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摘要：檔案信息化是檔案管理現代化的重要途徑和目標，具有很多優勢，對現階段檔案管理能力的提高具有重要意義。該論文主要分析檔案信息化建設和檔案管理的相關問題，對目前檔案信息化和檔案管理存在的問題進行分析，提出應對策略，供參考。

關鍵詞：檔案信息化；檔案管理；思考

近幾年數字信息技術不斷發展和進步，檔案信息化建設也成為未來發展的必然趨勢。檔案信息化建設的主要目的是實現檔案管理的現代化，推進檔案信息資源共享，更好地開發利用檔案信息資源，充分發揮檔案信息的作用和價值，為經濟社會發展服務。

1檔案信息化建設概述

檔案信息化是指采用信息技術方法配置檔案管理基礎設施，構建檔案信息數據庫，利用網絡平臺作為基礎和支持，對檔案信息資料進行處理、存儲、管理和利用。經濟社會正在加快發展，信息化發展速度也在不斷提高，信息資源也成為目前主要的戰略資源。檔案屬于原生信息資源，發揮的作用也越來越重要。檔案信息化的主要作用就是全面應用網絡信息技術，對檔案信息資源進行處理、存儲和管理，為經濟社會發展提供有力的基礎條件和服務。一般來說，檔案信息化分為檔案信息數字化、檔案信息網絡化和檔案信息一體化三個方面，有機融合接收信息、傳遞信息、存儲信息和使用信息［1］。檔案信息化建設主要分為兩個方面：一方面是檔案本身內容信息化，另一方面是對相關檔案進行整合。比如，城市建設檔案信息化建設的主要目標是在新型技術不斷發展的背景下，將城市建設檔案和社會系統進行結合，不僅可以在社會中推廣，還可以和其他社會信息進行融合，在社會系統中進行充分利用，進而提高社會服務能力和水平，促進二者共同發展和進步。

2檔案信息化建設和檔案管理發展現狀

2.1缺乏對檔案信息化建設的認識。現階段檔案信息化建設的管理模式發生了巨大改變，檔案服務也隨之發生變革。但是很多檔案管理人員缺少對檔案信息化建設的認識，對檔案管理也缺乏足夠的重視。檔案信息化建設的重要性主要有三個方面：一是實現檔案管理現代化，有效提高相關業務部門的工作效率。二是提高檔案查找的便捷性和時效性，提升檔案管理效率，為社會大眾提供更好的服務。三是提高檔案資源的共享性，進而提高組織和社會效率。但目前，很多工作人員并沒有清楚地認識到這些優點和特性，這也導致檔案管理工作在推進時受到一定的限制，有的在逐漸下降，進而對檔案管理工作效率產生不利影響［2］。

2.2沒有正確利用信息資源。檔案信息化建設的一個重要不足是未能充分利用檔案信息資源。傳統的檔案管理理念認為檔案管理只是對檔案進行長期保管，為后續的查找和利用提供方便。但是現代檔案管理模式和過去比起來有很大的差異，現代管理理念認為檔案管理可以實現資源共享，關注的方向也在向資源利用方面發展，有效利用檔案資源的同時也可以提供更多的方便，促進社會發展。但是管理人員缺少對這一觀念的正確認識，重點關注對象還是檔案保存，檔案資源利用率的提升停滯不前，降低了檔案管理效率，也導致了檔案管理水平的相對下降。

2.3相關部門信息化水平不夠高。由于不同地區經濟發展存在差異，檔案管理信息化建設也各不相同，同時檔案管理人員的水平也不盡相同，導致管理部門信息化水平也各有差異，這些都會對檔案管理工作的水平和效果產生影響。雖然有一部分管理部門已經開始利用計算機進行檔案管理，信息化水平也較高，但是仍然有很大一部分管理部門采取的是單機操作，網絡技術并沒有得到充分利用，信息化建設和檔案管理效率也受到不同程度的影響，檔案管理水平和能力也有所欠缺，檔案資源也缺乏有效利用［3］。

2.4遠程利用存在缺陷。檔案信息遠程利用是目前檔案管理工作的重要環節之一，也是檔案信息化建設的重要節點。但目前還有一些不足，檔案的保密管理和信息公開都存在一定的難度。一是檔案公開比較遲緩。檔案信息資源具有覆蓋面廣、完整性強、具有一定涉密性等特點，因此，檔案公布和公開是檔案遠程利用的一個重要條件。但在具體工作中，檔案信息公開還沒有得到全面落實，遠程查看也有較多限制。二是檔案信息遠程利用效率較低，檔案信息大部分都是以目錄或是文本的形式進行儲存和保管，但是很多信息格式不規范、不兼容，利用不便。三是還未建立完善的遠程利用機制。現階段，經濟社會發展和城市建設體系還不完善，對檔案信息進行遠程利用的理想目標還有很長一段時間才能實現，檔案信息遠程利用和檔案信息化建設存在脫節現象［4］。

3提高檔案信息化建設和檔案管理水平的有效對策

3.1進一步增強信息化意識。檔案信息化其實就是觀念信息化。檔案信息化建設最主要的力量就是檔案管理人員的工作意識和積極性，管理人員的工作主動性和信息化建設水平具有緊密聯系。因此，管理人員應建立正確的檔案信息化意識，充分認識檔案信息化建設的重要意義，提高自身工作責任感和使命感，充分重視檔案信息化建設工作，努力做好有關工作。所以，在推進檔案信息化時，檔案信息化意識的能動作用發揮著作用和價值，也是目前檔案信息化建設的重要動力［5］。

3.2提高信息化管理水平。建立數字檔案，對檔案進行數字化管理，是推進檔案信息化的重要基礎。應加大軟硬件設施設備的投入，建設主要基于獨立服務器的網絡數據庫系統，大力推進存量檔案數字化和增量檔案電子化，建立一定規模的數字檔案資源，對檔案進行數字化管理，提高檔案管理服務的水平和能力，為實現檔案信息化奠定堅實的物質基礎。應提高信息化管理能力和水平，根據檔案管理法律法規，建立完善的管理制度，依法管理檔案；轉變管理模式，將傳統的管理方法向現代化管理方法進行轉變，實現提高信息化管理水平的目標［6］。

3.3建立有效的遠程查閱體系。3.3.1開展遠程查檔服務。建立檔案網站，充分發揮檔案網站的作用和特點，上傳可以公開的檔案資料，實現遠程查檔用檔，推進檔案信息資源共享。3.3.2提高檔案信息遠程服務能力。明確檔案信息公開級別、標準和程序，規范檔案信息公開格式，提高網站信息的標準化和規范化水平。檔案管理部門對本地資源進行整合時，主要通過特定的鏈接，不斷擴充檔案信息資源。3.3.3以做好線下服務為補充。如果檔案信息不能公開在網絡中，此時需要結合相關程序確認檔案利用者的身份信息，一對一地進行遠程查檔咨詢服務。3.3.4出具異地檔案證明。遵循試點運行、不斷深入和穩定推動的原則，采用簽訂協議等方式，同相關檔案館進行更進一步的合作，促進合作的順利開展。不斷嘗試和改進異地檔案證明的手段和方法，利用數據技術、備份等功能，促進檔案證明向傳真形式和網絡打印方向發展，節省檔案利用者時間，提高檔案信息遠程利用的效率［7］。

3.4提高信息化服務水平。隨著檔案信息化水平的不斷提高，檔案管理工作也要遵循良好的服務理念，確保信息化管理控制機制能滿足實際需要，實現信息化發展目標，特別是建立更加完善的服務體系，充分發揮數字檔案的作用和價值，促進檔案信息化建設工作的進一步發展。在網絡信息技術不斷發展的新時代背景下，我們應高度重視并大力推進檔案信息化，及時發現檔案信息化建設中存在的問題和不足，牢固樹立檔案信息化管理理念，轉變傳統的檔案管理模式，加強檔案信息化管理基礎設施設備建設，理順檔案信息化管理體制機制，大力推進檔案數據庫系統建設、檔案數字化、檔案遠程利用和檔案信息資源共享，提高檔案信息化管理的能力和水平。

作者:薛立杰 單位:吉林省洮南市檔案館