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摘要:檔案管理工作的運行質(zhì)效，直接影響著實驗室檔案管理的整體水平，為進一步夯實實驗室檔案標準化管理工作，本文從當前實驗室檔案管理現(xiàn)狀中剖析存在的不足，探索實驗室檔案標準化管理的發(fā)展思路，為完善實驗檔案規(guī)范化管理提供有意借鑒。

關(guān)鍵詞:實驗室檔案管理;檔案標準化;標準化管理路徑

一、實驗室檔案標準化管理綜述

實驗室的檔案記錄有著溯源的特性，作為實驗室平時檔案管理的原始憑證，在法律證據(jù)、科研研究、增強領導決策、維護所屬實驗室的行業(yè)名聲等方面提供了大量的資源，檔案材料通過建檔、分類整理、編制成冊等一系列流程后，形成比較系統(tǒng)的文件，是撰寫文件報告的重要參考依據(jù)。實驗室檔案標準化管理的水準，也是實驗室認可評審的重要參考依據(jù)，對實驗室能否順利通過評審起著重要的作用。實驗室檔案標準化是以實驗室檔案工作范疇內(nèi)的重復性的事務為對象而制定或修訂的各種標準的總稱，它是實驗室檔案工作中有關(guān)單位或個人應遵守的基本準則和依據(jù)。實驗室檔案標準化管理的根本任務是創(chuàng)設結(jié)構(gòu)合理、配套齊全，服務高效、科學管理的檔案室，進而在實驗室檔案管理工作中，能夠符合新時代要求及科學的需要，促進實驗室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。在實驗室檔案標準化建設中，要結(jié)合實驗室檔案管理的實際，按照一定的程序流程，科學制定有關(guān)實驗室檔案管理的管理標準，讓實驗室檔案管理工作朝著統(tǒng)一性、規(guī)范性的方向發(fā)展，以保證條理性與效率性。

二、實驗室檔案標準化管理意義

實驗室的檔案資料作為第一手原始憑證，是實現(xiàn)標準化管理的基礎，是實驗室日常工作的重要范疇。日常的檔案記錄工作，能夠有助于了解到總體的運行情況，給我們的監(jiān)督、考核及改進工作提供抓手。通過規(guī)范化管理，將材料文件歸納歸總和分類，使實驗室的檔案具有可讀性和條理性，讓檔案信息可以被利用，真正起到為實驗室管理和調(diào)整工作提供參考。實驗室檔案管理的質(zhì)量與實驗室檔案標準化密不可分。實驗室檔案標準化主要是進一步規(guī)范實驗室檔案管理各類信息的接口，統(tǒng)一各類動作規(guī)范，明確方面。實驗室的檔案工作有著實踐性，往往必須借助一定的理論標準指導進行，實驗室檔案管理中如果沒有標準化體系，工作中極易出現(xiàn)如檔案格式不統(tǒng)一、標識符號不明確、整理與檢索方法銜接不一致等情況的出現(xiàn)，這樣不僅給實驗室檔案的利用帶來很大的影響，而且可能會出現(xiàn)重復梳理實驗室檔案工作的問題。當前，伴隨著我國信息科技化的不斷發(fā)展，實驗室檔案的各類信息環(huán)境資源逐步實現(xiàn)共享，因此，建立一個系統(tǒng)的實驗室標準化體系來約束與規(guī)范檔案工作顯得尤為重要，這樣在實驗室檔案管理工作中，根據(jù)各項標準要求來進行操作，減少或避免了循環(huán)工作，提升管理質(zhì)效。為了高效的為有需求的人提供資源共享、搭建通暢的紐帶橋梁，實驗室就需要建立檔案標準化，將實驗室的各類文件分類組合成檔案，進而將實驗室檔案部門與相關(guān)單位部門聯(lián)系起來，為信息共享機制提供有力保障。同時實驗室標準化的檔案管理工作規(guī)范可以保證檢測結(jié)果的可靠性、準確性和有效實施，也保障了實驗室檔案管理系統(tǒng)的高效運作。

三、實驗室檔案標準化管理的現(xiàn)狀

(一)實驗室檔案內(nèi)容概述

實驗室檔案涉及到實驗室工作的各個方面，其具體內(nèi)容可分為綜合類、質(zhì)量控制類、檢驗過程類、人員檔案類、儀器設備類、耗材類、輔助記錄類等七大類。

1．綜合類檔案

綜合類檔案是由內(nèi)部文件和外部文件組成。內(nèi)部文件包括實驗室的各項規(guī)章制度、實驗室建設情況、實驗室年度計劃、實驗室年度總結(jié)、工作人員情況一覽表、儀器設備一覽表等;外部文件是指外部接收來的外來文件，包括法律法規(guī)、評審準則、技術(shù)標準、上級部門下發(fā)實驗室的文件等。

2．質(zhì)量控制類檔案

質(zhì)量控制是為了使檢驗報告或?qū)嶒炇曳者_到客戶所需的質(zhì)量要求而采取的技術(shù)措施和管理措施方面的活動，其一系列活動所產(chǎn)生的文件是實驗室內(nèi)部的法規(guī)性文件，是實驗室檢測鑒定工作必須遵循的準則，其包括:程序文件、受控文件、質(zhì)量手冊、質(zhì)量監(jiān)督、作業(yè)指導書、方法證實、能力驗證結(jié)果、實驗室內(nèi)部質(zhì)控記錄(標準物質(zhì)/參考物質(zhì)驗收登記表、檢驗質(zhì)量控制)、儀器檢定計劃、儀器檢定確認記錄、年度儀器設備校準計劃及證書、質(zhì)控計劃、合格供應商等。實驗室應保存并及時歸檔影響檢驗鑒定結(jié)果的諸多質(zhì)量控制類文件和記錄，并標識區(qū)分，同時文件修訂及版本情況應有記錄，作廢文件按相關(guān)程序文件進行銷毀。

3．檢驗過程類檔案

檢驗過程類檔案是整個檢驗過程的真實反映，涵蓋了檢材從取樣、送檢、受理、檢材前處理、進樣和報告出具等各個階段的內(nèi)容，具有很強的專業(yè)性，其內(nèi)容的完整準確對于溯源有很大的參考價值。其包括鑒定委托書、受理案件登記表、受理鑒定事項確認書、檢材出入庫登記表、檢驗鑒定分析記錄、檢驗鑒定原始譜圖、檢驗報告、報告發(fā)文登記表等過程資料。實驗室檢驗鑒定報告結(jié)論是否準確有效直接反映著本實驗室物證鑒定能力，并直接影響著檢驗報告能否作為有效物證，是否具有法律效力。檢測類檔案的記錄應內(nèi)容全面，結(jié)構(gòu)合理，以保證其能夠再現(xiàn)檢材從受理到報告發(fā)文全過程，并規(guī)定合理的期限進行安全保存。

4．人員類檔案

人員類檔案包括人員檔案、人員培訓及考核檔案。人員檔案指實驗室所有在職人員的學歷情況、鑒定人員鑒定資質(zhì)、上崗證書、資格證書、科研成果、論文獎勵情況、年度考核情況等。人員培訓及考核檔案包括人員培訓計劃、培訓記錄、繼續(xù)教育及培訓情況及考核結(jié)果。人員檔案反映著實驗室人員的業(yè)務水平，是整個實驗室鑒定能力的重要參考依據(jù)，有助于根據(jù)人員自身能力和專業(yè)特長進行科學分工、明確責任分配。

5．儀器設備類檔案

實驗室的儀器設備，是進行日常檢驗鑒定工作的重要工具，其使用情況是否正常對于檢測結(jié)果的準確性有很大的影響。因此，對于儀器設備從購買、使用到報廢等各個階段的詳細情況都要及時記錄并歸檔。其歸檔內(nèi)容包括儀器設備購置申請表，儀器設備基本信息(名稱，制造廠商，規(guī)格型號，出廠編號，出廠合格證)，儀器設備驗收記錄，使用部門及放置地點，使用管理人員，使用說明書，操作規(guī)程，檢定/校準證書，儀器期間核查記錄，維護維修記錄，申報降級、報廢記錄等。

(二)實驗室檔案進行標準化管理工作中存在的問題

1．檔案標準化意識薄弱

實驗室需要歸檔的內(nèi)容較多且繁雜，涉及到人員、儀器設備、檢材、檢測過程、法律法規(guī)、各項規(guī)章制度、實驗室環(huán)境等多個方面，這就更需要按檔案標準化管理。然而實驗室工作人員往往更重視實驗檢驗過程及實驗結(jié)論，而忽略檔案資料標準化管理。檔案仍存在分類不清晰、歸檔不規(guī)范、無統(tǒng)一標準、缺失的情況，對實驗室建立檔案標準化管理制度產(chǎn)生了消極影響。在實驗室認可現(xiàn)場評審或調(diào)用案卷取證時就會出現(xiàn)資料殘缺丟失或不規(guī)范，檢索不便捷的狀況，從而導致認可成績不理想或案卷無法成為有效物證的結(jié)果。

2．檔案標準化管理監(jiān)督不夠

目前本物證鑒定所針對各個實驗室建立實施統(tǒng)一的檔案標準化管理制度。質(zhì)管辦負責對各個項目檔案標準化管理進行監(jiān)督。但是由于各專業(yè)實驗室檔案內(nèi)容多且繁雜，對各檔案檢查需要耗費大量的時間和人力，一般只進行年度檢查、檔案部分抽查、各個專業(yè)內(nèi)審員相互檢查的方式，這樣就導致對檔案標準化管理執(zhí)行情況監(jiān)督不夠全面、不夠徹底。

3．檔案移交過程中的管理脫節(jié)、疏漏

檔案人員由于晉升、崗位變換造成檔案管理崗位人員變動，而進行檔案交接的檔案人員往往是新進人員，一般還未經(jīng)系統(tǒng)的培訓，對各項業(yè)務還沒有熟悉和適應就開始接手檔案工作。這些檔案員本身對實驗室的各項檔案工作制度不甚了解，檔案意識薄弱、缺少檔案標準化的認知，交接后又沒有經(jīng)過及時的培訓，造成了實驗室檔案管理的脫節(jié)和疏漏。同時這些新進人員一般身兼數(shù)職，在工作中往往分身乏術(shù)，對檔案管理無法足夠重視，從而造成一些檔案缺失，這些情況都不利于檔案標準化建設。

4．檔案管理的理念相對滯后

檔案管理人員存在對檔案管理工作認識不夠到位、不夠充分，認為日常檔案工作就是收集、整理、保管、編目、檔案檢索和檔案統(tǒng)計，保證其完整性和安全性就是檔案管理人員工作職責，因此在工作中墨守成規(guī)，管理方式上不思進取，直接導致許多檔案管理工作還保持著比較原始的管理方式，這些方式耗時耗力，不能適應實驗室發(fā)展的要求以及檔案標準化管理體系的建設。

四、檔案標準化管理的完善

(一)健全檔案標準化管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范化

隨著科技的不斷發(fā)展，實驗室整體水平在科學技術(shù)支撐下也是不斷取得進步，實驗室整體水平的進步離不開檔案的管理，檔案是實驗室發(fā)展的記錄見證及重要參考，實驗室相關(guān)人員應充分認識到實驗室檔案管理工作的重要性，根據(jù)質(zhì)量體系文件，結(jié)合各實驗室實際情況，積極制定相關(guān)檔案管理的規(guī)章制度，明確規(guī)定各實驗室檔案管理人員權(quán)利義務及職責，采用問責方式，將責任分配落實到位。制定統(tǒng)一的檔案管理標準規(guī)范，使得檔案工作的各個方面實現(xiàn)協(xié)調(diào)和統(tǒng)一，檔案工作的各項程序和質(zhì)量要求做到有章可循，從而避免重復時間和勞力，提高工作效率，實現(xiàn)檔案管理工作的科學化和規(guī)范化。

(二)加強實驗室檔案管理標準化機制建設

實驗室相關(guān)人員要重視實驗室檔案管理工作，加強實驗室檔案管理標準化機制的建設，要優(yōu)化實驗室工作中檔案的收集、匯總、整理、歸類、保管、統(tǒng)計、提供利用等工作流程，管理工作中所涉及的檔案室建設、經(jīng)費、設備、檔案用品等問題應高度重視并相應解決，進一步改善實驗室檔案管理工作的條件和工作環(huán)境，建立科學、方便、快捷的檔案管理信息系統(tǒng)，讓實驗室檔案管理工作與其他相關(guān)各項管理工作同步發(fā)展，進而將此項工作落到實處。把實驗室檔案管理工作列為領導考核項目，以引起領導重視;將實驗室檔案工作列入實驗室工作計劃;詳細規(guī)定各個項目檔案管理制度等。由于物證鑒定所實驗室檔案內(nèi)容多、繁雜，各個實驗室業(yè)務方向不同，要求各檔案管理人員對各專業(yè)業(yè)務水平熟悉程度高等實際情況，完全集中一部門管理有很多困難，存在工作量大、因各實驗室檔案業(yè)務不同導致檔案交接匯總困難、對整個鑒定所綜合業(yè)務熟悉人才缺乏、因業(yè)務不熟致監(jiān)督不到位等許多弊端。故可采用檔案管理部門、質(zhì)管辦、各專業(yè)實驗室共同管理的方式。檔案管理部門側(cè)重檔案業(yè)務的指導和物證鑒定所各部門匯總的檔案管理;質(zhì)管辦側(cè)重實驗室機制建設與規(guī)劃，負責檔案用房、經(jīng)費保障和管理、檔案管理質(zhì)量監(jiān)督與檢查計劃等檔案收集整理;實驗室負責實驗室的實驗鑒定、實驗室建設、人員及儀器設備等方面檔案的收集整理等。

(三)設立專人管理，落實檔案管理工作

實驗室檔案中的許多內(nèi)容是進行實驗室認可評估的重要項目，同時實驗室鑒定過程中的一些檔案數(shù)據(jù)又是鑒定結(jié)論的重要參考，因此實驗室建立標準化檔案管理顯得尤為重要。實驗室檔案管理過程中從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)一、編目、利用、編研等環(huán)節(jié)是一項各環(huán)節(jié)聯(lián)系緊密而且要求精準的工作，這就需要設立專人對實驗室的檔案進行收集、整理與管理，明確崗位職責，建立崗位責任追究機制，嚴明獎罰，強化單位責任意識，以確保實驗室檔案管理工作的規(guī)范性與完整性。

(四)增強檔案意識，夯實檔案標準化的基礎

檔案規(guī)范化的最終目的是為了發(fā)揮檔案標準的最大效益，有效實現(xiàn)檔案工作要求。這就要求檔案管理相關(guān)人員提高對對檔案標準化管理的重要認識，從檔案管理的現(xiàn)實地位及作用出發(fā)，有效把檔案規(guī)范化、標準化工作納入到檔案監(jiān)督、指導、考核的范疇。質(zhì)管辦要加強統(tǒng)領與指導;檔案管理相關(guān)部門要加大宣傳教育力度，讓大家確實認識檔案管理工作的重大意義，把健全檔案管理工作作為全部門實現(xiàn)信息共享，提高工作效率的重要方面來抓，把檔案標準作為指導檔案工作的指引。同時要做好檔案規(guī)范化的培訓學習，進一步加強檔案監(jiān)督指導人員的培訓與學習，培育檔案標準化人員，把檔案標準化、規(guī)劃化學習納入崗位培訓、納入檔案的基本課程，擴大檔案規(guī)范的實施范圍和力度，全面推進檔案標準化的進程。

(五)實現(xiàn)實驗室檔案管理信息化

隨著數(shù)字信息化時代的到來，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不適應時代的發(fā)展。利用以計算機、網(wǎng)絡為工具的檔案信息化管理優(yōu)勢日益明顯，其具有檔案利用檢索方式方便高效、服務范圍廣、實現(xiàn)共享的優(yōu)勢，故應逐步創(chuàng)造條件在保證現(xiàn)有的手工紙質(zhì)檔案管理的情況下，采用信息化管理，逐步實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合管理的模式，并在一定條件下，通過網(wǎng)絡技術(shù)實現(xiàn)檔案共享和高效利用。

五、綜述

建設檔案管理標準化體系是社會發(fā)展和科學技術(shù)發(fā)展的必然選擇，需要檔案管理相關(guān)部門進一步加強機制建設、加快人才培養(yǎng)、提高軟硬件配套設施等;需要檔案管理相關(guān)部門進一步轉(zhuǎn)變思想觀念、樹立適應新時展的新觀念，不斷創(chuàng)新，探索檔案管理工作的新思路，充分掌握科學信息技術(shù)，不斷提高檔案服務水平，才能更好地滿足實驗室發(fā)展對檔案管理質(zhì)量的需求，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

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作者:蔡婕 單位:寧德市公安局刑偵支隊