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摘要：新時期的檔案管理工作結合價值影響需求、順應社會時展需求，做好電子信息檔案管理系統建設，提升檔案應用價值是十分關鍵的。顯然傳統的檔案管理工作已經不能滿足社會發展目標，需要檔案工作者探索全新的管理模式與方法，提升檔案的社會服務價值。

關鍵詞：檔案館；電子信息檔案管理系統；應用研究

1引言

電子信息檔案管理系統的建設與應用，能夠給檔案館開展各項工作提供良好的保障條件。系統建成之后電子檔案信息的搜集、整理、存檔、歸檔等各項工作將更高效，檔案資料的分類、查詢、調用在信息化的管理模式之下，數據信息資源的共享交流效果將逐漸增強，工作也更便捷。探索檔案館未來工作基本模式，從遠程查閱、用戶認證、系統管理等幾個方面，對檔案實現模塊化、系統化的管理，為檔案部門各項實踐工作提供有利支持條件，還需要檔案工作者展開進一步的實踐分析研究。

2電子信息檔案管理系統構建所應遵循的基本原則

（1）規范化。任何工作要想保持一個穩定發展的狀態，都需要將其安全性、秩序性保障起來。電子信息檔案管理系統的建設與一般的檔案管理工作有著較大的差異，互聯網信息技術的介入，使得系統很容易遭黑客攻擊，一些數據信息被刪減或修改。所以基于電子信息檔案管理系統應用的安全性、可靠性要求，需要在系統建設期間，分析可能會存在的安全隱患問題，確保每一個工作階段都能夠將規范化標準推廣，管理質量提升能夠給電子檔案應用帶來積極的推進作用。（2）一體化。一體化指電子信息檔案統一管理階段，做好集成化的管理模式應用，當各種數據信息資源能夠協調性應用，那么電子檔案的真實性、可靠性就有了良好保障。電子信息檔案管理系統應用期間會生成一個較為完成的生命周期，為了避免在管理階段遇到一些突發性問題，在電子信息檔案管理系統建設階段，應探索管理周期設置要求，實現對電子檔案的有效性管理與應用。（3）自動化。自動化在電子信息檔案管理系統建設階段的要求，就是針對電子檔案的自動生成，檔案管理員通過系統應用，對相應的電子檔案數據信息進行搜集、整理，經過分類、整合之后能夠對已有的電子檔案信息資源進行深入的分析與研究，探索其本身的價值影響。整合過程中，將文件自動合成處理，為后續的利用提供便捷條件。

3探索檔案館電子信息檔案管理系統內部的非功能性設計環節

電子信息檔案相對于傳統紙質檔案具備明顯的優勢特點，需要從資料內容、實效性兩個方面進行分析研究，要求檔案管理員在實踐工作階段，做好對自身業務的拓展，需要將系統操作、系統模塊設置工作全面開展，具體從以下幾個方面展開分析：（1）系統架構層應用。系統各項業務控制管理，比方說在訪問數據信息統計方面，對這部分內容進行緩沖，這樣在系統應用期間，檔案存儲與應用期間的其他數據信息內容的更新效果逐步增強。系統架構層的應用，能夠將各項工作分層次的開展。（2）系統操作層應用。電子信息檔案管理系統應用期間，在設計方面人性化的操作界面設置是十分關鍵的，能夠滿足高效的系統應用需求。檔案管理者需要做好對系統各個功能模塊的分配與完善，面對相應的電子信息檔案的處理，能夠達到理想化的工作要求。（3）系統業務層應用。檔案館檔案管理工作需要將業務流程統一設置，通過電子信息檔案管理系統的各項功能分工，將拆分工作依據電子信息檔案管理要求進行，這樣就能將各項功能的配置效果逐步增強，在實踐階段各個模塊相互配合，提升檔案管理質量。

4檔案館電子信息檔案管理系統功能性設置

4.1電子信息檔案管理系統安全管理工作

電子信息檔案管理系統結合網絡技術手段，經過對各項工作的統一、規范管理，能夠做好與檔案館各個部門的業務對接，實現系統化、一體化的管理。尤其是現階段的網絡技術水平不斷發展，電子信息檔案的傳輸與共享速率逐步提升，人們體會工作便捷性、高效性的同時，在安全管理階段也有著硬性要求。所以考慮電子文件聯網之后的應用更容易受到網絡病毒的侵害，所以做好對電子信息檔案識別，從歸檔工作開始之初要求部門對這項工作全權負責。同時還需要檔案管理部門明確歸檔的要求，經過轉化之后的電子檔案，利用前端控制的有效途徑，能夠確保有價值的電子信息檔案建立防偽標識，在防偽技術調控階段，確保對不良網絡病毒有強的抵御效果。

4.2電子信息檔案管理系統查詢與統計模塊

電子信息檔案管理系統主要目的是為了方便管理員歸檔工作，給后續的檔案查詢、庫房管理提供一定的功能性引導。庫房管理查詢工作，通常需要將架號、庫號、格號輸入，后續找出相對應的電子信息檔案。檔案查詢應用功能，還需要將查詢檔案的類型明確，通過對檔案歸檔時間明確，在系統不同的模塊應用期間，管理員針對其統計與歸檔功能，明確檔案的位置并調取應用。管理員統計自己的整體工作量時，電子信息檔案管理系統獲取查詢信息之后，就能夠實現對相應的統計信息內容的搜集與調用，整體工作的便捷性與高效性都能進一步提升。

4.3電子信息檔案管理系統歸檔功能模塊設置

檔案館在電子信息檔案歸檔管理階段，將電子信息檔案入庫之后，后續還有庫房管理、接收歸檔、檔案轉移、檔案撤銷等具體工作。從庫房管理層面上看，該模塊主要目的是將現有的電子信息檔案進行庫房信息的創建、調整、刪減，在系統中行使此權利期間，需要將庫房編輯、檔案轉移等具體工作進行劃分。也就是在系統應用期間，庫房信息包含諸多方面，從庫房名稱、標號、面積諸多信息入手，將各項參數的獨立性保障起來，便于滿足后續管理員在信息刪減、修改方面的操作需求。從檔案信息移交工作上看，電子信息檔案管理系統設置該模塊就是為了控制在檔案移交階段可能會存在的問題，一般是檔案管理員在數據上傳、歸檔階段的信息遺漏，需要重新將電子檔案信息移交處理，在系統界面操作期間，通過對移交、查詢點等具體業務的判斷，將數據進行轉移，后續的查詢效果增強。電子信息檔案管理系統檔案接收與撤銷服務工作，該功能性模塊的設置，就是針對移交檔案階段的實踐操作需求，功能界面上獲取移交信息，管理員再將查詢信息、移交內容共享上傳，明確功能模塊中所包含的基本項目，從工作人員、業務屬性、訂單號查詢等幾個方面，顯然能夠給管理員提供較為完成的操作條件。管理系統中的庫房管理，給有需求的用戶設置專門的點擊瀏覽按鈕，管理人員在身份認證之后，有權利將自己的工作內容進行調整，將庫房數據信息新增、刪減等內容具體調整。旨在檔案信息編輯處理期間，經過給檔案管理員提供相應的操作提示，進入到編輯頁面之后就能按照要求對檔案內容進行調整或修改，通常只要對歸檔文件進行雙擊，進入到頁面之后根據提示進行操作按鈕的點擊，那么入庫之后就能夠按要求將已經歸檔的電子檔案信息進行調整。

5結束語

檔案館管理工作人員，為了將電子檔案信息管理質量進一步提升，需要將電子檔案管理系統建立并完善起來，探索其對實踐工作的服務性價值。對于檔案館來講完善系統工作，能夠將檔案管理工作的資金投入有效控制，整體的管理水平、服務水平提升，能夠將互聯網的優勢作用展現出來，建立模塊并探索全新的管理模式、管理技術，實現對電子信息檔案的完善管理，提升檔案館的整體工作效率。

參考文獻

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作者:王愛興 單位:萊州市檔案館