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(一)存貨類別
根據當前氣象部門內部編制的不同,存貨類別分為兩大類:第一類,事業單位存貨管理。主要是計劃性的器材管理,包括氣壓、濕度、溫度、風向和降水等常規的測量、觀測器材和備件,人工影響天氣作業裝備器材,天氣雷達備用器材、通信傳輸器材等存貨管理,既包括計劃性的也包括非計劃性的器材管理。第二類,氣象部門所屬企業存貨管理。如關于防雷工程器材的存貨及其管理均設在企業性質的防雷工程公司管理中。
(二)管理現狀
根據氣象工作需要及其存貨的實際,管理現狀有三種:第一,器材各個環節的計劃及其相關手續管理。是指器材的年度運用計劃、采購預算、器材清單、驗收合格手續與供應計劃等,強調的是器材管理的計劃性。如“編制器材供應計劃、購銷合同”,及“對器材的收、發、存等信息進行綜合處理”等。第二,器材供應性管理。是指實際器材的存管和交付使用環節的管理。作為管理職責部門的人員,按照氣象工作要求把特定器材交付特定部門或人員使用的情況,主要是指分配、供應與出貨環節。第三,器材的安全效能管理。主要包括器材的外形、功能、使用期限和其他的功能完善性保管。
二、氣象部門存貨管理存在的問題
由于氣象系統體制內實際存在著行政管理、事業單位和所屬企業不同類別的單位,在實際的工作中存在著標準不一和條件不一的現象。
(一)計劃供應的問題
在工作實踐中計劃供應的問題有三種:一是不同單位之間的計劃沖突問題。典型地表現為計劃供應的重復、疏漏與職責分工模糊等,致使氣象部門存貨管理出現浪費、不足與出現問題后的追責難現象。二是產品型號與質量不一問題。雖然同是氣象器材的生產、供應和管理,但由于不同廠家的技術不同,不同地區的氣象條件不同,以及其他方面的因素,導致產品型號總會有出入,既有細節的微觀差別,也有外在形狀的區別,致使使用中產生不同的效能。三是計劃供應監控失范問題。在市場經濟發揮作用的背景下,氣象部門所屬企業的經營和事業單位的經營存在著沖突現象,尤其是當前氣象的事業部門在某種意義上也發揮著管理的作用,極容易導致市場作用失范的問題。
(二)庫存管理的問題
在實際的庫存管理中,盡管也在積極地采用現代倉管制度與方法,但由于相關人員不是專業的、制度缺少專業針對性,導致常出現三類庫管問題:一是,出庫入庫流程不規范。在實際的操作中,往往都是一人或多人管理,容易出現諸如入庫器材錄入疏漏、重復錄入、記錄不規范等,出庫責任人員混亂不清,致使器材的來向和去向均存在模糊甚至無法說清的現象。二是,入庫后管理不到位。即從入庫到出庫的中間環節中,往往是把相關器材按照基本的要求擺放,沒有及時進行除塵、防潮與防止粉碎性的安全處理,致使器材隨時存在著毀損的可能性。三是,未按規定進行定期盤點。這是庫存管理失范的最典型現象,也是導致賬目混亂不清的根本原因之一。尤其是很多器材過了保質期,這是造成器材損失的主要成因之一。
(三)財務管理的問題
按照國家氣象局《氣象技術裝備管理辦法》的要求,對氣象技術裝備實施“核定指標、計價供應、節約有獎、超支不補”的管理辦法。但由于相關單位的性質不一樣,實際執行的制度也不一樣,出現財務管理問題是不可避免的。其典型問題是賬實不符,表現在三個方面:一是預算和實際支出不符。一方面氣象裝備通過項目預算下達,一般情況下每年底項目須執行完畢,另一方面實際支出與預算有差異,往往實際器材支出會超過預算或低于預算,導致財務無法形成庫存結余的問題。二是庫存結余不符。既有庫存管理與財務未定期核對的原因,也有未按規定的計價方法確定進出貨單價的原因。三是實際出入庫器材與實際支出不符。主要存在著財務不規范或違規操作的問題,這是最終的表現之一。
三、氣象部門存貨管理流程設計
科學的存貨管理流程,是確保管理與服務質量的前提之一,需要相關主管行政部門牽頭,設計對事業單位與所屬企業標準統一的流程,確保存貨管理的精細化實施。
(一)部門對應管理
這里的部門主要是指氣象部門的內部的管理部門,如器材管理單位內部的科室、氣象部門所屬企業內部的不同部門等,在實際的流程設計中,重點強調兩個方面:一是存貨管理環節部門對應。從預算、采購、入庫、保管、出庫到賬務核對,每個環節都有對應的職責部門負責。如預算、賬務有財務部門對應負責,入庫、保管與出庫有倉庫保管部門負責等。在這種流程中,每個部門及其職責人員,都負有切實的責任把自己職責范圍內的工作做好,確保在部門積極參與、職責細化與過程嚴謹的基礎上,避免上述問題的出現,以提高對問題排查和及時整改的質量。二是存貨管理監管部門對應。相對氣象部門內部的存貨管理部門,如器材管理單位內部監管部門、財務部門、業務主管部門、內部審計部門與其他業務部門等,都需要從部門職責出發堅持對存貨管理實際執行者的監管,讓他們不僅要干好本職工作,也可以通過他們的盡職盡責把其他的相關部門調動和監督起來。部門對應管理的實現,強化的是氣象部門內部的宏觀管理和部門之間職責發揮及其配合的統籌,實現存貨管理、部門管理和業務開展的高質量的一致性。
(二)崗位對應管理
這是指責任到崗到人的管理。相對部門對應而言,崗位對應管理是執行環節與細節的管理,是確保存貨管理安全與保障工作的實際實施。在實際的工作中,不僅是產生各種問題的關鍵一環,也是真正整改和杜絕問題的一個環節。在實際的實施中,需要從三個方面對應:一是專人專任。對涉及到存貨管理的各個環節,都有專門的專業人員負責,一方面確保各種器材保管和供應的專業性,將各種器材按照科學的保質期和質量供應;另一方面確保職責的明確化,任何環節、任何器材出現了問題,都可以找到具體承擔責任的人,以此提高工作者的責任意識和大局意識。二是強化排查。根據日常的管理常規,由專人負責日常的器材排查工作,如擺放秩序、消防措施、防濕防潮措施與器材的安全措施等,既做到防患于未然,也要做到及時發現減少損失。三是落實記錄。包括采購記錄、器材種類記錄、入庫驗收人員的簽字記錄、入庫接收人員的簽字記錄、出庫發放人員的簽字記錄、出庫領取人員的簽字記錄、排查人員的記錄與問題整改記錄等,為工作開展積累寶貴資料。
作者:張中 單位:湖南省氣象局