在城鄉建設與管理工作中，為了處理各種事務、溝通各種關系、上傳下達政策信息，文書往來是最普遍的一種形式，文書檔案的歸集、整理、查閱是城鄉建設與管理過程中不可缺少的一部分。辦公室對各類文件的收集和歸檔是否明晰高效，很大程度上影響到保障城鄉建設時效性和管理水平

一、文書檔案管理基本特點

辦公室文書檔案管理區別于一般城鄉建設管理活動，包含多方面特點，主要表現在三個方面：第一，時效性較強，以資料的及時收集與保存為重點。辦公室文書檔案涵蓋的內容繁雜，如關鍵性的政策性文件、辦公物品信息、各類會議等活動過程記錄記載、重要人事財務決定事項、事件發生經過及處理結果等均需要及時高效地給予收集與保存。一般文書檔案記載形式以紙質或電子版形式為主，在管理中應包括收集、整理、編冊編目以及保存等。第二，文書工作要求高。檔案管理中以文書工作作為重點，其涉及的內容有收發文件登記、立卷、歸檔與運轉查閱，這一過程實質也為檔案形成過程。檔案管理工作是否及時高效由文書工作起到基礎性的作用。第三，檔案載體多樣性。城鄉建設管理活動中，文書檔案包含的內容廣泛，如會計檔案、設備檔案、科技檔案、黨群管理等各個方面，而在保存載體上，有各類任務指標責任狀，建設管理合同協議，會議錄像、錄音、照片或電子檔案等。

二、文書檔案管理中存在的問題

1.規范檔案管理程序。隨著城鄉建設管理活動的不斷擴大，文書檔案的數量逐步增加，檔案的歸集整理更需要有一定的分級和統一協調的管理程序。以城鄉建設管理為例，住房保障、工程質量監督、公用事業等每個部門均應具有自己的文書檔案管理崗位，由于各部門人員對本部門相應的工作更加熟悉，在進行文書檔案整理的時候效果更好，查閱時效率更高，更有利于領導決策的研究制定，這屬于初級管理；辦公室是負責城鄉建設管理活動文書檔案管理綜合部門，應該對住建局每個所屬部門的文書檔案也有整體的掌握，利于使用更加專業和規范的方法，將整個單位的文書檔案進行更為系統的整理，以備后續工作中的核查和翻閱，這屬于綜合管理。這兩級文書檔案整理之間既有區別也有關聯，兩者之間如何銜接、程序順暢，不至于產生脫節現象，也是城鄉建設管理文書檔案管理中容易忽視的問題。另外，文書檔案書寫方式的規范化，也是影響文書檔案管理提質增效的一項重要內容。2.電子版與紙質版相互依存。電子文書檔案是現代辦公室文書檔案逐漸發展起來的一種文檔管理形式。在辦公電子化不斷壯大的趨勢下，城鄉建設管理活動中電子文書與紙質文書相互依存、不可或缺，其所占比重也越來越高。從工作實踐來看，電子版相比紙質版文書管理更加方便快捷，但電子文書相關數據在安全性、可追溯性方面，極易出現被復制或篡改情況，一旦出現意外，原始檔案真實性將因此降低。對于講究快速高效的現代辦公形式而言，紙質文書檔案的管理效率與安全性也存在著一定的弱點。例如，紙質文書檔案整理費時費力，重復操作多，直接造成管理人員工作量增加和資源浪費。因此，在二者之間應該做好質量和效率的相互協調，并充分做好為辦公電子化全面鋪開的基礎性工作。3.電子文書檔案的管理。一個地區城鄉建設的快速發展，離不開辦公自動化，從本人工作實際中，電子文書與紙質文書的比例在1：5左右，占比雖然不高，但電子版文書檔案相比紙質版更容易整理和查閱、工作效率高，電子文書最終將在文書檔案管理中逐步取代紙質文書的位置。同時，由于電子數據也存在著可追溯性和安全性較低，管理期間容易被篡改和復制等問題，對于如何保證電子文書檔案的真實性、有效性，是一個普遍存在的問題。

三、提高檔案管理水平的方法

1.強化銜接與合作。文書檔案管理是一項系統性工作，管理目標和內容建立在相關文件的基礎之上，而文件的質量又決定著檔案管理的效率和質量，所以在文書檔案管理過程中，綜合辦公室與基層各專業部室之間必須做好工作銜接，也要重視與各部室文書檔案書寫人員的銜接。首先，領導的重視是提高檔案管理質量和效率的重要保障，也是各類檔案歸集整理鏈條中的重要一環，能夠保證辦公室與各部室之間的有效銜接。其次，辦公室作為文書檔案綜合管理部門，要不斷規范文件管理的工作程序和內容，對各部門的文書檔案編寫進行統一的規范化管理，在紙張選擇、版式設計、字體字號、表格格式等方面盡量做到協調一致。第三，堅持檔案歸集的時效性，收發文書要及時做好登記和整理，同時，注意保證各類資料的完整性，對收集好的文書檔案進行歸類放置，方便后續核查和翻閱。2.強化協調統一。電子文書和紙質文書因存在的方式區別，在管理程序上既要統一，管理方式上又有所不同。對于電子文書檔案管理，實行廣泛采用的電子簽名技術，提交電子文書過程中，在做好文書檔案格式校驗工作的同時，通過授權驗證以保證檔案的安全性。在瀏覽、查閱電子文書檔案過程中，利用加密認證、權限設定等方式，防止數據被復制或篡改。對于原始文檔信息，必須做好備份，保證原始文檔信息的真實有效；在紙質文書檔案管理方面，在嚴格遵守相關規章制度的同時，應注意電子文書檔案資源分配合理性，強化檔案存儲環境，使電子版與紙質版管理協調統一，保障文書檔案的完整性。3.改進和創新管理方式。辦公自動化、電子化對于檔案管理人員來說，區別于紙質檔案管理，是一項新的挑戰，必須適應和提高對電子文書檔案的管理技能和水平，在實踐中總結經驗，改進和創新管理方式，優化電子文書檔案管理。首先，要提高自身素質和敬業精神，認真仔細對待每一份文檔，保證電子文書檔案的來源明確、完整和清晰；其次，熟悉和掌握使用授權驗證、電子簽名、文檔校驗、提交保存等規范性技術操作程序，提升工作效率和檔案安全性；第三，明確電子文書檔案的瀏覽、查閱權限，必要時可采取雙人驗證等方式，有效避免數據篡改和復制的情況發生；第四，嚴格獎懲制度，電子文件由于誤操作會造成重要信息的丟失或損毀，因此，在對電子文書檔案進行必要備份的同時，更要加強對檔案管理人員的管理，完善獎懲制度，確保檔案的安全。

摘要：為了及時、真實、系統性地保存和利用科研檔案，針對大數據時代高職院?？蒲袡n案管理中存在的問題，以系統論為指導構建了大數據時代高職院校科研檔案管理系統的基本框架，對完善高職院?？蒲袡n案管理制度，提高科研檔案管理效率，促進高職院校的技術技能積累具有重大現實意義。

關鍵詞：高職院校；科研檔案；分類管理

檔案是記錄事實的重要載體，檔案管理是記錄事實和還原歷史的重要工作，檔案的真實性、可靠性和完整性是人們日后審查和研究歷史的重要保障。隨著國家職業教育“雙高計劃”的深入推進，高職院校的科研工作迎來了快速發展，科研項目與科研成果大量涌現，既促進了中小企業的技術進步，又為培養大國工匠、能工巧匠提供了重要的科研支撐，科研檔案管理也逐漸顯現出其在高職院?？蒲心芰退教嵘械闹匾匚唬涔芾硇院头招怨δ苁艿疥P注。高職院?？蒲袡n案不僅是學?？蒲邪l展的記憶基石，而且是學校科研重要的本源性信息源。但是在現實中，一些高職院校的科研檔案管理水平跟不上科研工作的迅猛發展，制約了高職院校科研的縱深發展和技術技能積累。構建基于現代信息技術的科研檔案管理系統已經成為當前落實“雙高計劃”的重要任務。

一、大數據時代高職院校科研檔案管理中存在的問題

當前社會已進入數據信息快速增長的新時代。大數據已成為全球信息技術行業關注的焦點。當今社會和網絡產生的檔案信息的數量和類型已與過去完全不同，這對檔案管理產生了巨大影響[1]?？蒲袡n案是科研項目在立項論證、研究實施、過程管理、結題驗收、績效評價、成果管理等過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件資料以及標本、樣本等實物。高職院?？蒲袡n案的特點為：縱向和橫向項目檔案少，校級項目檔案多；紙質版檔案少，電子版檔案多；保存的檔案多，可利用的檔案少等。高職院校科研檔案管理屬于高職院校檔案管理的重要組成部分，遵循檔案管理的基本要求，但是由于通常沒有明確的高職院校科研檔案管理辦法，高職院校科研檔案管理工作長期處于不規范狀態。第一，科研檔案管理意識淡薄。以往高職院校的功能以技能培訓為主，科學研究和技術開發的能力比較欠缺，其對科研的要求比較低，科研活動不活躍，科研成果和科研檔案資料比較少，因此，一般不重視科研檔案管理工作。第二，缺乏統一的科研檔案管理制度。由于不重視科研檔案的管理，高職院校一般沒有完善的科研檔案管理制度，不設置專門的管理機構和人員，也沒有相應的資金和設備投入，科研資料散落在各個部門，缺乏統一的管理。第三，缺乏現代科研檔案管理的技術手段。不少職業院校沒有現代化的科研檔案管理設施，缺乏信息技術手段支持，多采用線下手工管理，不僅管理效率低，而且檔案資料收集不齊全，查閱和檢索費時費力。

二、高職院?？蒲袡n案管理系統建構

2020年11月1日起施行的《科學技術研究檔案管理規定》[2]，為高職院?？蒲袡n案管理指明了方向。以此為指導，應用系統論的分析方法，提出高職院?？蒲袡n案管理系統應該由以下幾方面構成。1.明確科研檔案的管理目的。正如《科學技術研究檔案管理規定》第一條所指出的，科研檔案管理的目的在于保護和利用。從某種程度上說，保護的目的在于利用，因而新時代科研檔案的利用目的應該更加凸顯。科研檔案在程序上背靠公權力，不僅具有證明其唯一可信的憑證作用，還具有一定的知識儲備價值和社會記憶價值[3]。通過科研檔案管理，不僅能增加對科研項目負責人及其成員的科研業績和能力評價的真實性和有效性，而且可以為科研人員的職稱晉級、聘期考核、評優評先等提供支撐。通過科研檔案保護，一方面可以彰顯高職院校的科研發展歷程，強化科學研究的使命感和責任感，增強高職院校的發展內驅力和吸引力，豐富高職院校文化內涵；另一方面，有利于優化檔案管理，促進科學數據進行更大范圍的共享利用，增加專利等科研項目成果的轉化和利用率，為行業企業發展提供必要的技術支持。2.明確科研檔案管理的基本要求。高職院校科研檔案管理的基本要求主要包括內容、形式、年限等。(1)歸檔內容。高職院?？蒲袡n案以科研項目分類為視角，一般分為縱向科研項目(簡稱縱向項目)、橫向科研項目(簡稱橫向項目)及校級科研項目(簡稱校級項目)三類?？v向項目，指以高職院校名義承擔的由國家各級主管部門下達、國家財政撥款的科研計劃項目，分為國家級、省部級、廳局級等級別。其歸檔內容主要是在縱向項目立項、中期檢查、結項各環節中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件資料以及標本、樣本等實物。橫向項目在各高職院校中具有差異，但通常都包括技術開發、技術轉讓、技術咨詢、技術服務等類型。在北京電子科技職業學院的科研項目相關管理辦法中，將橫向項目界定為“以高職院校名義與社會有關部門、企業、研究所、高校、其他事業單位等組織簽訂的科研合同(協議)項目”，其歸檔內容主要是在橫向項目中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件資料以及標本、樣本等實物。此外，高職院校一般都會根據自身特點和發展需要設立校級項目。例如，北京電子科技職業學院設立的校級項目主要分為重大、重點和一般項目。其歸檔內容主要是校級項目實施中的各種形式和載體的文件資料以及標本、樣本等實物。總之，科研檔案歸檔的內容主要是立項、中期檢查及結項環節所形成的各種檔案，其中歸檔內容的完整性和準確性至關重要。完整性指不能丟掉任何一個環節的材料，準確性指盡量保留有證明效力和利用價值的材料作為科研檔案。(2)歸檔形式。歸檔形式主要分為紙質版和電子版。紙質版材料保存成本高，且查找困難，不易利用，但作為重要科研項目的檔案材料，紙質版材料不可或缺。鑒于此，省部級以上項目檔案材料采用紙質版和電子版兩種形式。項目經費達到15萬元以上的校級項目、合同經費達到50萬元以上的橫向項目，其檔案材料也采用紙質版和電子版兩種形式。為了多種形式綜合利用做好科研檔案管理工作，包括北京電子科技職業學院在內的高職院?；径冀ǔ闪丝蒲袡n案管理系統，所有項目的全過程材料都可提交到系統中，同時需注意做好電子版備份。另外，對于占用空間比較大的視頻、樣機、實物等檔案一般也都要及時進行圖片化、技術指標化處理。(3)歸檔年限?！犊茖W技術研究檔案管理規定》在科研檔案歸檔要求方面明確提出科研檔案的保管年限分為永久和定期兩種，定期一般分為30年、10年[2]。3.明確高職院?？蒲袡n案歸檔的原則。高職院?？蒲袡n案管理需要特別注意及時性、真實性、系統性原則。(1)及時性?？蒲袡n案的整理務必及時，要在項目實施全過程收集有用的檔案材料，特別是立項材料，要及時歸檔，防止由于項目研究周期長而導致結項時立項材料丟失或殘缺。要盡量做到結項完成、檔案整理工作結束，以防止有價值的關鍵檔案流失，保證有用的信息得以妥善保存。及時性原則對延期縱向項目尤其重要。(2)真實性。為了保證檔案的真實性，大部分材料，例如發給學校的成批的立項通知，一定要保證原件存檔。與此同時，對于個人屬性較強的證書，例如發給課題負責人的立項證書、結題證書，則宜使用復印件存檔。橫向項目成果的技術參數要盡可能翔實，為開發利用做好充分儲備。(3)系統性。從項目立項到結項各個環節，都要有相應的檔案材料，各環節檔案要能夠呈現出完整的保存鏈條，使各部分檔案材料能相互印證，互相支撐。4.完善高職院?？蒲袡n案管理制度。科研檔案管理機制主要通過檔案管理組織機構的建立和管理程序的落實發揮應有的作用。(1)科研檔案管理組織機構。高職院?？蒲袡n案管理工作的實施，需要確立相應的組織機構體系和工作流程。北京電子科技職業學院科研檔案管理工作由校長直接領導，指定一名副校長協助校長分管，并成立科研檔案管理工作考核領導小組。科研檔案管理工作網絡應涵蓋全校所有二級單位，同時所有單獨建制的處級單位均由領導分工負責科研檔案管理工作，并配有至少一名兼職檔案員，形成健全、高效的科研檔案管理組織機構。例如，在北京電子科技職業學院的實踐中，由項目組對項目各個環節、各種形式的檔案材料進行整理和搜集；所在二級學院、科技處代表學校，在項目結項后對檔案進行審核，確保將最有價值的檔案進行妥善保管和有效利用?？蒲袡n案管理部門負責收集所有項目的電子版材料及重要項目的紙質版材料；高職院校檔案室(館)負責對重要項目檔案進行接收和保存。科研檔案管理組織機構要定期召開會議，及時研究和解決科研檔案管理中出現的新問題。特別強調的是，科研檔案的責任主體是科研項目組。同時，相關管理部門如高職院?？萍继幒蜋n案室(館)具有科研檔案管理職能。(2)科研檔案管理程序?？蒲袡n案具體的歸檔程序一般包括：科研項目組進行科研檔案材料整理；二級單位對科研檔案進行審核；結項后，科研管理部門對科研檔案進行審核和整理；高職院校檔案室(館)對檔案材料進行審核和接收保存。第一步，科研項目組在項目實施過程中隨時收集和整理檔案材料。對于縱向項目，在立項環節，要特別注意收集立項證書或立項通知、立項任務書或正式版本的申報書。在中期檢查環節，主要收集中期檢查表或年度檢查報告、論文、專利、調研報告、研究報告等階段性成果。結題環節主要收集結題研究報告、論文、專利、著作、研究報告、政府采納證明、樣機、實物等最終成果及結題證書等。對廳局級以上(含)項目組，在高職院?？蒲袡n案管理系統提交科研檔案材料的同時，還需在相應的科研管理網站提交立項、中期檢查、結項等材料。立項通知、結題證書等帶有個人屬性的材料歸檔時可采用復印件。對于橫向項目，主要收集和服務方簽訂的合同或協議、驗收報告等。為了減少橫向項目組的負擔，爭取更多的時間，橫向項目不設中期檢查環節。對于校級項目，主要收集科研課題申報書、任務書、結題報告書、結題成果等。對于兩年期以上的校級項目，課題負責人需在高職院校科研檔案管理系統上傳中期檢查報告及中期成果。項目組要注意在項目實施過程中隨時收集，在結題階段集中進行上述材料的整理。第二步，二級單位對科研檔案進行審核。此階段主要是進行科研檔案的查缺補漏，特別要注意對關鍵材料的整理，例如鑒定或評審專家對科研項目做出的鑒定或評審意見和建議等。二級單位要對檔案材料進行審核，確保其真實性、準確性。第三步，科研管理部門對科研檔案進行審核和整理。對所有縱向項目電子檔案進行審核，同時接收二級單位移交來的省部級以上競爭性項目的紙質版檔案材料，進行審核、整理；對所有橫向項目電子檔案進行審核，同時接收二級單位移交來的50萬元以上(含)重大橫向項目紙質版檔案材料，進行審核、整理；對所有校級項目電子檔案進行審核，同時接收二級單位移交來的15萬元以上(含)重大校級項目紙質版檔案材料，進行整理、審核，確保其真實性、準確性、連貫性。第四步，高職院校檔案室(館)審核、保存。每年統一對科研管理部門移交來的省部級以上競爭性項目、50萬元以上(含)重大橫向項目、15萬元以上(含)重大校級項目紙質版和電子版檔案材料做進一步整理，以方便提取和利用。

摘要：結合醫院工作實際，分析了醫院后勤合同檔案管理現狀，指出了存在的問題，提出了針對性的解決方案。

關鍵詞：醫院后勤；合同檔案管理；后勤管理

一、醫院后勤合同檔案管理現狀

2019年，北京大學第一醫院（以下簡稱“我院”）總務處下設辦公室、供應科、物業管理科、修建科、動力科、餐飲管理中心、汽車隊，共計7個科室，涉及貨物采購、服務采購、工程施工、設備維保4個類別的合同簽訂，共計歸檔合同219份。我院后勤合同檔案實行雙線管理，即合同轉簽涉及的過程文件及合同文本除在相應監管科室留存外，所有合同還須在總務處辦公室歸檔留存。監管科室在日常工作中，須參照合同約定對對方提供的貨物或服務等進行監管檢查、付款驗收。在一個服務期將要結束時，監管科室須參照現有合同對下一服務期的金額等各方面進行測算，起草新合同，而總務處辦公室留存的合同文本及過程文件除了可以作為各科合同檔案的備份外，還有一個重要作用⸺備查。我院每年都要接受來自上級單位及各個政府部門的檢查及抽查，須要及時向檢查人員出具相關合同文本及過程文件。而我院后勤科室眾多且院區分散，出具合同等材料時，須協調多個科室從多個院區將合同檔案送至總務處辦公室，實效性較差。當合同檔案在辦公室歸檔時，在接受檢查時便可及時提供所需材料。監管科室作為合同的的起草及執行部門，在合同歸檔時留存合同過程文件、合同文本原件及投標文件正本，總務處辦公室作為輔助歸檔的部門，僅留存過程文件的復印件、合同文本原件及投標文件副本。

二、醫院后勤合同檔案管理存在的問題

（一）合同檔案儲存空間不足。每年總務后勤須要歸檔的合同近200余份，且近幾年后勤合同歸檔數量逐年上升，每一份合同須歸檔的紙質材料較多且占用大量的儲存空間。我院地理位置特殊，處在北京老城區，生產生活用房資源十分緊張，且醫院在考慮用房安排時，會優先考慮各臨床醫技科室醫療業務用房需求，故后勤合同檔案儲存空間不足的問題日益突顯。

（二）合同檔案查閱不便。因我院辦公用房資源緊張，往年的合同檔案只能存放在離日常辦公地點較遠的地下庫房中。這些合同雖已過合同履行期限，但若以后因檢查或其他原因須要臨時查看時，拿取十分不便，會因為沒有統一的合同檔案搜索系統而浪費大量時間。

資料管理是基層工作人員的一項基礎性工作，是部門日常工作有序開展的基本保證，重要性不言而喻。然而，當前基層部門在日常資料管理方面普遍存在著這樣那樣的問題。為了提高基層工作人員的檔案管理意識，使其在日常工作中運用檔案管理方法整理文檔材料，筆者特撰寫此文，希望對大家有所幫助。

一、基層部門日常資料管理常見問題

基層部門在日常資料管理中存在兩大問題：一是沒有保存資料的習慣。有些部門能夠按上級要求上報各種材料，但往往沒有將材料備份后留存本部門，當需要材料作為工作參考時，要么去上級部門查詢，使工作陷入被動狀態；要么束手無策，有的甚至憑記憶重新編造材料。二是資料管理雜亂無章。一些基層部門雖然有保存資料的意識，但是對于需要保存的材料沒有按照問題、類型、時間順序分類整理，而是隨意放置在文件盒中，當需要查閱某個材料時，面對雜亂無序的材料，只能“翻箱倒柜”，既浪費時間，又增加了不必要的工作量。

二、基層工作人員提高資料管理意識的重要性

基層部門日常資料管理中存在的問題，與工作人員缺乏資料管理意識、資料管理方法不當不無關系，它對日常工作會造成兩方面的影響。一是影響部門的工作質量和效率，對單位和部門接受各項評估檢查尤為不利。我們知道，檔案有憑證和參考兩大作用，日常工作中形成的文書材料雖然還不是檔案，但是這些資料實際上也發揮著憑證和參考作用，對部門工作的正常有序開展至關重要。工作中形成的各類文件、各種數據信息、各項工作記錄等資料，如果沒有得到妥善保管，一旦有類似的工作需要參考時就會無據可查，給正常開展工作造成不便。以筆者曾工作過的醫療行業為例，周期性的等級醫院復評是對醫院管理、醫療質量安全等全面、動態的評估，對資料的原始性、真實性和完整性的要求非常高。如果沒有完整的原始材料，醫院就難以順利通過復評。二是從源頭上直接影響單位歸檔工作的質量?；鶎硬块T在每年的歸檔工作中，通常按照檔案室劃定的歸檔范圍和歸檔要求，將應當歸檔的材料收集齊全，做到應歸盡歸。由于基層部門工作人員普遍沒有接受過檔案管理方面的培訓，缺乏檔案管理意識和檔案整理常識，導致基層部門材料歸檔工作質量普遍不高。一般來說，工作責任心強的部門大多能按照檔案室的要求完成歸檔工作，甚至會與檔案室溝通，主動將自認為有價值的材料歸檔；而歸檔工作經驗欠缺且工作責任心較差的部門，則中規中矩、按部就班開展歸檔工作。由于各部門工作具有一定的專業性，檔案室的工作人員并不清楚哪些材料是必須歸檔的，如果基層工作人員檔案管理意識不強、工作責任心不強，僅僅按照檔案室通知的歸檔范圍整理歸檔材料，就容易造成有價值材料的缺失；如果在日常工作中對材料保管不當而造成丟失，就難以保證做到應歸盡歸。因此，從提高部門工作質量和效率，提升本單位檔案歸檔工作質量等方面來看，提高基層工作人員的資料管理意識既必要又迫切。

三、基層部門做好歸檔工作的幾點思考

第一，基層工作人員要樹立“以我為主”的檔案管理理念。立卷歸檔原則是“以我為主”，對于本部門日常工作中形成的各類資料，要有意識地及時主動做好收集與整理，以便今后工作有據可查。應當說，“以我為主”這一原則在基層行政部門中能不能執行到位，是能否做好部門日常資料管理的關鍵。第二，基層工作人員要及時對日常工作中形成的材料作分類管理。在檔案管理中，常見的分類方法有問題分類法和時間分類法兩種，對于材料相對較少的基層部門來說，先按問題分類，再按年度分開更為方便實用。以醫院某部門為例，可以按照問題將日常形成的材料分裝在不同的盒子中，即按照黨務類、行政類、教學類、人事類、工會類等檔案管理“一級類目”分類，再按照檔案管理“二級類目”做更加精細的劃分。比如在行政類材料中，又可按照部門形成的文件和收到的材料分類，將不同類型的材料裝入不同的文件盒中。按照年度分類法整理材料，一方面容易查找到相關材料，另一方面可為來年資料歸檔工作的開展提供便利。此外，對于部門常常用到的、不受年度限制的各種材料，應復印后裝入文件盒中，并在盒脊上標明“常用材料”字樣。第三，做好同一材料的電子版與紙質版的“互通”工作。一是同一份材料紙質版所在文件盒位置與電子版所在電腦文件夾位置要一一對應。以醫院辦公室行政類文書材料為例，具體如下圖：二是同一份材料可以用電子版文件名作標識的辦法實現與紙質版材料的位置對應。在檔案管理中，專業的GD2000檔案管理軟件可以幫助檔案人員快速地找到檔案的準確位置，而基層行政部門往往沒有配備這樣的管理軟件。在整理日常文書材料時，我們可以借鑒GD2000軟件的管理方式，在電子版材料的文件名上作標識。比如：《××部門關于開展“七一”主題黨日活動的通知》已存放在紙質版的黨群類的第三個文件盒中，那么，該通知的電子文檔名就可以標注為“××部門關于開展“七一”主題黨日活動的通知（黨群類第三盒）”，由于電腦搜索功能強大，所以只要輸入目標材料的關鍵詞，就可以將查找縮小到很小的范圍，然后按照電腦提示找到紙質材料，這樣查找起來就會非常方便。

一、傳統人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案材料重結論，輕事實，造成檔案材料不能完整體現員工的能力與技術水平

人事檔案一直存在重視結論性材料，缺少員工成長性能力、技術特長與業績材料，這種人事檔案不能為選人、用人提供參考,進而影響到員工的正常晉升與輪換,挫傷了員工的創新熱情,失去了真正意義的參考價值。隨著人力資源管理信息化的推進與深入，人力資源管理專業中的績效管理、人才開發管理工作進一步提升，對檔案管理工作提出了更多的要求。員工個人檔案中沒有年度績效考核材料，沒有重要的培訓材料及員工業績論文材料，缺乏翔實的崗位變更材料，這些材料的不完整對人力資源管理工作存在較大的影響。如供電企業的職稱申報已實現網上報名及網上審核，在網上審核時，對員工的資歷材料好審核，但對員工的成果、業績、貢獻較難審核與評價，完全依據的是員工自己提交的部分材料，真實性的審核難度加強，明顯暴露出組織保管的人事檔案材料不能完整體現員工的能力與業績。中層干部的檔案內無分管工作的業務記錄，檔案不能為用人選人提供足夠的依據。

（二）人事紙質檔案與現存的電子檔案不匹配

在人力資源管理工作中大部分業務已在ERP系統與人力資源管控系統運作。軟件系統在一定程度上幫助人力資源管理工作者處理人事信息及檔案資料，但是在實際中，常存在電子檔案與紙質檔案不相符的情況發生。比如，紙質檔案資料而電子檔案管理還沒有及時更新，或是電子檔案存在，而缺乏相應的紙質檔案。

（三）檔案管理缺少計算機處理支撐

人事檔案工作信息管理基本沒有形成完整的全面的系統。唯一使用計算機管理的就是人事檔案目錄管理系統，此系統只能實現材料的目錄統計，目錄對應的原始材料無法查閱?，F有的人力資源管控系統與ERP信息系統記錄的是員工完整的人事信息，卻沒有人事電子檔案掃描件。ERP系統沒有建立員工的人事檔案原始材料，造成關鍵時期還是需查閱紙質案原始件。

【關鍵詞】醫院；檔案管理；法制化建設

全面依法治國已經在社會各個領域取得顯著成效，我國在推進檔案管理工作法制化進程中，發展態勢良好，逐步完善。檔案管理法制化在調整和規范人們的檔案信息開發利用等方面，具有直接性的特點?！稒n案法》、《檔案法實施辦法》反映檔案管理單位和檔案管理人員的法律意識，營造檔案管理的法制環境，發揮好社會服務功能。在如何做好醫院檔案工作法制化建設方面具體有以下幾方面內容。

1不斷完善醫院檔案管理工作各項法律保障措施

全面推進醫院檔案管理工作規章制度完善，是醫院實現醫療服務職能不可或缺的必要條件，作為醫務工作人員必須認真學習《檔案法》，《檔案法實施辦法》以及醫院檔案管理條例的各項規章制度。檔案管理的各項法規制度約束了檔案管理工作中的各種行為，指導日常檔案工作實踐中的工作方式和責任態度，使檔案工作更加科學化標準化。同時提升了檔案工作崗位的嚴謹性和責任心，杜絕各種檔案工作中的違法亂紀現象，不能以個人利益影響醫院的保密工作，堅決治理不遵守檔案法律法規現象，通過強化法律責任意識，忠于檔案保密職業，謹嚴慎行，將法律責任銘記于心，推進醫院檔案管理工作法律保障措施的實行，有利于醫院的綜合性發展，提升醫院的在醫療、后勤、科研等方面的檔案管理能力，使醫院在病歷、文獻、資料、科研、學術等方面取得令人矚目的成績。

2以人為本，積極開展醫院檔案法律服務

醫院檔案工作人員利用自身專業優勢服務社會大眾，為患者、群眾提供檔案法制化咨詢，答疑解惑，使檔案法制工作發揮積極重要作用。在解決群眾群眾實際困難，維護群眾的合法權益的同時，進一步拉近了檔案法制化工作與廣大人民群眾的距離。提升醫院檔案管理工作的認可度。醫院檔案管理人員根據實際工作中總結的經驗和日常檔案工作中法律法規的要求，努力提高檔案人員綜合性素質，進行多方面多角度分析工作中的不足，提高業務素質，熟悉并掌握檔案管理的相關業務知識和基本技能。完善檔案規章制度，以誠懇，負責的態度服務于廣大人民群眾。

3運用法治意識提升醫院檔案管理安全性水平

摘要：以比特幣（Bitcoin）為代表的數字貨幣的崛起，其底層支撐架構——區塊鏈（Blockchain）憑借去中心化信用、數據不可篡改等特點，吸引了世界許多國家政府部門、金融機構及互聯網巨頭公司的廣泛關注，已經成為當前學術界和產業界的熱點課題。區塊鏈是分布式數據存儲、點對點傳輸、共識機制、加密算法等計算機技術在互聯網時代的創新應用模式。區塊鏈技術被認為是繼大型機、個人電腦、互聯網之后計算模式的顛覆式創新。目前，區塊鏈的應用已延伸到物聯網、智能制造、供應鏈管理、數字資產交易等多個領域。

關鍵詞：區塊鏈；技術；管理

1國內區塊鏈技術發展

隨著對區塊鏈技術的深入了解，我國超前布局前沿陣地，積極探索基于區塊鏈的行業應用。2016年12月在《國務院關于印發“十三五”國家信息化規劃的通知》中將區塊鏈寫入“十三五”國家信息化規劃，將區塊鏈列為重點加強的戰略性前沿技術。區塊鏈現已經成為國家信息化戰略的重要組成部分[1-2]。2018年5月28日，在兩院院士大會上的講話中指出，“以人工智能、量子信息、移動通信、物聯網、區塊鏈為代表的新一代信息技術加速突破應用。”2018年6月，工信部印發《工業互聯網發展行動計劃（2018~2020年）》，區塊鏈白皮書（2018年）中國信息通信研究院&可信區塊鏈推進計劃鼓勵推進邊緣計算、深度學習、區塊鏈等新興前沿技術在工業互聯網的應用研究。在2018年9月更是在《最高人民法院關于互聯網法院審理案件若干問題的規定》中提到了當事人可利用電子簽名、可信時間戳、哈希值校驗、區塊鏈等證據收集、固定和防篡改的技術手段進行證據收集[3-4]。2019年10月24日，在中央政治局第十八次集體學習時強調，要把區塊鏈作為核心技術自主創新的重要突破口，明確主攻方向，加大投入力度，著力攻克一批關鍵核心技術，加快推動區塊鏈技術和產業創新發展。用五個“要”，為區塊鏈如何服務社會指明了方向。這五個“要”概括起來分別是：要推動“區塊鏈+實體經濟”、要探索“區塊鏈+”在民生領域的運用、要推動“區塊鏈+智慧城市”、要探索“區塊鏈+政務服務”、要促進“區塊鏈+互聯互通”[5-6]?？倳浿赋龅?個領域，都有了部分項目的落地，各方均進行了有益的探索，但客觀情況是，這些僅僅是零星的局部的嘗試，無論是廣度和深度都還不夠，實際推廣中存在落地難問題?？倳浿赋觯プ^塊鏈技術融合、功能拓展、產業細分的契機，發揮區塊鏈在促進數據共享、優化業務流程、降低運營成本、提升協同效率、建設可信體系等方面的作用。以上數據共享、流程優化、協同效率等恰恰都是跨部門、跨組織、跨信任域的數據交換。如何打破信息孤島、實現利益共享、合作共贏的區塊鏈頂層設計和解決方案變得至關重要。目前區塊鏈技術已經在司法、交通、金融等行業有了較多的落地案例。

2中國石化電子文件發展現狀

近年來，中國石化結合自身實際，大力推動“兩化”深度融合，努力實現傳統國企向現代企業的轉型。形成了全方位應用、全過程管理、全業務支撐的“兩化”融合模式，越來越多的生產數據由傳統的手工記錄形式轉變為業務系統中電子數據形式存在，公文、合同、會計、招投標、工程項目等管理業務逐漸在線上運行，形成大量電子文件，歸檔需求迫切。因此，檔案單套制管理正被逐步認可并逐步成為檔案業務發展的新趨勢。在推進檔案單套制管理過程中遇到了諸多問題，主要有以下幾方面：首先，人工方式管理電子文件耗費大量人力且效果不佳；目前，由于不具備可信的電子文件真實性驗證手段，電子文件歸檔檢查工作采用人工方式，對比以往紙質文件歸檔工作，耗費大量人力。且人工方式無法檢查電子文件內容在歸檔過程中是否被篡改。此外，電子檔案保管過程中，對其進行修改成本較低，難以追溯，管理風險較大。其次，工程項目檔案紙質歸檔及驗收管理成本較高；工程項目檔案目前采用紙質檔案移交歸檔，由于參建方眾多，無法均采用中國石化統一的安全認證手段保證設計圖紙、施工文件等電子文件實現歸檔，因此均需將電子文件打印為紙質文件歸檔移交，檢查驗收工作采用監理、項目管理、質量監督、檔案人員各層級人員多級審核，費時費力，對參建企業及檔案管理部門均帶來了大量工作，耗費大量紙張、造成了人工成本的浪費，同時占用大量檔案庫房空間。第三，生產數據系統產生的數據無法驗證歸檔，存在安全風險；燕山石化應用的各類生產數據業務系統每年產生百萬量級數據，由于目前不具備完善的技術保障這些數據在歸檔過程及保存過程的真實性，目前此類數據均保存在業務系統中，存在長期保管安全風險。同時，大量數據留存在業務系統中對業務系統的正常運轉也造成負擔。第四，相關管理類文件采用雙套制歸檔浪費紙張及人工成本。公文、合同、招投標等業務均已逐步開展電子化處理運行，以往的紙質業務文檔轉變為電子文件形式存在，由于無法驗證歸檔電子文件的真實性，不能采用單套制歸檔，目前只能采用由業務部門將電子文件打印出紙質版同時下載電子版一并歸檔，給業務人員及檔案人員均帶來了大量重復工作，耗費業務人員及檔案人員大量精力，造成了紙張、打印耗材的浪費，不符合“綠色辦公”的理念，同時造成了人工成本的浪費。

3區塊鏈在電子文件管理方面應用情況

摘　要：醫院人事檔案中員工技術檔案是占比較大的檔案內容，包含了醫院員工在醫療和科研活動上的如實記錄，有很大的研究意義。本文立足于醫院員工技術檔案各類證書的管理，分析了管理實踐中存在的問題，并指出相應解決措施。

關鍵詞：技術檔案；證書管理；措施辦法

醫院管理部門多，員工崗位性質和人員分類各不相同，管理過程中涉及多個科室，員工技術檔案中證書材料的收集由多個科室共同完成，管理松散，比如，人事部門管理著畢業證、學位證、職稱證等基礎材料，醫務處、護理部管理相關員工的考核評價、授權、醫院任職證和會診情況信息，規培辦主要負責規培學員的教育資質和培訓，這種多個部門共同登記管理檔案各類證書的現狀，導致了員工專業技術檔案各類證書管理工作的效率不高，各部門信息共享不暢，整合利用的效率和價值較低，無法實現同醫療、研究、培訓、教育需求的有效配合。

一、加強醫院專業技術檔案各類證書管理的意義

（一）為專業技術員工自身能力提升提供依據

醫院員工技術檔案工作是醫院管理人員的重要工具、衡量醫療質量和管理水平的重要標志，為醫院人才的選拔和使用提供了基本保障。對員工技術檔案各類證書進行科學、高效的管理有利于培養高層次的醫學人才，提高教學醫院的臨床水平和科研能力，促進醫院的學科建設。通過在員工技術檔案中對職業人員細致入微的工作記錄，員工從開始工作到逐漸成長過程中獲得的證書、獎項以及在職業中期進行的職稱評定和科研立項就都有了檔案證書作為對照。此外，員工通過技術檔案各類證書的歸納能夠更清楚地認識個人缺點，進行專業能力的提升。

（二）為醫院晉升人才提供參考