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摘要：軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案是指在項目論證、批復(fù)、實施、竣工驗收、運行維護等階段形成的具有保存價值的各種載體形式的項目文件，包括項目綜合管理、基建項目建設(shè)、工藝設(shè)備購置實施、經(jīng)費使用等，是項目管理的重要組成部分，也是項目的真實記錄，更是評價項目建設(shè)過程是否規(guī)范的重要依據(jù)。做好固定資產(chǎn)投資項目檔案工作是項目建設(shè)實現(xiàn)科學(xué)管理的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，對固定資產(chǎn)投資項目完成之后的管理、運行、維修、改擴建等工作有著不可替代的重要作用。

軍工固定資產(chǎn)投資項目特點

1.項目投資規(guī)模大、建設(shè)難度大

軍工固定資產(chǎn)投資項目一般投資規(guī)模較大，建設(shè)內(nèi)容包括建安工程、工藝設(shè)備等，其中工藝設(shè)備多為非標(biāo)定制，技術(shù)指標(biāo)國內(nèi)領(lǐng)先，項目管理實施難度大，項目檔案管理壓力大。

2.項目檔案管理周期長

軍工固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)周期一般至少2～3年，加上前期立項論證與后期項目竣工驗收，項目檔案管理周期一般至少在5～6年，時間跨度長。加之無論是項目管理人員或是檔案管理人員均可能發(fā)生變更，各項管理要求如單項驗收程序、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)等，也可能發(fā)生變化，這些都不同程度增加了管理難度。

3.項目檔案涉及專業(yè)覆蓋廣

單純從管理角度來看，軍工固定資產(chǎn)投資項目涉及項目管理、安全性評價、環(huán)境影響評價、職業(yè)病危害防控評價、財務(wù)管理等方面。項目實施則涉及建安工程、工藝設(shè)備研制、特種設(shè)備管理等，整個項目涉及的行業(yè)廣、專業(yè)多，各項管理要求、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范多。這使檔案收集、檔案審查更具復(fù)雜性和專業(yè)性，對檔案管理人員提出了更高的業(yè)務(wù)水平要求，對其所需的知識面要求更為廣泛。

4.項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)嚴格

軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案工作，需要參照《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理辦法》執(zhí)行，檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。項目竣工驗收需要對項目的執(zhí)行過程是否規(guī)范、是否滿足建設(shè)目標(biāo)進行評價，這在很大程度上需要專家通過查詢項目檔案完成。因此，固定資產(chǎn)投資項目對文件資料的系統(tǒng)性、全面性、完整性要求更高。檔案部門必須嚴格遵照執(zhí)行，以確保項目檔案完整、真實、安全、可用。

檔案管理存在問題

1.檔案部門參與項目前期論證不足

軍工固定資產(chǎn)投資項目立項論證多由項目管理部門組織技術(shù)部門完成，前期檔案部門并未介入。以工藝設(shè)備方案為例，技術(shù)部門更多從功能組成考慮，因此，技術(shù)人員設(shè)計的工藝設(shè)備臺（套）表可能會與設(shè)備管理要求、檔案組卷要求有所差別。這樣會導(dǎo)致實施完成后給后期固定資產(chǎn)管理、檔案整理帶來不利影響。從檔案組卷來看，整個項目的儀器設(shè)備檔案組卷標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、顯得較為混亂。

2.檔案部門介入項目管理深度不夠

檔案部門介入固定資產(chǎn)投資項目管理一般是在項目獲得上級初步設(shè)計批復(fù)之后或工藝設(shè)備實施階段，而此前立項、可行性研究等階段參與較少；對安全性評價、環(huán)境影響評價、職業(yè)病危害防控評價等單項進展了解更少；介入建安工程管理則要等到竣工驗收階段，對項目總體進展了解不夠，檔案工作不能隨項目進展同步開展。同時，檔案部門對項目參與部門歸檔情況檢查指導(dǎo)力度不夠，對設(shè)備交付驗收等關(guān)鍵節(jié)點把控力度不夠，立檔部門往往在項目竣工財務(wù)結(jié)算審計前才完成收集工作，檔案部門審查、整理時間有限，無法保證檔案完整性和真實性。

有效管理措施

1.提高思想認識，變被動為主動軍工固定資產(chǎn)投資項目是國防科技工業(yè)能力提升的重要措施之一，其建設(shè)成果代表了國家的科研試驗水平。檔案部門要貫徹落實總書記對檔案工作的重要指示精神，肩負起將各領(lǐng)域的奮斗歷史記錄好、留存好的重要責(zé)任，積極向單位黨委匯報檔案工作，將其納入黨委專項研究事項。單位黨委要組織各黨支部學(xué)習(xí)總書記重要指示精神，提高對檔案工作重要性的認識，使做好項目檔案管理工作成為各部門的自覺行為，變被動為主動，變坐等收集為主動收集。

2.落實檔案工作主體責(zé)任、從源頭提高檔案質(zhì)量

一是制定檔案管理辦法，明確各類人員檔案管理職責(zé)。根據(jù)《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》等國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，按照綜合類、基建類、設(shè)備儀器類、特殊載體類等對歸檔材料進行收集、整理和分類。為進一步明確檔案工作職責(zé)及整理要求，可制定專門的固定資產(chǎn)投資項目檔案管理辦法，對參與部門的檔案工作職責(zé)進行明確，制定各類文件收集清單，明確歸檔要求、保管期限等，使項目檔案從形成之初便由專人管理，確保項目檔案管理工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化。二是各司其職，把好各級審查關(guān)。各部門根據(jù)檔案管理職責(zé)分工，在收集、歸檔過程中嚴格審查檔案。一方面，能夠及時發(fā)現(xiàn)問題并加以解決，另一方面，也可以使其對檔案管理要求理解更加深刻，促進在后續(xù)工作中更加嚴格落實檔案管理要求，從源頭提高檔案質(zhì)量（如表所示）。

3.深入?yún)⑴c項目實施，加強過程管控

一是項目立項之初就進行檔案工作策劃。立項之初，檔案部門應(yīng)完成檔案工作整體策劃，包括明確檔案責(zé)任人體系、各類整理標(biāo)準(zhǔn)（特別是建安工程施工資料的整理標(biāo)準(zhǔn)）、組卷策劃、檔案檢查節(jié)點等，作為項目檔案工作開展的依據(jù)。二是合同簽訂前參與合同條款審查、明確文件交付要求。檔案部門應(yīng)參與招標(biāo)文件、技術(shù)協(xié)議、合同等審查，合同條款中應(yīng)明確文件材料形成要求、交付內(nèi)容、質(zhì)量要求、整理標(biāo)準(zhǔn)、交付套數(shù)、交付時間、違約責(zé)任等，與驗收款、工程尾款等掛鉤，通過經(jīng)濟制約手段將檔案管控措施從項目管理的末端(項目驗收、結(jié)算支付)向前端(招投標(biāo)、合同執(zhí)行)延伸，在法律上形成約束。三是跟蹤項目建設(shè)進度，檔案工作與項目建設(shè)工作同步開展。在項目立項、可行性研究、初步設(shè)計、實施、單項驗收等各個階段，檔案部門要做好對項目參與部門文件材料收集的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，特別提醒可能遺漏的各項評審專家意見（手寫原件）、意見落實情況表、上報請示材料，外單位移交的各類專項報告等，使得項目檔案文件管理工作與項目建設(shè)同步進行，及時發(fā)現(xiàn)缺失的文件材料并及時進行補救，確保項目檔案的完整歸集。四是制定工藝設(shè)備外協(xié)技術(shù)文件編制規(guī)范。項目工藝設(shè)備外協(xié)廠家較多，不同廠家編制文件粗細程度不一，文件簽署層級不一，文件格式大相徑庭，對于同一項目而言，顯得較為凌亂，且不好把控審查標(biāo)準(zhǔn)。因此，檔案部門可與標(biāo)準(zhǔn)化部門聯(lián)合，制定工藝設(shè)備技術(shù)文件編制規(guī)范，規(guī)定文件封面、文件名稱編制、字體字號、圖表編排、打印裝訂、簽署蓋章等要求，由項目管理部門在簽訂合同時提交給外協(xié)廠家，以便交付文件資料實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、樣式統(tǒng)一，更加符合歸檔要求。五是參與工藝設(shè)備驗收、基建工程四方驗收，對移交資料進行審查。驗收前，外協(xié)方或承建方應(yīng)將資料提交至檔案部門進行審查；對于未提交驗收資料或不符合檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)的，檔案部門不出具檔案審查意見；驗收會議應(yīng)邀請檔案部門參加，聽取檔案審查意見。在合同付款審批流程中增加檔案部門會簽環(huán)節(jié)，未通過檔案部門審查的，不予支付相關(guān)驗收節(jié)點款項，從而提高合作相關(guān)方按標(biāo)準(zhǔn)移交資料的積極主動性。

4.加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力水平

一是拓展檔案人員行業(yè)知識面。檔案人員要熟悉和掌握軍工投資項目過程管理的主要環(huán)節(jié)、規(guī)范流程、相關(guān)法律政策等，包括固定資產(chǎn)投資項目管理辦法，招投標(biāo)管理，環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生、安全評價等工作程序、工程建設(shè)、設(shè)備儀器研制、特種設(shè)備管理要求等，優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)，提升對檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和審查把關(guān)能力。 二是對項目參與人員進行檔案基本知識培訓(xùn)。包括檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、檔案審查要點等，使得項目參與人員在生成、接收文件時就能自覺對標(biāo)，做到格式統(tǒng)一、圖像清晰、文件齊全、分類準(zhǔn)確，方便管理和利用。

作者： 林麗梅 單位：北京環(huán)境特性研究所