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【摘要】文件管理在其整理過(guò)程中工作流程繁雜，此項(xiàng)工作還需要專(zhuān)職人員對(duì)信息進(jìn)行紙質(zhì)的登記、整理、查閱。在應(yīng)對(duì)信息量膨脹、文件種類(lèi)多樣的現(xiàn)實(shí)情境，傳統(tǒng)文件管理系統(tǒng)顯得力不從心。在智能化、信息化的背景下，利用RFID技術(shù)與文件管理系統(tǒng)的結(jié)合使文件管理自動(dòng)化、智能化變?yōu)榭赡堋?/p>

【關(guān)鍵詞】RFID技術(shù)；智能；文件管理

1RFID技術(shù)的相關(guān)介紹

RFID即無(wú)線(xiàn)射頻識(shí)別技術(shù)，它是依托移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過(guò)無(wú)線(xiàn)射頻的方式進(jìn)行非接觸式的雙向數(shù)據(jù)通信，其實(shí)質(zhì)就是通過(guò)無(wú)線(xiàn)電波不接觸實(shí)現(xiàn)信息交換和存儲(chǔ)的快速完成，被視為新時(shí)代信息技術(shù)的新一輪革命。RFID技術(shù)可以通過(guò)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象，進(jìn)而完成對(duì)其信息的登記、存儲(chǔ)和管理等工作。該項(xiàng)技術(shù)的特點(diǎn)在于無(wú)需人工的干預(yù)，可在各種環(huán)境下完成無(wú)線(xiàn)射頻識(shí)別的工作。非接觸式無(wú)線(xiàn)識(shí)別技術(shù)具有可重復(fù)使用性、壽命時(shí)間長(zhǎng)、安全性高、穿透性強(qiáng)等優(yōu)勢(shì)，是很多單位信息采集和文件管理的首選。尤其是在涉密單位對(duì)信息的管理上，無(wú)線(xiàn)射頻識(shí)別技術(shù)實(shí)現(xiàn)了對(duì)涉密文件半自動(dòng)化監(jiān)控管理。

2傳統(tǒng)文件管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析

傳統(tǒng)的文件管理工作一般由專(zhuān)業(yè)人員對(duì)信息進(jìn)行登記、管理，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力進(jìn)行繁瑣冗長(zhǎng)的文件管理。例如，在一些檔案室的數(shù)據(jù)庫(kù)管理中，由于文件本身的形式多樣化以及時(shí)間不確定性，再加上管理單位存儲(chǔ)條件的限制，可能就會(huì)出現(xiàn)諸多文件管理上的問(wèn)題。首先，文件管理問(wèn)題會(huì)出現(xiàn)的第一類(lèi)是在采集文件的物理信息上。在檔案部門(mén)對(duì)相關(guān)規(guī)則意識(shí)的單薄化，加之物理文件形成時(shí)間和規(guī)矩的不一致性，會(huì)出現(xiàn)文件歸檔遲甚至遺漏的風(fēng)險(xiǎn)。文件管理問(wèn)題的第二類(lèi)是在實(shí)物檔案管理上，實(shí)物文件管理包括對(duì)證書(shū)、獎(jiǎng)杯的管理，這種實(shí)物檔案管理形式多樣且保管地域分散，也給管理單位帶來(lái)維護(hù)不便的問(wèn)題。

3RFID的智能文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用

3.1智能文件管理的特點(diǎn)

RFID技術(shù)作為非接觸式自動(dòng)識(shí)別技術(shù)的代表，它對(duì)人工干預(yù)需求極小，可以獨(dú)立完成對(duì)人或者物品的自動(dòng)識(shí)別，在識(shí)別的過(guò)程中獲取對(duì)象的相關(guān)數(shù)據(jù)信息。相比較傳統(tǒng)的識(shí)別技術(shù)而言，RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)了對(duì)動(dòng)態(tài)物體以及多個(gè)標(biāo)簽的識(shí)別，而且該技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域廣泛，遍及運(yùn)輸行業(yè)、物流行業(yè)、跟蹤等，基本替代傳統(tǒng)的條形碼標(biāo)簽，這也是智能化文件管理進(jìn)步的一大表現(xiàn)。RFID技術(shù)的智能文件管理系統(tǒng)具備的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在：第一是安全性能高。RFID技術(shù)進(jìn)行文件管理是非接觸式的數(shù)據(jù)傳送，在傳遞內(nèi)容方面可以通過(guò)設(shè)置密碼進(jìn)行保護(hù)，使得傳遞的內(nèi)容不會(huì)出現(xiàn)盜取和篡改的風(fēng)險(xiǎn)。第二個(gè)優(yōu)勢(shì)是同時(shí)對(duì)多個(gè)標(biāo)簽進(jìn)行信息采集，較之傳統(tǒng)設(shè)備一次掃描一個(gè)標(biāo)簽的情況，RFID可以實(shí)現(xiàn)同時(shí)多個(gè)標(biāo)簽的掃描，這樣可以大大提高文件管理的工作效率。第三個(gè)優(yōu)勢(shì)是生命周期長(zhǎng)，RFID技術(shù)的防撞性好、防污染性高。它可以高效地預(yù)防使用過(guò)程中出現(xiàn)的水、油等化學(xué)性的浸污，而傳統(tǒng)的文件管理在防范污染上無(wú)法進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。第四個(gè)優(yōu)勢(shì)就是工作量大，RFID是非接觸式的識(shí)別技術(shù)，可以輕易地穿透物質(zhì)來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的交換傳遞，而且數(shù)據(jù)的承載量巨大，可以很好地解決物品資料傳送量的需求。第五個(gè)優(yōu)勢(shì)就是RFID可以重復(fù)性的使用，它在讀取識(shí)別時(shí)不受物品形狀和體積的限制。在RFID技術(shù)與文件管理系統(tǒng)的結(jié)合中，管理人員對(duì)存儲(chǔ)信息的采集、管理和跟蹤中不需要投入大量的時(shí)間和精力。在設(shè)備工作前僅需要將RFID標(biāo)簽讀取信息即可在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)待管理的信息，這樣可以縮減以往文件管理的流程，并可促使管理工作效率的提高，最終在RFID技術(shù)的支持下文件系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理。

3.2智能文件管理的系統(tǒng)

3.2.1智能文件管理的功能

首先，基于RFID技術(shù)的智能文件管理系統(tǒng)具有自動(dòng)化的存儲(chǔ)功能。在RFID標(biāo)簽與文件一對(duì)一的鏈接后，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)就可以對(duì)文件進(jìn)行登記、存儲(chǔ)信息、自動(dòng)跟蹤、快速調(diào)閱、盤(pán)點(diǎn)統(tǒng)計(jì)、防止銷(xiāo)毀等，這樣智能文件管理系統(tǒng)的功能就得以完善建立，因此，以下將對(duì)智能文件管理系統(tǒng)的功能做出一一的闡述：第一，管理人員可以在每一個(gè)需要管理的文件上粘貼RFID的標(biāo)簽，然后用設(shè)備掃描標(biāo)簽就可以獲取該文件的信息，再將標(biāo)簽和管理系統(tǒng)進(jìn)行信息的傳送綁定，計(jì)算機(jī)的管理系統(tǒng)就可以自動(dòng)地查閱獲取該文件的相關(guān)信息。這樣文件就實(shí)現(xiàn)了管理的第一步。第二，無(wú)線(xiàn)射頻識(shí)別技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)文件的自動(dòng)盤(pán)存和定位功能。需要管理的文件在具備讀寫(xiě)器天線(xiàn)之后就可以實(shí)時(shí)跟蹤，管理人員可以通過(guò)讀寫(xiě)器進(jìn)行逐一地掃描確認(rèn)，使得文件管理實(shí)時(shí)在線(xiàn)。第三個(gè)系統(tǒng)功能是智能化追蹤和安全管理。文件進(jìn)入管理單位時(shí)會(huì)經(jīng)過(guò)出入口的系統(tǒng)，該系統(tǒng)會(huì)對(duì)文件資料的進(jìn)出進(jìn)行自動(dòng)的跟蹤和報(bào)警，對(duì)于允許出入的文件該系統(tǒng)不會(huì)發(fā)出警報(bào)。一旦出現(xiàn)受限制的文件出去單位時(shí)，智能系統(tǒng)會(huì)發(fā)出警報(bào)通知，這時(shí)管理人員可以快速地做出反應(yīng)，對(duì)文件進(jìn)行通行記錄登記，以便之后的盤(pán)查和上報(bào)。第四個(gè)智能功能體現(xiàn)在流程管理和盤(pán)點(diǎn)統(tǒng)計(jì)方面。粘貼RFID標(biāo)簽的文件可以利用技術(shù)進(jìn)行嚴(yán)格的管理控制，文件的入庫(kù)登記、借閱歸還等流程在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支持下可以確保文件狀態(tài)的自動(dòng)化登記及更新。管理人員還可以通過(guò)計(jì)算機(jī)后臺(tái)的信息系統(tǒng)，實(shí)時(shí)對(duì)文件進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作。

3.2.2智能文件管理系統(tǒng)的工作原理

根據(jù)智能文件管理系統(tǒng)的功能而言，管理系統(tǒng)的工作流程是由計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)系統(tǒng)、文件信息采集管理、門(mén)禁管理系統(tǒng)等重要的硬件系統(tǒng)構(gòu)成。首先是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)鏈接著粘貼RFID標(biāo)簽的文件，只要設(shè)備掃描了標(biāo)簽即可將文件信息上傳至計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，這樣可以對(duì)需要管理的文件信息進(jìn)行遠(yuǎn)程的管理和跟蹤調(diào)控，使資料文件得到科學(xué)高效的安全管理。第二大硬件系統(tǒng)是文件管理單元，這部分是對(duì)文件進(jìn)行RFID標(biāo)簽的粘貼，文件管理單元上具備多個(gè)標(biāo)簽無(wú)線(xiàn)射識(shí)別的讀寫(xiě)器，一旦裝置啟動(dòng)后將對(duì)整個(gè)文件柜上RFID標(biāo)簽進(jìn)行掃描識(shí)別并讀取信息。最后一大硬件系統(tǒng)是門(mén)禁管理系統(tǒng)，這是對(duì)文件安全管理的保障。門(mén)禁系統(tǒng)中具有RFID監(jiān)控的模塊安置，這個(gè)模塊囊括了RFID讀寫(xiě)器、RFID天線(xiàn)以及報(bào)警器，這樣一來(lái)可以保證私自帶出的文件在門(mén)禁系統(tǒng)經(jīng)過(guò)時(shí)發(fā)出警報(bào)，管理人員可以及時(shí)做出反應(yīng)和事故的處理。除了智能文件管理系統(tǒng)的硬件系統(tǒng)之外，軟件系統(tǒng)也是確保智能化文件管理運(yùn)作的核心。其中的軟件管理系統(tǒng)包含著應(yīng)用管理軟件，它可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文件數(shù)據(jù)信息的調(diào)閱、盤(pán)點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)工作。故此，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)給智能文件的管理工作帶了改革的廣闊前景，它實(shí)現(xiàn)了人與文件之間的智能“對(duì)話(huà)”，以先進(jìn)的智能技術(shù)改變了文件信息采集、整理、存儲(chǔ)、調(diào)閱等全過(guò)程。將RFID技術(shù)引入文件管理工作中是實(shí)現(xiàn)文件管理智能化的關(guān)鍵，也是文件管理手段升級(jí)的創(chuàng)新表現(xiàn)。從日常的資料管理工作來(lái)看，人力投入的成本高、效率低錯(cuò)誤率高的問(wèn)題可以在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的升級(jí)中得以解決。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)給文件管理帶來(lái)便利的同時(shí)也存在諸多風(fēng)險(xiǎn)，例如在互聯(lián)網(wǎng)共享公開(kāi)的當(dāng)代，文件管理過(guò)程可能會(huì)出現(xiàn)泄密的風(fēng)險(xiǎn)，這也將成為以后智能文件管理系統(tǒng)研究的重要話(huà)題。

4結(jié)語(yǔ)

無(wú)線(xiàn)射頻識(shí)別技術(shù)是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的延伸和發(fā)展，它在社會(huì)各行業(yè)領(lǐng)域都被推廣使用，特別是在文件資料管理領(lǐng)域受到追捧。本文通過(guò)對(duì)RFID優(yōu)勢(shì)和原理分析的基礎(chǔ)上，對(duì)RFID與文件管理系統(tǒng)的結(jié)合應(yīng)用進(jìn)行闡述。隨著相關(guān)技術(shù)的成熟發(fā)展，以及系統(tǒng)應(yīng)用的改善，RFID智能文件管理系統(tǒng)一定能有更廣闊的發(fā)展前景。

參考文獻(xiàn)

[1]周曉光，王曉華，等．射頻識(shí)別（RFID）技術(shù)原理與應(yīng)用實(shí)例[M]．北京：人民郵電出版社，2006：15.

[2]崔霄翔.論基于RFID的智能文件管理系統(tǒng)[J].科教文匯（下旬刊），2014（10）：127-128.

作者:梁懿 詹育才 單位:福建億榕信息技術(shù)有限公司