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摘要：

紙質(zhì)檔案在其本身的含義上就是以筆與紙的形式對(duì)社會(huì)上的組織與個(gè)人在生活中直接影響而形成的各種記錄性的文字與圖表等不同信息的合集。電子檔案在現(xiàn)實(shí)生活中的應(yīng)用雖然具有快速性與高效性的特點(diǎn)，并且在生活之中的應(yīng)用范圍也在漸漸的占領(lǐng)高地，有著不可阻擋的趨勢(shì)。但是與此同時(shí)，電子檔案的可靠性與真實(shí)性卻總是不如人意。因此，在電子檔案得到大力推廣的今天，必須要將紙質(zhì)檔案的重要性進(jìn)行突出的保護(hù)。

關(guān)鍵詞：

檔案信息化；紙質(zhì)檔案；電子檔案；重要性

檔案上的信息化本身體現(xiàn)出來的是檔案管理在信息時(shí)代的一種必然的趨勢(shì)。在檔案的管理上，同樣是我檔案事業(yè)的“十二五”規(guī)劃的中的一項(xiàng)重要的內(nèi)容關(guān)于紙質(zhì)檔案的去與留，一直都是專家學(xué)者們經(jīng)常探討的一個(gè)熱點(diǎn)。所以基于此，現(xiàn)在必須要做的是對(duì)信息化背景下紙質(zhì)檔案的定位與重要性進(jìn)行一個(gè)充分的認(rèn)識(shí)，盡量在紙質(zhì)檔案與電子檔案的結(jié)合互補(bǔ)中尋求一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，讓檔案的信息化管理走上科學(xué)化與規(guī)范化的正軌。

1紙質(zhì)檔案擁有非常明顯的比較優(yōu)勢(shì)

紙質(zhì)檔案就是以筆和紙的形式對(duì)社會(huì)組織和個(gè)人在工作生活中直接形成的各種文字、圖表等不同形式的信息進(jìn)行記錄與保存的檔案形式。這種把紙張作為信息記錄載體的檔案有著一些非常突出的優(yōu)勢(shì)：

1.1信息與載體的依附性較強(qiáng)。載體與信息的統(tǒng)一就使原始記錄性這一屬性得以形成。其在檔案信息的原始真實(shí)性與存儲(chǔ)介質(zhì)的原始依附性兩個(gè)方面都有所體現(xiàn)。因?yàn)樾畔⑴c載體密不可分屬于傳統(tǒng)介質(zhì)的特點(diǎn)，當(dāng)信息與載體達(dá)到充分地結(jié)合，將其進(jìn)行分離就非常難。不僅如此，人們只有借助于依附在紙張等載體上的文字、圖形，才能夠?qū)ζ渌休d的信息有所了解。

1.2充分體現(xiàn)檔案信息的原始憑證性。紙質(zhì)檔案的形成是由文件直接轉(zhuǎn)化過來的，對(duì)過去的歷史情況客觀地記錄，其憑證功能令人信服。作為管理檔案信息的載體，也是在特定的條件下通過特定的責(zé)任人制作來形成的實(shí)體材料。

2紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中的重要性日益凸現(xiàn)

檔案信息化管理就是通過信息技術(shù)等高科技手段來促使檔案由實(shí)體保管實(shí)現(xiàn)以數(shù)字化信息為載體，向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變。在檔案信息化管理過程中，紙質(zhì)檔案有著極其重要的作用，主要體現(xiàn)在：

2.1發(fā)揮紙質(zhì)檔案原始憑證作用可確保檔案的真實(shí)性。檔案生命力最基本的體現(xiàn)就在于檔案的原始證據(jù)和法律憑證作用兩大方面。對(duì)檔案來說，完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)上應(yīng)用就必須解決好電子檔案的真實(shí)性及其法律效力兩個(gè)問題，但是，對(duì)于電子檔案的法律地位國(guó)家尚且沒有相關(guān)法律法規(guī)能夠?qū)Υ诉M(jìn)行明確.但對(duì)于管理完善的紙質(zhì)檔案來說，其真實(shí)性是確定無疑的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所體現(xiàn)的是“內(nèi)容的原始性”和“形式的原始性”的有機(jī)統(tǒng)一，其唯一性表現(xiàn)在其文件資料的字體、字跡、圖像、印章以及紙張載體均不可能被替換掉，若存在被篡改和復(fù)制的內(nèi)容也很難達(dá)到與原件完全一致的程度。因此，目前的技術(shù)條件就決定了紙質(zhì)檔案的真實(shí)性和法律效力比電子檔案要高出很多。

2.2發(fā)揮紙質(zhì)檔案穩(wěn)定性作用。可確保檔案信息安全性。因?yàn)橛?jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)及信息存儲(chǔ)的本身就有缺陷和不足，與紙質(zhì)檔案比較起來，電子檔案在傳輸、存儲(chǔ)和利用中的安全性就相對(duì)比較弱，也就比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以進(jìn)行信息安全防護(hù)。所以很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中，且紙質(zhì)檔案安全管理的模式和經(jīng)驗(yàn)都已經(jīng)非常成熟。要確保信息環(huán)境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發(fā)和應(yīng)用諸多類型的信息安全與技術(shù)手段，紙質(zhì)檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

3發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢(shì)的途徑

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著電子檔案無法替代的一些絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)，其安全性和隱患性在檔案信息化得到了充分的體現(xiàn)，與此同時(shí)，紙質(zhì)上的檔案管理被許多的機(jī)構(gòu)認(rèn)可，具有很強(qiáng)的法律效力與權(quán)威性，這是電子檔案無法取代的。所以，要從以下幾個(gè)方面入手。

3.1促進(jìn)檔案管理人員的觀念更新。紙質(zhì)檔案與管理人員的位置關(guān)系是檔案屬于管理人員的客體，在傳統(tǒng)對(duì)紙質(zhì)檔案管理上的辦法已經(jīng)讓管理人員適應(yīng)了，所以在紙質(zhì)檔案與電子檔案上的共存模式組合上讓許多的工作人員感到吃力，這樣的趨勢(shì)要求檔案的管理人員需要盡快的將自身思想觀念給進(jìn)行及時(shí)的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的模式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代的管理模式，以全面型檔案管理人才上的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)自己進(jìn)行要求，跟上時(shí)代的腳步，科學(xué)的對(duì)檔案進(jìn)行管理。在知識(shí)的學(xué)習(xí)上，檔案的管理人員一定要積極學(xué)習(xí)新的的知識(shí)，對(duì)自己的知識(shí)體系進(jìn)行完善，以現(xiàn)代的科技手段對(duì)自己的職業(yè)上的素養(yǎng)進(jìn)行豐富。對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行熟練的掌握以后，也要與時(shí)俱進(jìn)的將網(wǎng)絡(luò)檔案管理上的技術(shù)手段進(jìn)行學(xué)習(xí)，熟練的將電腦上的知識(shí)進(jìn)行掌握，其中包括數(shù)據(jù)庫上的信息存儲(chǔ)。進(jìn)而成為一個(gè)在檔案管理上的全能型人才。從工作的重心到服務(wù)手段的各個(gè)方面都進(jìn)行全面的改革，將傳統(tǒng)在檔案管理模式上的局限都進(jìn)行及時(shí)的提升與改進(jìn)，在對(duì)自己綜合素質(zhì)進(jìn)行提升的基礎(chǔ)上，也進(jìn)一步的將自我在創(chuàng)新能力上的實(shí)力進(jìn)行拔高的處理，樹立一個(gè)現(xiàn)代檔案管理人員的新形象。

3.2對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善。想要檔案盡快實(shí)現(xiàn)信息化，這樣的轉(zhuǎn)變離不開與計(jì)算機(jī)技術(shù)的結(jié)合，數(shù)據(jù)上的質(zhì)量會(huì)對(duì)檔案起到?jīng)Q定性的作用，合格的數(shù)據(jù)上的格式必須要有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與健全的制度，于此同時(shí)，還要將新型檔案上的信息進(jìn)行載體儲(chǔ)備格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)上的項(xiàng)目進(jìn)行積極的推進(jìn)。因此，必須將完善的檔案管理上的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行及時(shí)的建立，進(jìn)一步的將電子檔案與紙質(zhì)檔案工作進(jìn)行規(guī)范。

3.3改進(jìn)與調(diào)整檔案保管設(shè)施。只有將電子檔案與紙質(zhì)檔案上的結(jié)合工作給進(jìn)行妥善的處才能將最佳的效果進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。加上這兩者的運(yùn)行支柱都是一定的物質(zhì)支持而存在的，所以在安全性上與完整性都離不開一定的實(shí)施與條件來進(jìn)行保證。紙質(zhì)檔案在信息的存儲(chǔ)上不如電子檔案的多，所以在長(zhǎng)期的積累的案卷面前，檔案存儲(chǔ)在庫房需求上很大，這給庫房的壓力也很大。電子檔案的出現(xiàn)就將這個(gè)問題進(jìn)行了完美的解決。光盤在信息的存儲(chǔ)上的擁有很大的優(yōu)勢(shì)，并且占據(jù)的空間也很小，不會(huì)讓人工資源造成浪費(fèi)。

4結(jié)論

對(duì)于檔案上的管理人員來說，一定要對(duì)紙質(zhì)檔案的真實(shí)性與安全性進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，并理解這些特性的重要作用，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)的模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的模式上來，就必須將兩種模式上所要面對(duì)的融合進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，做好兩者之間的在優(yōu)勢(shì)上的互補(bǔ)，進(jìn)而有力的將現(xiàn)代檔案事業(yè)上的工作得到健康與科學(xué)的運(yùn)行，只有兩者能夠做到優(yōu)勢(shì)上的互補(bǔ)，才能將檔案儲(chǔ)存上的管理進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化。

作者：劉欣欣 單位：大慶市龍鳳區(qū)人才交流服務(wù)站

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