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機關(guān)事務(wù)檔案是指機關(guān)在事務(wù)性活動中形成的，有查考、利用和保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。機關(guān)事務(wù)檔案是機關(guān)事務(wù)工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是機關(guān)優(yōu)化職能職責(zé)、保持政務(wù)運行通暢、提升機關(guān)事務(wù)保障管理效能、保護單位和干部職工合法權(quán)益以及維護機關(guān)事務(wù)性工作發(fā)展真實歷史面貌的一項重要工作。

1存在的問題

經(jīng)過我們的調(diào)研和梳理，當(dāng)前的機關(guān)事務(wù)檔案管理工作主要存在以下三方面的問題：

1.1收集不完全

一是不少與機關(guān)事務(wù)工作相關(guān)的文件材料，如業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、網(wǎng)頁信息等存在應(yīng)存檔、未存檔的現(xiàn)象。二是一些在機關(guān)事務(wù)性工作實施過程中形成的過程性信息資料，被排除在了檔案歸集范圍之外。三是與機關(guān)事務(wù)工作相關(guān)的音像檔案、實物檔案和基建檔案等內(nèi)容數(shù)量多，其歸集整理的完整性、規(guī)范性被長期忽視。

1.2未實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理

機關(guān)事務(wù)管理工作具有繁瑣性、重復(fù)性等特點。許多省級單位為方便工作，對機關(guān)事務(wù)檔案實行項目管理制，將經(jīng)常需要使用的、工作過程中形成的文件材料保留在相關(guān)業(yè)務(wù)處室，未及時進行歸檔。這種分散的檔案管理方式，極易造成機關(guān)事務(wù)文件材料歸檔不及時、整理不規(guī)范的狀況。隨著人員調(diào)離、崗位職責(zé)變動，還存在檔案資料散失甚至泄密的安全隱患。

1.3利用效率不高

機關(guān)事務(wù)檔案具有內(nèi)容繁雜、載體形式多樣、部分內(nèi)容有保密要求、受眾人群范圍小等特點，其服務(wù)對象一般是本單位領(lǐng)導(dǎo)和內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)處室，服務(wù)方式也比較單一。在機關(guān)事務(wù)檔案管理制度缺失的情況下，省級單位機關(guān)事務(wù)檔案在檢查、驗收、考核上嚴(yán)重缺位，檔案管理水平遠達不到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，更談不上在信息技術(shù)方面的利用。歸集不及時、不全面，檢索不方便等原因，影響了機關(guān)事務(wù)檔案資料的利用率，不僅不能有效地為機關(guān)內(nèi)部控制管理提供可靠的歷史依據(jù)，還影響了為機關(guān)事務(wù)工作發(fā)揮指導(dǎo)和參考作用。

2原因分析

2.1對機關(guān)事務(wù)工作的重要性認(rèn)識不夠

由于行政機關(guān)重政務(wù)、輕事務(wù)工作的思想意識長期存在，許多機關(guān)公務(wù)人員甚至對機關(guān)事務(wù)工作的認(rèn)識還僅僅停留在管干部職工吃喝拉撒的印象上。其實，機關(guān)事務(wù)工作旨在保障黨政機關(guān)的正常運行，是對復(fù)合性、系統(tǒng)性、平衡性要求都很高的服務(wù)管理工作。尤其是黨的十九大以來，實現(xiàn)“質(zhì)量第一、效益優(yōu)先”的工作局面，已經(jīng)成為機關(guān)事務(wù)工作體現(xiàn)其政治性、保障性，追求高質(zhì)量發(fā)展的必然選擇。對機關(guān)事務(wù)工作認(rèn)識的滯后和偏差，客觀上削弱了機關(guān)事務(wù)檔案管理的思想意識，造成了機關(guān)事務(wù)檔案長期沒有得到應(yīng)有的重視和地位。在實際工作中，機關(guān)事務(wù)檔案“以人代檔”“人走檔無”的現(xiàn)象長期普遍存在，不僅影響機關(guān)事務(wù)檔案管理的連續(xù)性和完整性，也談不上檔案分類管理、合理利用效能等問題，更不利于機關(guān)事務(wù)管理工作的經(jīng)驗積累和傳承。

2.2機關(guān)事務(wù)工作未實現(xiàn)內(nèi)部集中統(tǒng)管

按照《機關(guān)事務(wù)管理條例》的要求，機關(guān)事務(wù)工作應(yīng)實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。集中統(tǒng)一管理的原則，應(yīng)該包括機構(gòu)的統(tǒng)一、資金規(guī)劃和使用的統(tǒng)一、資產(chǎn)所有權(quán)和使用的統(tǒng)一、服務(wù)的提供和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一等。但在實際工作中，各省級單位內(nèi)部由于各種歷史沿襲、職能職責(zé)劃分不明晰等原因，將機關(guān)事務(wù)管理工作交由內(nèi)部處室和下屬單位聯(lián)合承擔(dān)，管理層級呈扁平化特點。多部門共同承擔(dān)機關(guān)事務(wù)工作的局面，容易因部門工作內(nèi)容交叉、責(zé)任主體不明而造成機關(guān)事務(wù)檔案在形成與收集、整理與歸檔、保管與利用、統(tǒng)計與移交方面無法達成共識。

2.3專業(yè)的檔案人才匱乏

主要有兩種情況：一是專業(yè)能力不足。由于很多單位從事檔案管理的工作人員不了解和熟悉機關(guān)事務(wù)工作，對歸檔材料的真實性、完整性缺乏判斷力，容易造成機關(guān)事務(wù)檔案“差、錯、漏”的現(xiàn)象。二是專業(yè)人手不足。有些機關(guān)單位將下屬的獨立法人事業(yè)單位——機關(guān)后勤中心作為機關(guān)事務(wù)統(tǒng)管部門，相應(yīng)的也將機關(guān)事務(wù)檔案交由機關(guān)后勤中心負責(zé)。由于機關(guān)后勤中心暫未完成事業(yè)單位分類改革，單位職能職責(zé)尚未經(jīng)編制管理部門重新核定，因而由機關(guān)后勤中心統(tǒng)管機關(guān)事務(wù)工作存在“名不正、管不完”的情況。加之機關(guān)后勤中心多年來因編制凍結(jié)、人員只出不進，管理人員一崗多責(zé)的情況非常普遍。不僅長期缺乏專業(yè)的檔案管理人員，連兼職的檔案工作人員也不固定，甚至有時因人手緊張還有安排編外聘用工作人員參與檔案管理的情況。專業(yè)檔案人員的匱乏極大地影響了機關(guān)事務(wù)檔案的歸集質(zhì)量和利用效率。

3改善對策分析

3.1提高機關(guān)事務(wù)檔案的管理意識

只有加強機關(guān)事務(wù)檔案管理重要性的宣傳教育，自上而下讓全體干部職工認(rèn)識到機關(guān)事務(wù)檔案對單位和個人開展工作的便利性，才能讓從事機關(guān)事務(wù)工作的人員自覺成為檔案收集員，從收集檔案這個檔案管理的起始環(huán)節(jié)開始，讓更多的人自覺、主動地參與到機關(guān)事務(wù)檔案的收集、整理工作中來，從而形成全面、可靠的具有參考和指導(dǎo)價值的機關(guān)事務(wù)檔案信息資源，為機關(guān)事務(wù)檔案管理工作奠定堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。

3.2健全機關(guān)事務(wù)檔案管理體系和制度

檔案管理是一項系統(tǒng)工程，沒有科學(xué)、規(guī)范的管理體系和制度，機關(guān)事務(wù)檔案管理工作的全面、有序開展將得不到保證。省級單位結(jié)合自身實際和發(fā)展需要，要建立相應(yīng)的管理制度，落實歸檔責(zé)任。在制度建設(shè)上應(yīng)明確機關(guān)事務(wù)檔案包括的收集內(nèi)容、載體形式、歸集流程、管理利用原則以及獎懲辦法等內(nèi)容。省級單位對內(nèi)部的機關(guān)事務(wù)檔案歸口管理部門應(yīng)進行明確，歸口管理部門不僅要接受上級機關(guān)事務(wù)管理和檔案管理單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，還要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好單位內(nèi)部從事機關(guān)事務(wù)相關(guān)工作的處室和部門，做好他們檔案管理業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)和監(jiān)督工作，從而形成上級單位、統(tǒng)管部門、立檔部門和所有參與其中的檔案收集員四級參與、齊抓共管的管理局面。

3.3推進機關(guān)事務(wù)檔案信息化建設(shè)

一是從“硬件”入手，為機關(guān)事務(wù)檔案信息化建設(shè)提供物質(zhì)保證。包括建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理的檔案場所；配備適應(yīng)機關(guān)事務(wù)檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的專業(yè)設(shè)備等。二是從“軟件”入手，為機關(guān)事務(wù)檔案工作提供支持和保障。在配備專業(yè)的檔案管理軟件的基礎(chǔ)上，還要充分利用各種機關(guān)事務(wù)信息化管理系統(tǒng)和平臺，重視業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、網(wǎng)頁信息等的收集、存儲和利用。三是通過提高信息化建設(shè)水平，拓寬機關(guān)事務(wù)檔案的服務(wù)對象和利用效率。由于機關(guān)事務(wù)工作在機關(guān)單位存在共性特征，在做好分類管理和保密措施的情況下，機關(guān)事務(wù)檔案除了對內(nèi)服務(wù)外，也可為上級和同級黨委、政府以及紀(jì)檢監(jiān)察部門的監(jiān)管工作提供服務(wù)。在集中統(tǒng)一管理的指導(dǎo)思想下，通過推進信息化建設(shè)，可整合機關(guān)事務(wù)工作檔案資源，加強對檔案信息的管理和利用，還可以推進機關(guān)事務(wù)檔案朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的方向前進。

3.4提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

省級單位不僅要注意從信息檢索、計算機應(yīng)用或者檔案管理等專業(yè)領(lǐng)域吸收人才來專門從事機關(guān)事務(wù)檔案工作，還要重視對現(xiàn)有兼職工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)的提升，定期組織他們參加檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，與時俱進、熟練掌握檔案管理的專業(yè)技能知識。有些機關(guān)事務(wù)檔案資料還涉及干部職工的個人隱私，這決定了從事相關(guān)工作的人員不僅要熟悉機關(guān)事務(wù)管理方方面面的具體工作、還要有堅持原則、嚴(yán)守秘密、愛崗敬業(yè)、勇于擔(dān)當(dāng)這些優(yōu)良、過硬的政治素質(zhì)，始終保有從事檔案管理工作的高度事業(yè)心和責(zé)任感。

作者：謝荔 周云睿 單位：四川省林業(yè)和草原局機關(guān)后勤服務(wù)中心 四川省農(nóng)業(yè)科學(xué)院生物技術(shù)核技術(shù)研究所