在城鄉(xiāng)建設(shè)與管理工作中，為了處理各種事務(wù)、溝通各種關(guān)系、上傳下達(dá)政策信息，文書(shū)往來(lái)是最普遍的一種形式，文書(shū)檔案的歸集、整理、查閱是城鄉(xiāng)建設(shè)與管理過(guò)程中不可缺少的一部分。辦公室對(duì)各類(lèi)文件的收集和歸檔是否明晰高效，很大程度上影響到保障城鄉(xiāng)建設(shè)時(shí)效性和管理水平

一、文書(shū)檔案管理基本特點(diǎn)

辦公室文書(shū)檔案管理區(qū)別于一般城鄉(xiāng)建設(shè)管理活動(dòng)，包含多方面特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，時(shí)效性較強(qiáng)，以資料的及時(shí)收集與保存為重點(diǎn)。辦公室文書(shū)檔案涵蓋的內(nèi)容繁雜，如關(guān)鍵性的政策性文件、辦公物品信息、各類(lèi)會(huì)議等活動(dòng)過(guò)程記錄記載、重要人事財(cái)務(wù)決定事項(xiàng)、事件發(fā)生經(jīng)過(guò)及處理結(jié)果等均需要及時(shí)高效地給予收集與保存。一般文書(shū)檔案記載形式以紙質(zhì)或電子版形式為主，在管理中應(yīng)包括收集、整理、編冊(cè)編目以及保存等。第二，文書(shū)工作要求高。檔案管理中以文書(shū)工作作為重點(diǎn)，其涉及的內(nèi)容有收發(fā)文件登記、立卷、歸檔與運(yùn)轉(zhuǎn)查閱，這一過(guò)程實(shí)質(zhì)也為檔案形成過(guò)程。檔案管理工作是否及時(shí)高效由文書(shū)工作起到基礎(chǔ)性的作用。第三，檔案載體多樣性。城鄉(xiāng)建設(shè)管理活動(dòng)中，文書(shū)檔案包含的內(nèi)容廣泛，如會(huì)計(jì)檔案、設(shè)備檔案、科技檔案、黨群管理等各個(gè)方面，而在保存載體上，有各類(lèi)任務(wù)指標(biāo)責(zé)任狀，建設(shè)管理合同協(xié)議，會(huì)議錄像、錄音、照片或電子檔案等。

二、文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.規(guī)范檔案管理程序。隨著城鄉(xiāng)建設(shè)管理活動(dòng)的不斷擴(kuò)大，文書(shū)檔案的數(shù)量逐步增加，檔案的歸集整理更需要有一定的分級(jí)和統(tǒng)一協(xié)調(diào)的管理程序。以城鄉(xiāng)建設(shè)管理為例，住房保障、工程質(zhì)量監(jiān)督、公用事業(yè)等每個(gè)部門(mén)均應(yīng)具有自己的文書(shū)檔案管理崗位，由于各部門(mén)人員對(duì)本部門(mén)相應(yīng)的工作更加熟悉，在進(jìn)行文書(shū)檔案整理的時(shí)候效果更好，查閱時(shí)效率更高，更有利于領(lǐng)導(dǎo)決策的研究制定，這屬于初級(jí)管理；辦公室是負(fù)責(zé)城鄉(xiāng)建設(shè)管理活動(dòng)文書(shū)檔案管理綜合部門(mén)，應(yīng)該對(duì)住建局每個(gè)所屬部門(mén)的文書(shū)檔案也有整體的掌握，利于使用更加專(zhuān)業(yè)和規(guī)范的方法，將整個(gè)單位的文書(shū)檔案進(jìn)行更為系統(tǒng)的整理，以備后續(xù)工作中的核查和翻閱，這屬于綜合管理。這兩級(jí)文書(shū)檔案整理之間既有區(qū)別也有關(guān)聯(lián)，兩者之間如何銜接、程序順暢，不至于產(chǎn)生脫節(jié)現(xiàn)象，也是城鄉(xiāng)建設(shè)管理文書(shū)檔案管理中容易忽視的問(wèn)題。另外，文書(shū)檔案書(shū)寫(xiě)方式的規(guī)范化，也是影響文書(shū)檔案管理提質(zhì)增效的一項(xiàng)重要內(nèi)容。2.電子版與紙質(zhì)版相互依存。電子文書(shū)檔案是現(xiàn)代辦公室文書(shū)檔案逐漸發(fā)展起來(lái)的一種文檔管理形式。在辦公電子化不斷壯大的趨勢(shì)下，城鄉(xiāng)建設(shè)管理活動(dòng)中電子文書(shū)與紙質(zhì)文書(shū)相互依存、不可或缺，其所占比重也越來(lái)越高。從工作實(shí)踐來(lái)看，電子版相比紙質(zhì)版文書(shū)管理更加方便快捷，但電子文書(shū)相關(guān)數(shù)據(jù)在安全性、可追溯性方面，極易出現(xiàn)被復(fù)制或篡改情況，一旦出現(xiàn)意外，原始檔案真實(shí)性將因此降低。對(duì)于講究快速高效的現(xiàn)代辦公形式而言，紙質(zhì)文書(shū)檔案的管理效率與安全性也存在著一定的弱點(diǎn)。例如，紙質(zhì)文書(shū)檔案整理費(fèi)時(shí)費(fèi)力，重復(fù)操作多，直接造成管理人員工作量增加和資源浪費(fèi)。因此，在二者之間應(yīng)該做好質(zhì)量和效率的相互協(xié)調(diào)，并充分做好為辦公電子化全面鋪開(kāi)的基礎(chǔ)性工作。3.電子文書(shū)檔案的管理。一個(gè)地區(qū)城鄉(xiāng)建設(shè)的快速發(fā)展，離不開(kāi)辦公自動(dòng)化，從本人工作實(shí)際中，電子文書(shū)與紙質(zhì)文書(shū)的比例在1：5左右，占比雖然不高，但電子版文書(shū)檔案相比紙質(zhì)版更容易整理和查閱、工作效率高，電子文書(shū)最終將在文書(shū)檔案管理中逐步取代紙質(zhì)文書(shū)的位置。同時(shí)，由于電子數(shù)據(jù)也存在著可追溯性和安全性較低，管理期間容易被篡改和復(fù)制等問(wèn)題，對(duì)于如何保證電子文書(shū)檔案的真實(shí)性、有效性，是一個(gè)普遍存在的問(wèn)題。

三、提高檔案管理水平的方法

1.強(qiáng)化銜接與合作。文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，管理目標(biāo)和內(nèi)容建立在相關(guān)文件的基礎(chǔ)之上，而文件的質(zhì)量又決定著檔案管理的效率和質(zhì)量，所以在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，綜合辦公室與基層各專(zhuān)業(yè)部室之間必須做好工作銜接，也要重視與各部室文書(shū)檔案書(shū)寫(xiě)人員的銜接。首先，領(lǐng)導(dǎo)的重視是提高檔案管理質(zhì)量和效率的重要保障，也是各類(lèi)檔案歸集整理鏈條中的重要一環(huán)，能夠保證辦公室與各部室之間的有效銜接。其次，辦公室作為文書(shū)檔案綜合管理部門(mén)，要不斷規(guī)范文件管理的工作程序和內(nèi)容，對(duì)各部門(mén)的文書(shū)檔案編寫(xiě)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范化管理，在紙張選擇、版式設(shè)計(jì)、字體字號(hào)、表格格式等方面盡量做到協(xié)調(diào)一致。第三，堅(jiān)持檔案歸集的時(shí)效性，收發(fā)文書(shū)要及時(shí)做好登記和整理，同時(shí)，注意保證各類(lèi)資料的完整性，對(duì)收集好的文書(shū)檔案進(jìn)行歸類(lèi)放置，方便后續(xù)核查和翻閱。2.強(qiáng)化協(xié)調(diào)統(tǒng)一。電子文書(shū)和紙質(zhì)文書(shū)因存在的方式區(qū)別，在管理程序上既要統(tǒng)一，管理方式上又有所不同。對(duì)于電子文書(shū)檔案管理，實(shí)行廣泛采用的電子簽名技術(shù)，提交電子文書(shū)過(guò)程中，在做好文書(shū)檔案格式校驗(yàn)工作的同時(shí)，通過(guò)授權(quán)驗(yàn)證以保證檔案的安全性。在瀏覽、查閱電子文書(shū)檔案過(guò)程中，利用加密認(rèn)證、權(quán)限設(shè)定等方式，防止數(shù)據(jù)被復(fù)制或篡改。對(duì)于原始文檔信息，必須做好備份，保證原始文檔信息的真實(shí)有效；在紙質(zhì)文書(shū)檔案管理方面，在嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度的同時(shí)，應(yīng)注意電子文書(shū)檔案資源分配合理性，強(qiáng)化檔案存儲(chǔ)環(huán)境，使電子版與紙質(zhì)版管理協(xié)調(diào)統(tǒng)一，保障文書(shū)檔案的完整性。3.改進(jìn)和創(chuàng)新管理方式。辦公自動(dòng)化、電子化對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，區(qū)別于紙質(zhì)檔案管理，是一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)，必須適應(yīng)和提高對(duì)電子文書(shū)檔案的管理技能和水平，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)和創(chuàng)新管理方式，優(yōu)化電子文書(shū)檔案管理。首先，要提高自身素質(zhì)和敬業(yè)精神，認(rèn)真仔細(xì)對(duì)待每一份文檔，保證電子文書(shū)檔案的來(lái)源明確、完整和清晰；其次，熟悉和掌握使用授權(quán)驗(yàn)證、電子簽名、文檔校驗(yàn)、提交保存等規(guī)范性技術(shù)操作程序，提升工作效率和檔案安全性；第三，明確電子文書(shū)檔案的瀏覽、查閱權(quán)限，必要時(shí)可采取雙人驗(yàn)證等方式，有效避免數(shù)據(jù)篡改和復(fù)制的情況發(fā)生；第四，嚴(yán)格獎(jiǎng)懲制度，電子文件由于誤操作會(huì)造成重要信息的丟失或損毀，因此，在對(duì)電子文書(shū)檔案進(jìn)行必要備份的同時(shí)，更要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理，完善獎(jiǎng)懲制度，確保檔案的安全。

[摘要]本文以對(duì)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的調(diào)研為研究基礎(chǔ)，通過(guò)了解住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部檔案管理工作實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的過(guò)程，從中得到借鑒與啟發(fā)。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；檔案信息化；信息共享

檔案信息化是以各行業(yè)信息整合為目的，其中包括經(jīng)濟(jì)、文化、建筑行業(yè)等多方面信息。將這些信息進(jìn)行采集和歸整，實(shí)現(xiàn)信息共享。伴隨信息資料的豐富，檔案呈現(xiàn)出多樣性。檔案的信息化工作，為信息檢索者提供便捷信息查詢(xún)。住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部辦公廳從2016年按中央檔案館要求，申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)后，自2017年起對(duì)檔案進(jìn)行整理、數(shù)字化，2019年完成機(jī)關(guān)檔案1982-1997年120萬(wàn)頁(yè)，700G數(shù)字化工作，向中央檔案館移交數(shù)據(jù)，并獲得優(yōu)秀，也是當(dāng)時(shí)在國(guó)家各部委中檔案最先移交的單位。集中完成部分檔案數(shù)字化后，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部每年持續(xù)做好檔案數(shù)字化工作，逐步實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理信息化，其它檔案（如：基建檔案等）數(shù)字化工作逐步啟動(dòng)，今后要實(shí)現(xiàn)全部檔案電子化，把死檔案變成活檔案，數(shù)字化是必須的。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化工作后，在編寫(xiě)《住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部簡(jiǎn)史》工作中發(fā)揮了非常重要的作用。

1狠抓制度建設(shè)，做好制度保障

住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部檔案處對(duì)于檔案資料的管理，采取有效措施進(jìn)行規(guī)范化。建立健全檔案管理制度，是檔案管理工作的基礎(chǔ)和重要保障[1]。檔案資料查閱范圍清晰，依據(jù)本單位的工作特性，按照檔案管理的需要，實(shí)行保密制度，不隨意泄露單位的任何機(jī)密和文件，嚴(yán)格控制查閱范圍[2]。住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部檔案處完善相關(guān)法規(guī)制度，對(duì)工作行為加以規(guī)范。制定住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部機(jī)關(guān)檔案管理工作文件匯編。按照《檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等有關(guān)規(guī)定，制定印發(fā)了《住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》《住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)則》和《住房城鄉(xiāng)建設(shè)部照片和音像檔案管理辦法》。

2檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，信息化跨越式發(fā)展

住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部檔案系統(tǒng)在2017年招標(biāo)的同時(shí)進(jìn)行采購(gòu)，由于檔案數(shù)字化剛剛起步，首先完成一部分檔案數(shù)字化加工。2018年底進(jìn)行軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作，配合國(guó)家安可工程的開(kāi)展，進(jìn)行國(guó)產(chǎn)化適配并逐步與住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部OA系統(tǒng)對(duì)接，檔案管理并行走雙套制模式（紙質(zhì)、電子文檔同時(shí)歸檔）。住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部檔案系統(tǒng)在機(jī)關(guān)內(nèi)網(wǎng)運(yùn)行，使用人數(shù)為機(jī)關(guān)內(nèi)上百名工作人員，基于安全可靠環(huán)境下，結(jié)合檔案管理實(shí)際業(yè)務(wù)需求，建成檔案信息資源庫(kù)。以實(shí)體檔案的收、管、存、用為參考進(jìn)行開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，支持檔案管理全過(guò)程的信息化處理。更好地維護(hù)國(guó)家檔案信息資源安全，主要模塊功能如下：（1）檔案收集。通過(guò)預(yù)歸檔管理、歸檔管理兩種方式的收集將不同來(lái)源的電子公文資料進(jìn)行匯總，整理、移交歸檔、審核最終成為檔案的過(guò)程。在檔案收集方面，住建部嚴(yán)格涉密檔案管理，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工后，涉密檔案按密級(jí)分別管理，密級(jí)高的檔案全部獨(dú)立存放。檔案系統(tǒng)中可以查閱不涉密檔案。查詢(xún)涉密時(shí)在系統(tǒng)中提交申請(qǐng)，到住建部檔案處進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱。（2）檔案管理。檔案管理是對(duì)已經(jīng)整理歸檔后的檔案數(shù)據(jù)的管理，能夠通過(guò)檔案編目、檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定統(tǒng)計(jì)、檔基三表管理、庫(kù)房管理，給用戶(hù)帶來(lái)更方便的利用效果的過(guò)程。（3）檔案存儲(chǔ)。檔案存儲(chǔ)的體現(xiàn)主要包括電子原文信息的存儲(chǔ)設(shè)置，以及檔案管理中，檔案分類(lèi)方式的管理。（4）檔案利用。檔案管理是進(jìn)行檔案利用的前提，是檔案工作成果的重要體現(xiàn)，檔案的利用工作可以分為實(shí)體檔案、電子檔案在本單位借閱、查閱利用過(guò)程以及檔案專(zhuān)題編研利用。（5）基礎(chǔ)功能。用戶(hù)及權(quán)限管理、基礎(chǔ)信息維護(hù)、內(nèi)容管理日志、消息提醒等[3]。

本文作者：黃麗麗 單位：河南省信陽(yáng)市城建檔案館

城建檔案事業(yè)的發(fā)展必須依靠制度管理為手段

有了法規(guī)的支持，沒(méi)有強(qiáng)有力的制度管理再詳盡的法規(guī)實(shí)施不了也是一紙空文。2001年，河南省建設(shè)廳下文在全省全面實(shí)施“一書(shū)一證”制度，從這幾年的管理效益來(lái)看，是搞好城建檔案管理工作的有效途徑。“一書(shū)一證”制度即建設(shè)單位在領(lǐng)取《建設(shè)工程施工許可證》前，須與城建檔案館簽訂《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書(shū)》，將簽訂責(zé)任書(shū)作為領(lǐng)取許可證的一項(xiàng)前置條件，做到有一份《建設(shè)工程施工許可證》就有一份《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書(shū)》。使建設(shè)單位能對(duì)工程檔案早有認(rèn)識(shí)、早做準(zhǔn)備、早抓落實(shí)。城建檔案驗(yàn)收合格后，城建檔案館向建設(shè)單位發(fā)放《建設(shè)工程檔案驗(yàn)收合格證》。這樣既明確了建設(shè)單位和城建檔案館各自的職責(zé)，又使城建檔案館在工程剛剛起步時(shí)就能開(kāi)始跟蹤服務(wù)，避免事后補(bǔ)救、檔案工作滯后等現(xiàn)象的發(fā)生。在實(shí)施“一書(shū)一證”制度時(shí)我覺(jué)得還需把好這“四關(guān)”。即：把好建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書(shū)簽訂的“源頭關(guān)”；把好建設(shè)工程檔案驗(yàn)收的“審驗(yàn)關(guān)”；把好建設(shè)工程竣工檔案的“催繳關(guān)”，把好不按規(guī)定報(bào)送工程建設(shè)檔案的“查處關(guān)”。“四關(guān)”絲絲相扣、環(huán)環(huán)相連，使建設(shè)工程檔案的管理形成了一套“閉合式”管理模式，從而使建設(shè)檔案步入了規(guī)范化管理、良性化循環(huán)的發(fā)展軌道。多方配合，形成合力，是搞好城建檔案管理工作的根本。

城建檔案事業(yè)的發(fā)展必須依靠多方配合為前提

眾所周知，城市建設(shè)檔案管理工作涉及到建設(shè)系統(tǒng)各部門(mén)、各單位，僅僅依靠檔案館單方面開(kāi)展工作往往寸步難行，惟有借助方方面面的力量，才能有所作為。在《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書(shū)》的簽定上，如果沒(méi)有建設(shè)行政主管部門(mén)的支持與配合，建設(shè)工程檔案是難以管理的。在《建設(shè)工程檔案驗(yàn)收合格證》的發(fā)放上，如果沒(méi)有質(zhì)檢部門(mén)的支持與配合，案卷質(zhì)量是難以保證的。在建設(shè)工程竣工檔案的催繳上，如果沒(méi)有城建監(jiān)察部門(mén)的支持與配合，建設(shè)工程檔案的全部歸檔是難以做到的。所以，多方配合、形成合力、借助外力、謀求發(fā)展，是我們把城建檔案做大做強(qiáng)的法寶。

城建檔案事業(yè)的發(fā)展必須依靠一定的資金作后盾

積極開(kāi)展技術(shù)咨詢(xún)服務(wù)業(yè)務(wù)，是城建檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的重要保證。因此，適當(dāng)收取一定的技術(shù)服務(wù)費(fèi)用，增強(qiáng)城建檔案管理的自我主動(dòng)性、積極性，是使城建檔案事業(yè)走上自我造血、自我積累、自我發(fā)展的有效途徑。在工作中，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，在服務(wù)費(fèi)用的收取上大膽探索，改變城建檔案單一保管、單一查找的模式，使城建檔案管理貫穿到整個(gè)工程建設(shè)中去，做到事前能技術(shù)服務(wù)、事中能檔案整理、事后能查找咨詢(xún)，提升城建檔案自身價(jià)值和社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。一旦與建設(shè)單位簽訂責(zé)任書(shū)，就承擔(dān)了相對(duì)的責(zé)任與技術(shù)服務(wù)義務(wù)，要對(duì)建設(shè)單位進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，開(kāi)展工程檔案初驗(yàn)、催繳、整理、保管等一系列技術(shù)服務(wù)工作，把城建檔案的技術(shù)咨詢(xún)服務(wù)與城建檔案管理上的責(zé)任相結(jié)合，把服務(wù)與責(zé)任捆綁在一起，融“責(zé)任-管理-服務(wù)-效益”于一體。

摘要：城建檔案的公共服務(wù)能力是以城建檔案信息文化資源建設(shè)為前提，城建檔案文化建設(shè)水平直接影響城建檔案社會(huì)公共服務(wù)程度。因此，加強(qiáng)城建檔案文化建設(shè)和拓展城建檔案公共服務(wù)能力，是每一位城建檔案管理者的應(yīng)盡之責(zé)。

關(guān)鍵詞：城建檔案；文化建設(shè)；公共服務(wù)

“城市建設(shè)檔案”（簡(jiǎn)稱(chēng)城建檔案）雖是20世紀(jì)80年代才被確立的一個(gè)概念，但據(jù)考證，從夏代到春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期，由于第二次城市建設(shè)熱潮的興起，加之用于記錄的金文已經(jīng)取代甲骨文，在形式、內(nèi)容上記錄城市建設(shè)活動(dòng)已日趨成熟，就已形成城建檔案的雛形。城建檔案文化定義較為寬泛，除包含城建檔案管理工作的方方面面外，還包括城建檔案的依托介質(zhì)、展示內(nèi)容、表現(xiàn)形式、存儲(chǔ)方式及其形成歷史、整理狀況、文化特點(diǎn)、地域?qū)傩?、利用價(jià)值等，涵蓋行政、宗教、軍事、商業(yè)、建筑等方面。城建檔案文化源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，共同構(gòu)成中華文脈。城建檔案作為一個(gè)城市建設(shè)發(fā)展歷程的見(jiàn)證和縮影，既是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理維護(hù)等活動(dòng)重要憑證，又是提高城市抗災(zāi)能力、保障城市人民生活正常進(jìn)行的重要科學(xué)依據(jù)，同時(shí)又為城市科學(xué)研究提供重要的信息來(lái)源。城建檔案具有專(zhuān)業(yè)性、機(jī)要性、管理性、服務(wù)性等特點(diǎn)，所以決定了其內(nèi)容較為固定、形式較為單一，傳統(tǒng)機(jī)械的管理模式也造成其文化屬性的狹隘。而城建檔案管理者如何在既枯燥、乏味又嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的工作中謀求提升城建檔案文化建設(shè)和拓展城建檔案公共服務(wù)能力的最大、最優(yōu)化，成為城建檔案管理者的初心。本文僅以城建檔案管理基礎(chǔ)工作中的城建檔案公共服務(wù)能力對(duì)城建檔案文化建設(shè)的意義進(jìn)行探討。

一、城建檔案公共服務(wù)能力與城建檔案文化建設(shè)的辯證關(guān)系

提升城建檔案文化建設(shè)與拓展城建檔案公共服務(wù)能力存在互為因果的辯證關(guān)系。城建檔案公共服務(wù)能力是以城建檔案信息文化資源建設(shè)為前提，以服務(wù)社會(huì)為服務(wù)對(duì)象，以滿(mǎn)足社會(huì)需求為服務(wù)目的，采取多種途徑、各種方式開(kāi)發(fā)并傳遞城建檔案文化信息，是實(shí)現(xiàn)城建檔案價(jià)值的過(guò)程。城建檔案文化建設(shè)水平，直接影響城建檔案社會(huì)公共服務(wù)程度，而以城建檔案社會(huì)公共服務(wù)利用為突破口；拓展其功能，更容易推動(dòng)城建檔案管理基礎(chǔ)環(huán)節(jié)工作的創(chuàng)新，進(jìn)而促進(jìn)城建檔案文化建設(shè)水平的提高。城建檔案文化建設(shè)是城建檔案提供公共服務(wù)利用的前提，只有扎實(shí)充分的城建檔案文化建設(shè)，城建檔案公共服務(wù)利用才能及時(shí)、準(zhǔn)確、有效。城建檔案文化建設(shè)基礎(chǔ)不牢固，檔案收集不完整、整理不規(guī)范、歸檔范圍和價(jià)值鑒定不準(zhǔn)確、保管不完善都將嚴(yán)重制約城建檔案公共服務(wù)利用。

二、開(kāi)拓城建檔案公共服務(wù)能力是城建檔案文化建設(shè)的終極目標(biāo)

城建檔案管理工作由收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、歸檔直至提供公共服務(wù)利用的互有聯(lián)系的若干環(huán)節(jié)組成，并共同構(gòu)成城建檔案文化建設(shè)。城建檔案的公共服務(wù)功能是通過(guò)一定的方式方法提供城建檔案信息文化為城市建設(shè)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)工作。良性地開(kāi)發(fā)和使用城建檔案文化信息，可以將“死檔案”轉(zhuǎn)化為“活動(dòng)力”，從而推動(dòng)城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)進(jìn)步。城建檔案的收集、整理、鑒定、歸檔、統(tǒng)計(jì)工作均可視為前期的基礎(chǔ)性工作，是城建檔案文化信息儲(chǔ)備的過(guò)程。而開(kāi)發(fā)城建檔案公共服務(wù)功能則是城建檔案管理工作的終極目標(biāo)，沒(méi)有城建檔案的公共服務(wù)利用,前期的基礎(chǔ)性工作就變得毫無(wú)意義。

摘要：建筑工程檔案是工程重要技術(shù)參數(shù)和建設(shè)過(guò)程的記錄、集合，具有重要的參考價(jià)值和借鑒意義，做好檔案管理工作勢(shì)在必行。本文從新形勢(shì)下建筑工程檔案管理的重要性入手，探討其有效管理的策略，以促進(jìn)建筑工程檔案管理質(zhì)量的提升。

關(guān)鍵詞：建筑工程；工程檔案；檔案管理；有效策略

在全面深入推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新形勢(shì)下，城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)的步伐越來(lái)越快，建筑工程項(xiàng)目不斷增多，從而形成了大量的資料。這其中不僅有建筑工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，還凝聚著建筑業(yè)發(fā)展的智慧，所以有必要將其保留下來(lái)。但當(dāng)下的建筑工程檔案收集歸檔要求和管理職責(zé)不明確，檔案管理人員信息化意識(shí)薄弱，對(duì)建筑工程檔案的傳遞、變更、督導(dǎo)、驗(yàn)收等工作的控制效果不理想等問(wèn)題均導(dǎo)致建筑工程檔案管理缺乏有效性，因此急需加強(qiáng)對(duì)其有效策略的探究。

一、新形勢(shì)下建筑工程檔案管理的重要性

建筑工程檔案是直接形成于工程建設(shè)活動(dòng)且具有歸檔保存價(jià)值的以文字、圖表、聲像等形式存在的歷史記錄。建筑工程檔案的價(jià)值主要表現(xiàn)在其源自建筑工程建設(shè)實(shí)際，并直接為建筑工程建設(shè)實(shí)際提供服務(wù)[1]。站在新形勢(shì)下加快城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)的角度，建筑工程檔案記載著城鄉(xiāng)建設(shè)活動(dòng)，又服務(wù)于城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理。換言之，建筑工程檔案從形成之日起就為城鄉(xiāng)建設(shè)、發(fā)展及建筑工程管理提供服務(wù)，這也是對(duì)建筑工程檔案實(shí)用價(jià)值的體現(xiàn)。與此同時(shí)，建筑工程檔案是對(duì)建筑工程項(xiàng)目技術(shù)文件的匯總，是真實(shí)反映建設(shè)全過(guò)程的唯一依據(jù)性技術(shù)成果，不僅在城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)中起著重要的依據(jù)和憑證作用，還對(duì)建筑工程后續(xù)的管理、維修以及建筑工程技術(shù)交流、科學(xué)研究等方面起著重要作用。概括而言，建筑工程檔案管理的重要性體現(xiàn)在：一是提供建筑工程管理、維修、恢復(fù)、改建和擴(kuò)建等工作的依據(jù)；二是提供城鄉(xiāng)規(guī)劃審批、建筑工程設(shè)計(jì)、建筑工程施工和解決產(chǎn)權(quán)糾紛等的可靠憑證材料；三是城鄉(xiāng)建設(shè)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、科學(xué)研究、交流技術(shù)和考察歷史的重要信息資源。

二、新形勢(shì)下建筑工程檔案有效管理的策略

（一）明確工程檔案資料的管理職責(zé)

一、指導(dǎo)思想

深入貫徹落實(shí)中辦、國(guó)辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》和省委辦、省政府辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下我省檔案工作的意見(jiàn)》精神，進(jìn)一步落實(shí)和明確：縣級(jí)以上黨委和政府是本級(jí)國(guó)家綜合檔案館的建設(shè)主體，要把加強(qiáng)檔案館建設(shè)擺在重要位置，按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，到2018年，將我區(qū)國(guó)家綜合檔案館建成面積達(dá)標(biāo)、設(shè)施完善、功能齊全、安全保密、服務(wù)便捷、節(jié)能環(huán)保的檔案保管基地、愛(ài)國(guó)主義教育基地、檔案利用中心、政府公開(kāi)信息查閱中心、電子文件備份中心。

二、工作目標(biāo)

按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和上級(jí)要求，我區(qū)現(xiàn)有的國(guó)家綜合檔案館達(dá)不到要求，要在2018年前建成新的檔案館。具體時(shí)間要求為：

（一）完成新檔案館建設(shè)的工作方案、立項(xiàng)、選址、落實(shí)土地等工作。

（二）完成新檔案館建設(shè)的設(shè)計(jì)（含審核批準(zhǔn)）、報(bào)建、招投標(biāo)等工作。

（三）新檔案館要正式開(kāi)工建設(shè)。

本文作者：傅愛(ài)娟 單位：東莞市大朗鎮(zhèn)檔案館

隨著改革開(kāi)放和城市化進(jìn)程不斷推進(jìn),東莞32個(gè)鎮(zhèn)(街)的城市建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)展,大批的項(xiàng)目建設(shè)、園區(qū)建設(shè)、基地建設(shè)、橋梁建設(shè)、道路建設(shè)等,產(chǎn)生了大批的文件、圖紙、聲像等城建檔案,并隨著發(fā)展深入推進(jìn),資料將越來(lái)越多。城鄉(xiāng)建設(shè)檔案(以下簡(jiǎn)稱(chēng)城建檔案)在城市建設(shè)發(fā)展中承擔(dān)著為城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理及科研等一切城建活動(dòng)中提供重要依據(jù)和參考任務(wù),是城市可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源,對(duì)于促進(jìn)城鄉(xiāng)一體化建設(shè)和城市化進(jìn)程,保障城市生產(chǎn)生活秩序、維護(hù)城市安全、應(yīng)對(duì)城市突發(fā)事件具有十分重要的意義。東莞城鄉(xiāng)建設(shè)突飛猛進(jìn),城鎮(zhèn)化水平迅速提高,各個(gè)鎮(zhèn)街基本上實(shí)現(xiàn)了農(nóng)村城市化,城建檔案工作必須跟上城鄉(xiāng)發(fā)展的步伐,記錄城鎮(zhèn)發(fā)展的歷程并為城鄉(xiāng)建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。雖然東莞建立起市城建檔案館,32個(gè)鎮(zhèn)(街)都建立了城建檔案室,城建檔案的工作也有了較大的發(fā)展,取得了明顯的成績(jī)。

但是,目前各個(gè)城鎮(zhèn)的城建檔案工作仍滯后于城鎮(zhèn)的建設(shè)和發(fā)展,主要存在以下的問(wèn)題:一是市城建檔案館承擔(dān)的業(yè)務(wù)量大但人員少,對(duì)各個(gè)鎮(zhèn)街的城建檔案工作統(tǒng)籌不足;二是各個(gè)鎮(zhèn)街的城建檔案工作人員不夠?qū)I(yè),知識(shí)層面有待提高;三是有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)城建檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不高,重視不夠,還沒(méi)有真正把城建檔案工作列入議事日程和工作計(jì)劃;四是管理權(quán)屬分散,城建檔案未能形成一個(gè)有機(jī)整體,特別是在地下管線(xiàn)方面,各產(chǎn)權(quán)單位各自為政,協(xié)調(diào)溝通不足,給利用帶來(lái)許多的阻滯;五是相關(guān)的建設(shè)單位、施工單位等重建設(shè)、輕檔案的思想占據(jù)了一定的位置;六是管理工作不到位,主要表現(xiàn)在整理不及時(shí)、管理不規(guī)范、檔案利用少、相互聯(lián)系溝通不足等;七是城建檔案的利用領(lǐng)域狹隘、服務(wù)手段單一、編研成果缺乏。因此,對(duì)于東莞如此強(qiáng)勁的城市建設(shè)來(lái)說(shuō),進(jìn)一步加強(qiáng)和完善城建檔案工作時(shí)不我待。我們必須快馬加鞭,創(chuàng)造條件,改變現(xiàn)狀,創(chuàng)新城建檔案現(xiàn)代化建設(shè),大力加強(qiáng)城建檔案管理工作;否則,將會(huì)造成大量的城建檔案流失,無(wú)法承擔(dān)歷史責(zé)任,給將來(lái)的城鎮(zhèn)規(guī)劃、建設(shè)和管理工作造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

一、從觀(guān)念層面增強(qiáng)城建檔案意識(shí)

首先,領(lǐng)導(dǎo)的重視是決定城建檔案工作發(fā)展快慢的關(guān)鍵。我們要多作宣傳,提高他們對(duì)城建檔案工作重要性的認(rèn)識(shí),爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,把城建檔案工作入列入議事日程和工作計(jì)劃中,把政策落到實(shí)處,以政策管理城建檔案。其次,轉(zhuǎn)變建設(shè)單位、施工單位重建設(shè)、輕檔案的觀(guān)念是城建檔案工作的重點(diǎn)。要認(rèn)識(shí)到工程檔案是工程項(xiàng)目使用的說(shuō)明書(shū)和名片,是建筑維修、維護(hù)、建筑改建、擴(kuò)建、工程質(zhì)量保證、工程結(jié)算以及建筑糾紛的重要依據(jù),不僅城鎮(zhèn)需要,建設(shè)單位更需要。再次,我們應(yīng)盡可能地通過(guò)相關(guān)媒體,拿出利用檔案社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益好的實(shí)例和檔案不全造成重大損失的實(shí)例,加大對(duì)城建檔案的宣傳,擴(kuò)大城建檔案的社會(huì)影響,務(wù)求增強(qiáng)全社會(huì)的城建檔案意識(shí)。

二、從專(zhuān)業(yè)技術(shù)層面加強(qiáng)城建檔案建設(shè)

目前,東莞只有兩家檔案館是具有集中保管城建檔案的職能(東莞市城建檔案館和大朗檔案館),其他的各個(gè)鎮(zhèn)街的城建檔案還是分類(lèi)保管在不同的單位和部門(mén),沒(méi)有形成集中統(tǒng)一保管和利用。因此,其他各鎮(zhèn)街應(yīng)參考大朗檔案館管理模式,加快建設(shè)屬于鎮(zhèn)街的城建檔案館,配備好相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人員和必要的庫(kù)房、設(shè)備,把分散的城建檔案集中統(tǒng)籌到檔案館保管和利用,進(jìn)一步加強(qiáng)城建檔案管理,實(shí)現(xiàn)城建檔案規(guī)范化管理。另外,城建檔案專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)的高低直接影響城建檔案的管理水平,要吸收具有檔案或建設(shè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才充實(shí)到城建檔案管理崗位,并保持相對(duì)穩(wěn)定,并且不斷加強(qiáng)其業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),使城建檔案工作人員不斷向更高層次提升;要為建設(shè)、監(jiān)理、施工等單位的檔案從業(yè)人員提供城建檔案工作的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。

【摘要】隨著我國(guó)改革進(jìn)程的不斷推進(jìn)以及經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各地住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部門(mén)的工作任務(wù)不斷加重，原有的人員編制已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足這些部門(mén)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，在這種情況下，不少單位采取臨時(shí)聘用部分員工，以滿(mǎn)足實(shí)際工作需求。但是，隨著臨聘員工數(shù)量的增加，在人員信息、合同、考核、績(jī)效等方面管理的問(wèn)題日益突出。本文擬結(jié)合臨聘員工管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用探討解決這一問(wèn)題的方法與途徑。

【關(guān)鍵字】城鄉(xiāng)建設(shè)；臨聘員工；管理；信息系統(tǒng)

隨著政府社會(huì)治理和公共服務(wù)事務(wù)逐漸增多，使用臨聘員工承擔(dān)輔助性、保障性和臨時(shí)性的公共服務(wù)工作已經(jīng)成為常態(tài)。臨聘員工為確保完成各項(xiàng)工作任務(wù)發(fā)揮了積極作用，成為政府社會(huì)治理體系的重要補(bǔ)充力量。但是，由于對(duì)臨聘員工缺少統(tǒng)籌管理的體制機(jī)制和有效的管理辦法，很多單位存在著人員招錄和日常管理不規(guī)范、管理責(zé)任不明確、崗位職責(zé)不清晰、薪酬體系不健全、發(fā)揮作用不充分等諸多問(wèn)題，嚴(yán)重制約了臨聘員工的工作效率和人力資源的統(tǒng)籌開(kāi)發(fā)，同時(shí)也影響著產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型、城市轉(zhuǎn)型、社會(huì)轉(zhuǎn)型的進(jìn)程。本文通過(guò)分析住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部門(mén)臨聘員工的管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，闡釋臨聘員工管理信息系統(tǒng)所帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，以及應(yīng)用成效，探討解決這一問(wèn)題的方法與途徑。

一、臨聘員工管理現(xiàn)狀

（一）分布廣，規(guī)模大。據(jù)了解，全國(guó)各地、各級(jí)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部門(mén)都有大量的臨時(shí)聘用人員用工需求，有些省市，各級(jí)各類(lèi)臨聘員工累計(jì)在萬(wàn)人以上。

（二）崗位雜，問(wèn)題多。臨聘員工廣泛分布在基礎(chǔ)崗位及一線(xiàn)崗位。各單位的用工數(shù)量是否科學(xué)合理，人員使用效率及效果是否達(dá)到最優(yōu)，人員的清退及招錄是否公開(kāi)、公平、公正，這些方面，長(zhǎng)期存在不少問(wèn)題和爭(zhēng)議。

（三）管理粗放，隱患多。臨聘員工是管理盲區(qū)。一些單位臨聘員工超編現(xiàn)象突出，管理松散，政府財(cái)政資金使用效率低各業(yè)務(wù)口人員招錄不規(guī)范，人員的使用、考核不科學(xué)，人員的退出不透明，人員的清理清退不夠及時(shí)。