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1系統(tǒng)介紹

本畢業(yè)證明書打印系統(tǒng)只需要一個excel工作薄，工作薄由兩個工作表組成，第一個工作表名稱可稱為“數(shù)據(jù)”表，用于存儲和生成打印數(shù)據(jù)；第二個工作表名稱可稱為“畢業(yè)證明書模版”表，根據(jù)空白的畢業(yè)證明書樣式，對相應(yīng)的空白處進(jìn)行填空式打印。

1.1信息錄入

“數(shù)據(jù)”表中的內(nèi)容分為兩部分：一部分是“錄入畢業(yè)信息”，另一部分是“生成打印信息”。首先錄入需要打印畢業(yè)證明書的畢業(yè)生信息到“錄入畢業(yè)信息”處，單元格的格式為“文本”格式。通常申請辦理畢業(yè)證明書的都是已經(jīng)畢業(yè)的往屆生，很難實現(xiàn)統(tǒng)一下載數(shù)據(jù)使用導(dǎo)入功能，只能通過敲打鍵盤輸入或者在相應(yīng)畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行查找、復(fù)制、粘貼畢業(yè)信息。畢業(yè)證明書編號可以是學(xué)校在根據(jù)相關(guān)文件規(guī)定的前提下，以及學(xué)校的實際情況自行編排證書號碼，此時可由文本函數(shù)text和行號引用函數(shù)row結(jié)合運用實現(xiàn)編碼，公式為K3=TEXT(ROW()-2,"125721201209000")。

1.2生成打印信息

根據(jù)空白畢業(yè)證明書需要打印的信息，建立相應(yīng)的生成項目。“生成打印信息”表中的“姓名”、“性別”、“專業(yè)名稱”、“學(xué)制”、“層次”、“畢業(yè)證書編號”、“畢業(yè)證明書編號”均可運用“=”號公式自動填寫生成。如：在“M3”單元格中輸入“=B3”，“B3”單元格的“張三”就自動填寫在“M3”單元格里。使用鼠標(biāo)下拉進(jìn)行公式復(fù)制，完成“M3”下面單元格姓名內(nèi)容的填寫。“出生年”、“出生月”“、出生日”“、入學(xué)年”、“入學(xué)月”、“畢業(yè)年”、“畢業(yè)月”、“打印年”、“打印月”、“打印日”的打印格式為中文格式，需要對“錄入畢業(yè)信息”表中的日期進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，此時需要文本函數(shù)text、字符串函數(shù)mid以及特定參數(shù)結(jié)合運用實現(xiàn)。

1.3設(shè)置打印模版

畢業(yè)證明書打印實行填空式打印，首先需要運用引用函數(shù)VLOOKUP將“數(shù)據(jù)”表中的“生成打印信息”引用到“畢業(yè)證明書模版”中。第一步，進(jìn)行定義名稱，選擇“數(shù)據(jù)”表中m列的“姓名”以下單元格內(nèi)容，設(shè)置步驟為插入-名稱-定義。第二步，對“畢業(yè)證明書模版”的“H14”單元格進(jìn)行數(shù)據(jù)有效性設(shè)置。

1.4打印畢業(yè)證明書

每個信息點都設(shè)置完成后，調(diào)整行距、列距、單元格位置等，使得打印在畢業(yè)證明書上效果是整齊、美現(xiàn)的。單擊“H14”單元格旁的倒三角圖標(biāo)，可選擇證明書辦理人的姓名，與姓名相應(yīng)的信息也會隨之而改變，實現(xiàn)單人次或多人次打印。最后只需在打印機上放置好畢業(yè)證明書，點擊工具欄上的打印圖標(biāo)就可以進(jìn)行打印。

2小結(jié)

通過畢業(yè)證明書打印系統(tǒng)的應(yīng)用，達(dá)到了學(xué)籍管理證書打印工作的高效管理目的。與此同時，還可以通過對本系統(tǒng)的學(xué)習(xí)思考，留給其他學(xué)者一些啟發(fā)，研發(fā)更方便實用的證書打印系統(tǒng)，廣泛地應(yīng)用到各行各業(yè)中去。

作者：莫宇強 單位：廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院