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摘要：重大建設項目管理過程中會形成項目檔案，是項目建設中的重要無形資產(chǎn)，能夠為建設項目投入使用后的管理、維護、合同糾紛、改建與擴建等提供準確的參考依據(jù)。重大建設項目檔案覆蓋面廣、形成時間長、涉及內容多，且科技含量較高，具備技術化、專業(yè)化等特征，極大程度上增加了檔案管理工作的難度，這也就對檔案管理人員提出了更高要求，要求其擁有專業(yè)技能、良好知識素養(yǎng)，將檔案管理工作貫徹在重大建設項目建設過程中，充分發(fā)揮檔案管理人員監(jiān)督、檢查等作用，從而保障重大建設項目檔案管理工作的質量與效率。

關鍵詞：檔案管理；重大建設項目；工作人員；重要作用

近年來，我國城市化建設步伐不斷加快，重大建設項目逐漸增多，直接突出了檔案管理工作的重要性，完整、真實、準確的檔案可有效反映工程建設情況，因此，必須加大對檔案管理工作的重視程度，相關檔案管理人員應積極承擔自身職責，堅持“嚴謹規(guī)范”、“高效科學”的檔案管理原則，利用現(xiàn)代化管理技術，提升檔案管理的有效性。但受到多種內外部因素的影響，當前重大建設項目檔案管理工作中仍存在多種問題，基于此，本研究重點從做好項目前期工作探究做好檔案管理工作的途徑。

一、重大建設項目檔案工作概述

重大建設項目涉及領域廣，利益主體多，為科學防范重大建設項目過程的質量等問題，必須加大對項目檔案管理工作的重視程度，重大建設項目檔案主要為真實、準確記錄項目建設過程的管理活動，是進行項目施工、竣工驗收、監(jiān)督、審計工作的參考依據(jù)。重大項目檔案管理始終貫徹在項目建設過程中，其具備多個特征：（1）中大建設項目施工周期長、投資量大、涉及利益主體多[1]，在施工過程中會產(chǎn)生大量文件材料，也會相應增長檔案的歸檔周期，同時檔案文件資料的收集難度較大，其內外部門之間的協(xié)作較為復雜、形成環(huán)節(jié)較多，整個檔案管理工作任務量大，如果沒有高素質檔案管理人員支持，很有可能出現(xiàn)檔案文件整理不規(guī)范等多種問題；（2）重大建設項目檔案管理工作是工程施工過程的主要組成模塊，其目的在于記錄項目建設施工過程、結果[2]，其能夠用于解決項目糾紛、管理項目事宜、維護項目工程，特別是竣工后的維護、改造過程，檔案都發(fā)揮著不可替代的作用；（3）重大建設項目檔案管理工作覆蓋在工程立項、設計、管理等多個環(huán)節(jié)，其記錄形式包括視頻、圖表、聲像等，可有效為重大項目的施工、運行提供參考依據(jù)，能夠科學指導工作，從而降低工程整體投入、避免浪費[3]，具備良好的經(jīng)濟效益、社會效益。同時，項目檔案還直接記錄著施工環(huán)節(jié)，反映出工程資產(chǎn)變化情況，因此良好的項目檔案有利于保護好項目權益；（4）重大建設項目檔案的驗收環(huán)節(jié)是項目竣工后的重要環(huán)節(jié)，如果項目檔案工作驗收不合格，將會直接影響項目驗收環(huán)節(jié)的進行，在這個過程中，檔案人員的素質顯得尤為重要。

二、重大建設項目中發(fā)揮檔案管理人員重要作用的有效對策

重大建設項目中檔案管理工作占據(jù)著重要地位，為提升檔案管理工作的質量與效率，必須培養(yǎng)高素質、復合型檔案管理工作人員，堅持規(guī)范、科學的工作理念，合理運用檔案管理信息化技術，避免檔案管理工作常見問題。

（一）積極主動，做好項目前期工作

重大建設項目領導人員應根據(jù)項目建設需求，在項目前期建立健全檔案管理機構，聘請專業(yè)的檔案管理人員，其機構分為專門檔案室、檔案管理領導小組、檔案管理三級網(wǎng)絡機構，具體如表1所示： 同時，檔案管理人員也應積極主動地承擔自身責任，樹立項目大局意識，突出集體利益的重要性，在申報重大建設項目前就主動開展檔案管理工作，積極跟進項目方案設計情況、不同工作的審批結果，結合重大建設項目的內容，推測可能出現(xiàn)的檔案材料，與相關負責人進行溝通交流，根據(jù)施工方案、施工計劃科學指導檔案管理工作，防止資料收集不完整等問題。在實際檔案管理過程中，首先，檔案管理工作人員應堅持《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的基本要求，結合項目情況，分析形成檔案材料的條件、參建單位業(yè)務狀況，科學明確業(yè)主單位、設計單位、監(jiān)理單位、勘察單位等不同主體的檔案職責[5]，規(guī)范項目文件材料的整理范圍，工作人員應將檔案管理分為資料整理、分析、驗收等環(huán)節(jié)，確定文件資料歸檔范圍，根據(jù)項目需求確定檔案的保管期限，引入分階段、分期的檔案收集方式，堅持關鍵項目階段、重點環(huán)節(jié)檢查、監(jiān)督相協(xié)調的原則，建立健全重要文件資料的流向網(wǎng)絡，動態(tài)跟蹤文件檔案的變化情況，即使項目施工人員、負責人員、技術人員改變，也能夠保障檔案的完整性、真實性。檔案管理人員應充分發(fā)揮自身主觀能動性，了解檔案形成流向，找準檔案產(chǎn)生規(guī)律，簡化項目檔案收集環(huán)節(jié)。同時，項目負責人員與檔案管理人員應不斷完善項目檔案的相關管理規(guī)章制度，將檔案管理工作覆蓋在每一項目建設環(huán)節(jié)，促使統(tǒng)一領導、制度格局的形成，為項目檔案管理工作奠定堅實基礎。加強不同部門之間的團結協(xié)作，充分發(fā)揮部門本身行政職能功能，引入合同制管理方式，提升檔案管理的有效性。

（二）明確和強化責任，實現(xiàn)全程跟蹤

在重大建設項目中檔案管理工作人員應強化責任意識，掌握檔案管理主動權，充分發(fā)揮自身承上啟下的作用。首先，檔案管理人員也應不斷拓寬自身知識面，主動地學習相關檔案管理工作知識與理念，了解重大建設項目相關的技術、設計、管理知識，掌握與檔案產(chǎn)生有關的規(guī)律，防止在收集檔案資料的過程中出現(xiàn)人為失誤，多利用自身豐富的經(jīng)驗，堅持規(guī)范、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，積極適應網(wǎng)絡時代的發(fā)展要求，利用現(xiàn)代化科學技術提升檔案管理工作的效率，實現(xiàn)真正意義上的全程跟蹤；其次，檔案管理人員應實時了解項目施工進度，加大對隱蔽工程的重視程度，如土建施工過程的水泥標號、地基深度等，檔案管理人員都應將申請文件、批復文件等收集起來，避免日后爭議時無參考依據(jù)。

（三）實現(xiàn)管理水平的提升，注重開發(fā)利用重點項目檔案

重大建設項目檔案管理部門應堅持現(xiàn)代化管理模式，合理協(xié)調好工程事前介入、施工控制、審核、驗收等環(huán)節(jié)之間的管理，提升檔案管理工作人員本身管理水平。進行項目檔案分類等工作時，可按照組織體系結構，遵循成套性的管理規(guī)律，根據(jù)檔案管理的統(tǒng)一標準，收集、形成完整的檔案材料，全面還原項目建設情況，特別關注工程中重點項目檔案，提升檔案管理的質量與效率。

三、結束語：

綜上所述，隨著我國重大建設項目數(shù)量的不斷增多，對項目檔案管理工作提出了更高、更多層次的要求，檔案管理人員必須清楚意識到自身的責任，其應不斷更新自身檔案管理理念，提高對于檔案管理工作的認識，充分發(fā)揮自身在重大建設項目檔案管理中的檢查、指導作用，通過引進現(xiàn)代化科學技術，科學提升檔案管理工作的效率與質量，確保重大建設項目檔案的真實性、完整性、準確性，從而為工程竣工后的相關事宜提供專業(yè)參考依據(jù)。

參考文獻：

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作者:李杜鋒 單位:福建省清流縣重大項目前期辦公室