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［摘要］檔案是我們進行各種社會活動的基礎(chǔ)，對任何一個單位、組織都有著重要的作用。新時代電子信息化的發(fā)揮，給我們傳統(tǒng)的檔案管理提出來新的要求，需要我們不斷對檔案管理工作進行完善，以適應(yīng)時代的發(fā)展。檔案管理分為實體檔案和電子檔案兩種類型，對檔案的管理是為了給用戶的工作、學(xué)習(xí)和生活奠定基礎(chǔ)。隨著社會的不斷發(fā)展，人們更傾向于電子檔案的使用，這就造成了對檔案管理工作變得越來越復(fù)雜，所以提高檔案管理水平已經(jīng)成為現(xiàn)階段我們不得不考慮的問題。
［關(guān)鍵詞］電子檔案;辦公室檔案;管理;科學(xué)化水平
辦公室的檔案管理工作能否順利進行，其對于單位的日常發(fā)展以及人資管理工作也都有著非常重要的意義。隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，其市場競爭力度也在不斷地擴大，這就導(dǎo)致了企業(yè)單位要想獲得良好的發(fā)展，就必須進一步提升自身的核心競爭能力，而進一步加強辦公室檔案的科學(xué)管理工作則是提高單位自身管理水平的一個重要途徑，并對單位的發(fā)展有著至關(guān)重要的影響意義。
2辦公室檔案管理特點與現(xiàn)階段存在的問題
(1)辦公室檔案管理的特點。檔案管理工作的對象是相關(guān)資料的收集、保存。同時也是管理工作的重點內(nèi)容。檔案是對事件、過程、人物的真實記錄，具有歷史意義與紀念價值，能夠為后期工作開展提供應(yīng)用與借鑒。因此在規(guī)范化管理工作過程中，管理工作重點應(yīng)該是檔案本身及與之相關(guān)資料收集保存。如文件、書報等。管理工作需要分類進行，便于利用時能夠高效便捷。(2)種類較為冗雜。辦公室檔案的種類比較多，整理工作任務(wù)量大。檔案內(nèi)容涉及了多個方面，如合同、文件、協(xié)議等。也會有錄音、視頻等電子檔案。需要管理者結(jié)合到公司實際情況的需要，分門別類，便于后期應(yīng)用時能夠及時準確查找。(3)雖說電子檔案近年來已經(jīng)慢慢被人們所使用，但在我國現(xiàn)階段較為常用的還是紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案在管理的過程中，容易發(fā)生丟失、損壞、燒毀或者受潮變質(zhì)的問題，這些都會給單位和個人造成不可挽回的損失，一旦檔案丟失破損就會造成國家各項工作無法正常地進行和開展。另外就是現(xiàn)階段很多檔案管理人員對檔案管理的方法比較傳統(tǒng)，僅僅只是做到了保存，而不是管理，這就會造成很多檔案變成了死檔案、死資源，無法為人們所用。所以說必須提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平，讓每一個檔案都變成活的資源。檔案無論是對個人的前途命運還是國家的社會文化、經(jīng)濟和政治建設(shè)來說，都有著非常重要的作用，因此我們必須保證辦公室檔案管理工作的正常進行。提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平是保證檔案管理工作的正常進行的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要措施。
3加強檔案管理工作的主要做法
(1)對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行改革。①樹立正確、科學(xué)的檔案管理理念。傳統(tǒng)的檔案管理觀念較為落后，已經(jīng)不符合現(xiàn)代檔案管理的需求，對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行改革已經(jīng)成為現(xiàn)階段我們的首要任務(wù)，我們必須要提高我們的檔案管理水平，樹立正確、科學(xué)的管理理念，提高檔案管理科學(xué)化水平。②完善設(shè)施，為辦公室提供資金投入。辦公室檔案管理水平的提高也對辦公室的硬件和軟件設(shè)備提出來更高的要求，我單位已加大資金投入，根據(jù)檔案管理的需要，建立了符合標準的實物檔案陳列室、檢索室以及獨立的檔案資料室，我們還對庫房配置了防磁柜、空調(diào)、溫濕度計、滅火器以及檔案柜等基礎(chǔ)防護設(shè)施，對檢索室配置了專用電腦和打印機等，我單位現(xiàn)階段的硬件措施完全符合標準檔案室的需求。(2)將電子化檔案與紙質(zhì)檔案實行結(jié)合。目前我國較為常用的還是紙質(zhì)檔案，但是隨著信息化的發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用也越來越多，電子檔案使用的增多就給檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。我單位現(xiàn)階段實行的是將電子檔案與紙質(zhì)檔案進行結(jié)合的管理方式，這樣有利于提升檔案閱讀、共享的效率。但是由于網(wǎng)絡(luò)安全等因素，我們還需要加強對電子檔案的安全管理。首先在對電子檔案進行管理的時候我們要注意對其數(shù)據(jù)進行保存和備份，避免因網(wǎng)絡(luò)問題出現(xiàn)檔案的丟失和缺損現(xiàn)象。其次我們要定期對電腦進行病毒查殺和垃圾清理，防止因木馬侵入和垃圾文件過多而引起文件中毒和丟失的現(xiàn)象。(3)檔案管理科學(xué)化。檔案管理人員是檔案管理的主體，其個人綜合素質(zhì)對檔案管理也有很大的影響，隨著檔案管理數(shù)量的增多和管理要求的增加，對檔案管理人員提出更高的要求，所以我們必須要加強對其的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。在加強管理人員綜合素質(zhì)的時候一是我們要加強管理人員的專業(yè)理論知識，我單位管理人員積極參加了業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，努力地提高自身的專業(yè)知識理論，這一點是非常值得肯定的;二是我們要注重對管理人員職業(yè)道德和素養(yǎng)的培養(yǎng)，一個管理人員對專業(yè)技術(shù)的掌握再到位，沒有責(zé)任心和創(chuàng)造能力，那他的管理工作也是無法做好的。只有擁有責(zé)任感，并能在工作中不斷進行總結(jié)創(chuàng)新的人，才能更好地為國家和社會服務(wù)。(4)依法對檔案進行管理。檔案管理工作很是復(fù)雜，其對單位和個人也有著重要的作用，所以我們必須要有專門的管理人員和管理機構(gòu)去負責(zé)檔案管理。在我們對辦公室檔案管理水平進行提高的時候也要對檔案管理的制度進行健全。我單位已將檔案管理工作納入了中心年度工作計劃，并成立了專門的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。加強了對檔案的管理，健全了檔案的制度，組織單位管理人員進行了《檔案法》《湖北省檔案管理條例》等檔案法的學(xué)習(xí)，制定了檔案保管、保密、利用、統(tǒng)計、移交和檔案人員崗位責(zé)任制、檔案安全保管突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案，完善了對檔案分類、歸檔和保管的制度。(5)建立完善的檔案管理制度。對于企業(yè)的而言，辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)要協(xié)助檔案管理人員建立健全檔案管理制度，促進辦公室檔案管理工作向著統(tǒng)一化與規(guī)范化方向發(fā)展，最終實現(xiàn)科學(xué)化管理。在具體操作方法上可以依據(jù)不同標準對檔案進行分類，對文件進行編號，便于使用時能夠快速查找。對于某些重要信息，需要對其單獨存放，并且需要做好保密與防范措施。為確保檔案管理工作有效，要從制度上明確管理工作人員的權(quán)利與責(zé)任，以制度對其行為進行規(guī)范。檔案管理工作在人員配備上至少是兩名工作人員，便于在工作過程中相互監(jiān)督，從而確保管理工作能夠正常開展。(6)增強檔案管理工作意識。作為檔案管理工作人員，必須具備檔案管理工作的基本知識，了解相關(guān)法律法規(guī)對檔案管理工作的具體要求，明確檔案管理工作的職責(zé)與權(quán)限，但是對于企業(yè)而言，對經(jīng)濟利益的追求是第一位的。管理者對于企業(yè)檔案管理工作沒有投入過多的關(guān)注。因此在相關(guān)資源方面也缺乏必要的投入。而在新的時代環(huán)境下，作為管理工作者而言，要改變對檔案管理工作傳統(tǒng)的認識，積極主動地改善現(xiàn)有檔案管理工作中的不足。在日常工作中要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。以此來改變檔案管理工作的獨立局面。同時也可以獲取領(lǐng)導(dǎo)的指示，避免工作開展的隨意性與盲目性，提升檔案管理工作的效率。增強檔案管理工作人員意識可以從多個方面入手，常見如培訓(xùn)學(xué)習(xí)，培訓(xùn)學(xué)習(xí)的方式是靈活多樣的，重點在于培訓(xùn)工作結(jié)束后，受訓(xùn)人員是否有明顯收獲，培訓(xùn)結(jié)果某些部分是顯性的，而某些部分則是隱性的。為了確保培訓(xùn)效果，可以將培訓(xùn)工作與管理制度結(jié)合到一起。增強工作人員意識也可以從制度上進行規(guī)范，以外在力量進行引導(dǎo)與約束，通過對其行為的不斷強化，形成一種意識。除此之外，也可以開展各種形式的宣傳工作。
4結(jié)論
隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，宜昌市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心的檔案管理水平也得到了進一步提升。現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展為我們提供了電子檔案管理這一路徑，我們需要加強我們的辦公室檔案管理水平，以方便我們對應(yīng)日益增多的電子檔案進行管理，這也是社會發(fā)展與進步的必經(jīng)之路。
參考文獻:
1.張莉莉.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇［J］．黑江史志，2014，9(17):23.
作者:李莉 單位:宜昌市職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心