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一、現(xiàn)階段會(huì)計(jì)檔案管理的存在的問題

(一)檔案信息易更改

當(dāng)前，許多企業(yè)建立了局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了相關(guān)會(huì)計(jì)信息的無紙化傳遞。這些雖然利于會(huì)計(jì)檔案資源共享，提高工作效率。但同時(shí)，會(huì)計(jì)工作人員只要獲得相關(guān)職責(zé)權(quán)限就可進(jìn)行會(huì)計(jì)信息修改，沒有了紙質(zhì)檔案的修改痕跡，使得篡改會(huì)計(jì)檔案簡單化。

(二)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在安全隱患

目前通用網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的功能主要包括:遠(yuǎn)程報(bào)表、遠(yuǎn)程審計(jì)、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報(bào)稅、網(wǎng)上銀行等。基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，企業(yè)提高了會(huì)計(jì)文檔的多方位檢索速度，可以進(jìn)行網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳送，使會(huì)計(jì)工作變得簡單、快捷。但眾所周知，網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客伺機(jī)而動(dòng)，一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中病毒或被黑客攻擊，不僅會(huì)造成會(huì)計(jì)檔案的遺失、篡改，甚至?xí)孤镀髽I(yè)的經(jīng)濟(jì)信息。

(三)會(huì)計(jì)軟件升級(jí)與檔案讀取不兼容

在電子信息技術(shù)下，會(huì)計(jì)工作的錄入需要相應(yīng)的電算化軟件予以支持。而會(huì)計(jì)軟件的使用，又對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件配置提出了一定的要求，不滿足配置的計(jì)算機(jī)無法安裝或運(yùn)行軟件。同時(shí)由于會(huì)計(jì)電算化的軟件升級(jí)換代很快，在不同的版本下會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)有可能不同，有的單位沒有把會(huì)計(jì)軟件的版本及軟件系統(tǒng)很好地保存，造成會(huì)計(jì)電算化檔案不能被調(diào)閱。

二、完善會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)建議

(一)明確會(huì)計(jì)檔案保管路徑，設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理專崗

鑒于目前紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案并存的情況，企業(yè)應(yīng)按會(huì)計(jì)期間、會(huì)計(jì)資料內(nèi)容進(jìn)行分類管理，明確保管路徑及保管形式，如電子檔案必須光盤和移動(dòng)硬盤雙重存儲(chǔ)，以防損壞，不可讀。同時(shí)，設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理專崗并安排專人負(fù)責(zé)，建立會(huì)計(jì)檔案管理路徑查詢手冊，注明雙重歸檔下的存放、存儲(chǔ)路徑。

(二)明確會(huì)計(jì)工作權(quán)限，建立電子信息修改的備查簿

建立完善的內(nèi)部控制制度，嚴(yán)格實(shí)行崗位責(zé)任制。建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限，如：普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用。同時(shí)，要求會(huì)計(jì)軟件開發(fā)商，但凡登陸軟件進(jìn)行操作，必留登陸痕跡，并選擇登陸任務(wù)，比如是完成新會(huì)計(jì)事項(xiàng)的錄入還是修改工作等。同時(shí)建立電子信息修改備查簿，對(duì)修改事項(xiàng)進(jìn)行登記，以防私自篡改。

(三)建立內(nèi)外網(wǎng)分級(jí)會(huì)計(jì)信息錄入機(jī)制

將局域網(wǎng)和外網(wǎng)分級(jí)使用錄入，分離授權(quán)。注重網(wǎng)絡(luò)的管理，建立內(nèi)外網(wǎng)的使用準(zhǔn)入機(jī)制。盡量不要在網(wǎng)絡(luò)上傳遞有關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。必須要通過網(wǎng)絡(luò)傳遞的，應(yīng)通過添加密碼或其他加密措施保護(hù)數(shù)據(jù)的安全。

(四)注意會(huì)計(jì)軟件供應(yīng)商的選擇，設(shè)置專門電子計(jì)算機(jī)維護(hù)崗

由于電子信息技術(shù)的不斷更新，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的高速發(fā)展，會(huì)計(jì)工作不是一成不變的，會(huì)計(jì)軟件也是不斷升級(jí)調(diào)整的。這就要企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)軟件供應(yīng)商選擇的時(shí)候，要選擇售后完善的，技術(shù)過硬的公司，保證會(huì)計(jì)軟件在升級(jí)后，不僅能進(jìn)行現(xiàn)有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理，也能對(duì)以往的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行調(diào)取、讀取，以防電子會(huì)計(jì)檔案形同虛設(shè)，無法使用。

三、總結(jié)

由于會(huì)計(jì)工作人員大部分都是會(huì)計(jì)科班出身，雖然會(huì)使用會(huì)計(jì)軟件，全部能對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備等進(jìn)行維護(hù)。而電算化軟件的維護(hù)及系統(tǒng)安全都對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)提出了較高的要求，這就需要會(huì)計(jì)部門相應(yīng)增設(shè)專門的電子計(jì)算機(jī)維護(hù)崗，聘用一定數(shù)量的電腦高級(jí)人才，維護(hù)日常運(yùn)作，使得會(huì)計(jì)檔案可以合理、高效使用。

作者：劉妍 單位：天津渤海職業(yè)技術(shù)學(xué)院