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【摘要】人事檔案管理是人力資源管理中非常重要的組成部分。本文通過分析人事檔案管理工作現狀，闡明人事檔案在高校人力資源管理中的重要作用，提升人事檔案管理工作對高校人事管理工作的貢獻度，提升高校人事管理工作水平。

【關鍵詞】人事檔案；人力資源；管理；對策

人力資源是高校中最為核心的資源，是提升高校綜合競爭力的基礎，而人事檔案則是對人力資源進行選人、用人、開發人力的最主要的來源。因此，人力資源管理是事業單位管理員工關系的重要方法，其對增強事業單位凝聚力和選人用人具有重要意義。基于此，本文對人事檔案管理在事業人力資源管理中的作用進行研究分析，并提出完善事業單位人事檔案管理的舉措。

一、人事檔案與人力資源管理密切相關

（一）人事檔案管理定義

人事檔案管理主要指的是在事業單位進行人事活動的過程中，對員工的個人信息、家庭情況、學歷等工作信息進行登記。通過人事檔案，事業單位管理者可以對員工的學歷、家庭信息、工作能力進行詳細的了解。人事檔案管理主要包含了對檔案資料的接收、保管、收集、整理等，是事業單位人力資源的重要組成部分。

（二）人力資源管理定義

人力資源管理，通過對人力、物力運用現代化的科學方法進行合理的培訓、組織和調配，使人力、物力經常保持最佳比例，同時對人的思想、心理和行為進行恰當的誘導、控制和協調，充分發揮人的主觀能動性，使人盡其才、事得其人，人事相宜，以實現組織目標。

（三）人事檔案管理與人力資源管理的關系

人事檔案管理是事業單位人力資源管理的重要環節，其能夠有效地推動事業單位人力資源管理工作的開展。2018年11月，中共中央辦公廳印發了《干部人事檔案工作條例》，對于干部人事檔案工作的體制機制、內容建設、日常管理、利用審核、紀律監督等加以規范完善，是今后一個時期全國各級各類干部人事檔案工作的基本遵循，也是人力資源對人事檔案運用的基本準則。干部人事檔案是事業單位教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，同時，通過查看檔案，也可以有效挖掘高?，F有人才信息；通過綜合研判，能夠最大限度地挖掘人才潛力。因此，人事檔案是黨的重要資政資源，是黨和國家的寶貴歷史財富。其次，合理的人事檔案管理能夠更好地促進人事制度的頒布、實施。人力資源部門通過制定科學的檔案管理制度，在遵循人事檔案發揮最大利用價值的基礎上，實現各部門之間合理配合，促進各部門之間的聯系，提高效率，實現人力資源的優化發展?？梢哉f，人事檔案和人力資源管理之間存在著密切的聯系，兩者相輔相成。

二、人事檔案在事業人力資源管理中的作用

（一）人事檔案為人力資源提供有效的信息

一盒小小的檔案，濃縮的是一個人的一生。檔案會說話，告訴我們這個主人的生平、他的奮斗史或是坎坷的一生。因此，檔案管理工作顯得尤為重要，尤其是在確定“三個時間”和學歷學位時，需要各種信息內在邏輯的相互統一，也會對個人產生深遠的影響。

（二）人事檔案能夠從側面反映事業單位人力資源管理水平

以中北大學為例，人事檔案中，有干部、工人，也有新入職的老師。整個檔案室也是一部生動的校園發展史，一部反映當時人力資源管理水平的見證史。離退休干部檔案中通常是政審材料比較多，尤其是對自己家庭財產、社會關系匯報非常詳細，這從側面反映出當時國家所處的歷史階段。同時，通過檔案中的人才所學專業也能感悟到某校軍工文化的傳統：非常重視保密工作，且在二十世紀四五十年代這些人才就有出國深造經歷。這更說明了中北大學在兵工器研究領域的深厚傳統。處級干部的檔案中顯示，幾乎每位處級干部都是以優異的成績進入本科學習，在后續的工作中百分之九十以上的人會選擇進修或是其他方式深造。有一部分人的“入團申請書”有很多頁，再到中年時期的各項資料字跡清晰、邏輯嚴謹，著實值得我們后來的年輕人認真學習。工人檔案更能從側面反映出中北大學起源于兵工廠的歷史傳統。新進人員檔案顯現出學歷高、年齡低的特點而且籍貫地域分布廣，這從側面反映出中北在從傳統的保密性強的兵工院校向新時代綜合性大學看齊。

（三）管理人事檔案有利于人力資源的優化配置

檔案中涵蓋了員工的基本信息、學歷信息、考核結果、組織關系材料等有效信息，除了可以了解員工的人生履歷以外，也能看到員工的工資、退休、獎懲信息。因此，檔案管理工作不僅涉及事業單位人力資源管理部門之間的合作，還涉及紀委、組織部等校內機構、檔案調入單位和調出單位的信息交流與溝通。這就實現了人員信息部門之間、單位之間資源共享，有利于事業單位選拔合適的員工擔任相應的崗位，能夠做到知人善任、人盡其才，實現了人力資源在事業單位的有效管理。

三、當下檔案管理現狀

（一）檔案的信息化管理水平不夠

目前的檔案管理仍然是紙質檔案盒形式。體積大，且易破損，對保存條件要求過高；但想要實現檔案的信息化管理，需要前期大量的基礎性工作，且信息化建設經費昂貴，對檔案管理人員素質要求較高。

（二）檔案的完整性、真實性、全面性需進一步增強

首先，部分檔案中信息缺失，且時間跨度較大，加上機構變遷、部門合并等客觀原因，造成檔案收集工作困難；通過手動管理檔案，無論是檔案中的內容還是檔案管理環境難免會有漏洞，這使檔案失去了部分真實性，甚至檔案內容中有涂改現象，因此人事檔案在人力資源管理過程中的利用價值也就大打折扣，也嚴重影響了檔案的嚴肅性和權威性；其次，檔案千篇一律，能夠反映個人性格特征、專業能力、興趣愛好等的個性化材料不易搜集等加上檔案存放時間過長，難免有發霉、蟲蛀或因為自然災害的影響，使部分檔案資料失去原有價值。

四、提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

隨著現代人事管理制度的日益完善和科技的飛快發展，人才的競爭亦日益加劇。所以，事業單位必須轉變觀念，不斷提升服務意識。

（一）充實檔案內容

在檔案建檔的整個過程中，檔案的收集、歸檔、鑒別的規范化決定著檔案的質量和可信程度，這就需要嚴格把控檔案管理過程中的每個環節，制定制度，規范管理流程等；同時在傳統的反映員工基本素質和人生履歷材料的基礎上，增加部分能夠反映個人性格特征、專業能力、興趣愛好等個性化的材料。同時要做好登記管理，避免資歷丟失、破損，提升檔案在提供人事工作證明時的真實性、完整性和有效性。

（二）提升檔案管理人員素質

在人事管理工作中，人事檔案管理工作處于非常重要的地位，因此，需要人事檔案管理人員具備較高的專業素質和水平。這不僅需要事業單位轉變檔案管理理念，提升檔案管理人員專業管理水平，同時要提高公眾對檔案管理工作的重視程度，按照“誰管理、誰把關，誰考察、誰審核，誰簽字、誰負責”原則，嚴格落實檔案審核責任。堅持“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”，嚴把審核程序關、政策認定關，提高檔案管理的專業化水平，讓檔案用的踏實、用的放心。

（三）提高人事檔案管理的信息化水平

傳統的人事檔案管理工作具有重復性、繁雜性、效率低以及不易保存的缺點，且人為操作容易出錯。隨著科技的進步，我國迎來了信息時代，各行各業都在進行信息化建設。而學校人力資源管理要想實現信息化建設，首先就要對其人事檔案管理進行信息化建設。同時，從國家層面來講，人事檔案工作即將進入一個從接收管理檔案實體到接收管理檔案數據信息、從檔案資源分散利用到共建共享的變革過程。因此，未來的檔案管理工作必將進入信息化建設時代，檔案的保密工作也更加重要。綜上所述，在學校高速發展的過程中，人事檔案發揮著非常重要的作用，因此，要對人事檔案管理工作的重要性有一個正確的認識，進一步完善檔案管理體系，加快推動檔案管理信息化建設，實現人力資源管理對人事檔案資源的高效運用，為學校飛速發展添磚加瓦。

參考文獻：

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[3]王新芳.如何提高人事檔案管理在人力資源管理中的地位[J].人力資源與社會保障，2013（2）.

作者:喬文娟 單位:中北大學