摘要：干部人事檔案起源于學(xué)生階段，結(jié)合《干部人事檔案工作條例》要求，從干部人事檔案、學(xué)生檔案工作實踐出發(fā)，分析學(xué)生檔案管理工作中存在的問題，并提出有效的優(yōu)化方案，以提升學(xué)生檔案管理水平，提高學(xué)生檔案質(zhì)量，減少學(xué)生檔案和干部人事檔案銜接過程中出現(xiàn)的各種問題。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案；人事檔案；檔案管理；干部人事檔案工作條例

隨著2014年以來的干部人事檔案專項審核工作的開展和2018年《干部人事檔案工作條例》的頒布，干部人事檔案的重要性日益凸顯，對干部人事檔案的管理也更為規(guī)范、嚴格和科學(xué)。干部人事檔案是由相應(yīng)的干部人事檔案工作機構(gòu)以其入黨、入團，錄用、聘用，中學(xué)以來的學(xué)籍、獎懲和自傳等材料為基礎(chǔ)，建立檔案正本而成，因此，作為干部人事檔案重要形成基礎(chǔ)的學(xué)生檔案，必然對干部人事檔案產(chǎn)生直接影響。在建立新入職人員干部人事檔案正本和干部人事檔案專項審核工作中，都可以發(fā)現(xiàn)一些在學(xué)生檔案管理階段存在的問題。由于學(xué)生檔案尚無明確的全國統(tǒng)一管理標準和規(guī)范，參照《干部人事檔案工作條例》及其他干部人事檔案管理相關(guān)規(guī)定，對學(xué)生檔案進行規(guī)范化管理，可以提升學(xué)生檔案的管理水平，有助于實現(xiàn)從學(xué)生檔案到干部人事檔案的順利過渡，從而提高干部人事檔案案卷質(zhì)量。

一、學(xué)生檔案管理存在的主要問題

1.歸檔范圍無統(tǒng)一標準，材料缺失情況多見。在《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部第27號令）中，規(guī)定學(xué)生類檔案主要包括“高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等”，但是由于沒有更進一步的詳細規(guī)定，在具體操作層面上，高校的檔案管理部門只能基于以上規(guī)定，劃定自己的歸檔范圍，制定歸檔要求。但是在學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞到工作單位，工作單位的干部人事檔案管理部門在建立干部人事檔案正本過程中，經(jīng)常可以發(fā)現(xiàn)，依照《干部人事檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）的標準，很多學(xué)生檔案都存在材料缺失情況。這種缺失通常存在兩方面的原因：一是在學(xué)生入學(xué)時，對高中、高考檔案的轉(zhuǎn)遞和接收存在問題。比如部分省市的高考檔案已經(jīng)不再生成紙質(zhì)材料，而是全部實行電子檔案，并要求錄取院校直接自行打印存檔，但是錄取院校并未將其打印出來存入檔案，造成高考檔案的缺失。又如很多高中在學(xué)生高考后直接將檔案交給學(xué)生本人，由學(xué)生本人自己帶至錄取院校，而學(xué)生在暑假期間保管不善，造成檔案丟失。二是一些按照干部人事檔案標準應(yīng)該歸檔的材料，不在高校制定的學(xué)生檔案歸檔范圍內(nèi)。比如部分高校不要求研究生報考登記表等材料歸檔，或是不單獨制作學(xué)位申請與授予材料，而僅在成績單中簡單注明“授予某某學(xué)位”等，此類情況無論從干部人事檔案的整理標準來看，還是從干部人事檔案專項審核工作而言，都可能被認定為材料不齊全，學(xué)歷情況存疑。

2.材料制作不規(guī)范，質(zhì)量不達標。在材料制作方面，經(jīng)常可以發(fā)現(xiàn)學(xué)生檔案材料填寫不規(guī)范、手續(xù)不完備、載體不合適的情況，主要分為幾大類：一是手寫或打印內(nèi)容填寫不規(guī)范、存在涂改，如學(xué)生在填寫登記表時，填寫不認真，寫錯的地方直接劃去、重描或用修正液涂改；二是使用不耐久的書寫或粘貼材料，如純藍墨水、鉛筆、雙面膠，長期保管后，字跡逐漸模糊褪色或發(fā)生照片掉落；三是材料制作不完整，如缺少簽名、時間、印章，某些項目空缺等；四是未按要求使用16開型（長260毫米，寬184毫米）或國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）的公文用紙，或未留裝訂邊，甚至有些材料在采用正反面印刷的同時，在頁邊僅留3-5毫米空白，即便使用白紙裱糊，也很難實現(xiàn)不遮擋材料記載的信息。這種材料制作上的不規(guī)范，不僅使材料不符合干部人事檔案的收集歸檔要求，影響案卷質(zhì)量，而且不利于人事檔案憑證作用的實現(xiàn)。比如在干部人事專項審核工作中，因碩士學(xué)位授予材料未蓋章而造成的學(xué)歷情況存疑；因本人不慎寫錯而隨意涂改出生日期，影響年齡和退休時間認定等，對干部人事檔案管理工作和干部本人的合法權(quán)益維護，都造成不利影響。

3.檔案知識普及欠缺，關(guān)注程度低。由于各高校管理體制不同，學(xué)生檔案可能由檔案部門、教學(xué)部門、學(xué)院（系）等部門負責(zé)管理，相較干部人事檔案，學(xué)生檔案的管理方式更為松散。就學(xué)生檔案管理人員而言，學(xué)生檔案并不一定由專業(yè)的檔案人員或組織人事部門人員負責(zé)管理，管理人員的檔案意識、檔案知識水平參差不齊，而且許多學(xué)生檔案管理人員還要兼任其他很多業(yè)務(wù)工作，放在學(xué)生檔案管理上的時間和精力極為有限。在這種情況下，學(xué)生檔案管理人員很難從檔案角度對學(xué)生檔案進行規(guī)范并對歸檔部門作出指導(dǎo)，那么對于學(xué)生檔案材料的形成和歸檔部門而言，就更難從干部人事檔案的視角出發(fā)，按照標準制作材料。在認識上，很多人并不重視學(xué)生檔案，在學(xué)生入學(xué)后，只是簡單地將學(xué)生檔案收集起來加以存放，而不進行清點、核對和整理，無法在源頭上對學(xué)生檔案的質(zhì)量進行控制。因此，高校往往難以站在干部人事檔案的管理標準下參照管理學(xué)生檔案，原始粗放型的管理模式，難以適應(yīng)新時代干部人事檔案的管理需要。另外，針對學(xué)生的檔案知識宣傳也有所欠缺。高校學(xué)生檔案管理部門對學(xué)生檔案相關(guān)知識的介紹和宣傳相對較少，途徑和手段單一，覆蓋面和影響力有限，很多學(xué)生不清楚檔案的價值和作用，檔案意識較為淡漠，很少會主動尋求和獲取相關(guān)信息。在學(xué)生畢業(yè)時，大量學(xué)生對檔案轉(zhuǎn)遞相關(guān)知識和手續(xù)的不了解，忽視檔案去向的情況屢屢發(fā)生，在就業(yè)單位要求時調(diào)轉(zhuǎn)檔案時才想起檔案相關(guān)事宜，繼而花費大量時間去尋找檔案，影響入職手續(xù)的辦理，也影響就職單位的干部人事檔案立卷工作。還有的學(xué)生在改派后不清楚要將新的就業(yè)通知書存入檔案，或是考取了職業(yè)資格證書后不知道要將相關(guān)材料存入檔案，在影響檔案的完整性的同時，也阻礙了檔案憑證作用的發(fā)揮。

[摘要]主要結(jié)合山東藝術(shù)學(xué)院人事檔案工作的具體實際，通過工作中遇到的各種情況以及檔案管理工作的具體事項，闡述檔案管理工作中的心得，探討檔案工作的流程，實現(xiàn)信息化的路徑以及做好檔案工作的重大意義。

[關(guān)鍵詞]藝術(shù)類院校；人事檔案信息化；檔案管理

做好干部人事檔案基礎(chǔ)材料的歸檔整理、加快檔案信息化管理、為檔案利用者提供方便快捷的服務(wù)是高校干部人事檔案的基本工作。在人事檔案管理工作中，本文主要通過在高校人事檔案管理工作中實際遇到的各種情況以及檔案管理工作的具體事項，闡述檔案管理工作中的心得，探討檔案工作的流程，實現(xiàn)信息化的路徑，闡明做好檔案工作的重大意義。

1我院人事檔案工作的概況

1.1山東藝術(shù)學(xué)院人事檔案概況簡介

山東藝術(shù)學(xué)院共管理教職工檔案近兩千卷冊，現(xiàn)有專用庫房1處。由專職人員負責(zé)人事檔案的日常管理與服務(wù)工作。

1.2我院人事檔案工作現(xiàn)狀

一、高職院校檔案管理的重要性

(一)高職院校檔案管理是其評估工作順利開展的有力支持

高職院校的評估是針對某個特定階段，對其在建設(shè)中存在的問題和取得的成就進行鑒定與評價。通過對現(xiàn)狀的評估，高職院校能夠及時的發(fā)現(xiàn)建設(shè)中存在的問題，找到這些問題的源頭，這樣既可以避免問題的惡化，又可以保證院校各項工作能夠健康順利的開展。高職院校檔案管理是其評估工作的一個重要內(nèi)容，檔案管理工作的好壞直接影響著高職院校評估結(jié)果的好壞。

(二)檔案管理資料是高職院校教學(xué)科研的鮮活教材

高職院校作為我國職業(yè)教育的主力軍，承擔(dān)著為社會培養(yǎng)高層次技術(shù)人才的使命，教學(xué)任務(wù)是其主要任務(wù)之一。高職院校除了教學(xué)之外，科研工作也是其不可或缺的一項重要的建設(shè)內(nèi)容。因此，高職院校的教學(xué)、科研工作始終伴隨著院校的建設(shè)發(fā)展，它們是以自我創(chuàng)新引領(lǐng)高職院校始終處在時代前沿的保證。高職院校檔案管理可以將現(xiàn)有的教學(xué)科研成果收集整理，作為將來進一步改善提高教學(xué)科研水平的基礎(chǔ)性材料，這些檔案管理資料無疑是高職院校教學(xué)科研的鮮活教材。

二、高職院校檔案管理中存在的問題

檔案工作意義重大，它影響著高職院校的發(fā)展步伐和建設(shè)水平，同時對于教師的教學(xué)和學(xué)生的學(xué)習(xí)也起著不可忽視的作用。因此，在高職院校快速的發(fā)展道路上，檔案管理發(fā)揮了重要的作用，但是隨著時代的發(fā)展，高職院校檔案管理中存在著不少的問題。

科研檔案是科研人員在進行科研過程中逐漸形成的并具有一定保存價值的數(shù)據(jù)、文字、圖表或聲像等各種形式的文件材料。高校的科研檔案是高校檔案中的重要組成部分，是高校進行教學(xué)科研活動的有力依據(jù)。   隨著高等教育事業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷壯大，高校逐漸成為了科學(xué)研究的主場地。高校作為科研成果產(chǎn)生的密集區(qū)，對于科研檔案管理工作已得到高等院校高度的重視。   然而，在高校科研檔案管理的實際工作中，還存在著不能忽視的問題，高校檔案管理工作還需要不斷完善。為此，研究新形勢下如何加強高校科研檔案管理工作具有非常重要的意義。   1．加強高校科研檔案管理的重要性   1.1高校科研檔案直接反映了教學(xué)科研發(fā)展的歷程   科研檔案是高校科研活動的真實記錄，從另一種角度而言，其還是整所學(xué)校水平的一種反映。全球多數(shù)的名校都是通過本校的重大科研發(fā)現(xiàn)、發(fā)明而使其知名度更高，且在科研活動的過程中同時還培養(yǎng)出了相應(yīng)的科技精英，這些精英就會反哺學(xué)校、社會，進而推動科技的進步。   1.2高校科研檔案是進一步從事科研工作的基礎(chǔ)   科技檔案的案卷組成是一組有機聯(lián)系的科技文件集合體，其并非是隨意的文件集合。在科研項目的產(chǎn)業(yè)化過程中，這樣的組卷方式起著非常重要的作用，可避免走彎路，可促使科研成果向生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化，從而實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的雙贏。   2.科研檔案管理存在的問題   2.1規(guī)范科技檔案管理的制度不健全   對于較為完善的科技檔案管理制度，對于許多的高校而言是較為匱乏的，加上缺乏行之有效的制約手段，在這樣的一種管理情況下，從而就不能有效控制好高校科技檔案歸檔管理工作，造成科研業(yè)務(wù)主管部門、檔案部門、科技檔案形成單位之間的管理權(quán)限缺乏明確性，有的高校科技檔案不能進行完整系統(tǒng)的歸檔，使其檔案處于混亂的保管狀態(tài)。   2.2高校科研人員缺乏建立科研檔案意識科研檔案的形成主體是科研人員，而科研檔案的形成是科研人員科研過程及成果的真實記錄。然而，由于部分科研人員檔案意識的缺乏，沒有將科研檔案材料提交到檔案管理部門，由其進行歸檔；有的為了歸檔任務(wù)的完成，用復(fù)印件來代替原件；有的檔案只有科研項目立項批文，缺乏立項合同、項目研發(fā)過程中所產(chǎn)生的技術(shù)材料、驗收或鑒定材料；而有的只有技術(shù)材料或驗收、鑒定材料，而缺乏立項批文和合同等。這就致使科研檔案材料質(zhì)量不高，不夠完整。   2.3科研檔案不完整、不系統(tǒng)，材料殘缺不全   首先，由于科研檔案是多渠道所形成的，且形成周期長，加上從事科研活動的科研人員肩負繁重的教學(xué)、科研任務(wù)，這就使得在對應(yīng)歸檔的材料中通常會出現(xiàn)遺漏和丟失現(xiàn)象。其次，對于課題，組科研管理部門不能加以嚴格監(jiān)督，立項、成果階段的材料只是被動地向檔案部門移交，對于研制階段的材料以及核心技術(shù)內(nèi)容還較為匱乏。最后，由于檔案員不是科研活動的參與者，對于科技業(yè)務(wù)他們不了解，為此就無法鑒別出該歸檔的是否已全部歸檔，檔案的歸檔完全依靠科技工作者主動歸檔來實現(xiàn)。在這樣的情況下，高校科研檔案歸檔就出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象，即一般性技術(shù)材料多，鑒定、審批性材料多，復(fù)印件多，文字材料多；重要性技術(shù)資料少、原始材料少、原件少、光盤與錄像帶等少。   3.高校科研檔案管理的對策   3.1制定完善的科研檔案管理制度   檔案管理工作只有實現(xiàn)制度化和規(guī)范化，高校科研檔案管理工作才能步入規(guī)范的軌道，檔案管理水平才能得提高，從而才能對科研檔案進行有效的保護和利用。這就需要制定完善的科研檔案管理制度。首先，要明確規(guī)定科研人員和科研檔案管理人員歸檔的移交與接收、管理和利用等內(nèi)容，要確保歸檔和立卷有標準、借閱有規(guī)定、管理有制度。其次，要實現(xiàn)科研檔案管理工作的“四同步”：一是科研文件材料的提出與科研任務(wù)的下達要同步；二是科研文件材料的檢查與計劃進度的檢查要同步；三是科研檔案的驗收、鑒定與科研成果的驗收、鑒定要同步；四是科研檔案歸檔的檢查與科研成果的登記和評審獎勵要同步。最后，要制定完善的科研獎勵機制，以鼓勵科研人員積極將其科研成果報到科研管理部門。總之，通過完善的科研檔案管理制度的建立，就能促進科技檔案管理工作逐漸實現(xiàn)制度化和規(guī)范化。   3.2增強高校工作人員的科研檔案意識，加強檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)   要改變高校科研檔案管理現(xiàn)狀，提高科研檔案管理水平，首先就要從高校工作人員著手，即提高其對科研檔案的認識以及管理檔案的業(yè)務(wù)水平。要強化科研檔案的宣傳力度，增強高校工作人員，尤其是科研人員和科研管理人員對科研檔案的認識，要讓其充分認識到科研檔案的重要性以及認識到科研檔案是學(xué)校資源而并非個人的私有財產(chǎn)，要提高工作人員對科研檔案的責(zé)任意識，主動搜集和移交科研檔案。此外，要加強檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，使科研管理人員掌握科研檔案的基本知識以及科研檔案保存、收集、歸檔和移交的基本方法與技能。   3.3提高科研檔案的管理水平，實現(xiàn)科研檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化   在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，我國高校基本實現(xiàn)了實現(xiàn)了辦公自動化。為此，對于高校的科研檔案管理工作，也要盡快將科研檔案信息檢索系統(tǒng)建立起來，這樣一來，在便于工作人員管理科研檔案的同時，既可以讓更多的人對該校的科研水平和科研成果都有所了解，同時還能吸引更多的科研人員關(guān)注和使用科研檔案，充分激發(fā)其科研熱情，使科研檔案的作用得以充分發(fā)揮。   總之，高校要重視科研管理工作的重要性，加強對其認識，制定完善的科研檔案管理制度，增強高校工作人員的科研檔案意識，加強檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，尤其是科研部門要做好科研檔案保存、收集、歸檔和移交的管理工作，科研人員要做好移交工作，實現(xiàn)科研檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化，以維護科研課題檔案的準確和完整。#p#分頁標題#e#

中鐵大橋局集團有限公司（簡稱中鐵大橋局）通過完善設(shè)施、隊伍建設(shè)、規(guī)范管理，提升人事檔案管理數(shù)字化、專業(yè)化、標準化水平，筑牢檔案管理風(fēng)險防控屏障，為新時代國企人事檔案管理工作提供了有益的經(jīng)驗。

一、完善設(shè)施，提升管檔數(shù)字化水平

中鐵大橋局針對大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的新特點，以集團管理信息系統(tǒng)建設(shè)為契機，完善檔案管理軟硬件設(shè)施，推動企業(yè)人事檔案管理數(shù)字化升級。

1. 搭建管檔數(shù)字化平臺

對接中國中鐵“三層級”管理模式，運用大數(shù)據(jù)、人工智能等先進信息技術(shù)，搭建檔案管理數(shù)字化平臺，優(yōu)化設(shè)計權(quán)限管理、檔案查詢、檔案維護、檔案傳遞等主要模塊，建立檔案資料電子查詢索引，實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)人事檔案信息的快速查詢，助力集團人力資源的統(tǒng)一調(diào)度和高效利用。

2. 改善管檔硬件設(shè)施

對傳統(tǒng)檔案庫實施信息化改造升級，以智能化密集架替代傳統(tǒng)檔案柜 ；按照檔案庫房、檔案閱覽室、管檔人員辦公室“三室分離”的要求，新建占地面積 160 平方米的集團總部數(shù)字化檔案庫，并按照人事檔案數(shù)字化管理流程，對數(shù)字化檔案庫進行功能分區(qū)，劃分檔案材料鑒別區(qū)、整理區(qū)、閱覽區(qū)、數(shù)字化工作區(qū)等專區(qū)。同時，指導(dǎo)集團所屬 17個管檔單位同步建設(shè)數(shù)字化檔案室，全面提升全系統(tǒng)檔案管理工作質(zhì)量和效率。

一、高校學(xué)生黨員檔案管理存在的問題

（一）學(xué)生黨員檔案管理意識淡薄

目前，大多數(shù)高校對于學(xué)生黨員檔案管理的重要性認識不足，造成檔案管理意識淡薄的原因一方面是高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認為學(xué)生黨員檔案不會被有效利用，沒有必要花費過多的人力、物力去進行系統(tǒng)的管理。另外，管理人員沒有足夠的時間去認真審閱黨員檔案，久而久之導(dǎo)致對學(xué)生黨員檔案管理的重視不夠。另一方面，學(xué)生黨員本人對于黨員檔案的歸檔和轉(zhuǎn)遞的程序一無所知，對于應(yīng)該歸檔的材料沒有及時轉(zhuǎn)遞給黨支部，遺失、損毀現(xiàn)象時有發(fā)生，造成了檔案不全，嚴重影響檔案作用的發(fā)揮。

（二）學(xué)生黨員檔案管理不規(guī)范

高校學(xué)生黨員檔案管理普遍存在著不規(guī)范的問題。一是歸檔材料不全。發(fā)展黨員、獎勵、處分和考核材料多有缺失，并且有些缺少檔案目錄，這些都會造成不良的后果。二是材料標準不統(tǒng)一。各高校檔案材料目錄不統(tǒng)一，比如有些高校會將思想?yún)R報等材料裝入檔案，有些高校則沒有裝。另外，檔案的格式、內(nèi)容、紙張等方面也是參差不齊。三是檔案管理人員在對學(xué)生黨員檔案的建檔管理中審查不嚴，有些非管理人員也能翻閱和調(diào)取黨員檔案，極易造成檔案丟失。

（三）學(xué)生黨員檔案管理模式落后

信息化時代，數(shù)字技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，而多數(shù)高校卻沒有積極利用新技術(shù)，仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，將各種資料記錄在紙上，一是不易保存、極易丟失，不利于檔案的科學(xué)化、系統(tǒng)化管理；二是查找起來困難、煩瑣，不能及時為學(xué)生黨員提供必要的資料；三是檔案的真實性沒有保障。（四）學(xué)生黨員檔案管理人員不足目前，多數(shù)高校把學(xué)生黨員檔案管理的權(quán)限下放到各個院系，而院系一般都不會配備專職的、專業(yè)的檔案管理人員，大多由教學(xué)秘書或者辦公室人員兼職管理，他們沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，缺少專業(yè)的歸類、存放和管理的相關(guān)知識，加之這些人員本身還有繁重的工作任務(wù)，自然對學(xué)生黨員檔案管理工作投入精力有限，導(dǎo)致問題頻出。

摘要：高校教育規(guī)模的迅速擴張，為高校及其二級學(xué)院的管理提出了更高的要求。為了提高二級學(xué)院教學(xué)管理效率，文章在總結(jié)以往教學(xué)檔案管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)了之前工作中的不足，提出了相應(yīng)的解決方案，以期達到預(yù)設(shè)目標。

關(guān)鍵詞：高校二級學(xué)院；教學(xué)檔案；信息化

當(dāng)前我國高校的招生和畢業(yè)規(guī)模均已突破八百萬，高等教育入學(xué)率達到百分之四十以上，正處于高教普及化發(fā)展的快車道。隨著高校教育規(guī)模的迅速擴張，為高校及其二級學(xué)院的管理提出了更高的要求。一些高校的二級學(xué)院動輒幾千人，已與以前普通大學(xué)的人數(shù)相當(dāng)了。為了保障二級學(xué)院的正常教學(xué)運行，完善其教學(xué)檔案管理建設(shè)勢在必行。

一、保駕護航的作用

完善之前，首先我們要明晰二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的意義在那里。教學(xué)檔案主要包括學(xué)院本科生、碩士生、博士生等各個階段的培養(yǎng)方案和教學(xué)計劃；教師教學(xué)的教學(xué)大綱、教案、講稿，學(xué)生考核的題庫、試卷；為服務(wù)管理教師和學(xué)生而建立的個人信息數(shù)據(jù)庫；為考核教學(xué)人員和學(xué)習(xí)人員而涉及的教師教學(xué)實施進度表、教學(xué)組織安排材料、考試分析，涉及學(xué)生的以學(xué)期為單位的學(xué)習(xí)成績表和實習(xí)鑒定表等。這些材料內(nèi)容反映了學(xué)院在不同發(fā)展階段的教學(xué)方法和教學(xué)理念，是見證學(xué)院成長的重要材料。二級學(xué)院作為獨立一級的教學(xué)管理單位，直接面對教師和學(xué)生。新教師引進前的知識能力認定，在職教師的校外培訓(xùn)或出國訪學(xué)，離退休教師的社會福利認定等各方面工作都有肯能涉及需要學(xué)院出具相關(guān)證明材料。學(xué)生方面，不論是在校生還是畢業(yè)生需要的相關(guān)檔案證明材料，直接接洽單位就是二級學(xué)院。因此，二級學(xué)院的檔案管理對于正常教學(xué)人員保障和學(xué)生培養(yǎng)以及畢業(yè)生的求職就業(yè)都具有重要作用。教育部制定的一些針對高校的評估是為了提高學(xué)校的教育水平，其中針對各個學(xué)科的評估面對的就是二級學(xué)院。針對評估內(nèi)容提供的審核材料，絕大部分都屬于教學(xué)檔案管理范圍內(nèi)的，都以教學(xué)檔案作為評估依據(jù)[1]。由此可見，教學(xué)檔案管理在體系高校教學(xué)質(zhì)量方面的關(guān)鍵作用。教育教學(xué)改革是促進教育進步，提高教師教學(xué)能力的有益探索。教改實施除了要有相應(yīng)的理論依據(jù)之外，還要做到有的放矢。如何做到有的放矢，首先需要找到以往教學(xué)中的不足之處，教學(xué)檔案材料為分析以往教學(xué)不足提供了第一手的材料，可以說為教改提供了素材，正是由于對這些材料有針對性的分析，才能為教改的具體實施指明道路。

二、居安思危的意識

完善其教學(xué)檔案管理建設(shè)勢在必行，這話不是一句口號，而是作為一線工作人員已經(jīng)明確認識到我們的不足。如果不能及時彌補其中不足，會對教學(xué)質(zhì)量產(chǎn)生消極影響，應(yīng)該引起足夠的重視。首先就是人員嚴重不足，很多二級學(xué)院根本沒有配備教學(xué)檔案管理人員。對于沒有配備教學(xué)檔案管理人員的學(xué)院，這類工作都是由教學(xué)秘書兼任的，教學(xué)秘書平時工作繁忙，沒法專心整理并系統(tǒng)地管理學(xué)院教學(xué)運行、學(xué)籍、教學(xué)研究、教研活動、教師課程工作量、學(xué)生培養(yǎng)方案、學(xué)生成績單、考試試卷、教學(xué)檢查、畢業(yè)設(shè)計等一系列教師和學(xué)生教學(xué)檔案。兼職檔案管理人員一般都是合同制或短期聘任制員工，流動性大，不能保證教學(xué)檔案管理的完整性和穩(wěn)定性。其次是制度不完善，教學(xué)檔案管理是一項復(fù)雜、繁瑣的工作。管理人員面對的是時間跨度大、涉及人員數(shù)量龐雜、種類繁復(fù)的材料，如何沒有相應(yīng)的管理制度實在是不知從何入手。對于檔案管理缺乏足夠的重視，檔案管理存在很大的漏洞，這些都是檔案管理中的巨大隱患。[2]針對教學(xué)檔案的有層次的分類，對各類的具體內(nèi)容的規(guī)定和管理辦法，各類檔案的保密度、保存期限以及保存方式，以上各方面都需要有明確規(guī)定，這樣不僅方便于管理人員，也方便于使用人員。當(dāng)前由于重視程度不夠，各方面管理制度不完善，給教學(xué)運行和信息保存都帶來了一些不必要的麻煩。此外，在高校的發(fā)展中一些學(xué)院進行合并，導(dǎo)致檔案資料的整合，各自為政的管理方式必然導(dǎo)致檔案材料無法有效整合。再次就是信息化水平不夠，當(dāng)前是信息化時代，很多行業(yè)都實現(xiàn)了無紙化辦公的形式，教學(xué)檔案管理也面臨同樣的問題。如以往畢業(yè)生的一些證明材料需要到畢業(yè)學(xué)校開具，當(dāng)前一些信息化和共享化水平較高的高校已經(jīng)可以為畢業(yè)生網(wǎng)上提供證明材料，大大節(jié)省辦事雙方時間，同時也提供了工作效率。反觀一些信息化水平不足的院校，由于紙質(zhì)教學(xué)檔案的保存不當(dāng)，導(dǎo)致檔案材料永久性損失的情況屢見不鮮。還有一些學(xué)院盡管對教學(xué)檔案進行了信息化處理，但是由于配備的信息化設(shè)備落后、信息化處理不完備、信息化材料保存不科學(xué)等原因，導(dǎo)致信息化材料損失或材料利用率不高，未能發(fā)揮信息化應(yīng)有的作用。最后就是關(guān)于教學(xué)檔案管理經(jīng)驗的交流學(xué)習(xí)少。有些高校和院系已經(jīng)建立了非常好的檔案管理模式和信息化檔案共享機制，針對管理經(jīng)驗的校際間交流，為這些寶貴的經(jīng)驗?zāi)Ｊ教峁┮粋€共同學(xué)習(xí)的平臺，是一項非常必要的工作。

【摘要】醫(yī)院科研檔案工作是科研管理中重要的組成部分，是醫(yī)學(xué)科研活動的重要條件和依據(jù)，對醫(yī)學(xué)研究有著重要的意義，但醫(yī)院在醫(yī)學(xué)科研檔案管理上卻存在不夠重視的現(xiàn)象。本文通過分析醫(yī)學(xué)科研檔案的內(nèi)容與特點，結(jié)合醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作中存在的問題，針對性地提出三點改善建議，為醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作提供參考。   【關(guān)鍵詞】醫(yī)學(xué)科研；檔案管理；現(xiàn)狀；對策分析   一、醫(yī)院科研檔案的內(nèi)容與特點   醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院科研人員在從事科學(xué)研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的原始記錄材料，是科研管理和科研實踐活動全過程的真實記錄和反映。醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)學(xué)科技知識的載體，包含豐富的研究成果、高新技術(shù)、前沿科技等醫(yī)學(xué)發(fā)展信息，是醫(yī)院科研工作寶貴的財富。相比于其他類型的檔案，醫(yī)院科研檔案除了包含一般檔案的共性特征外，還有著明顯不同的特征，主要體現(xiàn)有以下三點：   （一）檔案形成周期長。醫(yī)學(xué)科研檔案的形成與科研項目的執(zhí)行周期相關(guān)，一般醫(yī)院科研項目都必須經(jīng)過申報、立項審批等工作，一系列流程下來需要很多相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)鑒定，耗費較長時間。從課題立項到最后結(jié)題一般項目需要2-3年，重大項目需要3-5年甚至更長時間。大型的科研項目一般都分為階段性課題，每個階段性都需要完整的研究過程，各個環(huán)節(jié)都互相連接形成具有較完整的科研材料。因此醫(yī)學(xué)科學(xué)研究連續(xù)性強的特點決定了醫(yī)學(xué)科研檔案形成的周期較長。   （二）檔案專業(yè)性強。在項目進行過程中，科研工作者需要收集大量的資料，這些資料涉及的范圍廣、內(nèi)容多，且專業(yè)性較強。醫(yī)學(xué)科研工作都是以專業(yè)范圍開展課題研究，如臨床研究中，從內(nèi)科到外科，婦科到兒科；基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)研究中，從生物化學(xué)科到病理學(xué)、藥理學(xué)等專業(yè)。不同學(xué)科專業(yè)的科研工作有著各自不同的特點，因此醫(yī)學(xué)科研檔案工作比一般的檔案管理需要更多的專業(yè)知識，體現(xiàn)了專業(yè)性的特征。   （三）檔案綜合性強。醫(yī)學(xué)研究是一項綜合性較強的學(xué)科領(lǐng)域，需要涉及多個方面。近年來，隨著醫(yī)學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，大量新興技術(shù)和科學(xué)設(shè)備越來越多地運用到醫(yī)學(xué)研究中，醫(yī)學(xué)研究呈綜合性交叉性發(fā)展趨勢，一些課題往往需要多個學(xué)科多個專業(yè)合作完成，需要綜合研究協(xié)作攻克，因此醫(yī)學(xué)科研檔案相比以前具有較強的綜合性。   （四）保密性較強。科研文件因為涉及知識產(chǎn)權(quán)的問題，一般需要相關(guān)部門的保護，尤其是醫(yī)學(xué)科研檔案。醫(yī)學(xué)科研成果應(yīng)用性較強，影響較大，如果涉及疫情或重大疾病方面的資料，更需要嚴格的保密措施，防止外泄而帶來的嚴重后果。一定程度上，醫(yī)學(xué)科研成果與國家、人民的安危健康密不可分，因此保障醫(yī)學(xué)科研檔案的安全，提高科研檔案整體管理水平有著重大的意義。   二、醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀   （一）科研檔案收集與歸檔資料不充分。醫(yī)學(xué)科研項目檔案內(nèi)容應(yīng)該是十分豐富的，但一些醫(yī)院僅保存了開始的立項、審批材料、成果形式。一方面，因為醫(yī)學(xué)科研項目本身時間周期長、跨度大的特點導(dǎo)致了科研資料收集不完整，缺少細節(jié)材料；另一方面，檔案管理人員對歸檔范圍和內(nèi)容不明確，不能準確把握歸檔范圍，科研人員歸檔意識不強，對過程性科研成果的歸檔和整理沒有高度重視起來，認為是檔案管理部門和管理人員的工作，加上平時忙于科研實踐工作，與檔案管理人員缺少溝通和交流，對提交自己的科研成果存在顧慮，錯誤地認為將科研成果歸檔后就會失去保密性，結(jié)束課題后只提交了一般性材料不愿意將其他材料歸檔，造成了檔案材料不完整。   （二）缺少完善的檔案管理體制。目前一些醫(yī)院仍沿用舊的檔案管理制度，缺乏標準化的流程，沒有建立起完善的檔案管理體制，影響科研檔案管理工作。這些醫(yī)院由于沒有成立專門的科研檔案管理部門，科研項目材料一般保存在科室，或者員工自行保管，檔案管理較零碎。一些科研檔案的工作由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)掌管，也存在管理層缺乏建立完善的檔案管理體制現(xiàn)象，缺少管理重視，致使醫(yī)院科研檔案管理沒有切實可行的規(guī)章制度。工作人員在日常檔案管理工作中，對于歸檔的材料范圍、收集時間和保存期限沒有明確的制度可循，造成了科研資料不能系統(tǒng)完整歸檔，影響科研檔案的工作效率。   （三）檔案管理信息化程度低。傳統(tǒng)的科研檔案以卷宗形式保存，這種模式信息化程度較低，存在許多不足之處。第一，整理登記過程都需要花費工作人員大量的時間和精力，并且手工操作的方式更容易出錯，如果遇到更改信息，則會造成額外的工作量，需要將涉及的資料全都找出再進行修改，在查閱資料的時候仍需要人工翻閱，在檔案資料數(shù)量較大的情況下，這種方式效率較低。第二，紙質(zhì)卷宗檔案不利于保管和存放，醫(yī)院每年都會產(chǎn)生很多的檔案資料，科研資料和醫(yī)療檔案等資料較多，需要較大的存儲空間和專門的人員維護管理。第三，紙質(zhì)材料易破損易受潮，增加了維護和保存成本。這種傳統(tǒng)的檔案管理方式不符合信息化發(fā)展趨勢，不利于科研檔案的共享和再利用。   三、醫(yī)學(xué)科研檔案管理策略   （一）加強檔案管理意識。首先，各級醫(yī)院在鼓勵科研工作的同時，需要加強對科研檔案管理工作的重視。相比科研檔案的管理工作，在醫(yī)院發(fā)展過程中更重視病人醫(yī)療檔案的管理，科研檔案并沒有得到充分的重視，一方面與醫(yī)院的自身規(guī)劃發(fā)展有關(guān)，另一方面由于醫(yī)院管理層大多是學(xué)醫(yī)出身，對檔案管理專業(yè)了解不深，缺乏對科研資料整合管理的意識。因此醫(yī)院管理層需要充分認識到科研檔案對醫(yī)學(xué)科研有著重要的意義，應(yīng)將科研檔案管理落實到日常工作中。其次，加強科研人員的主動歸檔意識。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對科研人員進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，增強他們的歸檔意識，消除他們的顧慮，在平時工作中主動收集和累積科研資料，與檔案管理人員形成良好的溝通互動，提高檔案的歸檔率和完整性。最后，加強檔案工作人員的責(zé)任感和主動意識，通過宣傳學(xué)習(xí)《檔案法》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等檔案法律法規(guī)，提升工作人員的業(yè)務(wù)水平和思想意識，增強工作認同感和責(zé)任感，強化他們的職業(yè)道德修養(yǎng)，以端正嚴謹?shù)膽B(tài)度面對內(nèi)容繁雜的檔案工作，轉(zhuǎn)變被動工作狀態(tài)，形成主動整理積極了解不同專業(yè)項目的歸檔文件，及時與科研人員聯(lián)系，了解科研進度，做好階段性的歸檔工作。   （二）建立規(guī)范的檔案管理制度。檔案管理制度是檔案工作的核心，通過建立完善的管理制度，約束工作過程中的不規(guī)范不合理之處，將科研檔案管理工作達到規(guī)范化、流程化標準，符合新時代對檔案工作的要求。第一，明確科研檔案歸檔范圍，保存期限等制度，包括課題計劃、實施方案等原始數(shù)據(jù)，以及研究報告、工作總結(jié)、鑒定審批等資料，將各項工作明確到部門或個人，形成科學(xué)的管理網(wǎng)絡(luò)。第二，制定切實可行的工作流程，按照收集、分類、整理、移交、保存等環(huán)節(jié)，建立健全檔案工作流程，規(guī)定科研人員和檔案管理工作者在這些流程中需要完成的工作和配合的環(huán)節(jié)，明確各相關(guān)部門的角色，做到歸檔立卷有標準、借閱有規(guī)定，管理有制度，保證科研檔案工作順利進行。第三，建立激勵機制，在加強科研檔案規(guī)范化管理的同時，建立完善的激勵機制能夠更好地促進工作人員的積極性和歸屬感，在科研檔案管理過程中適當(dāng)?shù)靥砑蛹钪贫龋瑢n案管理工作人員設(shè)立年度考核、管理目標，與職位晉升考核相掛鉤，進而激發(fā)工作人員的積極性和責(zé)任感。此外還可以組織工作交流會、表彰大會等活動，對在檔案管理過程中工作認真、服務(wù)意識強的人員給予獎勵，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，提高工作質(zhì)量。第四，為加強檔案規(guī)范管理工作，加強對科研材料的跟蹤收集，根據(jù)科研檔案形成周期較長的特點，檔案管理工作部門應(yīng)當(dāng)進行嚴格的監(jiān)控管理，對歸檔資料及時檢查，動態(tài)監(jiān)控歸檔過程，做到嚴格把控及時補充，形成超前的控制意識，對階段性材料進行及時收集和整理，對每一步流程進行細化和完善，保證科研檔案的齊全完整與規(guī)范。   （三）建立科研檔案數(shù)據(jù)庫。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理向自動化、數(shù)字化方向發(fā)展，運用信息化手段管理科研檔案能夠提高管理效率，有助于應(yīng)用和檢索，具體措施有以下三點：第一，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視科研檔案信息化建設(shè)，基于醫(yī)院的長遠發(fā)展目標，建設(shè)檔案信息化專用平臺，聯(lián)合信息中心或?qū)ふ臆浖_發(fā)公司開發(fā)檔案信息資源平臺，并與醫(yī)院的綜合系統(tǒng)平臺相連通，在全院范圍內(nèi)實現(xiàn)資源共享。第二，努力提升檔案室硬件軟件設(shè)施建設(shè)，數(shù)字化檔案的建立需要硬件和軟件兩方面設(shè)施的保障，對一些需要掃描歸檔的文件，使用單一類型的設(shè)備無法滿足高質(zhì)量的成像效果，無法保存文件的原始面貌，因此配備新型的掃描設(shè)備非常有必要，另外數(shù)字信息類檔案存在安全隱患，必須做好網(wǎng)絡(luò)安全工作，防止數(shù)據(jù)被不法分子盜取利用。第三，鼓勵工作人員學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，通過交流經(jīng)驗、專業(yè)培訓(xùn)等形式提高業(yè)務(wù)水平，提升數(shù)據(jù)處理能力，做到獨立檢索、排序、提取數(shù)據(jù)，能夠滿足日常檔案管理和醫(yī)院的數(shù)據(jù)需求工作。運用信息化手段管理科研檔案，能夠提高科研檔案管理效率，保證科研檔案的系統(tǒng)性和準確性，以便于開發(fā)利用，從而實現(xiàn)科研檔案工作從經(jīng)驗管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，能夠更好地為醫(yī)院和社會服務(wù)。   四、總結(jié)   醫(yī)院科研檔案是科研管理中重要的組成部分，是醫(yī)院重要的知識資產(chǎn)，具有特殊的保管和利用價值。因此要正確認識科研檔案管理工作中的不足，加強科研檔案管理意識，醫(yī)院管理層和科研人員要高度重視醫(yī)學(xué)科研檔案的收集、整理、應(yīng)用及保存工作；強化制度建設(shè)，建立完善的檔案管理流程，做到有制度可循，保證科研檔案工作的順利進行；提升信息化水平，提高檔案管理效率，實現(xiàn)資源的有效利用與共享，發(fā)揮科研檔案應(yīng)有的價值。同時在管理工作中發(fā)揮創(chuàng)新精神，積極學(xué)習(xí)新型管理措施，強化科學(xué)管理，使得檔案管理工作向系統(tǒng)化、規(guī)范化方向發(fā)展，實現(xiàn)更好地為醫(yī)學(xué)科研服務(wù)的目的。   【參考文獻】   [1]胡桂周,吳志華,魯鴻,錢毅,陳超.醫(yī)院科研檔案管理存在的問題與建議[J].中國病案,2013,14(01):17-19.   [2]劉春.醫(yī)院檔案信息共享背景下的醫(yī)院科研檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(03):137-138.   [3]朱曉偉.醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化對策[J].陜西檔案,2018(05):33.   [4]王鳴茜,彭芳.探究如何加強醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作[J].計算機產(chǎn)品與流通,2018(02):276.   [5]白永梅.探析綜合醫(yī)院醫(yī)療科研檔案的管理工作[J].山東檔案,2018(03):50-51.   作者:黃富才 單位:海南省人民醫(yī)院綜合檔案室