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中小學(xué)檔案是在學(xué)校各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的歷史記錄，如實(shí)地反映了學(xué)校的歷史沿革。目前，中小學(xué)在檔案管理方面取得了一定的進(jìn)展，但依然存在對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用認(rèn)識(shí)不足、成果較少等問題。從中小學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用的必要條件和可行性條件出發(fā)，找出適合當(dāng)前發(fā)展需要的中小學(xué)檔案資源開發(fā)利用的路徑，有利于進(jìn)一步提高中小學(xué)檔案信息資源的開發(fā)利用水平，促進(jìn)中小學(xué)教育的可持續(xù)發(fā)展。

一、中小學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用的必要性

中小學(xué)檔案為教師教學(xué)提供了豐富的基礎(chǔ)資源。教師可以通過檔案資料完善自身的教學(xué)內(nèi)容，挖掘出有價(jià)值的教育信息。事實(shí)證明，哪所學(xué)校檔案工作抓得好，哪所學(xué)校的規(guī)范化程度就高?？梢哉f，合理地開發(fā)利用檔案信息資源不僅是中小學(xué)教學(xué)管理的需要，更是中小學(xué)學(xué)校教育發(fā)展的需要。檔案是展示學(xué)校文化的窗口，也是匯聚學(xué)校信息的重要基地。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要實(shí)時(shí)了解各種信息，對(duì)教師和學(xué)生情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，與其他學(xué)校實(shí)現(xiàn)良好的溝通，不可避免地要查閱學(xué)校檔案。因此，中小學(xué)一定要加大對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策和學(xué)校管理提供信息支持。

二、中小學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用的可行性

（一）豐富的信息資源

中小學(xué)檔案來源廣泛、內(nèi)容豐富，主要包括學(xué)校行政管理、教育教學(xué)管理、教師管理、學(xué)生管理四個(gè)方面的內(nèi)容。行政管理方面涉及各種規(guī)章制度、領(lǐng)導(dǎo)班子組成人員情況、工作計(jì)劃、固定資產(chǎn)登記表、各種表彰情況及證書證件等。教育教學(xué)管理方面涉及學(xué)生花名冊(cè)、課程安排、成績統(tǒng)計(jì)表、電教設(shè)施、本校教師科研情況等。教師管理方面涉及教職工基本情況登記表、師范教師公開課、教師在縣級(jí)以上會(huì)議的交流材料、教職工工資表等。學(xué)生管理方面涉及政教處、教務(wù)處、團(tuán)委等部門對(duì)學(xué)生的管理情況。這些都與學(xué)校的管理活動(dòng)息息相關(guān)，而檔案是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始積累，是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)種直接形成的，因此，中小學(xué)檔案信息資源開發(fā)具備豐富的基礎(chǔ)資源。

（二）良好的開發(fā)條件

與20世紀(jì)末相比，目前的中小學(xué)已具備良好的檔案信息資源開發(fā)條件。一方面，檔案法制觀念深入人心，檔案工作受到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。自1987年《中華人民共和國檔案法》頒布以來，檔案行政管理部門和檔案業(yè)務(wù)部門持續(xù)開展檔案法制宣傳工作，不僅提高了社會(huì)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，還增強(qiáng)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，為開展檔案信息資源開發(fā)利用提供良好的環(huán)境支持。另一方面，信息技術(shù)發(fā)展日新月異，檔案工作信息化建設(shè)持續(xù)推進(jìn)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)上查檔成為檔案利用的方向，信息技術(shù)的應(yīng)用代替了以往的手工操作，極大地提高了檔案工作人員的辦事效率，為檔案信息資源開發(fā)利用提供了良好的技術(shù)支持。

三、中小學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用的路徑

（一）巧借行政力量，完善檔案工作制度

建立健全適合本校實(shí)際工作需要的檔案工作規(guī)章制度，是搞好中小學(xué)檔案工作的切實(shí)保障。在開展檔案信息資源開發(fā)利用中建立完善的檔案工作制度，可以保證檔案資料的及時(shí)收集和齊全完整，保證整理工作的合理規(guī)范，保證保管工作的安全有效，從而為檔案信息資源的開發(fā)利用提供良好的資源基礎(chǔ)。對(duì)此，筆者建議各學(xué)校應(yīng)先建立檔案室，使各部門形成的檔案有統(tǒng)一的歸宿，調(diào)動(dòng)各部門人員積極性，同時(shí)建立崗位責(zé)任制，使工作職責(zé)更加明確。檔案行政管理部門對(duì)中小學(xué)檔案工作有監(jiān)督指導(dǎo)作用，在檔案工作相關(guān)政策的貫徹落實(shí)上可以適當(dāng)采用行政力量推進(jìn)。檔案行政管理部門可以聯(lián)合教育部門為中小學(xué)檔案信息資源的開發(fā)制訂基本準(zhǔn)則和規(guī)范，并以行政力量貫徹落實(shí)。各級(jí)檔案行政管理部門和教育部門應(yīng)認(rèn)清自身的責(zé)任和義務(wù)，不互相推諉，通力合作，發(fā)揮各自的資源和行政優(yōu)勢(shì)，爭取使檔案信息資源得到最優(yōu)化的開發(fā)利用。

（二）充分利用信息技術(shù)，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)

借助計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)對(duì)圖、文、聲、像等各種信息進(jìn)行獲取、加工、存儲(chǔ)、傳輸、使用的技術(shù)就是信息技術(shù)。20世紀(jì)90年代，人類進(jìn)入信息社會(huì)，不可避免地給承載大量信息的檔案和檔案工作帶來一系列革新。在中小學(xué)檔案信息資源開發(fā)利用中，可以采用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行信息的檢索查找、快速錄入、遠(yuǎn)程利用等，不僅節(jié)約了工作時(shí)間，還簡化了信息的繁瑣性。從現(xiàn)階段中小學(xué)檔案工作實(shí)際情況來看，檔案管理系統(tǒng)的使用不容樂觀。檔案管理系統(tǒng)是檔案信息資源開發(fā)的有力工具，合理有效的電子檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化的前提，其在信息錄入、信息校對(duì)、信息存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)中體現(xiàn)了極大的優(yōu)越性，使得原本需要多人匯集的檔案信息一次性導(dǎo)入和導(dǎo)出，起到了簡化工作量、節(jié)約人力的效果。雖然檔案管理系統(tǒng)成本較高，會(huì)在一定程度上增加學(xué)校管理和檔案信息資源開發(fā)利用的成本，但是從長遠(yuǎn)看，依托系統(tǒng)帶來的人力成本的減少和工作效率的永久性提高，可以為學(xué)校增加的成本帶來長期補(bǔ)償。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，構(gòu)建評(píng)價(jià)指標(biāo)體系

檔案工作是一項(xiàng)政治性、服務(wù)型工作，人才隊(duì)伍建設(shè)是搞好檔案工作的重要前提。因此，在進(jìn)行檔案人才隊(duì)伍建設(shè)時(shí)要綜合考慮政治因素、業(yè)務(wù)能力、事業(yè)心、工作態(tài)度、責(zé)任感各個(gè)方面，把檔案人員納入學(xué)校編制，合理分配工作量，積極支持檔案人員通過進(jìn)修提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)，中小學(xué)檔案工作人員應(yīng)將檔案工作當(dāng)成一項(xiàng)事業(yè)，不斷在工作中掌握新理念、新手段、新方法，善于解決檔案工作中的新問題、新挑戰(zhàn)，不斷改善管理思路與方法，提高檔案信息開發(fā)利用的效率。目前，績效評(píng)價(jià)是國內(nèi)諸多行業(yè)的主要評(píng)價(jià)體系，它以服務(wù)對(duì)象為導(dǎo)向，以服務(wù)意識(shí)和效果、產(chǎn)生效率和質(zhì)量作為成績衡量標(biāo)準(zhǔn)，被認(rèn)為是比較適合中小學(xué)使用的評(píng)價(jià)體系形式。各中小學(xué)雖然有不同的學(xué)校發(fā)展策略，但是其發(fā)展理念與教育目標(biāo)是一致的，因此，都可以從投入、產(chǎn)出、效果三個(gè)方面構(gòu)建檔案工作評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。

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作者:孔亞萍 單位:杭州市蕭山區(qū)城區(qū)教育管理中心