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一、機(jī)關(guān)辦公樓管理與維修的特點(diǎn)

機(jī)關(guān)辦公樓的管理與維修，它不同于商業(yè)寫字樓，更不同住宅物業(yè)，筆者認(rèn)為其不同的特點(diǎn)：一是政務(wù)、公務(wù)活動(dòng)頻繁。辦公樓是政務(wù)活動(dòng)場所，會(huì)議多、來訪客人多、聯(lián)系工作的人員多，安全管理及衛(wèi)生服務(wù)的任務(wù)是一般住宅物業(yè)管理所不能相比的。二是技術(shù)密集。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化程度越來越高，辦公樓內(nèi)的各種設(shè)備、設(shè)施日益先進(jìn)，不但維修難度增大，而且對(duì)管理人員、專業(yè)人員的要求也較一般其他物業(yè)管理人員要高。三是服務(wù)管理要求高。領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議服務(wù)、衛(wèi)生保潔、客房等,要按高標(biāo)準(zhǔn)要求,在供電、通訊上一刻不能間斷，一般節(jié)假日、休息日也要正常運(yùn)轉(zhuǎn)，這不僅加大了管理的難度和服務(wù)人員的工作量，而且要求不論是管理人員，還是服務(wù)人員，都要具有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和敬業(yè)奉獻(xiàn)精神及較高的職業(yè)技能。四是環(huán)境整潔。

二、機(jī)關(guān)辦公樓管理與維修的原則

大樓是一個(gè)整體,各系統(tǒng)都是為整個(gè)大樓服務(wù)的,多頭管理必然會(huì)影響大樓整體的正常運(yùn)行,易造成職責(zé)不清,使出現(xiàn)的問題和故障無法及時(shí)解決。因此,機(jī)關(guān)辦公樓應(yīng)堅(jiān)持統(tǒng)一管理、依法管理原則。管理與維修須堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事的原則、“少花錢、多辦事、辦好事、辦實(shí)事”的原則、經(jīng)濟(jì)效益、環(huán)境效益、辦公效率兼顧的原則。力求管理與維修達(dá)到科學(xué)的管理、優(yōu)美的環(huán)境、良好的服務(wù)、合理的費(fèi)用。管理與維修不僅要做好樓體內(nèi)外的維護(hù)與修繕及供電、供水、供冷、供暖等服務(wù),也需要做好空調(diào)、電梯等專項(xiàng)維修，目的在于為辦公提供最大的方便。

三、機(jī)關(guān)辦公樓管理與維修的任務(wù)

管理與維修在機(jī)關(guān)后勤工作中占有相當(dāng)重要的地位。從目前管理與維修工作情況看，主要有以下五個(gè)方面的任務(wù)，并通過這五個(gè)方面的管理服務(wù)，加強(qiáng)“綠化、美化、亮化、凈化”工作，為機(jī)關(guān)提供一個(gè)整潔、舒適、文明、安全、方便的辦公環(huán)境。方便迅捷的維修和規(guī)范服務(wù),健全的信息接收與反饋機(jī)制,會(huì)讓機(jī)關(guān)工作人員享受到高質(zhì)量的生活與工作環(huán)境,從而保持愉悅的心情更好地開展工作,提高其工作效率,也將有利于樹立機(jī)關(guān)形象。

(—)房屋的管理與維修。

辦公樓交付使用后，會(huì)因?yàn)槭艿阶匀灰蛩睾褪褂谩⒌乩怼?zāi)害生物等諸多因素的影響，樓面外觀、房間會(huì)逐漸出現(xiàn)陳舊、破損，使用價(jià)值也會(huì)逐步降低。有些辦公樓由于年久失修，部分辦公室墻皮脫落嚴(yán)重；各辦公室照明、電話、網(wǎng)絡(luò)、水、暖等線路管網(wǎng)均是按以前標(biāo)準(zhǔn)和要求設(shè)計(jì)建設(shè)的，容量小、不規(guī)范，超負(fù)荷使用多年，時(shí)常斷水、斷電，部分辦公用房因供暖設(shè)施陳舊老化，冬季不能正常供暖。為了延緩辦公樓破損過程，延長其使用壽命，就需要經(jīng)常對(duì)辦公用房進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng)和修繕，以保持辦公樓原有的使用功能，防止、減少和控制其破損，提升辦公樓使用價(jià)值并保證其功能的更好的發(fā)揮，使辦公樓管理達(dá)到保值、增值的目的，這是最常見的工作內(nèi)容之一。

(二)設(shè)施設(shè)備的管理。

即以一定的科學(xué)管理程序和制度，按照一定的技術(shù)管理要求，對(duì)各種設(shè)備的日常運(yùn)行和維修進(jìn)行有效的管理，主要包括高低供電、給排水、空調(diào)、消防、通信、衛(wèi)視、電子監(jiān)控、紅外線報(bào)警、辦公自動(dòng)化、綜合布線及電梯的管理等。

(三)清潔衛(wèi)生管理。

主要是公共部位衛(wèi)生保潔，領(lǐng)導(dǎo)辦公室、會(huì)議室、接待室、閱覽室、健身房、活動(dòng)室、招待所的清潔等服務(wù)，為機(jī)關(guān)辦公提供清潔的環(huán)境。

(四)內(nèi)部會(huì)議、來客接待的服務(wù)管理。

主要是為會(huì)議及與會(huì)者在會(huì)前、會(huì)中提供服務(wù)，包括會(huì)場布置、會(huì)場服務(wù)、花卉擺放、音響操作等。通過接待服務(wù)，展現(xiàn)機(jī)關(guān)后勤管理和服務(wù)保障人員的良好素質(zhì)和風(fēng)貌。

(五)治安保衛(wèi)及消防管理。

主要是門衛(wèi)、安全監(jiān)控及停車場的管理。這項(xiàng)工作在物業(yè)管理中占有重要的地位，管理難度大，服務(wù)性也強(qiáng)。

四、機(jī)關(guān)辦公樓管理與維修的建議

為加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)辦公樓的管理與維修，維護(hù)機(jī)關(guān)安全和良好的辦公秩序，保證機(jī)關(guān)的正常運(yùn)作，辦公樓管理與維修須做好以下幾方面工作：

(一)房屋建筑主體的管理與維修。

要致力于制度建設(shè)，強(qiáng)化規(guī)范管理。除制定辦公樓綜合管理制度外，還有制定某些重要的單項(xiàng)規(guī)定，如辦公樓維修招標(biāo)制度、辦公樓公共活動(dòng)場所管理制度、安全保衛(wèi)制度、消防安全制度、車輛停放管理制度、衛(wèi)生保潔管理制度及食堂管理制度等等，努力實(shí)現(xiàn)辦公樓管理的制度化、規(guī)范化。管理與維修部門應(yīng)辦公樓的基本情況了如指掌,對(duì)大樓的外觀樓面、樓道等要經(jīng)常進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)和管理,使建筑物保持完好、整潔和美觀。一是加強(qiáng)招標(biāo)投標(biāo)管理。機(jī)關(guān)辦公樓維修工程設(shè)計(jì)要找正規(guī)建設(shè)設(shè)計(jì)單位，在工程項(xiàng)目招投標(biāo)中，認(rèn)真貫徹執(zhí)行工程建設(shè)招投標(biāo)制度和國家《招投標(biāo)法》，按照公開、公平、公正的原則，通過招標(biāo)機(jī)構(gòu)實(shí)行公開招投標(biāo)。整個(gè)招投過程中，請(qǐng)紀(jì)檢、監(jiān)察全過程參與，將招投標(biāo)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)置于公開、透明的環(huán)境之中，確保了工程建設(shè)的順利進(jìn)行，從源頭上預(yù)防和防止腐敗發(fā)生。二是嚴(yán)格資金合同管理。堅(jiān)持“經(jīng)濟(jì)、適用、節(jié)約、環(huán)保”的原則，明確機(jī)關(guān)辦公樓維修工程的定位，防止豪華裝修。嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)、施工范圍及招標(biāo)文件所約定的工期、質(zhì)量、工藝和工程建筑合同的相關(guān)規(guī)定認(rèn)真協(xié)商簽訂機(jī)關(guān)辦公樓維修工程合同，嚴(yán)把合同管理關(guān)，明確甲乙雙方各自的權(quán)力和義務(wù)。嚴(yán)把資金支付關(guān)，嚴(yán)格按照國家規(guī)定和合同約定，根據(jù)工程進(jìn)度，定向支付，嚴(yán)禁挪用，杜絕浪費(fèi)，確保維修資金切實(shí)用在維修工程中。三是狠抓工程質(zhì)量管理。大的維修要正式委托工程質(zhì)量監(jiān)理單位，并簽訂了《工程監(jiān)理合同》。，落實(shí)監(jiān)理人員責(zé)任制及配套的技術(shù)質(zhì)量和安全檢查制度，堅(jiān)持“公開、公平、公正”的原則，對(duì)工程實(shí)行“全過程、全方位、全息化”監(jiān)理，確保維修質(zhì)量。

(二)大樓各系統(tǒng)設(shè)備設(shè)施的管理。

現(xiàn)代辦公樓設(shè)施設(shè)備自動(dòng)化程度高，技術(shù)含量也高。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)設(shè)施、設(shè)備的維修與保養(yǎng)，充分發(fā)揮辦公設(shè)施、設(shè)備的使用價(jià)值。管理與維修人員，要經(jīng)常對(duì)辦公樓及配套設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)銹蝕、堵塞、破損等問題要及時(shí)處理、排除，保證設(shè)備處于良好狀態(tài)。一是有計(jì)劃的做好預(yù)防性維修。對(duì)于大型、關(guān)鍵性的設(shè)備，如變壓器、發(fā)電機(jī)、配電柜、電梯、空調(diào)、電子監(jiān)控、衛(wèi)視通訊、消防報(bào)警等進(jìn)行常規(guī)檢查檢修和換季保養(yǎng)，不能等出了問題、出來故障才解決處理，要根據(jù)年限、使用壽命及設(shè)備性能制定計(jì)劃，分期分批進(jìn)行預(yù)防性維修。對(duì)長期維修，不能繼續(xù)使用的建筑、設(shè)施、設(shè)備，該報(bào)廢的堅(jiān)決報(bào)廢，不能因此產(chǎn)生隱患。二是及時(shí)完成日常性急修。對(duì)突發(fā)故障，要分秒必爭，立即組織人員盡快搶修，盡可能不影響使用。為預(yù)防萬一，要制定辦公樓應(yīng)急預(yù)案，維護(hù)人員須在平時(shí)準(zhǔn)備好必備的工具、材料及配件，不能因待料耽誤搶修時(shí)機(jī)。有些還要走后勤管理專業(yè)化、社會(huì)化的路子，與專業(yè)廠商協(xié)作或外包，以提高設(shè)施、設(shè)備運(yùn)行的安全系數(shù)。三是認(rèn)真進(jìn)行改善性維修。對(duì)由于設(shè)計(jì)上的缺陷或人員變動(dòng)一些設(shè)施、設(shè)備不能正常使用，甚至影響機(jī)關(guān)辦公的，要及時(shí)做好改進(jìn)性的處理。對(duì)此，筆者認(rèn)為必須本著全力以赴、滿足辦公需要的精神認(rèn)真做好。如因經(jīng)費(fèi)上的原因，應(yīng)主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)說明情況，爭取支持，使管理與維修在保障辦公樓正常運(yùn)行方面，發(fā)揮其更好的作用。

(三)保潔與綠化的管理。

管理與維修工作，直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)，要著眼機(jī)關(guān)特點(diǎn)，發(fā)揚(yáng)團(tuán)結(jié)務(wù)實(shí)作風(fēng)和敬業(yè)精神，努力為機(jī)關(guān)辦公提供滿意的服務(wù)。清掃保潔要日產(chǎn)日清，保持潔凈、衛(wèi)生。對(duì)大樓周圍花草樹木及綠化要加強(qiáng)養(yǎng)護(hù)和管理,創(chuàng)造優(yōu)美整潔的辦公環(huán)境。管理與維修部門要為辦公樓提供全方位服務(wù),使辦公環(huán)境更為適宜、便利、高效。

(四)停車場、車輛及交通管理。

隨著公務(wù)用車改革和私家車的增多，車輛停放問題已不容忽視，管理人員要單位車輛，尤其對(duì)外來人員的車輛必須進(jìn)行有效管理和疏導(dǎo)，確保停車場的車輛整齊停放、有序管理和車輛安全。

(五)治安及消防管理。

保安人員對(duì)大樓進(jìn)行全天候值勤，除門衛(wèi)固定值守外，還需進(jìn)行夜間流動(dòng)巡查。特別在辦公人員下班后，為確保辦公樓身財(cái)產(chǎn)安全，保安部門更需不斷加強(qiáng)保安工作，必須掌握大樓內(nèi)基本人員情況。電子監(jiān)控系統(tǒng)要保證24小時(shí)值班監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)情況果斷處置。做好消防器材的維護(hù)，機(jī)關(guān)辦公樓的消防問題非常重要,特別是消防通道,大都通道單一,易被堵塞。易燃的裝飾材料也會(huì)增大火災(zāi)危險(xiǎn)性，致使救災(zāi)困難。定期檢查樓內(nèi)安全設(shè)施,對(duì)監(jiān)控設(shè)施經(jīng)常進(jìn)行維修、保養(yǎng)。