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電子文件和電子檔案的法律效力目前已引起社會各界的關(guān)注，其原因一是電子文件產(chǎn)生的數(shù)量急劇增加，形式不斷翻新，已經(jīng)滲透到社會生活的方方面面;二是人們對電子文件和電子檔案的認識還相對膚淺，加之信息技術(shù)的飛速發(fā)展，難以找到完全一致、一勞永逸的解決辦法。   一、電子文件及其法律效力概說   信息技術(shù)領(lǐng)域的電子文件是指通過計算機進行操作、傳輸、存儲等處理的數(shù)碼序列;從社會生活的角度講，電子文件是人們在各種活動中以計算機作為工具，產(chǎn)生的一類數(shù)字化形式的記錄。按電子文件產(chǎn)生的領(lǐng)域可分為兩種:一種是記錄人們在辦理公務(wù)、處理一般事務(wù)或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件，例如OA(辦公自動化)、E一mail(電子信件)等，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在;另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動的技術(shù)性電子文件，例如CAD(計算機輔助設(shè)計)、CAM(計算機輔助制造)等，它們多以光柵圖或矢量圖等形式存在。電子文件的主要特性有:應(yīng)用發(fā)展的階段性，對設(shè)備的依賴性，一定條件下信息與載體的相分離性，文件內(nèi)容的易更改性，文件的多媒體集成性，非實體歸檔的可能性，以及對背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性。除上述特性以外，電子文件還具有信息共享性、非直讀性、標準化依賴性等，制定電子文件歸檔管理辦法的標準時，必須針對上述性質(zhì)采取措施。   鑒于電子文件的信息記錄形式與傳統(tǒng)載體文件信息記錄形式的種種差異，決定了對電子檔案原始性、真實性的認識必須基于一種新的概念和新的確認方法。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的內(nèi)容與其所依附的紙質(zhì)載體的不可分離、同生同滅的一體關(guān)系，文件的原始性是附著于文件的載體和載體上信息形式的原始性之中，這正是人們所熟知的“原件”的概念。“原件”的基本條件應(yīng)包括特定的文字、圖表、聲像等信息內(nèi)容以及記載信息的載體，該載體必須是由特定的作者，在特定的時空條件下制作完成的實體材料。若上述各項中的任何一項發(fā)生了變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。   然而，對于電子文件而言，由于其信息與載體的相分離性，信息的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)間的差異性、可變性及相對獨立性，已決定了電子文件的信息都是以標準的數(shù)字編碼方式存在，信息內(nèi)容顯示或打印輸出的形式，包括排版格式、字體、字號、顏色等都將由操作者的需要和喜好所定，從而也決定了電子文件不再有信息形式的原始性。   電子文件和電子檔案的法律效力主要是指其作為證據(jù)在法律上的認可問題。與傳統(tǒng)書面文件相比，電子文件有一定的不穩(wěn)定性，加之一些來自外界的對計算機網(wǎng)絡(luò)的干擾，都可能造成它的丟失、損壞和更改，更增加了對其法律效力把握的難度。目前，要保證電子文件和電子檔案的法律效力，急需解決的一是法律確認問題，二是技術(shù)問題。關(guān)于法律對電子文件證據(jù)的可接受性問題，1986年聯(lián)合國大會通過的《電子商務(wù)示范法》已明確承認了數(shù)據(jù)電子文件有效性、可執(zhí)行性。第3條針對傳統(tǒng)法律范圍對于“原件”的要求做出適宜于電子文件的調(diào)整，規(guī)定在數(shù)據(jù)電子文件具備完整性、可靠性、可讀性條件下，即承認其已符合法律對“原件”的要求。這條規(guī)定的目的是確定電子文件在法律訴訟中作為證據(jù)的可接受性和其證據(jù)價值。眾所周知，證據(jù)指的是任何證明、澄清或表明所涉及問題的事實真相的材料，因此在電子商務(wù)條件下，要證實電子文件的可靠性可能還存在一定難度。目前，主要從兩個方面著手解決此問題:第一，電子信息內(nèi)容的可靠性，這種可靠性是依據(jù)信息的來源和信息的完整性來論證的。第二，電子信息記錄的可靠性，即電子文件要真實記錄電子信息，主要是注意電子信息的記錄是如何發(fā)生、如何存儲、如何保存的。   確保電子文件的原始性、真實性是電子檔案原始性、真實性保障體系的基礎(chǔ)。在建立辦公自動化和檔案管理系統(tǒng)的工作中，應(yīng)考慮建立電子文件生命周期表的方式，從電子文件產(chǎn)生或接收的那一刻起，就有一張生命周期表和它終生相伴，并真實完整地記載它在“生命期”內(nèi)的全部活動情況和保存它的“成長變化”過程。在生命周期表運行的過程中，系統(tǒng)采用簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證、防寫措施等來保證周期表內(nèi)所記信息和電子文件“成長過程”的準確性、原始性。所有這些都將作為該電子文件歸檔時，檢驗其原始性、真實性、完整性的唯一依據(jù)和憑證。在商務(wù)活動中，為保證電子文件滿足法律上可接受性報索與實踐的要求，使之成為法律認可證據(jù)，一般而言至少要采取以下步驟:采用“口令”傳送系統(tǒng)，保證傳送和接受電子商務(wù)信息的可靠性，收到信息之后要回函給對方確認收到信息，并要對方核實所發(fā)出的信息是否屬實，確定儲存信息保管的記錄保管人，確信保管人所保管的信息記錄是完整無缺的，其保管方式日后不會有變動，確信電子商務(wù)通信系統(tǒng)是可靠的。   二、我國法律關(guān)于電子文件效力規(guī)定   我國的《民事訴訟法》、《刑事訴訟法》、《行政訴訟法》和《合同法》中，都規(guī)定了“視聽資料”是證據(jù)的一個種類。視聽資料是指利用錄音、錄像磁帶反映的形象和聲音以及電子計算機儲存的數(shù)據(jù)來證明案件事實的證據(jù)，所以電子文件、電子數(shù)據(jù)在我國法律上的證據(jù)作用是確定無疑的。但是，法律條文中未明確視聽資料的定義、分類及具體審查方式和標準，僅在法學(xué)理論和法律實踐中對之有規(guī)定。僅憑借法律實踐的摸索和停留于法學(xué)理論的討論，可能會導(dǎo)致對于電子文件效力的疑義，或者由于審查電子文件證據(jù)效力的客觀標準不嚴格，導(dǎo)致將不符合證據(jù)資格的數(shù)據(jù)電子文件采納為證據(jù)。   (一)我國《民事訴訟法》第69條規(guī)定:“人民法院時視聽資料，應(yīng)當辮別真?zhèn)危⒔Y(jié)合本案的其他證據(jù)，審查確定能否作為認定事實的根據(jù)。”可見視聽資料屬間接證據(jù)的范疇，按照法理學(xué)的理論，間接證據(jù)必須和其他證據(jù)聯(lián)系在一起才能證明案件的主要事實。   當然，電子文件歸檔標準的制定決不是檔案部門一家的事，應(yīng)該聯(lián)合技術(shù)部門、使用部門等共同協(xié)商制定，并能使大家都能接受、遵守。電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境比較復(fù)雜，采用標準化的方法進行管理會更細致、周全、易于操作，娜威等國的“NOARK文件登記薄標準”，就是在ICA的檔案著錄規(guī)則基拙上針對電子文件管理的要求制定的。我國也制定了“CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求”和“電子文件歸檔及電子檔案管理方法”兩項標準，前者主要是對CAD電子文件的光盤存儲和保管進行規(guī)范，后者則是對公文類電子文件和電子檔案，從收集、整理、歸檔、移交、保管、利用、統(tǒng)計等方面做出較細致的規(guī)定。#p#分頁標題#e#   (二)對電子文件采取分布式管理   鑒于電子文件的固有特性，如果按傳統(tǒng)方法集中到一個檔案館，便會產(chǎn)生許多難以解決的問題，如頻繁的設(shè)備更新要耗費大量的資金，而一旦設(shè)備落伍，將危及電子文件和電子檔案的有效性;再如網(wǎng)絡(luò)上可以實時進行電子文件的歸檔工作，而向檔案館集中則必須定期進行，會降低效率，增加成本，產(chǎn)生漏洞。澳大利亞等國在檔案法中規(guī)定“對于具有持久價值的電子文件，檔案館不要求部門將電子文件的載體送交檔案館保存。但當電子文件保留在產(chǎn)生它的部門時，應(yīng)由檔案館對這些電子文件進行登記，并加以控制。”上述方法被稱為“電子文件的分布式保管”。對電子文件和電子檔案的分布式管理，目前在我國尚未得到認可，但在一些分布式的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)中，在電子文件的實時歸檔方面已采取了類似的方式。   (三)確保電子文件歸檔后長久保管   為了確保電子檔案的長久保管，就要注意對電子文件生成軟件的收集，由電子文件的形成部門在電子文件形成前向檔案部門進行登記，并移交應(yīng)用軟件的資料。登記項目包括軟件的名稱、用途、支持硬件、使用語言、技拐索與家踐術(shù)參數(shù)、維護要求等，并附帶紙質(zhì)的使用說明書。軟件在使用過程中若有修改，技術(shù)部門也應(yīng)及時向檔案部門提供資料。此外，對密碼的管理，應(yīng)該做到多把鑰匙開一把鎖，即操作人員要相互制約。針對電子文件的設(shè)備依賴性，一些國家采取了相應(yīng)措施，使電子文件脫離原來的軟、硬件環(huán)境，去掉原數(shù)據(jù)庫復(fù)雜的索引結(jié)構(gòu)，使電子文件保管時不再受原數(shù)據(jù)庫的條件限制。   (四)電子文件法律效力問題的解決   目前，對電子文件的法律效力問題還沒有很明確的解決方法，但鑒于電子文件已經(jīng)大量產(chǎn)生，不少國家對此作了一些規(guī)定，一般的方法是以嚴格的管理程序保證電子文件的憑證作用。我國對電子文件的憑證作用，實際上是包含在計算機信息系統(tǒng)的整體法律認定上，例如具有法人資格的單位或部門的計算機系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件記錄應(yīng)當對該單位或部門的活動具有憑證作用。很多國家當前也采用了這種對策。看來，這個問題的解決，除了行政辦法外，還要依靠更加嚴格的技術(shù)措施才行。   (五)確保歸檔電子文件的真實性   由于電子文件可以隨時變換載體，或被不留痕跡地改動，所以，要保證電子文件的真實性，就得采取專門的技術(shù)措施。目前，紙質(zhì)文件和電子文件同存，解決的方法只能是電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔，即兩條腿走路。這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據(jù)作用，又可以解決歸檔文件的利用和資源共享問題。另外，為了確保電子文件的真實性，有的辦公軟件用電子印章或電子簽名的方法對電子文件進行簽發(fā)處理，有的在辦公自動化網(wǎng)絡(luò)中，自動對每份電子文件的修改、存取、傳輸?shù)热魏尾僮鞫歼M行實時登記，以密碼形式存儲并有防刪改措施，從而為隨時印證該電子文件的來龍去脈提供完整、細致的查考信息。