(xué)籍檔案管理工作可以將各種分散的學(xué)籍檔案以及相關(guān)信息資源進(jìn)行優(yōu)化整合和分類整理，尤其是在信息化建設(shè)之下，通過(guò)利用檢索技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)，在學(xué)籍檔案之中增加超文本、超鏈接等，以簡(jiǎn)潔清晰的方式將眾多學(xué)籍檔案信息囊括其中，進(jìn)而有效方便人們查閱和整理學(xué)籍檔案。

2.有效實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程共享

原本學(xué)籍檔案管理工作只支持在校查閱和使用學(xué)籍檔案，而離校生則很難對(duì)自己的學(xué)籍檔案進(jìn)行查閱使用。通過(guò)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的積極運(yùn)用之下，紙質(zhì)的學(xué)籍檔案可以統(tǒng)一被轉(zhuǎn)換成電子格式，并利用強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)完成遠(yuǎn)距離的共享傳輸以及查閱使用，進(jìn)而大大方便教師、學(xué)生以及相關(guān)管理人員對(duì)學(xué)籍檔案的管理與使用[1]。

3.充分利用學(xué)籍檔案資源

學(xué)籍檔案管理工作將各種學(xué)籍檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一整理，在信息化建設(shè)的推進(jìn)之下，工作人員可以通過(guò)檢索技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)對(duì)學(xué)籍檔案資源再編輯和細(xì)化整理，使得學(xué)籍檔案資源能夠得到充分利用。特別是學(xué)生所報(bào)考的大學(xué)以及用人單位也可以直接利用網(wǎng)絡(luò)查閱學(xué)生的學(xué)籍檔案信息，全面了解學(xué)生的思想品質(zhì)、學(xué)習(xí)能力等，為學(xué)生的求學(xué)、求職提供重要參考，以有效幫助其對(duì)學(xué)生進(jìn)行綜合判斷。

4.有效提升檔案管理成效

學(xué)籍檔案管理工作在信息化建設(shè)的幫助之下，其工作效率和工作水平均可以實(shí)現(xiàn)快速提升。譬如說(shuō)利用信息化的管理手段，將紙質(zhì)的學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換成電子格式，并利用數(shù)據(jù)庫(kù)或是云存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)行妥善保存等，均可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)人工管理方法中的各種局限，在有效擴(kuò)大高中學(xué)籍檔案管理范圍，避免出現(xiàn)管理遺漏和管理錯(cuò)誤的同時(shí)，還可以有效推動(dòng)學(xué)籍檔案管理工作的長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展。

三、學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)路徑探析

1.開(kāi)發(fā)利用接口軟件

隨著我國(guó)在現(xiàn)代信息技術(shù)領(lǐng)域的突破逐漸增多，學(xué)籍檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的道路上，可以使用的信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)也越來(lái)越多。現(xiàn)階段在市場(chǎng)上已經(jīng)出現(xiàn)了眾多現(xiàn)代化、智能化的檔案管理軟件，對(duì)學(xué)校、企業(yè)等檔案管理工作提供了重要便利。但考慮到高中學(xué)籍檔案管理工作的特殊性，以及當(dāng)前市面上檔案管理軟件質(zhì)量的參差不齊，因此學(xué)校需要充分結(jié)合自身實(shí)際情況，以國(guó)家在學(xué)籍檔案管理方面提出的相關(guān)要求以及規(guī)定等作為參照，一方面認(rèn)真挑選出適合本校的學(xué)籍檔案管理軟件，另一方面聯(lián)系專業(yè)技術(shù)人員，主動(dòng)開(kāi)發(fā)適用于本校的接口軟件，使得檔案管理軟件能夠更加貼合學(xué)籍檔案管理的實(shí)際需求，進(jìn)而真正為高中學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)提供重要幫助[2]。

2.需建立資源數(shù)據(jù)庫(kù)

學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)離不開(kāi)專業(yè)的資源數(shù)據(jù)庫(kù)的支持，建立資源數(shù)據(jù)庫(kù)能夠有效幫助工作人員自動(dòng)采集整理和分析處理高中學(xué)籍檔案，并利用數(shù)據(jù)庫(kù)本身自帶的自動(dòng)分類整理和資源數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的全過(guò)程管理。因此學(xué)校需要根據(jù)其管理高中學(xué)籍檔案的具體需要，選擇相適應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，并認(rèn)真做好學(xué)籍信息的錄入工作。在管理學(xué)生基本信息的過(guò)程中，學(xué)校首先需要對(duì)學(xué)生的姓名、性別、籍貫等基本信息進(jìn)行初始化操作，并將其準(zhǔn)確導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。之后需要按照學(xué)校對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)要求以及學(xué)生的入學(xué)時(shí)間等信息為其編制專屬學(xué)號(hào)，一旦確定了學(xué)生的學(xué)號(hào)將不再進(jìn)行更改，學(xué)號(hào)也將成為學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活的唯一憑證，學(xué)生可以利用自己的學(xué)號(hào)登錄校園網(wǎng)，結(jié)合自身的實(shí)際情況對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行查詢或補(bǔ)充完善，直至學(xué)校與學(xué)生均確認(rèn)信息無(wú)誤之后再將學(xué)籍信息上傳至資源數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，由此建立起電子化的學(xué)生基本信息檔案。學(xué)籍檔案管理發(fā)展至今，還出現(xiàn)了一種全新的管理技術(shù)即“云管理”技術(shù)。管理人員通過(guò)設(shè)置服務(wù)器后利用網(wǎng)絡(luò)將學(xué)籍檔案與云存儲(chǔ)器相連，使得云存儲(chǔ)器可以和信息化的學(xué)籍檔案保持同步，學(xué)籍檔案在錄入至數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)也直接上傳存儲(chǔ)在云端中。而一旦學(xué)籍檔案中的信息出現(xiàn)變動(dòng)，則存儲(chǔ)在云端中的學(xué)籍檔案也會(huì)隨之進(jìn)行更新。

3.規(guī)范電子檔案格式

在信息化建設(shè)過(guò)程中，學(xué)籍檔案管理中最為基礎(chǔ)也是最為關(guān)鍵的一項(xiàng)工作就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)版的學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換成電子格式，而為了方便對(duì)學(xué)籍檔案的統(tǒng)一管理，學(xué)校需要根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)電子學(xué)籍檔案的格式以及編制方式進(jìn)行統(tǒng)一明確，為管理學(xué)生成績(jī)等提供便利。作為學(xué)籍檔案管理中的一大重要內(nèi)容，其需要對(duì)學(xué)生在校期間取得的所有成績(jī)進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，學(xué)生在校期間內(nèi)每完成一次考試，學(xué)生便會(huì)在對(duì)應(yīng)的考試科目中獲得相應(yīng)的成績(jī)，而學(xué)校需要根據(jù)學(xué)生的學(xué)號(hào)在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中搜索出學(xué)生的學(xué)籍檔案，此后將對(duì)考試科目相對(duì)應(yīng)的成績(jī)一一準(zhǔn)確錄入到學(xué)生成績(jī)電子檔案當(dāng)中，此后需要管理人員對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保每項(xiàng)成績(jī)信息均正確無(wú)誤之后，再將總成績(jī)傳輸至學(xué)生成績(jī)庫(kù)中。此后通過(guò)在校園網(wǎng)中開(kāi)放學(xué)生網(wǎng)上查詢考試成績(jī)的權(quán)限，使得學(xué)生通過(guò)利用自己的學(xué)號(hào)登錄網(wǎng)上成績(jī)查詢系統(tǒng)便可以準(zhǔn)確了解自己的總成績(jī)[3]。另外，管理人員還可以聯(lián)合信息技術(shù)人員，在學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中附加其他功能，如在學(xué)生網(wǎng)上查詢成績(jī)系統(tǒng)當(dāng)中附加考試科目查詢功能，并將與該科目相關(guān)的學(xué)術(shù)資源網(wǎng)址、相關(guān)授課教師等附加其上，為學(xué)生之后的補(bǔ)考、重修等提供便利，進(jìn)而有效提升學(xué)籍檔案管理和使用效率。

4.對(duì)學(xué)生的畢業(yè)進(jìn)行管理

實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生畢業(yè)的信息化管理，即要求學(xué)籍管理認(rèn)真履行嚴(yán)格審查學(xué)生畢業(yè)資格或是學(xué)位授予的情況。目前我國(guó)規(guī)定學(xué)校有權(quán)依照本校教學(xué)計(jì)劃，對(duì)不同層次和專業(yè)的學(xué)生設(shè)置不同的畢業(yè)考核方式，以此完成對(duì)學(xué)生畢業(yè)條件的判定。而實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理信息化建設(shè)則是需要管理人員將校園學(xué)籍信息管理系統(tǒng)與國(guó)家教育系統(tǒng)及其相關(guān)網(wǎng)絡(luò)相互連接，進(jìn)而使得用人單位和畢業(yè)學(xué)生能夠通過(guò)登錄相關(guān)管理系統(tǒng)準(zhǔn)確查找學(xué)生學(xué)籍檔案信息，為畢業(yè)學(xué)生日后的就業(yè)和繼續(xù)求學(xué)深造提供方便。但與此同時(shí)，考慮到學(xué)籍信息信息化建設(shè)當(dāng)中存在的大量不安全隱患，有可能威脅和影響到學(xué)籍檔案信息的安全性和完整性。因此學(xué)校在進(jìn)行信息化學(xué)籍檔案管理過(guò)程中，還需要通過(guò)重視強(qiáng)化信息化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的安全保障，如通過(guò)加裝殺毒軟件或是運(yùn)用防火墻技術(shù)等，有效抵御外部惡意程序?qū)W(xué)籍檔案的攻擊。而在內(nèi)部管理當(dāng)中，則需要為管理人員以及學(xué)生、用人單位等進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，使其只有在實(shí)名登錄驗(yàn)證之后才能進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)化、信息化的學(xué)生學(xué)籍檔案系統(tǒng)當(dāng)中，從而有效保障學(xué)籍檔案的安全、完整。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，學(xué)籍檔案管理工作可以通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，方便人們的查閱使用，而在信息化建設(shè)之下，學(xué)籍檔案管理的工作成效能夠得到飛速提升，學(xué)籍檔案資源不僅可以得到充分利用，而且能夠有效突破時(shí)空的限制，為檔案資源的利用提供巨大便利。因此學(xué)校需要在繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的投入和關(guān)注力度的基礎(chǔ)之上，通過(guò)積極開(kāi)發(fā)接口軟件、建立數(shù)據(jù)庫(kù)、規(guī)范電子檔案格式等一系列措施，努力提升學(xué)籍檔案管理的信息化水平。

參考文獻(xiàn)

[1]石紅姣，蔣貞慧.淺談高校學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，07：79+82.

[2]萬(wàn)曉楠，張孝軍，杜鑫，漆明宏.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)中的應(yīng)用[J].中國(guó)信息界，2014，09：60-61.

作者:張鴻媛 單位:江蘇省徐州市第二中學(xué)