摘要：河北地方戲曲作為我國傳統文化的精粹，是我國構建精神文明建設的有力體現及重要組成，在弘揚戲曲文化、傳承曲藝經典等方面起到至關重要的作用。因此，提升戲曲文獻電子檔案管理手段具有重要意義。本文基于河北地方戲曲的發展特點，對戲曲文獻管理工作提出相應解決措施。

關鍵詞：河北戲曲；電子檔案；發展現狀；方法

河北地方戲曲是我國傳統曲藝的一部分，其歷史悠久、源遠流長。至今，河北境內流傳的劇種有三十余個，其中源自河北本地的有二十六個，最具代表性的有評劇、河北梆子、保定老調、平調落子、哈哈腔等。劇河北省曲藝協會顧問、著名戲曲評論家劉仲武估算，河北省境內大約有兩千到三千家戲曲劇團，從業人員多達五十萬以上。綜上可見，河北地方戲曲的發展十分蓬勃，因此戲曲文獻電子檔案必須做到及時更新和發展，故而戲曲電子檔案的管理具有重要意義。

一、河北戲曲檔案管理現狀和問題

（一）戲曲文獻電子檔案可靠性較低

進入全新的信息化時代后，戲曲檔案的管理隨之由紙質檔案轉變為電子檔案管理方式，然而電子檔案管理工作尚存問題較多。戲曲檔案的本質是原始性及真實性，傳統紙質檔案在此方面，較易應和上述兩個基本特性，然而電子檔案由于可進行無痕修改和其本身具有游離性，較大程度提高了信息載體的不確定因素，因此電子檔案在可靠性方面長期以來備受質疑。

（二）檔案管理人員的安全意識較差

【摘要】隨著科學技術的不斷發展，信息技術日新月異，網絡技術在各個生活和生產領域得到了廣泛應用。傳統的檔案管理手段不能適應當前社會發展的需求。電子檔案已逐步形成了一套完整的管理體系，具有準確性高、信息容量大、效率高的特點。在當前的檔案工作中，電子文件管理數量逐漸增多，為了更準確、完整、可靠地利用電子檔案，本文從檔案管理入手，分析電子檔案的意義、問題及措施。

【關鍵詞】電子檔案；安全；管理利用

隨著近年來網絡、多媒體以及軟件應用等各種信息技術的快速發展，檔案管理的方式以及載體都發生了很大的變化。電子檔案的出現改變了傳統的紙質檔案形式，電子檔案具有載體形式多、存貯密度高、檢索速度快等優點，能夠有效提升現代檔案管理水平，豐富檔案資料的保存管理形式。但電子檔案同樣也存在一些不容忽視的缺陷，并且會在一定程度上對檔案管理的安全性造成影響。在此背景下，如何對電子檔案數據的管理加以改進，從而實現檔案管理信息化體系的建設，已成為當前檔案部門重點研究項目中的一個主題，對促進電子檔案管理更加高效、規范的發展具有非常重要的意義。

一、加強電子檔案管理的重要意義

（一）有利于節省人力物力。首先，在傳統檔案管理中，辦公人員和辦公費用通常是用增加人數和費用來提高效率，導致管理成本急劇上升。特別是一些較脆弱的檔案資料，通常需要大量的人財物力才能維持好，并且不可避免地存在破壞的風險。而以網絡為載體的電子檔案閱讀不僅方便快捷，而且節省了存儲成本，節省了空間，避免了重復打印數據造成的紙張和人員的浪費。其次，計算機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。利用計算進行文件管理，有效地解決了傳統文件歸檔中文件遺漏時，避免重新進行拆卷的問題，現在只需敲一下，就可以將檔案的目錄進行修改，可以隨時進行補漏增缺，避免出現文檔存積問題，省時省力。

（二）有利于提高服務質量。數字化的檔案管理使得查詢數據非常簡單，使辦公人員能夠真正了解世界大事而足不出戶。由于信息在時間和空間上的流動，數字化檔案實際上成了“無墻檔案”，檔案也從實體的存儲轉變為便利的信息控制中心。

（三）有利于滿足多樣化需求。隨著社會的進步，人們滿足紙質這種查看方式，一是不方便，二是太單調。他們更喜好以圖像、視頻的方式閱讀。電子檔案滿足了信息保存的多樣性，逐漸成為多樣化需求的主要解決方案。隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和需求也將發生變化，加強電子檔案管理有利于滿足這一多樣化的需求。

本文作者：趙曼麗 單位：湖南商學院檔案室

高校教學檔案管理現狀

由于目前眾多高校缺乏統一的教學檔案管理計劃、規章制度和職責說明，使得許多高校的教學檔案示能進行集中統一管理，致使教學檔案分散在各職能部門，文件材料收集不齊全、保存不完整，甚至造成教學檔案材料的流失。同時由于各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規范存在差異,導致各高校之間對于教學檔案管理操作的步調不夠一致,甚至存在極少數相互抵觸的情況,這就為教學檔案管理工作的效率帶來了障礙。檔案管理人員人為破壞和自然損壞現象在所難免。高校電子教學檔案雖已實施，但因為實施時間不長，檔案管理人員信息處理經驗有待加強，使得很多高校還只是將打印出的紙質教學檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的教學檔案信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響到高校電子教學檔案的完整性。以上是各高校教學檔案管理工作中比較突出的特點,也是高校教學檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，從中也可以看到，提高高校電子化教學檔案管理勢在必行。

利用電子信息技術進行高校教學檔案管理的利弊分析

首先,利用電子信息技術的強大信息處理功能,能大大提高高校教學檔案管理的工作效率。隨著高校的辦學規模迅速擴大，教學檔案管理工作量和難度也大大增加。比較傳統的檔案管理工作,檔案的抄寫、用筆用字的規范、統計、存儲都需要耗費大量人力物力,同時還容易疏漏出錯。在這種情況下，要求教學檔案管理跟上高校日益提升的教學發展水平，顯然是力不從心的。其次,電子文檔的存儲方式便于實現高校教學檔案的共享。傳統的紙質檔案的頻繁調閱，不僅會造成教學文件的遺失，還會降低教學文件的利用效率，同時文件在查找時也面臨諸多困難。利用電子信息技術，通過高效的電子文檔處理系統則可及時有效地進行檔案的查找與過濾，促進高校整體教學質量的提升。再次,以電子文檔形式保存教學檔案文件所需條件較紙質形式低。由于傳統檔案以紙張作為存儲媒質,環境因素對其存儲壽命影響較大,所以對紙質文檔的存放要求較高。同時,大量的數據消耗紙張,不利于環境保護。最后,采用信息技術還能提高文檔的時效性和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以MB/s為單位,存儲卡體積小重量輕，這些都是紙質文檔所無法彼及的。在安全性方面,因高校教學檔案傳輸頻繁，文件丟失等情況時有發生。在實際的檔案管理工作中，電子教學教學檔案在存儲和使用的過程中也在一定程度上存在以下風險。檔案保護措施缺失帶來的存儲安全性風險。電子教學檔案的保存也不一定是萬無一失的，因其自身內在諸因素以及外部環境因素的影響，電子檔案載體的使用壽命會受到一定的影響。如電子檔案載體的保存如果超過標準的溫度與濕度，存儲介質就會發生膨脹、收縮、粘連等問題，影響教學信息數據的讀取。同時，由于存儲設備具有高速讀寫速度,倘若被盜取,受侵害的程度更是大于傳統媒質。另外,由于信息化手段采用統一字體、統一標識,喪失了手寫漢字的特性,受侵害的文件不易被發現。這些安全問題都是不容忽視的。電子檔案數據的完整性。對于傳統的手工文件,一次的筆誤或處理失誤,其影響范圍有限,而且容易在后面的錄入過程中被發現。而批量處理的文件,一次處理的文件量極大,一次誤操作就可能造成大范圍的結果受影響。此外,文件多處于開放狀態,更新不及時,便可能造成信息丟失。另外電子文件結構復雜,存儲方式多樣,在各種方式轉換中也容易造成信息的缺失。電子檔案的長期可讀性。電子檔案的信息存儲在不同的介質上,電子檔案就永遠不會脫離這種技術和設備,造成了信息對載體的依賴性。隨著電子技術的日新月異，計算機更新換代頻率加快，如果軟件開發標準不統一，兼容性出現問題,也可能造成信息的丟失,并導致縮短電子檔案的壽命。

信息化在高校教學檔案管理中的應用

針對電子教學檔案在實際運用中所涉及的風險問題,可以采取以下對策進行防范:加強電子教學檔案存儲設備以及網絡的安全性，加強知識產權保護意識。高校檔案管理部門應創建適應電子教學檔案管理的科學方法、途徑、標準與技術。同時，還要嚴格規定讀寫權限，對檔案及時備份，加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密。首先檔案工作人員應積極提高自身的服務思想與現代意識。在管理的標準化建設中要為檔案工作人員創造良好的成才環境與成長環境。檔案工作人員需掌握現代知識與技能，在檔案管理的各項工作中，嚴格按照檔案工作標準化管理的各項規章制度與流程進行。第三,為了保證電子檔案的壽命,使用多種媒介手段進行備份存儲，同時及時升級和更新存儲技術,保證文件存儲的安全性和可讀性。嚴格控制管理人員的權限，做到職責權限同步,防止由于管理人員操作時對其他信息造成的無意刪改。并且，高校檔案管理部門還要采取嚴密的檔案保護措施，保障存儲設備的安全,專機專用，定時進行軟硬件更新升級與維護管理，保證存儲設備的良好狀態。

本文作者：鄒曉軍 林玲 高軍 單位：塔里木大學

檔案管理員由教學秘書兼職，由于大多沒有經過專業培訓，不懂檔案管理業務和要求，嚴重地影響了教學檔案管理工作的規范化、標準化。[1]1.3電子教學檔案安全問題突出。在網絡環境下，影響檔案信息安全的因素很多，一方面來自操作系統因素、硬件設備因素和網絡黑客等[2]，另外一方面，檔案管理人員隨意插用移動存儲介質，拷貝他人文件，失泄密事件時有發生。因此，必須高度重視校園網絡信息的安全問題。

缺乏對原始檔案的管理。教學檔案來源比較廣泛，而且非常雜。既有上級部門的通知、通告、教學任務等，又有教師的教學日歷、電子教案、教學大綱等，還有學生的個人信息表、學生成績表等，從而產生了大量的草稿性的、原始的電子檔案，但二級學院的檔案管理人員認為經過修改、整理后的電子教學檔案才具有歸檔性，對原始的電子教學檔案用后就刪，無從體現電子教學檔案原始性、真實性和完整性。以學生成績為例，很多教學秘書認為教務管理系統中有就可以了，沒有及時進行備份，由于操作系統崩潰，使數據丟失，這就會造成無法挽回的損失。

加強全員檔案意識。首先主管教學領導要樹立檔案意識，加強對電子教學檔案的監督、檢查；其次要樹立教職工檔案意識，確立檔案的價值觀和效益觀，實行由二級學院各部門和教職工立卷歸檔責任制，把每個人的電子教學檔案的建立納入年終考核范圍，以養成隨時進行檔案歸檔的好習慣。最后作為檔案管理人員的教學秘書要提高檔案管理尤其是電子檔案管理素養，積極對電子檔案進行整理、歸檔，更好的為教育教學服務。

建設和完善二級學院電子檔案管理制度。依據國家有關檔案管理的標準，結合二級學院自身特點，制定電子教學檔案管理的各項規章制度，如：檔案保密制度，電子教學檔案管理制度，檔案員責任制度等，一定要有可操作性，以便對電子檔案工作各個環節進行有效管理。加強安全防范能力。首先要嚴格執行電子檔案保密制度，即配置檔案管理專用電腦，保證專人專用，設置開機密碼，不得讓他人使用，不得隨意插用移動存儲介質，拷貝他人文件等。其次加強技術保障，包括安裝最新防毒軟件和防火墻，不斷安裝軟件補丁更新系統漏洞，對重要文件進行備份，從多個方面進行防范，盡一切可能去制止、減少一切非法的訪問和操作，把不安全因素降到最小。另外，為了防止檔案專用電腦出現故障，每個月需對電子檔案進行備份。

加強對原始電子檔案的管理。電子檔案收集相比紙質檔案收集更加復雜，既要保證其真實性和完整性，又要保證其原始性。電子檔案不如紙質檔案直觀，若不及時收集，就很可能散失毀壞，必須從文件形成之時起采取措施對電子檔案收集管理，實施全過程管理，切實做好收集積累工作[3]。為了保證歸檔電子檔案的完整、真實，由電子檔案的產生者（包括教師，管理人員等）把形成的電子檔案進行分類整理后，集中發送給檔案管理人員，檔案管理人員按照教務管理系統的模塊進行嚴格分類，歸檔，并做好文件的標記及目錄的登記，并及時將相關檔案及時上傳至服務器，以便相關師生能上教務管理系統及時查閱相關信息。

開發電子檔案管理系統。現階段，我校的檔案管理系統還需要靠人工一個個輸入信息，并且是簡單的目錄檢索，檔案數字化建設一直比較滯后，如何構建網絡電子檔案管理系統是目前急需解決的問題。積極推進教學檔案數字化建設，實現檔案資源共享是我校正在努力的目標。目前，教學檔案全文數字化還不現實，可以先把檔案目錄數字化，供師生進行網上查詢，還可以把重要的、價值高的、師生需求大的檔案優先轉化為電子檔案，更好的為廣大師生服務。

本文作者：孫艷鵬 單位：哈爾濱科學宮

以檔案建設促進電子政務開展現狀發展現狀

自我國開展網上政務以來，國內各級機關，政府，服務型單位的信息化建設工作有了飛快的發展。盡管電子政務如火如荼地開展大大促進了政府職能的轉變，提升了各級政府的公眾形象，但其中仍然存在諸多問題：政府對檔案信息化建設和電子政務的目標不明確。在檔案信息化建設推動電子政務開展的過程中，我們國家存在很多誤區，其一是認為電子政務僅僅是將政府計算機辦公化，不重視政府業務流程和軟件開發的整合，把計算機作為一種代替手寫的工具，沒有發揮其最核心的作用。其二是認為電子政務等同于上網，沒有將網絡與政府服務工具結合起來。對電子政務的系統性及其在信息化建設當中的地位缺乏認識。資金投入力度不足。檔案信息化建設的重要性沒有被充分認識到，沒有一個合適的位置，在資金方面也沒有得到充分保障，導致檔案信息化工作不能順利開展。目前國家與地方財政在檔案信息化建設方面給予的重視不夠，資金投入相當有限，使得我國檔案信息化建設的腳步緩慢，其基礎建設發展較慢，嚴重地影響了檔案信息化的推進。缺少檔案信息化建設的優秀復合型人才。事業要發展，人才是關鍵。檔案信息化涉及建設與管理兩個方面，這兩個方面都需要培養人才，一是檔案信息化建設人才，在檔案信息化建設過程中，要求這些人員能夠完成需要這些人才能夠建設基本的檔案庫，立足于檔案工作實際規劃和設計建設項目的目標、任務、內容、規模，組織好各項工作等；二是檔案信息管理人才，這些人才能夠在日常檔案管理維護過程中，科學管理好、維護好本部門的局域網、數據庫、網站、軟件系統、網絡設備，而且這些工作人員的加入，能夠提高檔案工作效率，確保信息化系統安全、穩定運行。

電子政務和檔案信息化發展策略

在新形勢下，應該按照國家電子政務建設的總體要求開展檔案管理信息化建設工作。規范操作，統一標準，采取適合中國特殊國情的路線，在建設過程中還可能遇到種種困難，我們要對此做法充分的思想準備。為了建設平穩的進行，所以，要想搞好電子政務建設需要采取一系列重要策略。提出以下幾點建議僅供參考。建立健全相關法律法規。在檔案管理系統建設中常常碰到某些過分強調本單位特殊性，其管理辦法不能改變等事情。這種做法拒絕采用標準，無視標準化，對信息化建設極其有害。只有采用標準化規程，才能使系統進步，這對信息系統的長遠發展有不可估量的作用。某些標準化的制定，執行需要消耗大量的人力，物力，財力。為檔案信息化的建設和電子政務的開展鋪平道路，讓其早日實現。統一規劃，加強領導。此點可吸收國外先進的經驗核技術，統一設定相關部門進行監督和管理，并且制定相關法律進行約束。可讓國務院領導機構對全國政府信息化建設進行統一規劃，制定統一標準、相關政策法規及管理辦法，對重大工程的資金進行統籌安排。各政府按相關要求依據自身情況再進行下一步部署。加大對檔案信息化及電子政務的資金提供力度。各級領導應對檔案信息化工作給予高度的重視和支持。將檔案信息化日程早日提到政府建設的日程中，此外，檔案信息化的建設還能促進政府電子政務的順利開展。提高待遇，引進優秀人才。檔案信息化建設并非一般懂電腦的人就能勝任，它需要既懂管理又懂信息化建設的復合型人才，所以要提高待遇，注重吸引此類優秀人員，改善人才結構，另外，國家要對此類信息化人才的培養，加強新型人才培訓，將傳統的檔案人才培養成具有新型素質的復合型人才。同時對骨干人才進行重點培訓和繼續教育，保證人員不斷層，改革能持續不斷的進行。

結束語

檔案信息化建設在我國已取得初步的成績，各級人民政府已逐步接納了這一轉變，并且對電子政務的積極開展也起到了一定作用。總之，在電子政務的建設中，必須從考慮到政府的全局，構建全方位的電子檔案管理系統，推動和促進電子政務建設。但是必須看到，檔案管理信息建設和電子政務不是單個的工程項目，其中包含了許多復雜的小系統，不可能一蹴而就。由于檔案管理工作的極端重要性和特殊性，此工作仍面臨著諸多困難和挑戰，任重道遠。在電子政務的開展方面也存在很多的問題亟待解決，我們對此要有清醒的認識，加強基礎建設，為之做出自己的貢獻。

本文作者：梁惠卿 單位：開封市檔案局

基于上述情況，就顯得“積極穩步地推進信息技術在檔案工作中的應用，有效控制檔案信息化成本，減少資金浪費具有特別重要的意義”。因此，結合省情、檔情，河南省檔案工作電子政務的總體建設方案應該是：建設基于檔案集成網站或者稱之為檔案網站集群，包括網站、數字檔案館、已公開現行文件中心、電子文件中心、電子文件備份中心、遠程辦公系統、檔案登記備案系統等主要功能的綜合檔案信息系統。

理念——為全省各級檔案行政管理部門與各級綜合檔案館提供一個免費公共電子政務平臺。集成網站的建設，并不是要各級檔案局館放棄原有的檔案網站，而是重點為由于種種原因無力建設或運營網站的檔案局館提供一個免費的公共電子政務平臺，同時，也為已建立網站的檔案局館提供另一個公共電子政務平臺。通俗地講，這個網站集群更多的是“安居”房、“解困”房，并不限制有能力、有條件的檔案局館蓋自己的“別墅”。

目標——2015年前實現數字檔案館、已公開現行文件中心、電子文件中心、電子文件備份中心、遠程辦公系統五大功能。數字檔案館——檔案信息的館際異地跨庫查詢利用。其一，建立基于標準規范的檔案信息數據采集系統。各市縣在統一標準的前提下，把重點放在數據采集、加工與移交上。其二，與相關檔案管理軟件開發企業合作，開發基于多系統的檔案館內部管理信息系統。面對各級檔案館的眾多基于不同系統、構架、數據庫的檔案管理系統，放棄是浪費，整合又費時費錢。可行的方案：在統一標準的前提下，能用的就用，能改的則改，并進行異構數據庫數據轉換與共享研究，建設一個基于多系統的檔案館內部管理信息系統平臺。最終，通過統一的升級平穩過渡。其三，提供標準通用接口方案，使得原沒有檔案管理軟件的單位也能通過簡單的普通辦公軟件實現檔案數據的入庫，實現省市縣三級多庫數據同步提供跨庫查詢服務。已公開現行文件中心。以省檔案館已公開現行文件中心為核心，建立全省國家綜合檔案館已公開現行文件中心。該中心的管理與運行模式與河南省數字檔案館系統相同，這里，不再贅述。電子文件中心。實現多點異庫的管理架構。建立省級電子文件登記備案系統，各個單位的電子文件通過系統統一登記，并在歸屬的地區建立目錄數據庫。通過系統建立起和原始電子文件相對應的編號和存放位置，向本地檔案管理部門移交原始文件。可公開的電子文件直接遷移到公開現行文件數據庫中，實現實時對外提供利用。電子文件備份中心。定期集中各個地區的電子文件匯聚成立備份中心核心數據。放棄按行政區劃處處布點的方式，條件合適的時候集中有限財力，在省里若干地區建立備份中心鏡像，實現統一和分散相結合的備份中心架構。遠程辦公系統。建立覆蓋全省的網狀遠程公務系統，實現各個檔案部門之間無差別的公務傳遞。遠程辦公系統本著“就低不就高”的原則，以滿足最低公務需要為限，從檔案登記備案、公務通信與內部文件交流內容入手，并著手檔案信息城域專網建設。以期實現內外網的統一和檔案信息有差別的共享利用。實現省級檔案電子政務環境建設的升級。

構架——省市縣同級分層。省市縣三級網站上都有上下級的超鏈接，從上向下形成樹狀結構。訪問者可以通過河南省檔案信息網訪問18個市的二級市檔案信息網，由此，從上到下實現最基層的某某鄉檔案信息網的瀏覽。在具體的應用上，省市縣各級的檔案信息網都作為一個獨立的單位網站存在。各子網站通過自身的賬戶獨立完成本網站內容的、修改、刪除。通過服務器設置每個網站可以使用獨立域名。如www.kfdaj.com就直接訪問到網站群的開封市網站。為了節省每個單位的域名費用，開通每個站點的二、三級域名應用，如(許昌市站)、(許昌縣站)。也是同樣實現同級分層的架構。

步驟——先建站，后建庫，再建遠程辦公，再備份，不斷完善建站。2011年，建立并開通省、市、縣（區）三級網站，覆蓋全省18個省轄市和各個縣區。2012年，向鄉（鎮）及直屬機關拓展。目前，共建成開通鄉（鎮）檔案網站275個，建成開通縣直單位檔案網站12個，截至目前，建立并開通省、市、縣（區）、鄉（鎮）、縣直機關站點476個，欄目27個，各類信息10400條，日均上傳信息25條，日最高上傳信息120條；總訪問量突破1000000，日均訪問量為2000，最高日訪問量4200。僅6月訪問網站IP數就達到23009個。2013年，向省直單位、市直單位、企業、行政村、社區居委會等更大范圍及縱深拓展。網站集群建設中按照國家統一的標準和規范進行實施，按照省、市、縣三級統一界面、統一風格、統一管理的模式，建成了以省級檔案網站為中心站，市級檔案網站為重要節點站，縣區檔案網站為基層站點的網站集群，在保留各省轄市已經建有網站的同時，為河南省內所有檔案局館建立了存貯于一個服務器上的網站集群，河南省檔案網站集群實施統一維護與管理。各地市與縣區級檔案部門只需通過本地終端向位于河南省檔案網站集群中各自站點新聞信息、工作信息、開放檔案目錄、已公開現行文件等內容即可。在提供大量實時檔案信息的同時，還大大節約了網站運營、維護與管理費用，最重要的是，實現了檔案網站集群的主要功能模塊和數據庫結構統一。

建庫。2012年在統一數據庫標準的基礎上，建立“明清”、“民國”、“革命歷史”及“建國”后已開放檔案目錄數據庫；建立省、市、縣（區）三級政府已公開現行文件數據庫。截至目前，已上傳檔案館館藏開放檔案目錄40萬條，省、市、縣（區）的已公開現行文件26587條；2015年，建立“明清”、“民國”、“革命歷史”及“建國”后已開放檔案全文數據庫。遠程公務網建設。在遠程公務網初期覆蓋省市縣三級檔案管理部門的主要科室的基礎上，逐步向鄉（鎮、街道辦事處）和省市縣直基層單位過渡，實現全省檔案管理工作人員全覆蓋。實現省內檔案辦公的互聯互通。截至目前，已覆蓋省檔案局各個處室，并在1個省轄市開通試點，進行了網絡遠程辦公試運行，試點包括市縣（區）鄉（鎮、街道辦事處）所有檔案工作者。備份。2013年在2012年的基礎上，著手建立電子文件及檔案目錄備份中心和若干地區鏡像站。作為記憶工程的展示平臺，2015年，建立檔案全文備份中心。完善。2012年針對一些市縣檔案、黨史辦、地方志合一的局，為這些單位設計與其全面工作相應的欄目，增加了“紅色記憶”等欄目；2014年，對已經完成的項目不斷進行完善，爭取實現預期的設計建設目標。加快新的構想和規劃，加速檔案城域專網建設。形成從網站到信息資源中心過渡，逐步向統一網絡中心邁進。#p#分頁標題#e#

摘要:隨著近年科學技術的發展，我國信息化檔案建設工作不斷深入，逐漸遍布到社會的方方面面。醫院作為社會發展的重要組成部分，落實電子化檔案信息安全管理工作是發展的必然途徑，是優化檔案管理質量的基礎。在此基礎上，本文將基于醫院電子檔案管理現狀，堅持檔案管理原則，探究檔案信息安全保護策略，進一步促進醫院信息化檔案管理的發展。

關鍵詞:醫院;電子檔案管理;檔案信息安全

在醫院建設發展的過程中，檔案管理是非常關鍵的一部分，不僅涉及到病人的個人信息、病例數據，而且還包含員工檔案信息。因此，在信息化技術環境下，醫院需要健全電子檔案管理，構建互聯互通的數據信息庫，進一步提高檔案信息的管理質量。與此同時，電子檔案管理工作還應該強化安全保障措施，提升信息安全管理質量，從而實現醫院信息化建設目標。

一、醫院電子檔案信息管理的基本原則

(一)真實、準確原則

在醫院檔案管理工作中，真實性、準確性以及完整性是電子檔案信息管理的基本原則，對保障電子檔案信息管理質量有著積極作用。因此，醫院在落實電子檔案信息管理時，需要保障檔案信息的文件數量、內容，檢查檔案數據是否有缺失、損害等問題，這樣才能基本確保檔案信息的真實完整性。但是，在當前醫院電子檔案管理工作中，部分醫院往往是將檔案進行綜合性管理，醫院各科室將檔案信息整理歸檔之后，再一并轉交給綜合檔案管理部門。在這樣的環境下，科室與檔案管理部門會進行檔案移交工作，但是部分為了科室因為工作需要，會將部分特殊病例檔案保留。這樣的檔案管理方法，可能會造成檔案信息遺失，對電子檔案的信息完整性造成不利影響。

(二)全程性原則

在信息技術不斷發展背景下，信息技術在辦公領域的應用愈加廣泛，這也讓傳統檔案管理形式逐漸被取代，形成了諸多的電子公文、圖像、視頻等資源。在醫院的日常經營管理中，隨著信息技術的發展，會產生大量的醫院電子檔案。因其涉及患者個人信息，需要慎重妥善保管。所以，如何做好醫院電子檔案的保管工作成為了醫院重點關注的問題。

一、醫院電子檔案的特點

1.虛擬性。傳統檔案都是以紙張、光盤、磁帶作為信息載體，而醫院電子檔案主要是存儲在計算機硬盤、移動硬盤、云端等，都是數字化信息，包括結構化數據和非結構化數據，如果沒有硬、軟件支持，這些文件內容無法顯現，是一種非實際性的檔案信息。2.分離性、交易性。醫院電子檔案信息從一個載體轉到另一個載體中，信息內部不會產生任何變化，通過網絡將檔案信息傳輸給一個或多個終端，這些電子文件可以通過不同途徑傳播，也可以存放于不同的終端設備上，表示醫院電子檔案具有分享性、交易性。再者，醫院電子檔案可以和載體分離，如刪除、復制、傳輸、更改等十分便捷且無痕跡，因此醫院電子檔案不容易丟失，但是容易被他人無痕跡篡改。3.集成性。醫院電子檔案當中不僅可以采用文字，還可以加入圖片、視頻、音頻等數據信息，這些資源共同組成了醫院電子檔案，也可以采用超文本鏈接、數據庫挖掘等方式，這就決定了醫院電子檔案內容的繼承性，信息表現形式更加豐富、復雜。4.時效性。檔案整理工作十分繁雜，需要大量的人力、財力。而醫院電子檔案可以通過網絡收集、網絡化管理、網絡傳輸等形式，極大降低了人工勞力投入量，縮短了檔案管理工作周期。再者，醫院電子檔案可以在線實時采集、整理、傳輸，更新和修正都十分方便，可以有效反映出檔案實際情況。

二、加強醫院電子檔案管理質量的方法

1.健全醫院電子檔案管理制度。醫院電子檔案管理流程為：檔案信息收集、數據分類與整理、歸檔、保存、使用、分享等一系列流程，每個環節都要確保檔案信息精準性、完整性，這樣才能夠充分發揮醫院電子檔案的積極作用。所以，要有相應的管理制度作為支撐。結合醫院的日常經營情況和檔案管理要求，建立健全檔案從收集到管理整個流程的管理制度與方法，明確檔案管理崗位的職責，確保醫院電子檔案管理工作有序進行。由于很長一段時間醫院內都是紙質檔案和電子檔案并存的情況，所以要結合檔案管理實際情況構建制度標準，確保檔案信息安全。在工作人員進行檔案歸檔中，需要管理人員將紙質檔案中備注相對應的醫院電子檔案編碼、地址，確保醫院電子檔案和紙質檔案一一對應。2.加強檔案信息收集工作。醫院在日常經營當中會產生各種各樣有價值的信息數據，而這些信息數據都應該是歸檔的重要文件，需要及時進行收集和保存。醫院電子檔案主要包括的文件類型為：文字型、圖片型、視頻型、音頻型等。在收集醫院檔案信息當中，首先要保證檔案系統有效性、完整性。由于醫院每個部門工作中都會生成檔案信息，所以要確保數據庫規模，對全院職工進行責任分配，每個崗位都肩負著收集檔案信息的責任，確保數據收集的完整性。由于醫院電子檔案容易被他人修改、復制、盜取，所以在檔案建立完成之后要設立權限，設置為“只讀模式”，只有獲取權限的崗位才能夠修改。3.做好醫院電子檔案整理和歸檔工作。對醫院電子檔案歸檔、整理工作提出統一標準，結合相關標準開展檔案管理工作，如檔案收集質量標準、檔案整理質量標準、檔案歸檔要求等等，通過制定相應的工作指標，讓檔案從立卷到歸檔都有序進行。同時，檔案管理人員還需要不斷總結工作經驗和方法，對醫院電子檔案信息進行統一分類、編目。在檔案定稿之后，要將檔案傳輸到數據庫的指定模塊當中，并長期保存。在日常工作中，需要從以下三個方面出發：一是無論歸檔途徑如何，電子信息都要按照相關標準進行統一格式轉化、整理，并傳輸到檔案管理部門，確保檔案信息的真實性和精準性；二是在檔案資源移交過程中，確保醫院電子檔案的可靠性、安全性、保密性；三是已經歸檔的檔案在無特殊情況下不得更改。4.檔案資源的開發與利用。針對檔案開發與利用，可以構建醫院檔案開發平臺，對醫院電子檔案信息進行開發、利用，通過檔案管理和應用提升檔案效益。醫院電子檔案管理需要同時滿足領導、制度、保管三方面要求，這樣更有利于組織醫院各部門共同開展檔案開發和利用工作，不斷分析檔案信息效用，結合醫院臨床醫療、教學、科研工作開展現狀，主動提供檔案信息，從被動服務朝向主動服務發展。同時，醫院電子檔案由于傳輸便利性，因此檔案信息利用不應僅限于醫院內部，還可以和其他醫院進行資源共享，共同提升醫院的醫療水平、豐富教學資源、增加科研信息支持，從而提高醫院電子檔案的利用率，更好地為社會群眾服務。

三、醫院電子檔案信息安全防護措施

1.權限設置。為了能夠避免醫院電子檔案被篡改、復制、盜取，最為重要的就是保證數據庫環境安全。電子硬件要做好避光、防潮、防塵工作，包括交換機、服務器、存儲設備等。同時還需要采用相關軟件技術，加強數據庫防護工作，如通過權限設置，對醫院電子檔案文件進行加密處理，每位人員瀏覽檔案信息都要登錄賬號密碼，通過對每個賬號設定權限，從而加強訪問限制。即使是黑客盜取了醫院電子檔案信息，在沒有權限的情況下也無法打開或篡改信息。2.防病毒入侵檢測技術。防火墻作為網絡系統中必要的防護軟件，可以有效降低病毒、木馬入侵率。很多患者信息泄露多數都是因為黑客盜取，侵犯了患者的隱私權。所以需要醫院不斷完善防火墻系統，同時配合上病毒入侵檢測軟件，定期對防毒軟件更新，以免新型病毒入侵檔案管理數據庫中。通常情況下，防病毒入侵檢測技術和防火墻共同使用，可以搜索整個計算機系統的敏感部位，對外部數據來源進行檢測，一旦發現了病毒或木馬，系統可以自動屏蔽或消除，這樣即可確保醫院電子檔案管理系統的使用安全，同時提升檔案信息的保密性。3.系統容災技術。系統容災技術實則就是文件備份和修復技術，由于部分病毒、木馬難以被防毒軟件發覺，可以穿透防火墻，從而盜取醫院電子檔案信息。如“比特幣勒索病毒”爆發就鎖定了部分醫院的醫院電子檔案文件，給醫院檔案管理帶來了極大的麻煩。因此針對這些意外問題，還需要有系統容災技術作為保障。容災技術結合云存儲，不需要移動硬盤備份，系統會直接將數據信息傳輸到云端上鎖管理，同時還需要連接一個子計算機，一旦主計算機文件損壞或被鎖住，即可向云端發送請求將所需數據傳輸到子計算機中，實現數據恢復。綜上所述，在信息時代下，醫院電子檔案管理已經成為了必然趨勢，這就需要加強對醫院電子檔案的認識，從多個方面加強醫院電子檔案管理工作，同時為了提升醫院電子檔案安全，做好信息安全防護技術，這樣才能夠充分發揮醫院電子檔案效益，發揮檔案資源效益。